Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

• Czy prowadząc działalność gospodarczą muszę mieć kasę fiskalną?
• Czy istnieje wyjątek od tej zasady?
• Zwolnienie przedmiotowe z kasy fiskalnej
• Warunki stosowania zwolnienia
• Zwolnienia podmiotowe z obowiązku ewidencji
• Co, jeśli limit 20 000 zł zostanie przekroczony?

Czy prowadząc działalność gospodarczą muszę mieć kasę fiskalną?

Co do zasady – tak. Każda sprzedaż na rzecz osób prywatnych powinna zostać zarejestrowana na kasie fiskalnej. Z tego powodu urządzenia te są coraz bardziej powszechne nawet wśród małych przedsiębiorców.

Czy istnieje wyjątek od tej zasady?

Tak. Ustawodawca przewidział zwolnienia w zakresie posiadania kas fiskalnych. Od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje nowe Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Rozporządzenie to obowiązuje do końca 2027 roku i zawiera załącznik z wykazem aż 58 pozycji – czynności zwolnionych z obowiązku rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej.

Zwolnienie przedmiotowe z kasy fiskalnej

Do najważniejszych czynności podlegających zwolnieniu przedmiotowemu z kasy fiskalnej do dnia 31 grudnia 2027 roku należą między innymi usługi pocztowe i kurierskie, świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych – pod warunkiem że zapłata za usługę zostanie dokonana w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (na rachunek bankowy podatnika lub rachunek w SKOK, której jest członkiem). Z ewidencji i dowodów zapłaty musi przy tym jednoznacznie wynikać, jakiej czynności dotyczyła płatność.

Zwolnienie obejmuje również dostawę towarów w systemie wysyłkowym – pocztą lub przesyłkami kurierskimi – o ile zapłata zostanie dokonana w całości bezgotówkowo i z dokumentacji wynika, na czyją rzecz i za co została uiszczona.

Do kategorii zwolnionych należą także usługi w zakresie noclegów, usługi telekomunikacyjne w rozumieniu art. 2 pkt 25a ustawy o VAT, a także usługi finansowe i ubezpieczeniowe (PKWiU ex 64–66). W zakresie edukacji zwolnieniem objęte są jedynie te usługi, które nie obejmują pozaszkolnych form edukacji sportowej, zajęć rekreacyjnych, szkół tańca, instruktorów tańca oraz szkół nauki jazdy.

Z obowiązku ewidencji przy zastosowaniu kas fiskalnych zwolnione są także dostawy towarów i świadczenie usług zaliczanych przez podatnika do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji – o ile czynności te w całości zostały udokumentowane fakturą. Zwolnione są ponadto czynności notarialne, dostawy nieruchomości, wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi, jeśli są w całości udokumentowane fakturą lub opłacone przelewem bankowym w sposób pozwalający jednoznacznie powiązać płatność z transakcją.

Zwolnienie obejmuje również usługi parkingu samochodów i innych pojazdów świadczone przez podatnika na rzecz jego pracowników oraz dostawę towarów i świadczenie usług przez podatnika korzystającego ze zwolnienia na podstawie art. 113a ustawy o VAT.

Warunki stosowania zwolnienia

Ważnym aspektem stosowania zwolnienia z kasy fiskalnej jest sposób otrzymania zapłaty. Świadczenie musi być opłacone w całości za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK – na rachunek bankowy podatnika lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem.

Do roku 2020 organy podatkowe uważały, że płatność kartą nie spełnia tego warunku, ponieważ operator kartowy wykonuje później zbiorczy przelew na konto podatnika. Obecnie jednak przyjmuje się, że płatność kartą lub Blikiem jest uznawana za płatność bezgotówkową, co oznacza, że można ją traktować jako spełnienie przesłanki do zastosowania zwolnienia na podstawie załącznika nr 1 poz. 42 rozporządzenia.

Należy jednak pamiętać, że z ewidencji i dowodów zapłaty musi jednoznacznie wynikać, jakiej czynności dotyczyła płatność. Jest to jedna z obligatoryjnych przesłanek warunkujących możliwość zastosowania zwolnienia.

Zwolnienie to ma charakter czasowy i obowiązuje do 31 grudnia 2027 roku. Historia podobnych regulacji wskazuje jednak, że zwolnienia te są regularnie przedłużane kolejnymi rozporządzeniami. Ich treść może się zmieniać, dlatego warto każdorazowo sprawdzać aktualne brzmienie przepisów.

Zwolnienia podmiotowe z obowiązku ewidencji

Rozporządzenie Ministra Finansów określa również zakres zwolnienia podmiotowego. Z kasy fiskalnej zwolnione są podmioty, u których obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku 20 000 zł.

Podatnicy, którzy rozpoczynają działalność w 2025 roku, ustalają limit proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności. Jeśli więc firma zaczyna działalność w połowie roku, próg zostaje odpowiednio obniżony.

Co, jeśli limit 20 000 zł zostanie przekroczony?

Jeżeli ustalony limit zostanie przekroczony, przedsiębiorca ma dwa miesiące na zakupienie i zafiskalizowanie kasy rejestrującej, licząc od końca miesiąca, w którym utracił prawo do zwolnienia.