Jak rozliczyć wydatki na integrację pracowników

Warunkiem umożliwiającym podatnikowi VAT skorzystanie z prawa do odliczenia VAT naliczonego jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Podatnik VAT może odliczyć VAT naliczony wyłącznie z faktur dokumentujących zakupy towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych VAT (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Z art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT wynika ponadto, że podatnik może odliczyć VAT tylko od wydatków, które mógłby zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Możliwość zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów nie wpływa na prawo do odliczenia VAT naliczonego tylko w przypadku takich kosztów, które pozostają w bezpośrednim związku ze zwolnieniem od podatku dochodowego, oraz kosztów wymienionych w art. 88 ust. 3 ustawy o VAT.

Ze względu na przepis art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT należy przede wszystkim rozważyć, czy analizowane wydatki mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Podejmując decyzje dotyczące odliczenia VAT należy pamiętać, że stanowiska organów podatkowych i sądów nie są zgodne. Organy podatkowe uznają bowiem, że spełnienie warunków z art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT jest jednym z podstawowych warunków odliczenia VAT. Tymczasem w orzecznictwie sądów przepis ten jest kwestionowany jako sprzeczny z prawem wspólnotowym (wyrok WSA we Wrocławiu z 4 kwietnia 2007 r., sygn. akt I SA/Wr 148/07, i wyrok WSA w Warszawie z 30 kwietnia 2008 r., sygn. akt III SA/Wa 173/08). Należy o tym pamiętać, decydując się na odliczenie VAT naliczonego od wydatków, które nie są kosztem uzyskania przychodów. Sporu z urzędem można uniknąć tylko w przypadku wydatków, które mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym.

Wydatki na imprezę integracyjną w kosztach uzyskania przychodu

Podatnik może zaliczyć w koszty uzyskania przychodów tylko wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu (art. 15 ust. 1 updop i art. 22 ust. 1 updof). Takiemu celowi służy organizacja imprez integracyjnych dla pracowników. Spotkania te są bowiem organizowane w celu poprawienia relacji pomiędzy pracownikami oraz zwiększenia efektywności pracy. Wydatki na nie mogą być w związku z tym zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Warunkiem jest jednak, aby wydatki te:

- były finansowane ze środków obrotowych,

- nie stanowiły działalności socjalnej.

Wydatki na spotkania integracyjne nie zostały również wymienione w katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów (w art. 23 updof i odpowiednio w art. 16 updop).

Jeśli zatem poniesiony na spotkanie integracyjne wydatek:

- został sfinansowany ze środków obrotowych,

- nie mieści się w zakresie działalności socjalnej oraz

- spełnia warunki ogólne dotyczące zaliczania wydatków w koszty (art. 22 ust. 1 updof i odpowiednio art. 15 ust. 1 updop)

- to wydatek taki stanowi koszt uzyskania przychodu.

Takie stanowisko jest prezentowane przez organy podatkowe m.in. w następujących interpretacjach indywidualnych: z 14 kwietnia 2008 r., wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, nr IP-PB3-423-133/08-2/DG; z 5 marca 2008 r., wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, nr ILPB3/423-1/08-2/MC; z 29 lutego 2008 r., wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, nr ILPB3/423-255/07-4/MC; z 21 lutego 2008 r., wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy, nr ITPB3/423-14/08/AW; z 11 października 2007 r., wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, nr IP-PB3-423-119/07-1/GJ.

Należy podkreślić, że wydatki na imprezę integracyjną mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, wyłącznie gdy służą celom pracodawcy, czyli integrują pracowników i zwiększają efektywność ich pracy (interpretacja z 3 marca 2008 r. Izby Skarbowej w Katowicach, nr IBPP2/443-335/07/Rasz/KAN-2588/12/07, i wyrok WSA w Warszawie z 17 grudnia 2007 r., sygn. akt III SA/Dwa 1287/07). Ich celem nie może być wyłącznie zapewnienie rozrywki i wypoczynku pracownikom. Takie wydatki zostałyby bowiem uznane za wydatki socjalne, które są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 42 updof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 45 updop).

PRZYKŁAD

Spółka X organizuje spotkania/imprezy dla swoich pracowników. Biorą w nich udział wszyscy pracownicy. Uczestnicy spotykają się w wynajętych przez spółkę namiotach, w których podawane są gorące posiłki oraz napoje. Jednym z elementów spotkania jest także program artystyczny. Uczestnicy biorą również udział w różnego rodzaju zawodach sportowo-zręcznościowych. Po zakończeniu części artystycznej i sportowej organizowany jest bankiet. Wydatki na organizację spotkania - wynajem namiotu, usługi gastronomiczne, opieka medyczna, ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków, wynagrodzenie dla artystów, dekoracje, transport pracowników, nagrody pieniężne dla pracowników, nagrody rzeczowe oraz pozostałe koszty - finansowane są ze środków obrotowych spółki.

Organizacja imprez integracyjnych dla pracowników ma na celu zabezpieczenie źródeł przychodu poprzez przekonanie możliwie największej liczby osób do kontynuowania pracy w spółce X, a ponadto osób trzecich do ewentualnego podjęcia decyzji o zatrudnieniu w spółce.

Organizacja imprezy służy celom pracodawcy oraz wykonywanej przez niego działalności opodatkowanej VAT. Spotkanie nie służy celom socjalnym, a zatem pracodawca może zaliczyć wydatki na nie do kosztów uzyskania przychodów i odliczyć VAT od wydatków poniesionych na organizację spotkania.

Odliczenie VAT od usług cateringowych

Z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT wynika, że nie można odliczyć VAT od nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:

- przypadków, gdy usługi te zostały nabyte przez podatników świadczących usługi turystyki, jeżeli w skład usługi turystyki, opodatkowanej na zasadach innych niż określone w art. 119, wchodzą usługi noclegowe lub gastronomiczne albo jedne i drugie,

- nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Organy skarbowe powszechnie uznają, że podatnicy mogą odliczać VAT naliczony od usług cateringowych.

W omawianym przypadku chodzi jednak o możliwość odliczenia VAT nie od „usług gastronomicznych”, ale „usług cateringowych”. Podatnicy mają często wątpliwości, czy przy nabyciu usług cateringowych przysługuje im prawo do odliczenia VAT. Organy skarbowe powszechnie uznają, że tak. Obydwie usługi są do siebie bardzo podobne, ale skutki podatkowe ich nabycia są zdecydowanie różne. Usługi gastronomiczne i cateringowe są klasyfikowane oddzielnie według PKWiU - usługi gastronomiczne pod symbolem 55.3, a usługi cateringowe pod symbolem 55.5, jako „usługi stołówkowe i usługi dostarczania posiłków dla odbiorców zewnętrznych”. Ograniczenie odliczenia VAT dotyczy wyłącznie usług gastronomicznych. Skoro zgodnie z klasyfikacją statystyczną usługi cateringowe nie są usługami gastronomicznymi (są odrębnie klasyfikowane), to nie dotyczy ich ograniczenie odliczenia, o którym mowa w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. Pisma organów podatkowych potwierdzające wyrażone stanowisko zostały wymienione w tabeli poniżej.

Odliczanie VAT od usług cateringowych - wykaz interpretacji

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Należy pamiętać, że samo określenie usługi na fakturze jako „usługa cateringowa”, a nie „usługa gastronomiczna”, nie może przesądzać o tym, że podatnik automatycznie ma prawo do odliczenia VAT naliczonego z takiej faktury. Urząd skarbowy w razie kontroli może bowiem badać, jaki charakter miała w rzeczywistości usługa, która została nabyta przez podatnika.

Podatnik powinien więc odróżniać usługi cateringowe od usług gastronomicznych. W praktyce prawidłowa klasyfikacja tych usług może być trudna do przeprowadzenia. Trudności powoduje podobieństwo usług cateringowych do usług gastronomicznych. W wyjaśnieniach do PKWiU ustawodawca definiuje usługi cateringowe jako usługi dostarczania posiłków do odbiorców zewnętrznych. Zgodnie ze Słownikiem języka polskiego PWN catering to usługa polegająca na przygotowywaniu i dostarczaniu na zamówienie gotowych potraw lub na organizacji przyjęć (sjp.pwn.pl). Można zatem uznać, że usługi cateringowe różnią się od usług gastronomicznych praktycznie tylko miejscem spożycia posiłków przygotowanych przez usługodawcę.

Usługa gastronomiczna polega więc na przygotowaniu i podaniu posiłku w miejscu, w którym jest on przyrządzany (np. restauracja). Catering natomiast obejmuje dodatkowo dostarczenie przygotowanych posiłków w miejsce wskazane przez zamawiającego (np. siedziba firmy) - poniżej potwierdzone przez organy podatkowe przykłady usług cateringowych, których nabycie daje prawo do odliczenia VAT.

Przykłady zdarzeń, które organy skarbowe uznawały za dające prawo do odliczenia VAT

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Podsumowując, można uznać, że np. zaproszenie pracowników na obiad do restauracji będzie stanowiło zakup usługi gastronomicznej, niedającej prawa do odliczenia VAT. Natomiast zamówienie tego samego posiłku do siedziby firmy będzie stanowiło usługę cateringową dającą prawo do odliczenia VAT.

Odliczenie VAT od usług transportowych

Warunkiem odliczenia VAT przy zakupie usług transportowych (dowozu pracowników na imprezę integracyjną) jest wyłącznie związek wydatku z działalnością opodatkowaną podatnika. Skoro spotkanie integracyjne służy przedsiębiorstwu wykonującemu działalność opodatkowaną VAT, to istnieje związek poniesionego wydatku z działalnością opodatkowaną VAT. W konsekwencji podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących wydatki poniesione w związku z organizacją imprez integracyjnych dla pracowników podlega odliczeniu na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.

Odliczenie VAT od zakupu alkoholu

Prawo do zaliczenia wydatków na zakup alkoholu do kosztów uzyskania przychodów oraz prawo do odliczenia VAT od zakupu alkoholu jest często kwestionowane zarówno przez organy podatkowe, jak i przez sądy. Zgodnie z ugruntowaną linią orzecznictwa sądów administracyjnych wydatki podmiotów gospodarczych na zakup napojów alkoholowych należy oceniać negatywnie. Efektem tego jest wyłączenie takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów.

Przykładowo NSA w wyroku z 21 listopada 1997 r., sygn. akt I SA/Gd 359/96, stwierdził, że o negatywnym charakterze tego rodzaju wydatków przesądza treść ustawy z 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1231 z późn.zm.). Również przepisy prawa pracy, co do zasady, nie akceptują spożywania alkoholu. Do takiego samego wniosku doszedł Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w interpretacji prawa podatkowego z 13 marca 2007 r., nr 1471/DPR2/423-198/06/AB/2. W piśmie tym stwierdził, że „Brak jest podstaw do uznania, że wydatki na zakup napojów alkoholowych przeznaczonych na imprezy integracyjne dla pracowników mają związek z uzyskiwanymi przez podatnika przychodami. Jednoznacznie negatywna ocena wydatków na alkohol przesądza o tym, iż nie można ich zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów dla celów podatkowych na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.”

Podobnie trudno uzasadnić związek wydatku na alkohol z prowadzoną przez podatnika działalnością opodatkowaną VAT. Z uwagi na praktykę organów skarbowych i orzecznictwo wydatki poniesione na zakup alkoholu na imprezę integracyjną są często wyłączane z kosztów uzyskania przychodu. Może również zostać zakwestionowane prawo do odliczenia VAT z faktury zakupu alkoholu.

Warto dodać, że organy podatkowe nie przestrzegają rygorystycznie omówionej zasady. Zdarza się, że uznają wydatki poniesione na alkohol za koszt uzyskania przychodu. Dotyczy to jednak symbolicznych ilości alkoholu podawanego na imprezach integracyjnych i okolicznościowych (postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 17 stycznia 2007 r., wydane przez Małopolski Urząd Skarbowy, nr PO1/423-2/07/2280).

Trzeba pamiętać, że to na podatniku spoczywa obowiązek wykazania przed organem podatkowym celowości poniesionego wydatku i jego związku z uzyskiwanym przychodem. Podatnik powinien się również liczyć z tym, że organ podatkowy będzie żądał wykazania, gdzie odbyło się spotkanie integracyjne, jaki był program spotkania oraz ile osób w nim uczestniczyło i czy byli to tylko pracownicy. Na tej podstawie będzie mógł ocenić, czy faktycznie zakup był związany ze spotkaniem integracyjnym i czy serwowany na spotkaniu alkohol miał istotnie symboliczny charakter. Te okoliczności mogą mieć znaczący wpływ na możliwość zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów oraz prawo do odliczenia VAT naliczonego.

Reasumując, jeżeli pracodawca wykonuje działalność opodatkowaną VAT, to może odliczyć VAT naliczony z faktur zakupu związanych z organizacją imprezy integracyjnej. Problemem mogą być wyłącznie wydatki na alkohol.

Marta Wysocka

Podstawa prawna:

- art. 86 i art. 88 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 z późn.zm.),

- art. 15, art. 16, art. 22 i art. 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.).