Jakie dokumenty należy złożyć przy instalacji kasy rejestrującej

W artykule szczegółowo opisujemy, kiedy zgodnie z przepisami należy zainstalować kasę oraz, jakie dokumenty złożyć w urzędzie skarbowym.

 

Termin wprowadzenia kasy

Kasę należy zainstalować po upływie dwóch miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło (w pierwszym półroczu 2007 r.) przekroczenie kwoty obrotów w wysokości 40 000 zł z tytułu sprzedaży na rzecz osób fizycznych.

Zasadą jest, że sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (oraz rolników ryczałtowych) powinna być ewidencjonowana za pomocą kasy rejestrującej. Zwolnienie z obowiązku stosowania kas do dnia przekroczenia 40 000 zł obrotu ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej dotyczy tych podatników, u których sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 40 000 zł. Z pytania wynika, że w ubiegłym roku obroty podatnika nie przekroczyły tego limitu, a zatem dopiero po przekroczeniu 40 000 zł obrotu w 2007 r. Czytelnik będzie miał obowiązek zainstalowania kas fiskalnych. Tak jak wspomniałem na wstępie, obowiązek zainstalowania kasy powstanie jednak w tym przypadku dopiero po upływie dwóch miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został przekroczony limit 40 000 zł.

PRZYKŁAD

Podatnik przekracza obrót w wysokości 40 000 zł 15 marca 2007 r. Dwa miesiące zaczynamy liczyć od 1 kwietnia 2007 r., czyli zwolnienie traci moc z dniem 31 maja 2007 r. Podatnik od 1 czerwca 2007 r. powinien ewidencjonować obrót za pomocą kasy rejestrującej.

Obowiązki związane z zainstalowaniem kasy rejestrującej

Przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania (chodzi o termin ustawowy, a nie kiedy faktycznie zainstaluje się kasę) podatnik powinien wykonać określone czynności:

1. Złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania. W przypadku podatników, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania jedną kasę rejestrującą, zgłoszenie może być dokonane na formularzu zawiadomienia o miejscu instalacji kasy rejestrującej (jeżeli zawiadomienie to zostało złożone przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania).

Należy pamiętać, iż kasę rejestrującą trzeba zgłosić w urzędzie skarbowym na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania obrotu. Na ten dzień powstania obowiązku kasa powinna być już zgłoszona w urzędzie, czyli w praktyce należy zrobić to wcześniej.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

2. Następnym krokiem jest fiskalizacja kasy, czyli zainicjowanie pracy kasy w trybie fiskalnym. Czynności tej dokonuje serwis.

WAŻNE!

Po fiskalizacji kasy sprzedaż można prowadzić wyłącznie w trybie fiskalnym (a nie np. w trybie szkoleniowym). Obsługi kasy należy nauczyć się przed fiskalizacją.

3. W terminie 7 dni od dnia fiskalizacji należy zgłosić kasę w urzędzie skarbowym. W tym celu należy wypełnić specjalny, ustawowo określony druk - „zawiadomienie podatnika o miejscu instalacji kasy rejestrującej” (wzór zawiadomienia przedstawiamy poniżej). To zawiadomienie wraz z analogicznym zawiadomieniem serwisu, który dokonał fiskalizacji kasy, stanowi podstawę do nadania kasie, przez urząd skarbowy, numeru ewidencyjnego. Numer ten należy w sposób trwały nanieść na obudowę kasy rejestrującej.

WAŻNE!

Należy pamiętać, aby wykonywać co 12 miesięcy obowiązkowy przegląd techniczny kas (przez właściwy serwis).

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Podstawa prawna:

- art. 111 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 143, poz. 1029

- § 3a ust. 3 i 6, § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2006 r. w sprawie kas rejestrujących - Dz.U. Nr 51, poz. 375; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 243, poz. 1768

- § 5 ust. 1 pkt 1 i 10, § 10 rozporządzenia Ministra Finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników - Dz.U. Nr 108, poz. 948; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 85, poz. 798

Piotr Florys

ekspert w zakresie VAT