Faktura bez podpisu jako dowód księgowy

Zasady dokumentowania wydatków poniesionych przez podatników prowadzących działalność opodatkowaną na zasadach ogólnych regulują przepisy rozporządzenia ministra finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.). Zgodnie z par. 12 ust. 3 pkt 2 wspomnianego rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są również inne dowody księgowe, wymienione w par. 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych – oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Wystawiona za pośrednictwem internetu faktura spełnia trzy pierwsze wymogi. Wątpliwość budzić może jedynie fakt, czy spełnia również ostatni wymóg dotyczący podpisu.

Wydaje się jednak, ze względu na treść art. 61 par. 2 kodeksu cywilnego, że dla dokumentów w postaci elektronicznej można przyjąć, iż wymóg ten został spełniony.

Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią. W związku z tym należy stwierdzić, że faktura wydrukowana ze strony internetowej kontrahenta zagranicznego spełnia warunki do uznania jej za dowód księgowy w rozumieniu przepisów o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów.