Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika może być opodatkowany w ramach przychodów uzyskiwanych ze stosunku pracy. Zapłaty podatku można jednak uniknąć.
Pracodawcy często zwracają pracownikom koszty, które ci ponieśli w związku z łączącym ich z pracodawcą stosunkiem pracy. Zazwyczaj kwoty takich zwrotów są traktowane jako przychód pracownika i powinny być opodatkowane. Najczęściej w momencie zwrotu pomniejszane są o 19-proc. podatek. Niektóre zwroty zostały jednak zwolnione z podatku dochodowego. Nie wlicza się do przychodu osób wykonujących pracę nakładczą wartości surowców i materiałów pomocniczych dostarczonych przez te osoby oraz zwrotu poniesionych przez nie kosztów z tytułu transportu, zużytej energii, opału, konserwacji maszyn i urządzeń itp., jeżeli osoba, na rzecz której wykonywana jest praca nakładcza, wypłaca należność z tych tytułów w wyodrębnionej pozycji.
Zwolniony z podatku jest zwrot kosztów dojazdu pracownika do zakładu pracy. Dotyczy to tylko niektórych grup pracowników mundurowych i urzędników (np. strażacy, sędziowie, prokuratorzy, funcjonariusze policji i straży granicznej). Zwolnione będą też kwoty otrzymywane przez pracowników z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłków na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym, do wysokości 200 proc. wynagrodzenia należnego za miesiąc, w którym nastąpiło przeniesienie.
Zwolnione od podatku są również świadczenia ponoszone przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników w hotelach pracowniczych, kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania – do wysokości nieprzekraczającej 500 zł miesięcznie. Zatem koszty poniesione przez pracownika z tytułu usług noclegowych w zwykłych hotelach, wydatkowane w ramach odbytych wyjazdów do klientów, a następnie zwrócone przez pracodawcę, są przychodem pracownika podlegającym opodatkowaniu.
