Co powinno znaleźć się w umowie o świadczenie usług księgowych?

Każde biuro rachunkowe posiada szablon umowy o prowadzenie księgowości i na podstawie tego szablonu tworzy umowę dostosowaną do potrzeb klienta. Czasami jest to jednostronicowa umowa określająca ogólnie zakres usług, a czasami dłuższy dokument, zawierający szczegółowe ustalenia dotyczące współpracy. Niezależnie od formy należy uważnie przeczytać tę umowę, ponieważ nie jest to zwyczajny i standardowy kontrakt, a zapisy w nim mogą wpłynąć nie tylko na zadowolenie z usługi, ale nawet na kondycję finansową  prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej.

Elementy, które muszą znaleźć się w umowie

Prawidłowo zawarta umowa o świadczenie usług księgowych powinna zawierać co najmniej:

- Określenie stron umowy

Są to m.in.: firma, forma prawna i adres podmiotu świadczącego usługę oraz dane usługobiorcy, a także NIP-y i inne dane osób reprezentujących biuro i usługobiorcę.

- Oświadczenie biura rachunkowego

Podmiot prowadzący biuro rachunkowe oświadcza o posiadaniu ubezpieczenia OC w związku ze świadczeniem usług księgowych oraz wydanego przez ministra finansów certyfikatu księgowego.

- Czas trwania umowy

W umowie powinny znaleźć się: określenie terminu rozpoczęcia współpracy, czasu obowiązywania umowy, terminów wypowiedzenia umowy oraz konsekwencji związanych z wypowiedzeniem.

- Określenie przedmiotu umowy

Umowa powinna zawierać opis zakresu usług świadczonych przez biuro rachunkowe. Może to być ogólne określenie „prowadzenie księgowości”, jednak warto zwrócić aby podstawowe składniki usługi zostały wymienione w punktach. Np. rodzaj prowadzonej księgowości, rodzaje prowadzonych ewidencji i rejestrów, obowiązki sprawozdawcze oraz inne czynności, które będą wykonywane w ramach umowy.

- Cenę usługi i warunki płatności

Oprócz tabeli opłat i terminów zapłaty (w tym opłat za dodatkowe usługi), umowa powinna zawierać numer rachunku bankowego, na który należy przekazywać wynagrodzenie za usługi oraz informację, czy podane ceny zawierają podatek VAT.

- Pozostałe dane

Ponadto, umowa powinna zawierać: określenie liczby egzemplarzy, w których ją sporządzono, odwołania do dodatkowych dokumentów stanowiących część umowy, jak cenniki i regulaminy świadczenia usług, określenie właściwości sądu, który będzie rozstrzygał ewentualne sporne kwestie, klauzulę poufności, czy też adresy do doręczeń, jeśli są inne niż adresy podane w oznaczeniu stron.

Dodatkowe elementy umowy

Oprócz standardowych elementów, umowa o świadczenie usług księgowych może zawierać dodatkowe elementy, charakterystyczne tylko dla tego rodzaju kontraktu.

Popularnym załącznikiem jest pełnomocnictwo do wykonywania czynności w imieniu podatnika. Czynności te mogą oznaczać reprezentację przed ZUS-em, czy też przed urzędem skarbowym w razie kontroli skarbowej. Oddzielne pełnomocnictwo może także uprawniać biuro do przesyłania deklaracji elektronicznych w imieniu przedsiębiorcy.

W umowie mogą zostać wyznaczone osoby, które są odpowiedzialne za współpracę ze strony usługodawcy i klienta. W umowie można także zawrzeć preferowane sposoby kontaktu oraz przesyłania informacji dotyczących podatków.

Jeżeli przedsiębiorca nie chce zjawiać się co miesiąc w biurze, umowa może zawierać zapisy dotyczące odbioru dokumentów. Należy opisać sposób odbioru dokumentów oraz terminy odbioru lub odbiorów jeżeli będzie taka konieczność.

Wreszcie bardzo istotną kwestią, charakterystyczną dla umowy o świadczenie usług księgowych, jest sposób i termin dostarczenia dokumentów przez przedsiębiorcę. Niektóre biura rachunkowe nakazują dostarczenie osobiste, inne zaś wysyłają do przedsiębiorcy kuriera lub praktykują przekazywanie skanów dokumentów pocztą elektroniczną. W tym kontekście ważny jest termin, ponieważ przedsiębiorca musi do tej daty przygotować faktury bądź inne, konieczne do dokonania rozliczeń podatkowych dokumenty. Umowa zwykle przewiduje także opłaty dodatkowe za dostarczenie dokumentów po tym terminie.

Na co warto zwrócić uwagę czytając umowę o świadczenie usług księgowych?

Umowa, którą biuro rachunkowe przedstawia przyszłemu klientowi jest niezwykle istotnym dokumentem, ponieważ to od niego zależy czy usługa będzie spełniała jego wymagania. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby poprosić biuro rachunkowe o zmianę umowy, jeśli jej treść nie odpowiada przedsiębiorcy.