REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Co powinno znaleźć się w umowie o świadczenie usług księgowych?

Sebastian Bobrowski
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Wprawdzie przedsiębiorca może prowadzić księgowość samodzielnie, ale zdecydowanie łatwiej i bezpieczniej jest oddać księgowość do biura rachunkowego. Oczywiście pod warunkiem, że przedsiębiorca zawrze z biurem odpowiednią umowę, która chroni jego interesy i zapewnia zakres usług adekwatny do ceny. Na co warto zwrócić uwagę czytając umowę?

 

REKLAMA

Autopromocja

 

 


Każde biuro rachunkowe posiada szablon umowy o prowadzenie księgowości i na podstawie tego szablonu tworzy umowę dostosowaną do potrzeb klienta. Czasami jest to jednostronicowa umowa określająca ogólnie zakres usług, a czasami dłuższy dokument, zawierający szczegółowe ustalenia dotyczące współpracy. Niezależnie od formy należy uważnie przeczytać tę umowę, ponieważ nie jest to zwyczajny i standardowy kontrakt, a zapisy w nim mogą wpłynąć nie tylko na zadowolenie z usługi, ale nawet na kondycję finansową  prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo


Elementy, które muszą znaleźć się w umowie


Prawidłowo zawarta umowa o świadczenie usług księgowych powinna zawierać co najmniej:

- Określenie stron umowy

Są to m.in.: firma, forma prawna i adres podmiotu świadczącego usługę oraz dane usługobiorcy, a także NIP-y i inne dane osób reprezentujących biuro i usługobiorcę.

- Oświadczenie biura rachunkowego

Podmiot prowadzący biuro rachunkowe oświadcza o posiadaniu ubezpieczenia OC w związku ze świadczeniem usług księgowych oraz wydanego przez ministra finansów certyfikatu księgowego.

- Czas trwania umowy

W umowie powinny znaleźć się: określenie terminu rozpoczęcia współpracy, czasu obowiązywania umowy, terminów wypowiedzenia umowy oraz konsekwencji związanych z wypowiedzeniem.

- Określenie przedmiotu umowy

Umowa powinna zawierać opis zakresu usług świadczonych przez biuro rachunkowe. Może to być ogólne określenie „prowadzenie księgowości”, jednak warto zwrócić aby podstawowe składniki usługi zostały wymienione w punktach. Np. rodzaj prowadzonej księgowości, rodzaje prowadzonych ewidencji i rejestrów, obowiązki sprawozdawcze oraz inne czynności, które będą wykonywane w ramach umowy.

- Cenę usługi i warunki płatności

Oprócz tabeli opłat i terminów zapłaty (w tym opłat za dodatkowe usługi), umowa powinna zawierać numer rachunku bankowego, na który należy przekazywać wynagrodzenie za usługi oraz informację, czy podane ceny zawierają podatek VAT.

- Pozostałe dane

Ponadto, umowa powinna zawierać: określenie liczby egzemplarzy, w których ją sporządzono, odwołania do dodatkowych dokumentów stanowiących część umowy, jak cenniki i regulaminy świadczenia usług, określenie właściwości sądu, który będzie rozstrzygał ewentualne sporne kwestie, klauzulę poufności, czy też adresy do doręczeń, jeśli są inne niż adresy podane w oznaczeniu stron.


Dodatkowe elementy umowy


Oprócz standardowych elementów, umowa o świadczenie usług księgowych może zawierać dodatkowe elementy, charakterystyczne tylko dla tego rodzaju kontraktu.

Popularnym załącznikiem jest pełnomocnictwo do wykonywania czynności w imieniu podatnika. Czynności te mogą oznaczać reprezentację przed ZUS-em, czy też przed urzędem skarbowym w razie kontroli skarbowej. Oddzielne pełnomocnictwo może także uprawniać biuro do przesyłania deklaracji elektronicznych w imieniu przedsiębiorcy.

W umowie mogą zostać wyznaczone osoby, które są odpowiedzialne za współpracę ze strony usługodawcy i klienta. W umowie można także zawrzeć preferowane sposoby kontaktu oraz przesyłania informacji dotyczących podatków.

Jeżeli przedsiębiorca nie chce zjawiać się co miesiąc w biurze, umowa może zawierać zapisy dotyczące odbioru dokumentów. Należy opisać sposób odbioru dokumentów oraz terminy odbioru lub odbiorów jeżeli będzie taka konieczność.

Wreszcie bardzo istotną kwestią, charakterystyczną dla umowy o świadczenie usług księgowych, jest sposób i termin dostarczenia dokumentów przez przedsiębiorcę. Niektóre biura rachunkowe nakazują dostarczenie osobiste, inne zaś wysyłają do przedsiębiorcy kuriera lub praktykują przekazywanie skanów dokumentów pocztą elektroniczną. W tym kontekście ważny jest termin, ponieważ przedsiębiorca musi do tej daty przygotować faktury bądź inne, konieczne do dokonania rozliczeń podatkowych dokumenty. Umowa zwykle przewiduje także opłaty dodatkowe za dostarczenie dokumentów po tym terminie.


Na co warto zwrócić uwagę czytając umowę o świadczenie usług księgowych?


Umowa, którą biuro rachunkowe przedstawia przyszłemu klientowi jest niezwykle istotnym dokumentem, ponieważ to od niego zależy czy usługa będzie spełniała jego wymagania. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby poprosić biuro rachunkowe o zmianę umowy, jeśli jej treść nie odpowiada przedsiębiorcy.

 


1) Kto kontaktuje się z urzędami i przesyła deklaracje?

Jak zostało zaznaczone powyżej, biuro rachunkowe może otrzymywać w umowie pełnomocnictwa pozwalające na reprezentację przed ZUS-em i urzędem skarbowym oraz składanie deklaracji w imieniu przedsiębiorcy. Jeśli w umowie nie ma mowy o takich pełnomocnictwach, warto spytać księgowych czy świadczą tego typu usługi.


2) Dostęp do dokumentów i stanu finansów

Ważną kwestią, która może znaleźć się w umowie, jest uregulowanie sposobu i częstotliwości udostępniania dokumentów oraz przekazywania przez biuro rachunkowe informacji o finansach przedsiębiorcy. Przedsiębiorca dzięki temu ma pełniejszy obraz swojej sytuacji finansowej, zaś dokumenty mogą być niezbędne w wielu sytuacjach, np. wymagane przez bank w celu określenia zdolności kredytowej (wydruk z KPiR) lub potrzebne w przypadku konieczności zwrócenia sprzętu firmowego na gwarancję.


3) Konstrukcja cennika i dodatkowe usługi biura

Biura zwykle uzależniają opłatę za swoje usługi od liczby dokumentów, które dostarcza przedsiębiorca w danym okresie. Ponadto, oprócz liczby dokumentów, wpływ na cenę usługi mają liczba i rodzaj prowadzonych ewidencji, jak np. rejestry VAT, rozliczenia płacowo-kadrowe ze względu na ilość zatrudnianych pracowników. Przekroczenie ilościowe dokumentów powoduje naliczenie dodatkowych opłat. Warto zadbać aby w umowie zostały wyszczególnione ceny za usługi dodatkowe oraz za przekroczenie ilości dokumentów. Jeśli umowa nie wspomina nic na temat liczby dokumentów oraz cen i zakresu usług dodatkowych, warto sprawdzić, czy biuro oferuje takie usługi oraz w jakich cenach.


4) Kary umowne

Aby uniknąć nieporozumień w umowie powinny znaleźć się również zapisy dotyczące kar umownych w przypadku niewywiązywania się z umowy (np. nieskładania deklaracji w terminach przewidzianych prawem). Kary te zazwyczaj są zapisane jako procentowa część wynagrodzenia. Często biura naliczają kary w przypadku późnego dostarczenia dokumentów lub ich nie dostarczenia. W przypadku regularnego spóźniania się z dostarczeniem dokumentów, biuro może zastrzec brak odpowiedzialności za opóźnienia w wyliczaniu podatku i przekazywaniu deklaracji podatkowych.


5) W jaki sposób można kontaktować się z księgowymi?

Umowa może także określać formy i terminy kontaktu z biurem rachunkowym. Zarówno mało elastyczne godziny pracy biura, jak i ograniczone formy kontaktu mogą sprawić, że uzyskanie niezbędnych porad dotyczących formalności, podatków, księgowości, itp. będzie utrudnione.


6) Kto informuje CEIDG o zmianie biura rachunkowego?

Jeśli przedsiębiorca zmienia biuro rachunkowe, powinien sprawdzić czy umowa wspomina cokolwiek na temat aktualizacji wpisu do CEIDG. Należy pamiętać, że w przypadku jakichkolwiek modyfikacji wpisu, przedsiębiorca ma 7 dni, aby poinformować o zmianie składając formularz CEIDG-1. Niektóre biura rachunkowe dokonują tego w imieniu przedsiębiorcy.

Sebastian Bobrowski

Dyrektor Finansowy inFakt

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Infact

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowy KSeF 2.0. Struktury logiczne FA(3) i FA_RR(1), załączniki do faktur, tryb offline, faktury konsumenckie i z kas fiskalnych. Co proponuje MF?

Ministerstwo Finansów rozpoczęło ostateczne konsultacje projektu rozwiązań prawnych (ustawy) i biznesowych w zakresie wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przedstawione rozwiązania uwzględniają propozycje zgłaszane w toku dotychczasowych konsultacji, w tym specyfikę Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST). Przedmiotem ustaleń są także struktury logiczne FA(3) i FA_RR(1) oraz koncepcja funkcjonowania załącznika do e-faktury w KSeF. Uwagi do projektu ustawy można zgłaszać do MF do 19 listopada, a rozwiązań biznesowych do 22 listopada 2024 r.

KSeF od 2026 r. Firmy będą mogły wystawiać faktury dla konsumentów przez KSeF. Ministerstwo Finansów pokazało projekt ustawy

Firmy będą mogły wystawiać faktury dla konsumentów poprzez Krajowy System e-Faktur – wynika z projektu ustawy, który 5 listopada 2024 r. został opublikowany na stronach RCL. Firmy dostaną także dodatkowe okresy przejściowe na dostosowanie się do nowych rozwiązań.

Sprawdzamy stawki ryczałtu: Jaki podatek zapłaci manager na kontrakcie B2B?

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest dla wielu przedsiębiorców korzystną formą rozliczeń, zwłaszcza przy niskich kosztach działalności. Stawki tego podatku wahają się od 2 proc. do 17 proc., co może znacząco wpływać na wysokość należności wobec fiskusa. Jaką stawkę ryczałtu powinien wybrać manager zatrudniony na kontrakcie B2B w firmie technologicznej?

Przelewy bankowe 11 listopada. Kiedy dojdzie przelew wysłany w piątek po 16:00?

Przed nami kolejny dzień wolny od pracy. Święto 11 listopada przypada w tym roku w poniedziałek. Co z przelewami bankowymi wysłanymi tego dnia? Kiedy najlepiej wysłać przelew, aby dotarł na czas? Czy będą działać płatności natychmiastowe? Warto terminowe płatności zaplanować z wyprzedzeniem. 

REKLAMA

Wyższa akcyza na alkohol w 2025 r. Spadnie spożycie alkoholu, czy wzrośnie szara strefa?

W 2025 r. wzrośnie stawka akcyzy na wysokoprocentowy alkohol. Oczywiste jest, że spowoduje to wzrost cen alkoholu w sklepach. Fakt wysokiej stawki na alkohol w Polsce może oznaczać dwa scenariusze: spadek spożycia alkoholu lub ożywienie szarej strefy. Spadek spożycia będzie aspektem pozytywnym, natomiast wzrost szarej strefy już nie.

Sprzedaż internetowa: kiedy opłata za przesyłkę jest przychodem sprzedawcy? Kiedy warto uniknąć ujęcia kosztu dostawy jako przychodu sprzedającego oraz podstawy opodatkowania VAT?

Sprzedaż internetowa pociąga za sobą najczęściej wysyłkę towaru za pośrednictwem podmiotu trzeciego świadczącego usługi kurierskie. Jeśli nabywca korzysta z opcji darmowej dostawy, to wówczas sprzedający nie otrzymuje od niego dodatkowych środków tytułem kosztów wysyłki i nie powstaje zagadnienie odpowiedniego zaliczenia podatkowego takiej kwoty. Gdy jednak dostawa jest dodatkowo płatna dla kupującego, sprzedawca staje przed pytaniem, czy po jego stronie powstanie dodatkowy przychód w związku z powiększeniem należności kupującego o koszt przesyłki, a także, czy kwota ta stanowi podstawę opodatkowania podatkiem od towarów i usług.

Składka zdrowotna - zmiany muszą uwzględniać specyfikę i możliwości małych firm. Co najmniej ¾ wysokości zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne powinno podlegać możliwości odliczenia od należnego podatku

Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, złożyła na ręce Premiera Donalda Tuska uwagi dotyczące składek zdrowotnych w nowym projekcie ustawy. Proponuje ustalenie ryczałtowej składki zdrowotnej i możliwość jej częściowego odliczenia od podatku. Majewska podkreśla, że nowe przepisy muszą uwzględniać specyfikę i możliwości małych firm, które są fundamentem gospodarki.

Czy fundacja rodzinna zapłaci CIT od udziałów w spółkach luksemburskich? Przepisy i orzecznictwo nie dają jednoznacznej odpowiedzi, inwestowanie jest więc ryzykowne

Przepisy i orzecznictwo nie dają jednoznacznej odpowiedzi, czy dochód fundacji rodzinnej z transparentnej spółki luksemburskiej podlega podatkowi CIT. Problem wynika z faktu, że takie spółki, zgodnie z luksemburskim prawem, nie są podatnikami. Polskie organy uznają, że fundacje rodzinne, inwestując w te spółki, mogą nie korzystać ze zwolnienia z CIT, jednak niektóre sądy stoją po stronie podatników, uznając, że brak wyraźnych przepisów nie pozwala wykluczyć zwolnienia.

REKLAMA

Wiza Vander Elst: Pozwala polskim firmom delegować do Niemiec pracowników spoza UE

Wiza Vander Elst to specjalne rozwiązanie umożliwiające polskim firmom delegowanie pracowników z Ukrainy i innych państw spoza Unii Europejskiej, zatrudnionych legalnie w Polsce, do pracy w Niemczech. Dzięki tej wizie możliwe jest wykonywanie pracy w Niemczech bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Aby jednak uzyskać wizę, polska firma musi przedstawić dowody na legalność zatrudnienia pracownika w Polsce oraz posiadanie przez niego ważnego zezwolenia na pracę. Wiza Vander Elst obowiązuje tylko przez czas trwania konkretnego kontraktu, jednak nie dłużej niż przez 90 dni w roku kalendarzowym.

Zakład podatkowy w Niemczech dla podatku dochodowego od pracowników. Kiedy powstaje i jak uniknąć tego podatku?

Od dłuższego czasu niemieckie urzędy skarbowe wzywają polskie firmy, które wykonują prace w Niemczech, do odprowadzania podatku dochodowego od pracowników, nawet jeśli przebywają oni w Niemczech krócej niż 183 dni w danym 12-miesięcznym okresie. Dotyczy to sytuacji, gdy firma prowadzi w jednym miejscu prace budowlane powyżej 6 miesięcy, nie posiada biura ani zatrudnionego w Niemczech przedstawiciela handlowego (tzw. zakład podatkowy dla celów podatku dochodowego od przedsiębiorstwa, Einkommensteuerliche Betriebsstätte).

REKLAMA