Kiedy przedsiębiorca nie musi tworzyć PPK?

PPK - wyjątki

Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o PPK przewiduje, że przepisów tej uistawy nie stosuje się do:

• Mikroprzedsiębiorcy, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą podmiotowi zatrudniającemu deklarację o rezygnacji;
• podmiotu zatrudniającego, będącego osobą fizyczną, który zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tego podmiotu, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby.

Istnieje także możliwość niestosowania przepisów ustawy bądź niefinansowania wpłat na PPK w przypadku utworzenia w zakładzie pracy Pracowniczego Programu Emerytalnego (PPE). To czy przepisy ustawy o PPK nie obejmą podmiotu zatrudniającego, czy powstanie możliwość niefinansowania wpłat do PPK, będzie zależało od momentu utworzenia PPE.

Przepisy ustawy o PPK nie znajdują zastosowania również do samozatrudnionego, czyli osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą, o ile nie zatrudnia osób, mających status osób zatrudnionych w rozumieniu ustawy o PPK.

Tym niemniej w artykule skupimy się na przypadku mikroprzedsiębiorcy, u którego wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklarację o rezygnacji. Analizując, czy powyższe wyłączenie znajdzie zastosowanie do konkretnego podmiotu, należy zwrócić uwagę na kilka kwestii.

Status mikroprzedsiębiorcy

Pierwszą z nich jest posiadanie statusu mikroprzedsiębiorcy. To, kogo uznajemy za mikroprzedsiębiorcę, reguluje art. 7 ust. 1 pkt 1 Prawa przedsiębiorców. Zgodnie z podaną tam definicją jest to przedsiębiorca, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników

oraz

• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający w złotych równowartości 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły w złotych równowartości 2 milionów euro;

W tym miejscu warto zwrócić szczególną uwagę na pierwszy wymóg dotyczący poziomu zatrudniania. Mowa jest tu wprost o pracownikach, a nie jak w ustawie o PPK, osobach zatrudnionych. Oznacza to, że dla ustalenia poziomu zatrudnienia na potrzeby analizy statusu mikroprzedsiębiorcy, będziemy brali pod uwagę wyłącznie pracowników w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, a więc w głównej mierze osoby, zatrudnione na umowie o pracę.

Co więcej, zgodnie z ust. 3 przytoczonego przepisu, średnioroczne zatrudnienie określa się w przeliczeniu na pełne etaty, nie uwzględniając pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich, urlopach na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopach ojcowskich, urlopach rodzicielskich i urlopach wychowawczych, a także zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego.  Inaczej niż przy ustalaniu poziomu zatrudnienia na potrzeby ustawy o PPK, gdzie na potrzeby weryfikacji stanu zatrudniania należy uwzględnić ww. osoby  (przebywające na urlopach macierzyńskich, pobierające zasiłek macierzyński czy korzystających z urlopów wychowawczych).

W efekcie stan zatrudnienia obliczony na potrzeby ustawy o PPK może znacząco różnić się od stanu zatrudnienia, obliczanego na potrzeby określenia statusu mikroprzedsiębiorcy.

Deklaracja o rezygnacji

Jeżeli podmiot zatrudniający posiada status mikroprzedsiębiorcy to kolejną przesłanką, konieczną do wyłączenia spod obowiązku wdrożenia PPK, jest złożenie przez wszystkie osoby zatrudnione podmiotowi zatrudniającemu deklaracji o rezygnacji. Oznacza to, że deklaracja musi być złożona przez wszystkie osoby, które były brane pod uwagę przy określeniu stanu zatrudnienia na potrzeby ustawy o PPK. W efekcie będą to pracownicy na umowie o pracę (także ci przebywający na urlopie macierzyńskim, wychowawczym), osoby na umowie zlecenie czy inne, objęte definicją osoby zatrudnionej w rozumieniu ustawy o PPK.

Deklaracja o rezygnacji powinna być złożona podmiotowi zatrudniającemu w formie pisemnej. Można w tej sytuacji skorzystać ze wzoru formularza, opracowanego przez Ministra Finansów. Zawiera ona dane dotyczące podmiotu zatrudniającego i uczestnika PPK oraz oświadczenie uczestnika PPK o posiadaniu przez niego wiedzy o konsekwencjach jej złożenia.

Gdy na skutek zwiększenia poziomu zatrudnienia bądź zwiększenia obrotów przedsiębiorca utraci status mikroprzedsiębiorcy, to nie będzie  dłużej uprawniony do korzystania z omawianego wyłączenia. W tej sytuacji konieczne będzie utworzenie w zakładzie pracy PPK, polegające m.in. na przeprowadzeniu konsultacji z zakładową organizacją związkową (albo reprezentacją osób zatrudnionych – jeżeli nie ma zakładowej organizacji związkowej) oraz podpisaniu umowy o zarządzanie PPK. Przy czym, złożone przez pracowników deklaracje o rezygnacji nadal będą w mocy, co oznacza, że nie powstanie obowiązek naliczania i odprowadzania wpłat na PPK. Podobnie będzie wyglądała sytuacja gdy, choćby jedna osoba zatrudniona złoży deklarację o ponownym przystąpieniu do PPK. Tym samym odpadnie przesłanka uprawniająca do wyłączenia i podmiot zatrudniający będzie obowiązany wdrożyć PPK w zakładzie pracy.

Automatyczny zapis co 4 lata

Ważne!
Nawet jeżeli w tym momencie podmiot zatrudniający nie jest obowiązany do wdrożenia PPK z uwagi na skorzystanie z przytoczonego wyłączenia, to nie oznacza, że ten obowiązek nie pojawi się w przyszłości.

Przepisy ustawy o PPK przewidują bowiem mechanizm automatycznego zapisu do PPK i ponownego dokonywania wpłat za uczestnika. Co do zasady, co 4 lata wszystkie osoby, które wcześniej złożyły deklarację o rezygnacji z uczestnictwa w PPK, są automatycznie zapisywane do programu, chyba że ponownie złożą deklarację o rezygnacji. Jest to kolejny przykład regulacji, która ma na celu zwiększenie partycypacji społeczeństwa w programie PPK. Terminy, w których będą następowały automatyczne zapisy są „sztywne”, w tym sensie, że pierwszy automatyczny zapis nastąpi w kwietniu 2023 r., kolejny w 2027 r. Oznacza to, że nie w każdym przypadku automatyczny zapis nastąpi po upływnie 4 lat, w pewnych sytuacjach termin może być krótszy. Obowiązkiem podmiotu zatrudniającego będzie każdorazowe poinformowanie osób zatrudnionych, w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku, o ponownym dokonywaniu wpłat do PPK. Przykładowo, jeżeli w 2021 r. podmiot zatrudniający z uwagi na wyłączenie z art. 13 ustawy o PPK nie wdroży PPK w swoim zakładzie pracy, to już za 2 lata uaktywni się mechanizm automatycznego zapisu – a co za tym idzie, konieczność wdrożenia PPK (chyba, że wszystkie osoby zatrudnione ponownie złożyłyby w stosownym czasie deklaracje o rezygnacji).

Sankcje za nakłanianie do rezygnacji z oszczędzania w PPK

Na koniec należy wspomnieć, że przepisy ustawy o PPK przewidują dotkliwe sankcje za nakłanianie osób zatrudnionych lub uczestników do rezygnacji z oszczędzania w PPK. Chodzi tu zarówno o działanie podmiotu zatrudniającego, osób upoważnionych do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego, czy działających z jego inicjatywy. Dlatego członkowie zarządu, pracownicy działów HR czy księgowości powinni z dużą ostrożnością podchodzić do omawianej kwestii, aby nie narazić się na poważne konsekwencje. Za naruszenia ww. zakazu grozi bowiem kara grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym, poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.

Maciej Jakubowski, aplikant radcowski, Lubasz i Wspólnicy – Kancelaria Radców Prawnych