Kiedy przedsiębiorca nie musi tworzyć PPK?

PPK - wyjątki

Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o PPK przewiduje, że przepisów tej uistawy nie stosuje się do:

• Mikroprzedsiębiorcy, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą podmiotowi zatrudniającemu deklarację o rezygnacji;
• podmiotu zatrudniającego, będącego osobą fizyczną, który zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tego podmiotu, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby.

Istnieje także możliwość niestosowania przepisów ustawy bądź niefinansowania wpłat na PPK w przypadku utworzenia w zakładzie pracy Pracowniczego Programu Emerytalnego (PPE). To czy przepisy ustawy o PPK nie obejmą podmiotu zatrudniającego, czy powstanie możliwość niefinansowania wpłat do PPK, będzie zależało od momentu utworzenia PPE.

Przepisy ustawy o PPK nie znajdują zastosowania również do samozatrudnionego, czyli osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą, o ile nie zatrudnia osób, mających status osób zatrudnionych w rozumieniu ustawy o PPK.

Tym niemniej w artykule skupimy się na przypadku mikroprzedsiębiorcy, u którego wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklarację o rezygnacji. Analizując, czy powyższe wyłączenie znajdzie zastosowanie do konkretnego podmiotu, należy zwrócić uwagę na kilka kwestii.

Autopromocja

Kodeks pracy 2023. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

Kup książkę:

Kodeks pracy 2023. Praktyczny komentarz z przykładami + wzory dokumentów online

Status mikroprzedsiębiorcy

Pierwszą z nich jest posiadanie statusu mikroprzedsiębiorcy. To, kogo uznajemy za mikroprzedsiębiorcę, reguluje art. 7 ust. 1 pkt 1 Prawa przedsiębiorców. Zgodnie z podaną tam definicją jest to przedsiębiorca, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników

oraz

• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający w złotych równowartości 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły w złotych równowartości 2 milionów euro;

W tym miejscu warto zwrócić szczególną uwagę na pierwszy wymóg dotyczący poziomu zatrudniania. Mowa jest tu wprost o pracownikach, a nie jak w ustawie o PPK, osobach zatrudnionych. Oznacza to, że dla ustalenia poziomu zatrudnienia na potrzeby analizy statusu mikroprzedsiębiorcy, będziemy brali pod uwagę wyłącznie pracowników w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, a więc w głównej mierze osoby, zatrudnione na umowie o pracę.

Autopromocja

Wynagrodzenia 2023. Rozliczanie płac w praktyce

Kup książkę:

Wynagrodzenia 2023. Rozliczanie płac w praktyce

Co więcej, zgodnie z ust. 3 przytoczonego przepisu, średnioroczne zatrudnienie określa się w przeliczeniu na pełne etaty, nie uwzględniając pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich, urlopach na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopach ojcowskich, urlopach rodzicielskich i urlopach wychowawczych, a także zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego.  Inaczej niż przy ustalaniu poziomu zatrudnienia na potrzeby ustawy o PPK, gdzie na potrzeby weryfikacji stanu zatrudniania należy uwzględnić ww. osoby  (przebywające na urlopach macierzyńskich, pobierające zasiłek macierzyński czy korzystających z urlopów wychowawczych).

W efekcie stan zatrudnienia obliczony na potrzeby ustawy o PPK może znacząco różnić się od stanu zatrudnienia, obliczanego na potrzeby określenia statusu mikroprzedsiębiorcy.

Autopromocja

Dokumentacja kadrowa 2023 ze wzorami dokumentów

Czy wiesz, gdzie przechowywać nowe dokumenty kadrowe, oraz jak prowadzić akta osobowe i dokumentację elektroniczną?

Dokumentacja kadrowa 2023 + wzory dokumentów online. Zasady prowadzenia i przechowywania

Deklaracja o rezygnacji

Jeżeli podmiot zatrudniający posiada status mikroprzedsiębiorcy to kolejną przesłanką, konieczną do wyłączenia spod obowiązku wdrożenia PPK, jest złożenie przez wszystkie osoby zatrudnione podmiotowi zatrudniającemu deklaracji o rezygnacji. Oznacza to, że deklaracja musi być złożona przez wszystkie osoby, które były brane pod uwagę przy określeniu stanu zatrudnienia na potrzeby ustawy o PPK. W efekcie będą to pracownicy na umowie o pracę (także ci przebywający na urlopie macierzyńskim, wychowawczym), osoby na umowie zlecenie czy inne, objęte definicją osoby zatrudnionej w rozumieniu ustawy o PPK.

Deklaracja o rezygnacji powinna być złożona podmiotowi zatrudniającemu w formie pisemnej. Można w tej sytuacji skorzystać ze wzoru formularza, opracowanego przez Ministra Finansów. Zawiera ona dane dotyczące podmiotu zatrudniającego i uczestnika PPK oraz oświadczenie uczestnika PPK o posiadaniu przez niego wiedzy o konsekwencjach jej złożenia.

Gdy na skutek zwiększenia poziomu zatrudnienia bądź zwiększenia obrotów przedsiębiorca utraci status mikroprzedsiębiorcy, to nie będzie  dłużej uprawniony do korzystania z omawianego wyłączenia. W tej sytuacji konieczne będzie utworzenie w zakładzie pracy PPK, polegające m.in. na przeprowadzeniu konsultacji z zakładową organizacją związkową (albo reprezentacją osób zatrudnionych – jeżeli nie ma zakładowej organizacji związkowej) oraz podpisaniu umowy o zarządzanie PPK. Przy czym, złożone przez pracowników deklaracje o rezygnacji nadal będą w mocy, co oznacza, że nie powstanie obowiązek naliczania i odprowadzania wpłat na PPK. Podobnie będzie wyglądała sytuacja gdy, choćby jedna osoba zatrudniona złoży deklarację o ponownym przystąpieniu do PPK. Tym samym odpadnie przesłanka uprawniająca do wyłączenia i podmiot zatrudniający będzie obowiązany wdrożyć PPK w zakładzie pracy.

Automatyczny zapis co 4 lata

Ważne!
Nawet jeżeli w tym momencie podmiot zatrudniający nie jest obowiązany do wdrożenia PPK z uwagi na skorzystanie z przytoczonego wyłączenia, to nie oznacza, że ten obowiązek nie pojawi się w przyszłości.

Przepisy ustawy o PPK przewidują bowiem mechanizm automatycznego zapisu do PPK i ponownego dokonywania wpłat za uczestnika. Co do zasady, co 4 lata wszystkie osoby, które wcześniej złożyły deklarację o rezygnacji z uczestnictwa w PPK, są automatycznie zapisywane do programu, chyba że ponownie złożą deklarację o rezygnacji. Jest to kolejny przykład regulacji, która ma na celu zwiększenie partycypacji społeczeństwa w programie PPK. Terminy, w których będą następowały automatyczne zapisy są „sztywne”, w tym sensie, że pierwszy automatyczny zapis nastąpi w kwietniu 2023 r., kolejny w 2027 r. Oznacza to, że nie w każdym przypadku automatyczny zapis nastąpi po upływnie 4 lat, w pewnych sytuacjach termin może być krótszy. Obowiązkiem podmiotu zatrudniającego będzie każdorazowe poinformowanie osób zatrudnionych, w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku, o ponownym dokonywaniu wpłat do PPK. Przykładowo, jeżeli w 2021 r. podmiot zatrudniający z uwagi na wyłączenie z art. 13 ustawy o PPK nie wdroży PPK w swoim zakładzie pracy, to już za 2 lata uaktywni się mechanizm automatycznego zapisu – a co za tym idzie, konieczność wdrożenia PPK (chyba, że wszystkie osoby zatrudnione ponownie złożyłyby w stosownym czasie deklaracje o rezygnacji).

Sankcje za nakłanianie do rezygnacji z oszczędzania w PPK

Na koniec należy wspomnieć, że przepisy ustawy o PPK przewidują dotkliwe sankcje za nakłanianie osób zatrudnionych lub uczestników do rezygnacji z oszczędzania w PPK. Chodzi tu zarówno o działanie podmiotu zatrudniającego, osób upoważnionych do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego, czy działających z jego inicjatywy. Dlatego członkowie zarządu, pracownicy działów HR czy księgowości powinni z dużą ostrożnością podchodzić do omawianej kwestii, aby nie narazić się na poważne konsekwencje. Za naruszenia ww. zakazu grozi bowiem kara grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym, poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.

Maciej Jakubowski, aplikant radcowski, Lubasz i Wspólnicy – Kancelaria Radców Prawnych