REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zakup tylko jednego e-podpisu to ryzyko dla firm

Ewa Matyszewska
Ewa Matyszewska

REKLAMA

Podatnicy, którzy chcą rozliczać się z fiskusem elektronicznie, muszą posiadać specjalny podpis. E-podpis przypisany jest do jednej osoby, nie można go przekazać innemu pracownikowi w firmie. Warto kupić dwa podpisy na wypadek np. choroby pracownika odpowiedzialnego za podpis.

Podatnicy mogą składać deklaracje podatkowe drogą elektroniczną. Potrzebny jest im do tego m.in. kwalifikowany podpis elektroniczny. Jednak uwaga. E-podpis przypisany jest jednej osobie (przepisy mające zmienić tę regułę są dopiero w przygotowaniu). W sytuacji, gdy firma kupi jeden podpis, np. dla głównej księgowej, a ta zachoruje, pójdzie na ulrop wypoczynkowy czy macierzyński, przedsiębiorstwo nie będzie mogło wysyłać deklaracji drogą elektroniczną. Wysłanie e-deklaracji bez specjalnego podpisu będzie równoznaczne z niezłożenieniem zeznania w ogóle.

REKLAMA

Autopromocja

Zdaniem ekspertów najlepszym rozwiązaniem jest kupno w firmie co najmniej dwóch kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Można też podczas nieobecności osoby odpowiedzialnej za e-podpis składać deklaracje w formie papierowej.

Warto się zabezpieczyć

Każda e-deklaracja powinna zawierać jeden podpis elektroniczny. Brak zamieszczenia podpisu elektronicznego spowoduje, że organy podatkowe będą kwestionować fakt złożenia deklaracji. Mariusz Jurkiewicz, doradca podatkowy w KPMG, podkreśla, że można w takim przypadku argumentować, że jest to brak formalny, który można usunąć, ale pogląd taki nie jest prezentowany w orzecznictwie i może być kwestionowany zarówno przez organy podatkowe, jak i sądy administracyjne.

- W praktyce podpis elektroniczny przypisany jest do jednej osoby: np. członek zarządu, dyrektor finansowy, główny księgowy. Zatem, aby zapewnić sobie bezpieczeństwo w zakresie rozliczeń podatkowych, podatnicy powinni wziąć pod uwagę czysto ludzki czynnik, np. nieobecność tej osoby z powodu choroby, wypadku, urlopu - tłumaczy Mariusz Jurkiewicz.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dodaje, że z orzecznictwa sądów administracyjnych wynika, że to do obowiązków podatników należy zapewnienie prawidłowego wywiązywania się z obowiązków publicznoprawnych.

- Najprostszym rozwiązaniem w tym względzie jest zakup certyfikatu dla co najmniej dwóch osób, co zapewnia większą pewność w wypełnianiu przez podatnika obowiązków wynikających z przepisów prawa właśnie przy pomocy e-deklaracji - radzi ekspert KPMG.

Tradycyjne sposoby

Podania i deklaracje podatkowe mogą być składane drogą elektroniczną. Powinny być wówczas opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Jak wskazuje Marek Wojda, doradca podatkowy współpracujący z Baker & McKenzie, podpis ten jest przyporządkowany do danej osoby, tj. podatnika lub osoby przez niego upoważnionej. Osobę tę należy wskazać w zawiadomieniu o zamiarze składania deklaracji i podań drogą elektroniczną (druk ZAW-E1).

- Jeśli spółka wykupiła certyfikat kwalifikowany tylko dla jednej osoby (np. księgowej), wyłącznie ta osoba jest uprawniona do opatrzenia deklaracji podpisem elektronicznym - podkreśla Marek Wojda.

Wyjaśnia, że również po złożeniu wskazanego zawiadomienia składanie deklaracji drogą elektroniczną pozostaje prawem, a nie obowiązkiem podatnika.

- Można więc w takich sytuacjach złożyć deklarację w formie papierowej, podpisaną przez inną osobę upoważnioną do reprezentowania podatnika - podpowiada Marek Wojda.

Uciążliwe warunki

Zdaniem Małgorzaty Sobońskiej, adwokata i partnera w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy, znaczącą uciążliwością związaną z podpisem elektronicznym w kontekście opatrywania nim deklaracji podatkowych jest to, że jest on przypisywany tylko jednej osobie, np. głównej księgowej. Jednoznaczne powiązanie z osobą podpisującego jest podstawowym wymogiem tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego.

- Łatwiej jest skopiować czy podrobić podpis złożony na dokumencie papierowym niż podpis elektroniczny. Skopiowanie tego ostatniego jest wręcz niemożliwe. W sytuacji gdy osoba, do której przypisany jest podpis, zachoruje lub wyjedzie na urlop - może się okazać, że firma nie jest w stanie złożyć e-deklaracji. Jest to na pewno utrudnienie - zauważa Małgorzata Sobońska.

 

Dlatego firmy starają się zabezpieczać przed taką ewentualnością, dokonując zakupu co najmniej dwóch podpisów elektronicznych przypisywanych dwóm różnym osobom. Ograniczenie prawa podpisywania e-deklaracji przez określoną osobę lub osoby nie różni się od zwykłej sytuacji, w której osoby podpisujące deklaracje papierowe działają na podstawie pełnomocnictwa udzielonego im przez zarząd.

- W takim przypadku poszerzenie kręgu osób uprawnionych do podpisania deklaracji może odbyć się też z zachowaniem określonych procedur z tą różnicą, że koszty takiej operacji są mniejsze - argumentuje ekspert MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy.

Planowane zmiany

REKLAMA

Podpis elektroniczny to techniczny sposób potwierdzania autentyczności dokumentu przesyłanego drogą elektroniczną. Dzięki przypisaniu go jednej osobie wywiera takie same skutki jak podpis tradycyjny - umożliwia identyfikację osoby i chroni przed podrobieniem podpisu. Małgorzata Napiórkowska-Kubicka, doradca podatkowy w Accreo Taxand zwraca uwagę, że niedogodnością wynikającą z przypisania podpisu elektronicznego do konkretnej osoby, nie zaś do firmy jest konieczność zakupu zestawu (czytnika i podpisu) dla więcej niż jednego podmiotu, na wypadek ewentualnej dłuższej nieobecności w pracy czy rozwiązania stosunku pracy.

Obecnie prowadzone są prace nad zmianą obowiązujących przepisów o podpisie elektronicznym. Analizowana jest m.in. możliwość stosowania zamiast podpisu kwalifikowanego zwykłego podpisu elektronicznego, który poza wykorzystaniem dla e-deklaracji znalazłby także zastosowanie m.in. w systemach elektronicznego fakturowania.

- Takie rozwiązanie dla użytkowników oznaczałoby przede wszystkim obniżenie kosztów korzystania z e-podpisu, co mogłoby przyspieszyć upowszechnienie tego narzędzia - mówi Małgorzata Napiórkowska-Kubicka.

Ważne!

Koszt zestawu do e-podpisu, zależnie od firmy, która sprzedaje kwalifikowane podpisy elektroniczne, to wydatek około 300 zł

E-deklaracje w innych krajach

Możliwość składania w Polsce deklaracji w formie elektronicznej nie jest unikalnym rozwiązaniem. Jak tłumaczy Mariusz Jurkiewicz, w innych krajach europejskich też istnieje możliwość rozliczania się z fiskusem za pomocą e-deklaracji opatrzonych odpowiednim podpisem elektronicznym.

Małgorzata Sobońska dodaje, że w krajach UE, w tym w Polsce w zakresie podpisu elektronicznego obowiązują postanowienia Dyrektywy 1999/93/EC.

Natomiast Małgorzata Napiórkowska-Kubicka podkreśla, że w niektórych krajach UE elektroniczne rozliczenia z administracją podatkową nie wymagają stosowania e-podpisu, np. we Francji funkcjonuje swoisty centralny urząd podatkowy online - portal do rozliczeń podatkowych, z którego użytkownicy korzystają dzięki nadanemu przy rejestracji numerowi identyfikacji podatkowej oraz otrzymanemu hasłu.

- Podobny system działa w Niemczech. Dla korzystania z podatkowych e-rozliczeń nie wymaga użycia podpisu elektronicznego, bowiem ma własny system identyfikacji i kontroli autentyczności osób i danych, działający na podstawie klucza publicznego. Portal może być używany bez względu na rodzaj przeglądarki i oprogramowania oraz z każdej lokalizacji - twierdzi Małgorzata Napiórkowska-Kubicka.

Dodaje, że np. w Szwecji i Finlandii to organ podatkowy przesyła do podatnika wstępną wersję deklaracji w formie elektronicznej - jeśli podatnik chce ją poprawić, może tego dokonać przy użyciu tzw. e-ID. Z kolei np. w Czechach, Hiszpanii i Portugalii składanie e-deklaracji, podobnie jak w Polsce, wiąże się z koniecznością posiadania e-podpisu.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Deklaracje elektroniczne w praktyce

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
W którym banku można dostać 4%, 5% a nawet 8% na lokacie lub koncie oszczędnościowym pod koniec stycznia 2025 r. [ranking depozytów bankowych]

W styczniu 2025 r. nastąpiły zmiany w czołówce promocyjnych depozytów bankowych. Dwa banki przestały oferować 8% w skali roku. Ale inna instytucja postanowiła właśnie na początku 2025 r. taką ofertę udostępnić. Mimo licznych promocji lokat i rachunków oszczędnościowych widoczny jest trend stopniowego pogarszania się oferty depozytowej - już od 2 lat. Skutkiem tego - jak pokazują dane NBP - przeciętna lokata zakładana jest z oprocentowaniem mniejszym niż 4% w skali roku.

Obligacje skarbowe - luty 2025 r. Oprocentowanie do 6,80% w skali roku. Oferta obligacji nowych emisji

Ministerstwo Finansów w komunikacie z 27 stycznia 2025 r. przekazało informacje o oprocentowaniu i ofercie obligacji oszczędnościowych (detalicznych) Skarbu Państwa nowych emisji, które będą sprzedawane w lutym 20245 r. Oprocentowanie i marże tych obligacji nie zmienią się w porównaniu do oferowanych w styczniu br. Od 28 stycznia br. można nabywać nowe (lutowe) emisje obligacji skarbowych w drodze zamiany z niewielkim dyskontem. 

Nowe stawki podatku od środków transportowych w 2025 r. Kto i kiedy płaci ten podatek?

Przewoźnicy mogą odetchnąć z ulgą. Po sporych podwyżkach podatku od środków transportowych w 2024 roku, w obecnym 2025 r. ich poziom wzrósł tylko nieznacznie. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, w 2025 roku maksymalna stawka opłaty zwiększy się o niecałe 3 proc., podczas gdy w 2024 roku podwyżka wyniosła aż 15 proc.

Nowe przepisy dla firm transportowych od 2025 roku: polscy przewoźnicy mogą wynająć pojazd za granicą

Początek 2025 r. zapowiada zmiany wpływające na funkcjonowanie polskich firm transportowych. Jedną z nich jest nowelizacja ustawy o transporcie drogowym z 21 listopada 2024 r., zgodnie z którą polscy przewoźnicy od niedawna mogą wypożyczyć ciężarówkę zarejestrowaną za granicą. Rozwiązanie to może przynieść korzyści firmie transportowej i zwiększyć np. elastyczność operacyjną czy ograniczyć liczbę przestojów, ale ma też swoje ograniczenia. Jakie? Co ważniejsze, nieprzestrzeganie nowych regulacji niesie ryzyko dotkliwych kar finansowych dla przewoźników.

REKLAMA

Rewolucja w branży finansowej: Konferencja dla Biur Rachunkowych i Księgowych

W dynamicznie zmieniającym się świecie finansów, bycie na bieżąco z trendami i nowymi regulacjami to klucz do sukcesu. Dlatego już w marcu 2025 roku odbędzie się jedno z najważniejszych wydarzeń w branży – Konferencja dla Biur Rachunkowych i Księgowych – KONEL. To niepowtarzalna okazja, by poszerzyć wiedzę, nawiązać kontakty i zyskać przewagę konkurencyjną.

Urojona podmiotowość podatników - skutki. Błędne przekonanie, czy świadome oszustwo?

Czy można mieć urojenia podatkowe? Oczywiście tak i mogą z nich wynikać nawet realne w sensie prawnym zobowiązania podatkowe. Nie jest to również zjawisko na wskroś marginalne, bo owe urojenia wynikają z błędnego odczytania i zastosowania norm prawnych, przy czym ów błąd wcale nie musi być czymś nieuświadomionym – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Unijne rozporządzenie DORA już obowiązuje. Które firmy muszą stosować nowe przepisy od 17 stycznia 2025 r.?

Od 17 stycznia 2025 r. w Unii Europejskiej zaczęło obowiązywać Rozporządzenie DORA. Objęte nim podmioty finansowe miały 2 lata na dostosowanie się do nowych przepisów w zakresie zarządzania ryzykiem ICT. Na niespełna miesiąc przed ostatecznym terminem wdrożenia zmian Europejski Bank Centralny opublikował raport SREP (Supervisory Review and Evaluation Process) za 2024 rok, w którym ze wszystkich badanych aspektów związanych z działalnością banków to właśnie ryzyko operacyjne i teleinformatyczne uzyskało najgorsze średnie wyniki. Czy Rozporządzenie DORA zmieni coś w tym zakresie? Na to pytanie odpowiadają eksperci Linux Polska.

Transfer danych osobowych do Kanady – czy to bezpieczne? Co na to RODO?

Kanada to kraj, który kojarzy się nam z piękną przyrodą, syropem klonowym i piżamowym shoppingiem. Jednak z punktu widzenia RODO Kanada to „państwo trzecie” – miejsce, które nie podlega bezpośrednio unijnym regulacjom ochrony danych osobowych. Czy oznacza to, że przesyłanie danych na drugi brzeg Atlantyku jest ryzykowne?

REKLAMA

e-Urząd Skarbowy w Twoim telefonie! Nowa aplikacja zmienia sposób korzystania z usług skarbowych

Ministerstwo Finansów wprowadza rewolucję w dostępie do usług skarbowych. Aplikacja e-Urząd Skarbowy pozwala na szybkie i bezpieczne załatwianie spraw urzędowych. To dopiero początek – kolejne aktualizacje przyniosą jeszcze więcej funkcji!

W 2025 roku oprocentowanie lokat bankowych mocno spadnie. Jak zadbać o oszczędności?

Banki przewidują mocny spadek stóp procentowych. Przykładowo BNP Paribas prognozuje, że na koniec 2025 roku podstawowa stopa procentowa NBP spadnie do 4%, czyli obniży się aż o 1,75 p.p. Z kolei PKO BP zakłada, że stopy procentowe spadną do 3,5%-4% do końca 2026 r. Te oczekiwania już teraz wpływają na oprocentowanie lokat bankowych. Rankomat.pl zwraca uwagę, że średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane NBP) wyniosło zaledwie 3,96% i w kolejnych miesiącach prawdopodobnie będzie dalej spadać. Między innymi dlatego w 2025 r. warto zmienić część swoich nawyków finansowych, do których przywykliśmy w ostatnich dwóch latach.

REKLAMA