Ponad 21 tysięcy jednostek podlega co roku audytowi. Przy tej okazji wychodzą na jaw liczne nieprawidłowości i zniekształcenia informacji zawartych w księgach rachunkowych.
Z obserwacji biegłych rewidentów wynika, że księgowi mają największy problem z przyporządkowaniem operacji do właściwych okresów.
Błędy dotyczą przede wszystkim ujmowania kosztów. Faktury zakupu często są przyporządkowywane do niewłaściwego okresu sprawozdawczego. Ujmowane są kasowo, czyli w okresie, w którym dokument został wystawiony, a nie w okresie, którego dotyczy. Ewidencja takich dokumentów w dacie ich wystawienia powoduje, że wynik i dochód do opodatkowania audytowanego roku zostaje zawyżony.
Dane w złych okresach
Kolejne nieprawidłowości związane są z przychodami, które ujmowane są w dacie wystawienia faktury, a nie faktycznego wydania towaru. Zdarza się, że sprzedaż jest generowana w grudniu (blisko daty bilansowej), jednak faktyczne wydanie towaru następuje dopiero w styczniu. Wykazane w ten sposób dodatkowe przychody ze sprzedaży zawyżają wynik finansowy i ukazują lepszy obraz sytuacji majątkowej jednostki niż w rzeczywistości. Dochodzi wtedy również do zawyżenia stanu aktywów.
Audytorzy zwracają uwagę również na nieprawidłowe ujmowanie faktur korygujących sprzedaży. Wystawiane są one najczęściej w pierwszych miesiącach każdego roku obrotowego i dotyczą zwykle sprzedaż z poprzedniego okresu sprawozdawczego (rabaty, bonusy, zwroty). W takich przypadkach faktury korygujące sprzedaży powinny pomniejszać przychody roku (miesiąca), w którym dokonano sprzedaży. Nie ujmuje się ich kasowo, czyli w dacie wystawienia.
Często zdarza się brak precyzji w dokumentacji dotyczącej polityki rachunkowości. Bywa też, że jednostki określają pewne zasady tylko w stosunku do niektórych rodzajów aktywów. W praktyce księgowej można również zaobserwować niekonsekwencję stosowania już wybranych zasad. Przykładem może być wycena nabytych towarów.
Trudności księgowym przysparza też identyfikacja różnic przejściowych z tytułu odroczonego podatku dochodowego. Jest ona podstawą kalkulacji aktywów i rezerw z tytułu dorocznego podatku dochodowego.
Brak rezerw
Audytorzy zauważyli, że w księgach rachunkowych w wielu przypadkach brak jest odpisów aktualizujących wartość środków trwałych w budowie niewykazujących ruchu. Brak również dostatecznej ewidencji analitycznej na poszczególne obiekty, co utrudnia kontrolę wewnętrzną i monitoring ich przydatności ekonomicznej.
Nieprawidłowo tworzone są też rezerwy na straty z tytułu realizacji kontraktów długoterminowych. Często jednostki tworzą rezerwy na straty na kontraktach o charakterze długoterminowym jedynie w oparciu o wynik bieżący, a nie cały wynik zabudżetowany na kontrakcie. Tymczasem nieprawidłowa wycena kontraktów długoterminowych może zniekształcać wynik finansowy okresu sprawozdawczego.
Specjaliści ostrzegają też, że sporządzający sprawozdania finansowe niedoceniają często znaczenia: rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale własnym i informacji dodatkowej. Są one sporządzane w sposób niekompletny, nie uwzględniający wszystkich obowiązkowych ujawnień. Tymczasem rachunek przepływów pieniężnych stanowi źródło analizy sytuacji finansowej jednostki.
Za pomyłki surowe kary
Pojawiające się błędy nie zawsze są zamierzone. Często mogą one wynikać z chęci przedstawienia sytuacji finansowej w znacznie lepszym świetle niż jest to w rzeczywistości, czyli sterowania wynikiem. Głównym celem takiego działania jest zazwyczaj próba przyciągnięcia inwestorów i akcjonariuszy, a co za tym idzie, pozyskanie funduszy – również z kredytów bankowych.
Takie działanie jest jednak obarczone pewnym niebezpieczeństwem. Ustawa o rachunkowości przewiduje karę grzywny lub pozbawienia wolności do 2 lat lub obie te kary łącznie w przypadku podania nierzetelnych danych w księgach rachunkowych lub sprawozdaniu finansowym. Jeżeli jednak działania te nie były umyślne, nie można zastosować obydwu tych kar.
Sztuczne zawyżanie wyniku może nieść zagrożenie również dla funkcjonowania jednostki. W księgach wykazywany jest zysk, który w rzeczywistości nie został wypracowany. Jego podział może więc mieć negatywne skutki dla sytuacji finansowej jednostki.
Kary przewiduje też kodeks karny skarbowy. W zależności od rodzaju wykrytych nieprawidłowości może zostać wymierzona grzywna albo nawet kara pozbawienia wolności.
Zastosowanie odpowiedzialności wobec księgowego nie wyklucza jednak odpowiedzialności karnej osoby fizycznej reprezentującej podatnika. Co do zasady odpowiedzialność w zakresie rachunkowości ponosi kierownik jednostki, tj. osoba lub zarząd, który jest uprawniony do zarządzania jednostką.
