Zaliczki trzeba zaksięgować

Pod koniec roku do działu księgowości trafia duża ilość faktur inwestycyjnych. Ujmowane są one jako zobowiązania i środki trwałe w budowie. Taką tendencję zaobserwował Jerzy Paluchniak, menedżer w dziale audytu firmy Ernst & Young.

Przyznaje on, że podczas badania takich sald często okazuje się, że pozycje te księgowane są na podstawie niezapłaconych faktur zaliczkowych czy faktur proforma wystawionych przez dostawcę środków trwałych. Faktury te opiewają zwykle na 30-40 proc. końcowej ceny zamawianego środka trwałego.

- Jednak analiza kontraktu czy zamówienia z dostawcą wskazuje na to, że tytuł własności, jak też wszelkie korzyści i ryzyka związane z zakupem danego środka trwałego, zostaną przeniesione na spółkę po dostarczeniu lub zainstalowaniu na jej terenie, co następuje nawet pół roku po dniu bilansowym - wyjaśnia nasz rozmówca.

Dodaje, że w lepszym położeniu są spółki, jeżeli przed dniem bilansowym przekazały środki pieniężne do dostawcy w formie zaliczki. W takim przypadku kwotę przekazanych środków pieniężnych należy rozpoznać jako zaliczkę na środki trwałe w budowie.

Jednak rozpoznawanie salda środków trwałych w budowie i zobowiązania tylko na podstawie otrzymanej faktury od dostawcy - zdaniem naszego eksperta - jest niedopuszczalne, jeżeli nie idzie za tym rzeczywista dostawa czy wykonanie etapu prac konstrukcyjnych uzgodnionego w umowie.

- Dopiero gdy nabywca przejmie większość ryzyk i korzyści wynikających z rozporządzania elementem majątku, można go ująć w bilansie wraz z odpowiadającym mu zobowiązaniem - wyjaśnia Jerzy Paluchniak.

Agnieszka Pokojska