Jak rozliczać koszty i przychody związane z kontem bankowym?

Posiadanie firmowego konta

Niektórzy polscy przedsiębiorcy mogą działać bez konta bankowego, choć jest to wąska grupa. Konto w banku muszą jednak posiadać przedsiębiorcy, którzy:

- dokonują jednorazowych transakcji o wartości powyżej 15 tys. euro,

- prowadzą rozliczenia z innymi podmiotami gospodarczymi,

- nie mają statusu mikroprzedsiębiorców (zatrudniają więcej niż 10 osób oraz uzyskują roczny obrót netto ze sprzedaży towarów i usług powyżej 2 mln euro)

Warto pamiętać, że prawo nie nakazuje zakładania oddzielnego konta do celów firmowych, jednak otwarcie dodatkowego rachunku ułatwia oddzielenie transakcji prywatnych od firmowych. Właściciel firmy zapewne doceni ten fakt w trakcie ewentualnej kontroli podatkowej.

Oczywiście dla zdecydowanej większości właścicieli firm, posiadanie konta w banku jest nie tylko koniecznością, ale po prostu wygodą. A wysoki poziom wygody i zakresu usług bankowych może wiązać się z koniecznością ponoszenia wydatków na korzystanie z konta. Ponadto, w przypadku niektórych banków, można liczyć na zyski związane z posiadaniem rachunku lub dokonywaniem transakcji w postaci odsetek i promocji typu „money back” („cash back”).

Rodzaje kosztów związanych z posiadaniem konta

Koszty związane z posiadaniem konta bankowego można podzielić na dwie grupy. Są to:

- koszty dotyczące zdarzeń jednorazowych (m.in. opłaty związane z otwarciem konta,  za przelewy i zlecenia stałe, za wydanie papierowego wyciągu z konta, zaświadczenie o prowadzeniu rachunku lub wysokości środków dostępnych na rachunku),

- koszty cykliczne (m.in. opłaty: za prowadzenie konta, za utrzymanie karty kredytowej, za powiadomienia SMS-owe, za możliwość wypłaty z dowolnego bankomatu, itp.).

Koszty z pierwszej grupy naliczane są po nastąpieniu zdarzenia (z dołu), natomiast opłaty cykliczne pobierane są z góry (za następny okres), od dnia otwarcia rachunku. Ta różnica nie ma jednak znaczenia dla momentu zaksięgowania kosztu, gdyż zależy on od daty uzyskania lub wydrukowania wyciągu z konta. Ta sprawa opisana jest poniżej.

Opłaty bankowe stanowią koszt uzyskania przychodu

Z Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że za koszt uzyskania przychodu można uznać wydatek poniesiony m.in. w celu uzyskania przychodu, a zatem powiązany z działalnością gospodarczą. Wszelkie opłaty za korzystanie z kont bankowych w ramach działalności gospodarczej zaliczają się do powyższej kategorii. Nie ma znaczenia czy są to opłaty jednorazowe, czy cykliczne. Jednak rozliczając takie wydatki należy pamiętać, że mogą to być tylko opłaty dotyczące konta firmowego oraz transakcji związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeżeli przedsiębiorca wykorzystuje konto firmowe także do celów prywatnych, musi skrupulatnie oddzielić opłaty i prowizje, które wiążą się z transakcjami prywatnymi, gdyż nie stanowią one kosztu uzyskania przychodu.

Czy rozliczenie opłat bankowych wymaga faktury?

Nie - aby zaliczyć opłaty bankowe do kosztów wystarczy wyciąg z konta bankowego. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR, za dowód poniesienia kosztu uzyskania przychodu mogą służyć dowody poniesienia opłat pocztowych i bankowych. Za taki dowód uznaje się zarówno papierowy wyciąg uzyskany „w okienku” bankowym, jak i samodzielnie wydrukowany wyciąg z konta bankowości internetowej (tę sprawę opisuje m.in. interpretacja IPPB5/423-279/10-2/AJ).

Kiedy zaksięgować opłaty bankowe?

Według ogólnej zasady, za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu potwierdzającego wydatek. Natomiast w przypadku opłat bankowych, zarówno stałych, jak i jednorazowych prowizji, za dzień poniesienia kosztu uznaje się dzień sporządzenia wyciągu z konta. Niezależnie od tego czy przedsiębiorca sporządza taki wyciąg samodzielnie, czy uzyskuje go w banku. Koszty związane z kontem bankowym ujmuje się w KPiR w kolumnie 13 - pozostałe wydatki.

Czy odsetki i „money back” to przychód dla przedsiębiorcy?

Posiadanie konta bankowego, także firmowego, może przynosić jego właścicielowi określone zyski. Zgodnie z zapisem w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (Art. 14, ust.2, pkt. 5), odsetki od środków utrzymywanych na firmowym rachunku bankowym stanowią przychód, który należy opodatkować. Ten sam zapis dotyczy również odsetek od lokat bankowych będących własnością firmową (a nie prywatną).

W przypadku premii przyznawanych właścicielowi konta na zasadach promocji „money back” (lub „cash back”), jak na razie trudno jednoznacznie ocenić czy taki wpływ na konto stanowi dla przedsiębiorcy przychód. Jeżeli bank w regulaminie promocji określa „money back” jak sprzedaż premiową, powinna ona być zwolniona z podatku dochodowego na mocy Art. 21, ust. 1, pkt 68 Ustawy o PIT (jeśli nie przekracza jednorazowo kwoty 760 zł). Regulamin bankowy nie jest jednak wiążący dla urzędników, którzy mogą inaczej zinterpretować zyski posiadacza konta.