REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Co powinno znaleźć się w umowie o świadczenie usług księgowych?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Sebastian Bobrowski
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Wprawdzie przedsiębiorca może prowadzić księgowość samodzielnie, ale zdecydowanie łatwiej i bezpieczniej jest oddać księgowość do biura rachunkowego. Oczywiście pod warunkiem, że przedsiębiorca zawrze z biurem odpowiednią umowę, która chroni jego interesy i zapewnia zakres usług adekwatny do ceny. Na co warto zwrócić uwagę czytając umowę?

 

REKLAMA

Autopromocja

 

 


Każde biuro rachunkowe posiada szablon umowy o prowadzenie księgowości i na podstawie tego szablonu tworzy umowę dostosowaną do potrzeb klienta. Czasami jest to jednostronicowa umowa określająca ogólnie zakres usług, a czasami dłuższy dokument, zawierający szczegółowe ustalenia dotyczące współpracy. Niezależnie od formy należy uważnie przeczytać tę umowę, ponieważ nie jest to zwyczajny i standardowy kontrakt, a zapisy w nim mogą wpłynąć nie tylko na zadowolenie z usługi, ale nawet na kondycję finansową  prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo


Elementy, które muszą znaleźć się w umowie


Prawidłowo zawarta umowa o świadczenie usług księgowych powinna zawierać co najmniej:

- Określenie stron umowy

Są to m.in.: firma, forma prawna i adres podmiotu świadczącego usługę oraz dane usługobiorcy, a także NIP-y i inne dane osób reprezentujących biuro i usługobiorcę.

- Oświadczenie biura rachunkowego

Podmiot prowadzący biuro rachunkowe oświadcza o posiadaniu ubezpieczenia OC w związku ze świadczeniem usług księgowych oraz wydanego przez ministra finansów certyfikatu księgowego.

- Czas trwania umowy

W umowie powinny znaleźć się: określenie terminu rozpoczęcia współpracy, czasu obowiązywania umowy, terminów wypowiedzenia umowy oraz konsekwencji związanych z wypowiedzeniem.

- Określenie przedmiotu umowy

Umowa powinna zawierać opis zakresu usług świadczonych przez biuro rachunkowe. Może to być ogólne określenie „prowadzenie księgowości”, jednak warto zwrócić aby podstawowe składniki usługi zostały wymienione w punktach. Np. rodzaj prowadzonej księgowości, rodzaje prowadzonych ewidencji i rejestrów, obowiązki sprawozdawcze oraz inne czynności, które będą wykonywane w ramach umowy.

- Cenę usługi i warunki płatności

Oprócz tabeli opłat i terminów zapłaty (w tym opłat za dodatkowe usługi), umowa powinna zawierać numer rachunku bankowego, na który należy przekazywać wynagrodzenie za usługi oraz informację, czy podane ceny zawierają podatek VAT.

- Pozostałe dane

Ponadto, umowa powinna zawierać: określenie liczby egzemplarzy, w których ją sporządzono, odwołania do dodatkowych dokumentów stanowiących część umowy, jak cenniki i regulaminy świadczenia usług, określenie właściwości sądu, który będzie rozstrzygał ewentualne sporne kwestie, klauzulę poufności, czy też adresy do doręczeń, jeśli są inne niż adresy podane w oznaczeniu stron.


Dodatkowe elementy umowy


Oprócz standardowych elementów, umowa o świadczenie usług księgowych może zawierać dodatkowe elementy, charakterystyczne tylko dla tego rodzaju kontraktu.

REKLAMA

Popularnym załącznikiem jest pełnomocnictwo do wykonywania czynności w imieniu podatnika. Czynności te mogą oznaczać reprezentację przed ZUS-em, czy też przed urzędem skarbowym w razie kontroli skarbowej. Oddzielne pełnomocnictwo może także uprawniać biuro do przesyłania deklaracji elektronicznych w imieniu przedsiębiorcy.

W umowie mogą zostać wyznaczone osoby, które są odpowiedzialne za współpracę ze strony usługodawcy i klienta. W umowie można także zawrzeć preferowane sposoby kontaktu oraz przesyłania informacji dotyczących podatków.

Jeżeli przedsiębiorca nie chce zjawiać się co miesiąc w biurze, umowa może zawierać zapisy dotyczące odbioru dokumentów. Należy opisać sposób odbioru dokumentów oraz terminy odbioru lub odbiorów jeżeli będzie taka konieczność.

Wreszcie bardzo istotną kwestią, charakterystyczną dla umowy o świadczenie usług księgowych, jest sposób i termin dostarczenia dokumentów przez przedsiębiorcę. Niektóre biura rachunkowe nakazują dostarczenie osobiste, inne zaś wysyłają do przedsiębiorcy kuriera lub praktykują przekazywanie skanów dokumentów pocztą elektroniczną. W tym kontekście ważny jest termin, ponieważ przedsiębiorca musi do tej daty przygotować faktury bądź inne, konieczne do dokonania rozliczeń podatkowych dokumenty. Umowa zwykle przewiduje także opłaty dodatkowe za dostarczenie dokumentów po tym terminie.


Na co warto zwrócić uwagę czytając umowę o świadczenie usług księgowych?


Umowa, którą biuro rachunkowe przedstawia przyszłemu klientowi jest niezwykle istotnym dokumentem, ponieważ to od niego zależy czy usługa będzie spełniała jego wymagania. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby poprosić biuro rachunkowe o zmianę umowy, jeśli jej treść nie odpowiada przedsiębiorcy.

 


1) Kto kontaktuje się z urzędami i przesyła deklaracje?

Jak zostało zaznaczone powyżej, biuro rachunkowe może otrzymywać w umowie pełnomocnictwa pozwalające na reprezentację przed ZUS-em i urzędem skarbowym oraz składanie deklaracji w imieniu przedsiębiorcy. Jeśli w umowie nie ma mowy o takich pełnomocnictwach, warto spytać księgowych czy świadczą tego typu usługi.


2) Dostęp do dokumentów i stanu finansów

Ważną kwestią, która może znaleźć się w umowie, jest uregulowanie sposobu i częstotliwości udostępniania dokumentów oraz przekazywania przez biuro rachunkowe informacji o finansach przedsiębiorcy. Przedsiębiorca dzięki temu ma pełniejszy obraz swojej sytuacji finansowej, zaś dokumenty mogą być niezbędne w wielu sytuacjach, np. wymagane przez bank w celu określenia zdolności kredytowej (wydruk z KPiR) lub potrzebne w przypadku konieczności zwrócenia sprzętu firmowego na gwarancję.


3) Konstrukcja cennika i dodatkowe usługi biura

Biura zwykle uzależniają opłatę za swoje usługi od liczby dokumentów, które dostarcza przedsiębiorca w danym okresie. Ponadto, oprócz liczby dokumentów, wpływ na cenę usługi mają liczba i rodzaj prowadzonych ewidencji, jak np. rejestry VAT, rozliczenia płacowo-kadrowe ze względu na ilość zatrudnianych pracowników. Przekroczenie ilościowe dokumentów powoduje naliczenie dodatkowych opłat. Warto zadbać aby w umowie zostały wyszczególnione ceny za usługi dodatkowe oraz za przekroczenie ilości dokumentów. Jeśli umowa nie wspomina nic na temat liczby dokumentów oraz cen i zakresu usług dodatkowych, warto sprawdzić, czy biuro oferuje takie usługi oraz w jakich cenach.


4) Kary umowne

Aby uniknąć nieporozumień w umowie powinny znaleźć się również zapisy dotyczące kar umownych w przypadku niewywiązywania się z umowy (np. nieskładania deklaracji w terminach przewidzianych prawem). Kary te zazwyczaj są zapisane jako procentowa część wynagrodzenia. Często biura naliczają kary w przypadku późnego dostarczenia dokumentów lub ich nie dostarczenia. W przypadku regularnego spóźniania się z dostarczeniem dokumentów, biuro może zastrzec brak odpowiedzialności za opóźnienia w wyliczaniu podatku i przekazywaniu deklaracji podatkowych.


5) W jaki sposób można kontaktować się z księgowymi?

Umowa może także określać formy i terminy kontaktu z biurem rachunkowym. Zarówno mało elastyczne godziny pracy biura, jak i ograniczone formy kontaktu mogą sprawić, że uzyskanie niezbędnych porad dotyczących formalności, podatków, księgowości, itp. będzie utrudnione.


6) Kto informuje CEIDG o zmianie biura rachunkowego?

Jeśli przedsiębiorca zmienia biuro rachunkowe, powinien sprawdzić czy umowa wspomina cokolwiek na temat aktualizacji wpisu do CEIDG. Należy pamiętać, że w przypadku jakichkolwiek modyfikacji wpisu, przedsiębiorca ma 7 dni, aby poinformować o zmianie składając formularz CEIDG-1. Niektóre biura rachunkowe dokonują tego w imieniu przedsiębiorcy.

Sebastian Bobrowski

Dyrektor Finansowy inFakt

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Infact

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

REKLAMA

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

ZUS wdraża nowe funkcje aplikacji mobilnej mZUS. Zaświadczenia dot. emerytur, rent i zasiłków. Odwołania, wycofania, załączniki i inne możliwości

Ponad 800 tys. osób ma już aplikację mobilną mZUS. To bardzo prosty i wygodny sposób kontaktu z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Można w niej sprawdzić stan swojego konta w ZUS, wysłać wnioski o świadczenia dla rodzin i wyliczyć prognozowaną emeryturę. Aplikacja wciąż jest wzbogacana o nowe funkcje i ma coraz więcej użytkowników.

Obligacje skarbowe (oszczędnościowe) - w sierpniu 2025 r. niższe oprocentowanie. Do końca lipca można kupić obligacje z wyższymi odsetkami

Po obniżkach oprocentowania obligacji skarbowych (detalicznych - oszczędnościowych) w maju i czerwcu 2025 r. - w sierpniu kolejny raz w tym roku Ministerstwo Finansów tnie (o 0,25 pkt proc.) odsetki nowych emisji tych obligacji.

43% podatków – tyle naprawdę oddajesz państwu. Nowy raport WEI ujawnia prawdziwe koszty systemu podatkowego w Polsce

Nowy raport Warsaw Enterprise Institute ujawnia, że realne obciążenie podatkowe przeciętnego Polaka wynosi aż 43% dochodu brutto. Choć nominalne stawki wydają się umiarkowane, ukryte składki i daniny skutecznie pomniejszają wypłaty. System jest skomplikowany i kosztowny – również pod względem czasu i wysiłku.

REKLAMA

Pełny kontakt z fiskusem przez aplikację e-Urząd Skarbowy (e-US) w smartfonie. Nie tylko dla osób fizycznych. Jak to działa?

W styczniu 2025 r. Ministerstwo Finansów udostępnił aplikację mobilną e-Urząd Skarbowy (e-US), która zapewnia łatwy, szybki i bezpieczny dostęp do usług e-Urzędu Skarbowego przez smartfona. Dotychczas z aplikacji mobilnej e-US mogły korzystać tylko osoby fizyczne. Od 25 lipca 2025 r. aplikacja umożliwia również dostęp do konta organizacji w e-US. Dzięki temu organizacje mogą już korzystać z pełnego zakresu usług e-Urzędu Skarbowego w aplikacji mobilnej.

Ustawa o obowiązkowym KSeF uchwalona przez Sejm. Terminy wdrożenia przesądzone

W dniu 25 lipca 2025 r. Sejm uchwalił ustawę wprowadzającą Krajowy System e-Faktur. Zgodnie z nowymi przepisami od 1 lutego 2026 r. firmy o sprzedaży przekraczającej 200 mln zł będą musiały wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF. Mniejsze firmy ten obowiązek obejmie od 1 kwietnia 2026 r.

REKLAMA