REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Co powinno znaleźć się w umowie o świadczenie usług księgowych?

Sebastian Bobrowski
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Wprawdzie przedsiębiorca może prowadzić księgowość samodzielnie, ale zdecydowanie łatwiej i bezpieczniej jest oddać księgowość do biura rachunkowego. Oczywiście pod warunkiem, że przedsiębiorca zawrze z biurem odpowiednią umowę, która chroni jego interesy i zapewnia zakres usług adekwatny do ceny. Na co warto zwrócić uwagę czytając umowę?

 

REKLAMA

Autopromocja

 

 


Każde biuro rachunkowe posiada szablon umowy o prowadzenie księgowości i na podstawie tego szablonu tworzy umowę dostosowaną do potrzeb klienta. Czasami jest to jednostronicowa umowa określająca ogólnie zakres usług, a czasami dłuższy dokument, zawierający szczegółowe ustalenia dotyczące współpracy. Niezależnie od formy należy uważnie przeczytać tę umowę, ponieważ nie jest to zwyczajny i standardowy kontrakt, a zapisy w nim mogą wpłynąć nie tylko na zadowolenie z usługi, ale nawet na kondycję finansową  prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo


Elementy, które muszą znaleźć się w umowie


Prawidłowo zawarta umowa o świadczenie usług księgowych powinna zawierać co najmniej:

- Określenie stron umowy

Są to m.in.: firma, forma prawna i adres podmiotu świadczącego usługę oraz dane usługobiorcy, a także NIP-y i inne dane osób reprezentujących biuro i usługobiorcę.

- Oświadczenie biura rachunkowego

Podmiot prowadzący biuro rachunkowe oświadcza o posiadaniu ubezpieczenia OC w związku ze świadczeniem usług księgowych oraz wydanego przez ministra finansów certyfikatu księgowego.

- Czas trwania umowy

W umowie powinny znaleźć się: określenie terminu rozpoczęcia współpracy, czasu obowiązywania umowy, terminów wypowiedzenia umowy oraz konsekwencji związanych z wypowiedzeniem.

- Określenie przedmiotu umowy

Umowa powinna zawierać opis zakresu usług świadczonych przez biuro rachunkowe. Może to być ogólne określenie „prowadzenie księgowości”, jednak warto zwrócić aby podstawowe składniki usługi zostały wymienione w punktach. Np. rodzaj prowadzonej księgowości, rodzaje prowadzonych ewidencji i rejestrów, obowiązki sprawozdawcze oraz inne czynności, które będą wykonywane w ramach umowy.

- Cenę usługi i warunki płatności

Oprócz tabeli opłat i terminów zapłaty (w tym opłat za dodatkowe usługi), umowa powinna zawierać numer rachunku bankowego, na który należy przekazywać wynagrodzenie za usługi oraz informację, czy podane ceny zawierają podatek VAT.

- Pozostałe dane

Ponadto, umowa powinna zawierać: określenie liczby egzemplarzy, w których ją sporządzono, odwołania do dodatkowych dokumentów stanowiących część umowy, jak cenniki i regulaminy świadczenia usług, określenie właściwości sądu, który będzie rozstrzygał ewentualne sporne kwestie, klauzulę poufności, czy też adresy do doręczeń, jeśli są inne niż adresy podane w oznaczeniu stron.


Dodatkowe elementy umowy


Oprócz standardowych elementów, umowa o świadczenie usług księgowych może zawierać dodatkowe elementy, charakterystyczne tylko dla tego rodzaju kontraktu.

Popularnym załącznikiem jest pełnomocnictwo do wykonywania czynności w imieniu podatnika. Czynności te mogą oznaczać reprezentację przed ZUS-em, czy też przed urzędem skarbowym w razie kontroli skarbowej. Oddzielne pełnomocnictwo może także uprawniać biuro do przesyłania deklaracji elektronicznych w imieniu przedsiębiorcy.

W umowie mogą zostać wyznaczone osoby, które są odpowiedzialne za współpracę ze strony usługodawcy i klienta. W umowie można także zawrzeć preferowane sposoby kontaktu oraz przesyłania informacji dotyczących podatków.

Jeżeli przedsiębiorca nie chce zjawiać się co miesiąc w biurze, umowa może zawierać zapisy dotyczące odbioru dokumentów. Należy opisać sposób odbioru dokumentów oraz terminy odbioru lub odbiorów jeżeli będzie taka konieczność.

Wreszcie bardzo istotną kwestią, charakterystyczną dla umowy o świadczenie usług księgowych, jest sposób i termin dostarczenia dokumentów przez przedsiębiorcę. Niektóre biura rachunkowe nakazują dostarczenie osobiste, inne zaś wysyłają do przedsiębiorcy kuriera lub praktykują przekazywanie skanów dokumentów pocztą elektroniczną. W tym kontekście ważny jest termin, ponieważ przedsiębiorca musi do tej daty przygotować faktury bądź inne, konieczne do dokonania rozliczeń podatkowych dokumenty. Umowa zwykle przewiduje także opłaty dodatkowe za dostarczenie dokumentów po tym terminie.


Na co warto zwrócić uwagę czytając umowę o świadczenie usług księgowych?


Umowa, którą biuro rachunkowe przedstawia przyszłemu klientowi jest niezwykle istotnym dokumentem, ponieważ to od niego zależy czy usługa będzie spełniała jego wymagania. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby poprosić biuro rachunkowe o zmianę umowy, jeśli jej treść nie odpowiada przedsiębiorcy.

 


1) Kto kontaktuje się z urzędami i przesyła deklaracje?

Jak zostało zaznaczone powyżej, biuro rachunkowe może otrzymywać w umowie pełnomocnictwa pozwalające na reprezentację przed ZUS-em i urzędem skarbowym oraz składanie deklaracji w imieniu przedsiębiorcy. Jeśli w umowie nie ma mowy o takich pełnomocnictwach, warto spytać księgowych czy świadczą tego typu usługi.


2) Dostęp do dokumentów i stanu finansów

Ważną kwestią, która może znaleźć się w umowie, jest uregulowanie sposobu i częstotliwości udostępniania dokumentów oraz przekazywania przez biuro rachunkowe informacji o finansach przedsiębiorcy. Przedsiębiorca dzięki temu ma pełniejszy obraz swojej sytuacji finansowej, zaś dokumenty mogą być niezbędne w wielu sytuacjach, np. wymagane przez bank w celu określenia zdolności kredytowej (wydruk z KPiR) lub potrzebne w przypadku konieczności zwrócenia sprzętu firmowego na gwarancję.


3) Konstrukcja cennika i dodatkowe usługi biura

Biura zwykle uzależniają opłatę za swoje usługi od liczby dokumentów, które dostarcza przedsiębiorca w danym okresie. Ponadto, oprócz liczby dokumentów, wpływ na cenę usługi mają liczba i rodzaj prowadzonych ewidencji, jak np. rejestry VAT, rozliczenia płacowo-kadrowe ze względu na ilość zatrudnianych pracowników. Przekroczenie ilościowe dokumentów powoduje naliczenie dodatkowych opłat. Warto zadbać aby w umowie zostały wyszczególnione ceny za usługi dodatkowe oraz za przekroczenie ilości dokumentów. Jeśli umowa nie wspomina nic na temat liczby dokumentów oraz cen i zakresu usług dodatkowych, warto sprawdzić, czy biuro oferuje takie usługi oraz w jakich cenach.


4) Kary umowne

Aby uniknąć nieporozumień w umowie powinny znaleźć się również zapisy dotyczące kar umownych w przypadku niewywiązywania się z umowy (np. nieskładania deklaracji w terminach przewidzianych prawem). Kary te zazwyczaj są zapisane jako procentowa część wynagrodzenia. Często biura naliczają kary w przypadku późnego dostarczenia dokumentów lub ich nie dostarczenia. W przypadku regularnego spóźniania się z dostarczeniem dokumentów, biuro może zastrzec brak odpowiedzialności za opóźnienia w wyliczaniu podatku i przekazywaniu deklaracji podatkowych.


5) W jaki sposób można kontaktować się z księgowymi?

Umowa może także określać formy i terminy kontaktu z biurem rachunkowym. Zarówno mało elastyczne godziny pracy biura, jak i ograniczone formy kontaktu mogą sprawić, że uzyskanie niezbędnych porad dotyczących formalności, podatków, księgowości, itp. będzie utrudnione.


6) Kto informuje CEIDG o zmianie biura rachunkowego?

Jeśli przedsiębiorca zmienia biuro rachunkowe, powinien sprawdzić czy umowa wspomina cokolwiek na temat aktualizacji wpisu do CEIDG. Należy pamiętać, że w przypadku jakichkolwiek modyfikacji wpisu, przedsiębiorca ma 7 dni, aby poinformować o zmianie składając formularz CEIDG-1. Niektóre biura rachunkowe dokonują tego w imieniu przedsiębiorcy.

Sebastian Bobrowski

Dyrektor Finansowy inFakt

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Infact

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracownik może czasem nie wykonywać pracy i zachować prawo do wynagrodzenia. W jakich przypadkach?

Wynagrodzenie jest – co do zasady - świadczeniem przysługującym w zamian za świadczoną przez pracownika pracę (czyli wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną). Za czas niewykonywania pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeżeli wynika to z przepisów prawa pracy.

Zmiana zasad wysyłania pocztą pism (urzędowych, podatkowych, sądowych) z zachowaniem terminu. Łatwiej będzie też uzyskać oprocentowanie nadpłat

Do Sejmu trafił już rządowy projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który ma na celu dostosowania polskiego prawa do dwóch wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Nowe przepisy przewidują, że m.in. w procedurze podatkowej, administracyjnej, cywilnej, można będzie nadać pismo (z zachowaniem terminu) do urzędu u dowolnego operatora pocztowego, a nie jak do tej pory tylko za pośrednictwem Poczty Polskiej. Zmienione omawianą nowelizacją przepisy zapewnią też oprocentowanie nadpłat powstałych w wyniku orzeczeń TSUE lub TK za okres od dnia powstania nadpłaty do dnia jej zwrotu, niezależnie od czasu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

Ile wyniesie rata kredytu po obniżce stóp procentowych o 0,5 pp, 0,75 pp, 1 pp.? Jak wzrośnie zdolność kredytowa? Stopy NBP spadną dopiero w II połowie 2025 r.?

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 15-16 stycznia 2024 r. utrzymała wszystkie stopy procentowe NBP na niezmienionym poziomie. RPP nie zmieniła poziomu stóp procentowych w styczniu 2025 r. Rankomat.pl zwraca jednak uwagę, że jest szansa na to, że w 2025 roku (raczej w II połowie) stopy spadną o 0,75 p.p. (punkt procentowy). To wywołałoby spadek raty przeciętnego kredytu o 196 zł i wzrost zdolności kredytowej. Okazuje się, że bankach obniżki już się zaczęły i to nie tylko w przypadku lokat, ale również kredytów. Jak wynika z danych NBP, średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane) spadło poniżej 4% po raz pierwszy od maja 2022 r. Średnie oprocentowanie kredytów hipotecznych również było najniższe od maja 2022 r. i wyniosło 7,35%. Zauważalnie staniały nawet kredyty konsumpcyjne, których RRSO po raz pierwszy od grudnia 2021 r. spadło poniżej 13%.

REKLAMA

E-akta osobowe pracowników: co muszą zawierać i jak je prowadzić?

Elektroniczna forma akt osobowych, czyli e-akta, staje się coraz bardziej popularna, oferując wygodę, efektywność i oszczędność czasu. Ale czym właściwie są e-akta osobowe pracowników i jak je prawidłowo prowadzić?

Procedura VAT-OSS – na czym polega, jak stosować i dlaczego warto. Jak wypełnić zgłoszenie VIU-R

Wprowadzenie procedury VAT-OSS (One Stop Shop – co można przetłumaczyć jako: Sklep w jednym miejscu), to istotne uproszczenie rozliczeń podatkowych dla firm prowadzących działalność transgraniczną w Unii Europejskiej. Procedura ta umożliwia przedsiębiorcom rozliczać w jednym miejscu podatek VAT z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów w innych krajach UE. Pozwala to na uniknięcie skomplikowanych procesów rejestracji i rozliczeń w każdym państwie członkowskim oddzielnie.

Automatyzacja i sztuczna inteligencja w księgowości: przykłady konkretnych zastosowań. System wykryje oszusta i fałszywego dostawcę

Automatyzacja procesów finansowych (w tym zastosowanie sztucznej inteligencji) już teraz pomaga przedsiębiorcom oszczędzać czas, redukować koszty oraz minimalizuje ryzyko błędów. I choć jej korzyści odkrywają głównie najwięksi rynkowi gracze, wkrótce te narzędzia mogą stać się niezbędnym elementem każdej firmy, chociażby ze względu na ich nieocenioną pomoc w wykrywaniu cyberoszustw. O tym, dlaczego automatyzacja w księgowości jest niezbędna, mówi Marzena Janta-Lipińska, ekspertka ds. podatków, specjalizująca się w księgowości zewnętrznej i propagatorka nowoczesnych, elastycznych rozwiązań z zakresu usług operacyjnych, zgodności z przepisami i sprawozdawczości.

Świetna wiadomość dla podatników. Chodzi o odsetki z urzędu skarbowego

Odsetki od nadpłat podatkowych będą naliczane już od dnia ich powstania aż do momentu zwrotu – taką zmianę przewiduje projekt nowelizacji ordynacji podatkowej przyjęty przez rząd. Co jeszcze ulegnie zmianie?

REKLAMA

Podatek od nieruchomości w 2025 r. Budynek i budowla inaczej definiowane, przesunięcie złożenia deklaracji DN-1 i inna stawka dla garaży

Budynek i budowla zmieniły od początku 2025 r. swoje definicje w podatku od nieruchomości.  Do tej pory podatnicy posługiwali się uregulowaniami pochodzącymi z prawa budowlanego, dlatego wprowadzenie przepisów regulujących te kwestie bezpośrednio w przepisach podatkowych to spora zmiana. Sprawdzamy, w jaki sposób wpłynie ona na obowiązki podatkowe polskich przedsiębiorców. 

Tsunami zmian podatkowych – kto ucierpi najbardziej?

Rok 2025 przynosi kolejną falę zmian podatkowych, które dotkną zarówno najmniejszych przedsiębiorców, jak i największe firmy. Eksperci alarmują, że brak stabilności prawa zagraża inwestycjom w Polsce, a wprowadzenie nowych przepisów w pośpiechu prowadzi do kosztownych błędów. Czy czeka nas poprawa w zakresie przewidywalności i uproszczenia systemu fiskalnego?

REKLAMA