REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zakup tylko jednego e-podpisu to ryzyko dla firm

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Ewa Matyszewska
Ewa Matyszewska

REKLAMA

Podatnicy, którzy chcą rozliczać się z fiskusem elektronicznie, muszą posiadać specjalny podpis. E-podpis przypisany jest do jednej osoby, nie można go przekazać innemu pracownikowi w firmie. Warto kupić dwa podpisy na wypadek np. choroby pracownika odpowiedzialnego za podpis.

Podatnicy mogą składać deklaracje podatkowe drogą elektroniczną. Potrzebny jest im do tego m.in. kwalifikowany podpis elektroniczny. Jednak uwaga. E-podpis przypisany jest jednej osobie (przepisy mające zmienić tę regułę są dopiero w przygotowaniu). W sytuacji, gdy firma kupi jeden podpis, np. dla głównej księgowej, a ta zachoruje, pójdzie na ulrop wypoczynkowy czy macierzyński, przedsiębiorstwo nie będzie mogło wysyłać deklaracji drogą elektroniczną. Wysłanie e-deklaracji bez specjalnego podpisu będzie równoznaczne z niezłożenieniem zeznania w ogóle.

REKLAMA

Zdaniem ekspertów najlepszym rozwiązaniem jest kupno w firmie co najmniej dwóch kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Można też podczas nieobecności osoby odpowiedzialnej za e-podpis składać deklaracje w formie papierowej.

Warto się zabezpieczyć

REKLAMA

Każda e-deklaracja powinna zawierać jeden podpis elektroniczny. Brak zamieszczenia podpisu elektronicznego spowoduje, że organy podatkowe będą kwestionować fakt złożenia deklaracji. Mariusz Jurkiewicz, doradca podatkowy w KPMG, podkreśla, że można w takim przypadku argumentować, że jest to brak formalny, który można usunąć, ale pogląd taki nie jest prezentowany w orzecznictwie i może być kwestionowany zarówno przez organy podatkowe, jak i sądy administracyjne.

- W praktyce podpis elektroniczny przypisany jest do jednej osoby: np. członek zarządu, dyrektor finansowy, główny księgowy. Zatem, aby zapewnić sobie bezpieczeństwo w zakresie rozliczeń podatkowych, podatnicy powinni wziąć pod uwagę czysto ludzki czynnik, np. nieobecność tej osoby z powodu choroby, wypadku, urlopu - tłumaczy Mariusz Jurkiewicz.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dodaje, że z orzecznictwa sądów administracyjnych wynika, że to do obowiązków podatników należy zapewnienie prawidłowego wywiązywania się z obowiązków publicznoprawnych.

- Najprostszym rozwiązaniem w tym względzie jest zakup certyfikatu dla co najmniej dwóch osób, co zapewnia większą pewność w wypełnianiu przez podatnika obowiązków wynikających z przepisów prawa właśnie przy pomocy e-deklaracji - radzi ekspert KPMG.

Tradycyjne sposoby

REKLAMA

Podania i deklaracje podatkowe mogą być składane drogą elektroniczną. Powinny być wówczas opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Jak wskazuje Marek Wojda, doradca podatkowy współpracujący z Baker & McKenzie, podpis ten jest przyporządkowany do danej osoby, tj. podatnika lub osoby przez niego upoważnionej. Osobę tę należy wskazać w zawiadomieniu o zamiarze składania deklaracji i podań drogą elektroniczną (druk ZAW-E1).

- Jeśli spółka wykupiła certyfikat kwalifikowany tylko dla jednej osoby (np. księgowej), wyłącznie ta osoba jest uprawniona do opatrzenia deklaracji podpisem elektronicznym - podkreśla Marek Wojda.

Wyjaśnia, że również po złożeniu wskazanego zawiadomienia składanie deklaracji drogą elektroniczną pozostaje prawem, a nie obowiązkiem podatnika.

- Można więc w takich sytuacjach złożyć deklarację w formie papierowej, podpisaną przez inną osobę upoważnioną do reprezentowania podatnika - podpowiada Marek Wojda.

Uciążliwe warunki

Zdaniem Małgorzaty Sobońskiej, adwokata i partnera w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy, znaczącą uciążliwością związaną z podpisem elektronicznym w kontekście opatrywania nim deklaracji podatkowych jest to, że jest on przypisywany tylko jednej osobie, np. głównej księgowej. Jednoznaczne powiązanie z osobą podpisującego jest podstawowym wymogiem tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego.

- Łatwiej jest skopiować czy podrobić podpis złożony na dokumencie papierowym niż podpis elektroniczny. Skopiowanie tego ostatniego jest wręcz niemożliwe. W sytuacji gdy osoba, do której przypisany jest podpis, zachoruje lub wyjedzie na urlop - może się okazać, że firma nie jest w stanie złożyć e-deklaracji. Jest to na pewno utrudnienie - zauważa Małgorzata Sobońska.

 

Dlatego firmy starają się zabezpieczać przed taką ewentualnością, dokonując zakupu co najmniej dwóch podpisów elektronicznych przypisywanych dwóm różnym osobom. Ograniczenie prawa podpisywania e-deklaracji przez określoną osobę lub osoby nie różni się od zwykłej sytuacji, w której osoby podpisujące deklaracje papierowe działają na podstawie pełnomocnictwa udzielonego im przez zarząd.

- W takim przypadku poszerzenie kręgu osób uprawnionych do podpisania deklaracji może odbyć się też z zachowaniem określonych procedur z tą różnicą, że koszty takiej operacji są mniejsze - argumentuje ekspert MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy.

Planowane zmiany

Podpis elektroniczny to techniczny sposób potwierdzania autentyczności dokumentu przesyłanego drogą elektroniczną. Dzięki przypisaniu go jednej osobie wywiera takie same skutki jak podpis tradycyjny - umożliwia identyfikację osoby i chroni przed podrobieniem podpisu. Małgorzata Napiórkowska-Kubicka, doradca podatkowy w Accreo Taxand zwraca uwagę, że niedogodnością wynikającą z przypisania podpisu elektronicznego do konkretnej osoby, nie zaś do firmy jest konieczność zakupu zestawu (czytnika i podpisu) dla więcej niż jednego podmiotu, na wypadek ewentualnej dłuższej nieobecności w pracy czy rozwiązania stosunku pracy.

Obecnie prowadzone są prace nad zmianą obowiązujących przepisów o podpisie elektronicznym. Analizowana jest m.in. możliwość stosowania zamiast podpisu kwalifikowanego zwykłego podpisu elektronicznego, który poza wykorzystaniem dla e-deklaracji znalazłby także zastosowanie m.in. w systemach elektronicznego fakturowania.

- Takie rozwiązanie dla użytkowników oznaczałoby przede wszystkim obniżenie kosztów korzystania z e-podpisu, co mogłoby przyspieszyć upowszechnienie tego narzędzia - mówi Małgorzata Napiórkowska-Kubicka.

Ważne!

Koszt zestawu do e-podpisu, zależnie od firmy, która sprzedaje kwalifikowane podpisy elektroniczne, to wydatek około 300 zł

E-deklaracje w innych krajach

Możliwość składania w Polsce deklaracji w formie elektronicznej nie jest unikalnym rozwiązaniem. Jak tłumaczy Mariusz Jurkiewicz, w innych krajach europejskich też istnieje możliwość rozliczania się z fiskusem za pomocą e-deklaracji opatrzonych odpowiednim podpisem elektronicznym.

Małgorzata Sobońska dodaje, że w krajach UE, w tym w Polsce w zakresie podpisu elektronicznego obowiązują postanowienia Dyrektywy 1999/93/EC.

Natomiast Małgorzata Napiórkowska-Kubicka podkreśla, że w niektórych krajach UE elektroniczne rozliczenia z administracją podatkową nie wymagają stosowania e-podpisu, np. we Francji funkcjonuje swoisty centralny urząd podatkowy online - portal do rozliczeń podatkowych, z którego użytkownicy korzystają dzięki nadanemu przy rejestracji numerowi identyfikacji podatkowej oraz otrzymanemu hasłu.

- Podobny system działa w Niemczech. Dla korzystania z podatkowych e-rozliczeń nie wymaga użycia podpisu elektronicznego, bowiem ma własny system identyfikacji i kontroli autentyczności osób i danych, działający na podstawie klucza publicznego. Portal może być używany bez względu na rodzaj przeglądarki i oprogramowania oraz z każdej lokalizacji - twierdzi Małgorzata Napiórkowska-Kubicka.

Dodaje, że np. w Szwecji i Finlandii to organ podatkowy przesyła do podatnika wstępną wersję deklaracji w formie elektronicznej - jeśli podatnik chce ją poprawić, może tego dokonać przy użyciu tzw. e-ID. Z kolei np. w Czechach, Hiszpanii i Portugalii składanie e-deklaracji, podobnie jak w Polsce, wiąże się z koniecznością posiadania e-podpisu.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Deklaracje elektroniczne w praktyce

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co trzeba zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

REKLAMA

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

REKLAMA