REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Co powinno znaleźć się w umowie o świadczenie usług księgowych?

Sebastian Bobrowski
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Wprawdzie przedsiębiorca może prowadzić księgowość samodzielnie, ale zdecydowanie łatwiej i bezpieczniej jest oddać księgowość do biura rachunkowego. Oczywiście pod warunkiem, że przedsiębiorca zawrze z biurem odpowiednią umowę, która chroni jego interesy i zapewnia zakres usług adekwatny do ceny. Na co warto zwrócić uwagę czytając umowę?

 

REKLAMA

Autopromocja

 

 


Każde biuro rachunkowe posiada szablon umowy o prowadzenie księgowości i na podstawie tego szablonu tworzy umowę dostosowaną do potrzeb klienta. Czasami jest to jednostronicowa umowa określająca ogólnie zakres usług, a czasami dłuższy dokument, zawierający szczegółowe ustalenia dotyczące współpracy. Niezależnie od formy należy uważnie przeczytać tę umowę, ponieważ nie jest to zwyczajny i standardowy kontrakt, a zapisy w nim mogą wpłynąć nie tylko na zadowolenie z usługi, ale nawet na kondycję finansową  prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo


Elementy, które muszą znaleźć się w umowie


Prawidłowo zawarta umowa o świadczenie usług księgowych powinna zawierać co najmniej:

- Określenie stron umowy

Są to m.in.: firma, forma prawna i adres podmiotu świadczącego usługę oraz dane usługobiorcy, a także NIP-y i inne dane osób reprezentujących biuro i usługobiorcę.

- Oświadczenie biura rachunkowego

Podmiot prowadzący biuro rachunkowe oświadcza o posiadaniu ubezpieczenia OC w związku ze świadczeniem usług księgowych oraz wydanego przez ministra finansów certyfikatu księgowego.

- Czas trwania umowy

W umowie powinny znaleźć się: określenie terminu rozpoczęcia współpracy, czasu obowiązywania umowy, terminów wypowiedzenia umowy oraz konsekwencji związanych z wypowiedzeniem.

- Określenie przedmiotu umowy

Umowa powinna zawierać opis zakresu usług świadczonych przez biuro rachunkowe. Może to być ogólne określenie „prowadzenie księgowości”, jednak warto zwrócić aby podstawowe składniki usługi zostały wymienione w punktach. Np. rodzaj prowadzonej księgowości, rodzaje prowadzonych ewidencji i rejestrów, obowiązki sprawozdawcze oraz inne czynności, które będą wykonywane w ramach umowy.

- Cenę usługi i warunki płatności

Oprócz tabeli opłat i terminów zapłaty (w tym opłat za dodatkowe usługi), umowa powinna zawierać numer rachunku bankowego, na który należy przekazywać wynagrodzenie za usługi oraz informację, czy podane ceny zawierają podatek VAT.

- Pozostałe dane

Ponadto, umowa powinna zawierać: określenie liczby egzemplarzy, w których ją sporządzono, odwołania do dodatkowych dokumentów stanowiących część umowy, jak cenniki i regulaminy świadczenia usług, określenie właściwości sądu, który będzie rozstrzygał ewentualne sporne kwestie, klauzulę poufności, czy też adresy do doręczeń, jeśli są inne niż adresy podane w oznaczeniu stron.


Dodatkowe elementy umowy


Oprócz standardowych elementów, umowa o świadczenie usług księgowych może zawierać dodatkowe elementy, charakterystyczne tylko dla tego rodzaju kontraktu.

Popularnym załącznikiem jest pełnomocnictwo do wykonywania czynności w imieniu podatnika. Czynności te mogą oznaczać reprezentację przed ZUS-em, czy też przed urzędem skarbowym w razie kontroli skarbowej. Oddzielne pełnomocnictwo może także uprawniać biuro do przesyłania deklaracji elektronicznych w imieniu przedsiębiorcy.

W umowie mogą zostać wyznaczone osoby, które są odpowiedzialne za współpracę ze strony usługodawcy i klienta. W umowie można także zawrzeć preferowane sposoby kontaktu oraz przesyłania informacji dotyczących podatków.

Jeżeli przedsiębiorca nie chce zjawiać się co miesiąc w biurze, umowa może zawierać zapisy dotyczące odbioru dokumentów. Należy opisać sposób odbioru dokumentów oraz terminy odbioru lub odbiorów jeżeli będzie taka konieczność.

Wreszcie bardzo istotną kwestią, charakterystyczną dla umowy o świadczenie usług księgowych, jest sposób i termin dostarczenia dokumentów przez przedsiębiorcę. Niektóre biura rachunkowe nakazują dostarczenie osobiste, inne zaś wysyłają do przedsiębiorcy kuriera lub praktykują przekazywanie skanów dokumentów pocztą elektroniczną. W tym kontekście ważny jest termin, ponieważ przedsiębiorca musi do tej daty przygotować faktury bądź inne, konieczne do dokonania rozliczeń podatkowych dokumenty. Umowa zwykle przewiduje także opłaty dodatkowe za dostarczenie dokumentów po tym terminie.


Na co warto zwrócić uwagę czytając umowę o świadczenie usług księgowych?


Umowa, którą biuro rachunkowe przedstawia przyszłemu klientowi jest niezwykle istotnym dokumentem, ponieważ to od niego zależy czy usługa będzie spełniała jego wymagania. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby poprosić biuro rachunkowe o zmianę umowy, jeśli jej treść nie odpowiada przedsiębiorcy.

 


1) Kto kontaktuje się z urzędami i przesyła deklaracje?

Jak zostało zaznaczone powyżej, biuro rachunkowe może otrzymywać w umowie pełnomocnictwa pozwalające na reprezentację przed ZUS-em i urzędem skarbowym oraz składanie deklaracji w imieniu przedsiębiorcy. Jeśli w umowie nie ma mowy o takich pełnomocnictwach, warto spytać księgowych czy świadczą tego typu usługi.


2) Dostęp do dokumentów i stanu finansów

Ważną kwestią, która może znaleźć się w umowie, jest uregulowanie sposobu i częstotliwości udostępniania dokumentów oraz przekazywania przez biuro rachunkowe informacji o finansach przedsiębiorcy. Przedsiębiorca dzięki temu ma pełniejszy obraz swojej sytuacji finansowej, zaś dokumenty mogą być niezbędne w wielu sytuacjach, np. wymagane przez bank w celu określenia zdolności kredytowej (wydruk z KPiR) lub potrzebne w przypadku konieczności zwrócenia sprzętu firmowego na gwarancję.


3) Konstrukcja cennika i dodatkowe usługi biura

Biura zwykle uzależniają opłatę za swoje usługi od liczby dokumentów, które dostarcza przedsiębiorca w danym okresie. Ponadto, oprócz liczby dokumentów, wpływ na cenę usługi mają liczba i rodzaj prowadzonych ewidencji, jak np. rejestry VAT, rozliczenia płacowo-kadrowe ze względu na ilość zatrudnianych pracowników. Przekroczenie ilościowe dokumentów powoduje naliczenie dodatkowych opłat. Warto zadbać aby w umowie zostały wyszczególnione ceny za usługi dodatkowe oraz za przekroczenie ilości dokumentów. Jeśli umowa nie wspomina nic na temat liczby dokumentów oraz cen i zakresu usług dodatkowych, warto sprawdzić, czy biuro oferuje takie usługi oraz w jakich cenach.


4) Kary umowne

Aby uniknąć nieporozumień w umowie powinny znaleźć się również zapisy dotyczące kar umownych w przypadku niewywiązywania się z umowy (np. nieskładania deklaracji w terminach przewidzianych prawem). Kary te zazwyczaj są zapisane jako procentowa część wynagrodzenia. Często biura naliczają kary w przypadku późnego dostarczenia dokumentów lub ich nie dostarczenia. W przypadku regularnego spóźniania się z dostarczeniem dokumentów, biuro może zastrzec brak odpowiedzialności za opóźnienia w wyliczaniu podatku i przekazywaniu deklaracji podatkowych.


5) W jaki sposób można kontaktować się z księgowymi?

Umowa może także określać formy i terminy kontaktu z biurem rachunkowym. Zarówno mało elastyczne godziny pracy biura, jak i ograniczone formy kontaktu mogą sprawić, że uzyskanie niezbędnych porad dotyczących formalności, podatków, księgowości, itp. będzie utrudnione.


6) Kto informuje CEIDG o zmianie biura rachunkowego?

Jeśli przedsiębiorca zmienia biuro rachunkowe, powinien sprawdzić czy umowa wspomina cokolwiek na temat aktualizacji wpisu do CEIDG. Należy pamiętać, że w przypadku jakichkolwiek modyfikacji wpisu, przedsiębiorca ma 7 dni, aby poinformować o zmianie składając formularz CEIDG-1. Niektóre biura rachunkowe dokonują tego w imieniu przedsiębiorcy.

Sebastian Bobrowski

Dyrektor Finansowy inFakt

Źródło: Infact

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sądy masowo popierają przedsiębiorców w sporze o Mały ZUS Plus

Sądy Okręgowe w całej Polsce wydały ponad 60 wyroków zgodnych z interpretacją Rzecznika MŚP, uznając, że przedsiębiorcy mogą ponownie skorzystać z Małego ZUS Plus po dwóch latach przerwy. ZUS stoi na stanowisku, że okres ten powinien wynosić trzy lata. Spór trwa, a część spraw trafia do Sądu Najwyższego.

Czy komputery kwantowe są zagrożeniem dla blockchaina i bezpieczeństwa cyfrowych transakcji?

Blockchain od lat jest symbolem bezpieczeństwa i niezmienności danych. Jego zastosowanie wykracza daleko poza kryptowaluty – wykorzystuje się go w finansach, administracji, logistyce czy ochronie zdrowia. Jednak pojawienie się komputerów kwantowych, zdolnych do przeprowadzania obliczeń niewyobrażalnych dla klasycznych komputerów, rodzi pytanie: czy blockchain przestanie być odporny na złamanie? A jeśli tak, jakie będą tego konsekwencje dla transakcji, danych i całej gospodarki cyfrowej?

Przelewy natychmiastowe – czy europejskie banki są gotowe do zmian?

Zgodnie z decyzją Parlamentu Europejskiego przelewy w euro mają docierać na konta klientów w UE w ciągu 10 sekund. Bankom, które nie spełnią tego wymogu, mogą grozić nie tylko kary, ale i utrata klientów.

Przedsiębiorców niepokoją podatki i niestabilność prawa. Dużym problemem są też rosnące koszty energii

Rosnące koszty energii, wysokie podatki i niestabilność prawa to największe obawy polskich przedsiębiorców. Firmy mierzą się także z problemem braków kadrowych, a większość nie spodziewa się poprawy warunków gospodarczych w najbliższym czasie.

REKLAMA

W którym banku można dostać 4%, 5% a nawet 8% na lokacie lub koncie oszczędnościowym pod koniec stycznia 2025 r. [ranking depozytów bankowych]

W styczniu 2025 r. nastąpiły zmiany w czołówce promocyjnych depozytów bankowych. Dwa banki przestały oferować 8% w skali roku. Ale inna instytucja postanowiła właśnie na początku 2025 r. taką ofertę udostępnić. Mimo licznych promocji lokat i rachunków oszczędnościowych widoczny jest trend stopniowego pogarszania się oferty depozytowej - już od 2 lat. Skutkiem tego - jak pokazują dane NBP - przeciętna lokata zakładana jest z oprocentowaniem mniejszym niż 4% w skali roku.

Obligacje skarbowe - luty 2025 r. Oprocentowanie do 6,80% w skali roku. Oferta obligacji nowych emisji

Ministerstwo Finansów w komunikacie z 27 stycznia 2025 r. przekazało informacje o oprocentowaniu i ofercie obligacji oszczędnościowych (detalicznych) Skarbu Państwa nowych emisji, które będą sprzedawane w lutym 20245 r. Oprocentowanie i marże tych obligacji nie zmienią się w porównaniu do oferowanych w styczniu br. Od 28 stycznia br. można nabywać nowe (lutowe) emisje obligacji skarbowych w drodze zamiany z niewielkim dyskontem. 

Nowe stawki podatku od środków transportowych w 2025 r. Kto i kiedy płaci ten podatek?

Przewoźnicy mogą odetchnąć z ulgą. Po sporych podwyżkach podatku od środków transportowych w 2024 roku, w obecnym 2025 r. ich poziom wzrósł tylko nieznacznie. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, w 2025 roku maksymalna stawka opłaty zwiększy się o niecałe 3 proc., podczas gdy w 2024 roku podwyżka wyniosła aż 15 proc.

Nowe przepisy dla firm transportowych od 2025 roku: polscy przewoźnicy mogą wynająć pojazd za granicą

Początek 2025 r. zapowiada zmiany wpływające na funkcjonowanie polskich firm transportowych. Jedną z nich jest nowelizacja ustawy o transporcie drogowym z 21 listopada 2024 r., zgodnie z którą polscy przewoźnicy od niedawna mogą wypożyczyć ciężarówkę zarejestrowaną za granicą. Rozwiązanie to może przynieść korzyści firmie transportowej i zwiększyć np. elastyczność operacyjną czy ograniczyć liczbę przestojów, ale ma też swoje ograniczenia. Jakie? Co ważniejsze, nieprzestrzeganie nowych regulacji niesie ryzyko dotkliwych kar finansowych dla przewoźników.

REKLAMA

Rewolucja w branży finansowej: Konferencja dla Biur Rachunkowych i Księgowych

W dynamicznie zmieniającym się świecie finansów, bycie na bieżąco z trendami i nowymi regulacjami to klucz do sukcesu. Dlatego już w marcu 2025 roku odbędzie się jedno z najważniejszych wydarzeń w branży – Konferencja dla Biur Rachunkowych i Księgowych – KONEL. To niepowtarzalna okazja, by poszerzyć wiedzę, nawiązać kontakty i zyskać przewagę konkurencyjną.

Urojona podmiotowość podatników - skutki. Błędne przekonanie, czy świadome oszustwo?

Czy można mieć urojenia podatkowe? Oczywiście tak i mogą z nich wynikać nawet realne w sensie prawnym zobowiązania podatkowe. Nie jest to również zjawisko na wskroś marginalne, bo owe urojenia wynikają z błędnego odczytania i zastosowania norm prawnych, przy czym ów błąd wcale nie musi być czymś nieuświadomionym – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA