REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zakup tylko jednego e-podpisu to ryzyko dla firm

Ewa Matyszewska
Ewa Matyszewska

REKLAMA

Podatnicy, którzy chcą rozliczać się z fiskusem elektronicznie, muszą posiadać specjalny podpis. E-podpis przypisany jest do jednej osoby, nie można go przekazać innemu pracownikowi w firmie. Warto kupić dwa podpisy na wypadek np. choroby pracownika odpowiedzialnego za podpis.

Podatnicy mogą składać deklaracje podatkowe drogą elektroniczną. Potrzebny jest im do tego m.in. kwalifikowany podpis elektroniczny. Jednak uwaga. E-podpis przypisany jest jednej osobie (przepisy mające zmienić tę regułę są dopiero w przygotowaniu). W sytuacji, gdy firma kupi jeden podpis, np. dla głównej księgowej, a ta zachoruje, pójdzie na ulrop wypoczynkowy czy macierzyński, przedsiębiorstwo nie będzie mogło wysyłać deklaracji drogą elektroniczną. Wysłanie e-deklaracji bez specjalnego podpisu będzie równoznaczne z niezłożenieniem zeznania w ogóle.

Autopromocja

Zdaniem ekspertów najlepszym rozwiązaniem jest kupno w firmie co najmniej dwóch kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Można też podczas nieobecności osoby odpowiedzialnej za e-podpis składać deklaracje w formie papierowej.

Warto się zabezpieczyć

Każda e-deklaracja powinna zawierać jeden podpis elektroniczny. Brak zamieszczenia podpisu elektronicznego spowoduje, że organy podatkowe będą kwestionować fakt złożenia deklaracji. Mariusz Jurkiewicz, doradca podatkowy w KPMG, podkreśla, że można w takim przypadku argumentować, że jest to brak formalny, który można usunąć, ale pogląd taki nie jest prezentowany w orzecznictwie i może być kwestionowany zarówno przez organy podatkowe, jak i sądy administracyjne.

- W praktyce podpis elektroniczny przypisany jest do jednej osoby: np. członek zarządu, dyrektor finansowy, główny księgowy. Zatem, aby zapewnić sobie bezpieczeństwo w zakresie rozliczeń podatkowych, podatnicy powinni wziąć pod uwagę czysto ludzki czynnik, np. nieobecność tej osoby z powodu choroby, wypadku, urlopu - tłumaczy Mariusz Jurkiewicz.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dodaje, że z orzecznictwa sądów administracyjnych wynika, że to do obowiązków podatników należy zapewnienie prawidłowego wywiązywania się z obowiązków publicznoprawnych.

- Najprostszym rozwiązaniem w tym względzie jest zakup certyfikatu dla co najmniej dwóch osób, co zapewnia większą pewność w wypełnianiu przez podatnika obowiązków wynikających z przepisów prawa właśnie przy pomocy e-deklaracji - radzi ekspert KPMG.

Tradycyjne sposoby

Podania i deklaracje podatkowe mogą być składane drogą elektroniczną. Powinny być wówczas opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Jak wskazuje Marek Wojda, doradca podatkowy współpracujący z Baker & McKenzie, podpis ten jest przyporządkowany do danej osoby, tj. podatnika lub osoby przez niego upoważnionej. Osobę tę należy wskazać w zawiadomieniu o zamiarze składania deklaracji i podań drogą elektroniczną (druk ZAW-E1).

- Jeśli spółka wykupiła certyfikat kwalifikowany tylko dla jednej osoby (np. księgowej), wyłącznie ta osoba jest uprawniona do opatrzenia deklaracji podpisem elektronicznym - podkreśla Marek Wojda.

Wyjaśnia, że również po złożeniu wskazanego zawiadomienia składanie deklaracji drogą elektroniczną pozostaje prawem, a nie obowiązkiem podatnika.

- Można więc w takich sytuacjach złożyć deklarację w formie papierowej, podpisaną przez inną osobę upoważnioną do reprezentowania podatnika - podpowiada Marek Wojda.

Uciążliwe warunki

Zdaniem Małgorzaty Sobońskiej, adwokata i partnera w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy, znaczącą uciążliwością związaną z podpisem elektronicznym w kontekście opatrywania nim deklaracji podatkowych jest to, że jest on przypisywany tylko jednej osobie, np. głównej księgowej. Jednoznaczne powiązanie z osobą podpisującego jest podstawowym wymogiem tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego.

- Łatwiej jest skopiować czy podrobić podpis złożony na dokumencie papierowym niż podpis elektroniczny. Skopiowanie tego ostatniego jest wręcz niemożliwe. W sytuacji gdy osoba, do której przypisany jest podpis, zachoruje lub wyjedzie na urlop - może się okazać, że firma nie jest w stanie złożyć e-deklaracji. Jest to na pewno utrudnienie - zauważa Małgorzata Sobońska.

 

Dlatego firmy starają się zabezpieczać przed taką ewentualnością, dokonując zakupu co najmniej dwóch podpisów elektronicznych przypisywanych dwóm różnym osobom. Ograniczenie prawa podpisywania e-deklaracji przez określoną osobę lub osoby nie różni się od zwykłej sytuacji, w której osoby podpisujące deklaracje papierowe działają na podstawie pełnomocnictwa udzielonego im przez zarząd.

- W takim przypadku poszerzenie kręgu osób uprawnionych do podpisania deklaracji może odbyć się też z zachowaniem określonych procedur z tą różnicą, że koszty takiej operacji są mniejsze - argumentuje ekspert MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy.

Planowane zmiany

Podpis elektroniczny to techniczny sposób potwierdzania autentyczności dokumentu przesyłanego drogą elektroniczną. Dzięki przypisaniu go jednej osobie wywiera takie same skutki jak podpis tradycyjny - umożliwia identyfikację osoby i chroni przed podrobieniem podpisu. Małgorzata Napiórkowska-Kubicka, doradca podatkowy w Accreo Taxand zwraca uwagę, że niedogodnością wynikającą z przypisania podpisu elektronicznego do konkretnej osoby, nie zaś do firmy jest konieczność zakupu zestawu (czytnika i podpisu) dla więcej niż jednego podmiotu, na wypadek ewentualnej dłuższej nieobecności w pracy czy rozwiązania stosunku pracy.

Obecnie prowadzone są prace nad zmianą obowiązujących przepisów o podpisie elektronicznym. Analizowana jest m.in. możliwość stosowania zamiast podpisu kwalifikowanego zwykłego podpisu elektronicznego, który poza wykorzystaniem dla e-deklaracji znalazłby także zastosowanie m.in. w systemach elektronicznego fakturowania.

- Takie rozwiązanie dla użytkowników oznaczałoby przede wszystkim obniżenie kosztów korzystania z e-podpisu, co mogłoby przyspieszyć upowszechnienie tego narzędzia - mówi Małgorzata Napiórkowska-Kubicka.

Ważne!

Koszt zestawu do e-podpisu, zależnie od firmy, która sprzedaje kwalifikowane podpisy elektroniczne, to wydatek około 300 zł

E-deklaracje w innych krajach

Możliwość składania w Polsce deklaracji w formie elektronicznej nie jest unikalnym rozwiązaniem. Jak tłumaczy Mariusz Jurkiewicz, w innych krajach europejskich też istnieje możliwość rozliczania się z fiskusem za pomocą e-deklaracji opatrzonych odpowiednim podpisem elektronicznym.

Małgorzata Sobońska dodaje, że w krajach UE, w tym w Polsce w zakresie podpisu elektronicznego obowiązują postanowienia Dyrektywy 1999/93/EC.

Natomiast Małgorzata Napiórkowska-Kubicka podkreśla, że w niektórych krajach UE elektroniczne rozliczenia z administracją podatkową nie wymagają stosowania e-podpisu, np. we Francji funkcjonuje swoisty centralny urząd podatkowy online - portal do rozliczeń podatkowych, z którego użytkownicy korzystają dzięki nadanemu przy rejestracji numerowi identyfikacji podatkowej oraz otrzymanemu hasłu.

- Podobny system działa w Niemczech. Dla korzystania z podatkowych e-rozliczeń nie wymaga użycia podpisu elektronicznego, bowiem ma własny system identyfikacji i kontroli autentyczności osób i danych, działający na podstawie klucza publicznego. Portal może być używany bez względu na rodzaj przeglądarki i oprogramowania oraz z każdej lokalizacji - twierdzi Małgorzata Napiórkowska-Kubicka.

Dodaje, że np. w Szwecji i Finlandii to organ podatkowy przesyła do podatnika wstępną wersję deklaracji w formie elektronicznej - jeśli podatnik chce ją poprawić, może tego dokonać przy użyciu tzw. e-ID. Z kolei np. w Czechach, Hiszpanii i Portugalii składanie e-deklaracji, podobnie jak w Polsce, wiąże się z koniecznością posiadania e-podpisu.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Deklaracje elektroniczne w praktyce

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: GP
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Krajowy Plan Odbudowy w Polsce w 2024 roku. Wyścig z czasem po 60 miliardów euro

    Zeszłotygodniowe informacje dotyczące odblokowania funduszy europejskich są optymistyczne – kierunek działań przyjęty przez polski rząd może liczyć na przychylność UE. Pamiętajmy jednak, że deklaracje te nie oznaczają, że środki na wspieranie reform i inwestycji zostaną nam „automatycznie” udostępnione - pisze Łukasz Kościjańczuk, partner w CRIDO.

    Czy laptop i wynajęte mieszkanie pracownika zagranicznej firmy to już zakład w Polsce?

    Pracownicy wykonujący pracę poza miejscem siedziby pracodawcy (lub innym miejscem określonym w umowie o pracę) mogą generować szereg konsekwencji podatkowych, zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy, szczególnie gdy w grę wchodzi praca poza Polską, lub w Polsce, ale dla pracodawcy z innego kraju - pisze Dr Adam Barcikowski – Manager w Nexia Advcero.

    Niższy VAT od 1 kwietnia 2024 r. Stawka 8% dla usług kosmetycznych, manicure i pedicure

    Ministerstwo Finansów przygotowało już projekt rozporządzenia, które obniży od 1 kwietnia 2024 r. - z 23% do 8% – stawkę VAT na określone usługi kosmetyczne.

    Czas na reformę Unijnego Kodeksu Celnego

    Reforma (projektu) nowego Unijnego Kodeksu Celnego po konsultacjach społecznych. Od 2027 roku przewidywane jest wejście w życie nowego UKC. Będą to zmiany rewolucyjne w wielu aspektach, dziś obowiązujących przepisów prawa celnego. Wiarygodni przedsiębiorcy mają mieć znaczne uproszczenia oraz mamy przejść na „inteligentne” odprawy celne ze zwiększonym monitoringiem systemów informatycznych.

    Twój e-PIT wspólnie z małżonkiem

    Usługa Twój e-PIT umożliwia złożenie rocznego PIT wspólnie z małżonkiem. Kiedy jest to możliwe? Jakie działania należny wykonać?

    PGNiG obniża ceny gazu dla gospodarstw domowych. Ale nadal ponad 90 zł/MWh drożej od ceny zamrożonej do połowy 2024 roku

    W czwartek 29 lutego 2024 r. Prezes Urzędu Regulacji Energetyki zatwierdził obniżenie o 8,3 proc. (do 290,97 zł/MWh) zatwierdzonej w grudniu 2023 r. i obowiązującej w 2024 r. taryfy na sprzedaż gazu dla gospodarstw domowych i innych tzw. odbiorców uprawnionych przez spółkę PGNiG Obrót Detaliczny. Ale do 30 czerwca 2024 r. cena netto gazu dla odbiorców uprawnionych (w tym odbiorców w gospodarstwach domowych) została zamrożona na poziomie 200,17 zł/MWh.

    Ujednolicenie sprawozdań finansowych komitetów wyborczych. Jest projekt rozporządzenia w tej sprawie

    Ustawodawca przygotował projekt rozporządzenia w sprawie łącznego sprawozdania finansowego komitetu wyborczego, który zarejestrował kandydata na wójta, burmistrza, prezydenta miasta oraz listę kandydatów na radnych. Jakie rozwiązania znalazły się w projekcie?

    Tabela kursów średnich NBP z 29 lutego 2024 roku [nr 043/A/NBP/2024]

    Tabela kursów średnich waluty krajowej w stosunku do walut obcych ogłoszona przez NBP 29 lutego 2024 roku - nr 043/A/NBP/2024. Jaki dziś kurs euro? Jakie zmiany w kursach walut?

    Czy w ramach ulgi rehabilitacyjnej można odliczyć remont łazienki?

    Ulga rehabilitacyjna a remont łazienki. Czy możliwe jest odliczenie w ramach ulgi rehabilitacyjnej kosztów remontu, adaptacji  i wyposażenia łazienki dla osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności?

    Księgowy na urlopie. Jak utrzymać płynność obsługi księgowej w firmie?

    Gdy księgowy udaje się na urlop, firma stoi przed wyzwaniem związanym nie tylko ze zorganizowaniem zastępstwa, ale również z utrzymaniem płynności obsługi księgowej. Podpowiadamy, jak przygotować firmę na taką sytuację.

    REKLAMA