Kiedy i jak ZUS może kontrolować płatnika składek

Płatnik składek ma obowiązek umożliwić przeprowadzenie kontroli inspektorowi kontroli ZUS po okazaniu przez niego legitymacji służbowej i upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Zapewnienie odpowiednich warunków do przeprowadzenia kontroli oznacza udostępnienie pomieszczenia, w którym inspektor będzie wykonywał swoje czynności, środków łączności oraz wszelkich informacji dotyczących zakresu kontroli.

(?) Inspektor ZUS stawił się w naszej firmie w czasie, gdy szef jest za granicą. Nie zostaliśmy uprzedzeni o kontroli, dlatego nikt z pracowników nie został upoważniony do reprezentowania szefa przed ZUS. Czy można przeprowadzić kontrolę pod nieobecność płatnika składek? Czy można odroczyć datę rozpoczęcia kontroli do czasu powrotu szefa?

W tej sytuacji inspektor kontroli może rozpocząć kontrolę dopiero po powrocie szefa do Polski.

Opisana sytuacja może mieć miejsce w przypadku, gdy jest przeprowadzana kontrola doraźna i ZUS nie musi o niej informować płatnika składek, np. w razie potrzeby skontrolowania prawidłowości ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego albo podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla konkretnego ubezpieczonego. Jeżeli inspektor przeprowadzający doraźną kontrolę nie zastał płatnika składek ani nie ma osoby upoważnionej do reprezentowania go przed organami kontroli ZUS, nie może skutecznie rozpocząć czynności kontrolnych, ponieważ może to uczynić dopiero po okazaniu płatnikowi składek albo osobie reprezentującej płatnika legitymacji służbowej i doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Jeżeli z wyjaśnień pracowników wynika, kiedy płatnik składek będzie obecny, inspektor kontroli może przeprowadzić kontrolę w terminie późniejszym. Płatnikowi nie grożą z tego powodu żadne sankcje.

Inaczej jest w przypadku, gdy w siedzibie płatnika składek ma być przeprowadzona kontrola okresowa, obejmująca pełny zakres kontroli określony w art. 86 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych, obliczanie, potrącanie i opłacanie składek, ustalanie prawa, wypłata i rozliczanie zasiłków, opracowywanie wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe, wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych do celów ubezpieczeń społecznych, dokonywanie oględzin składników majątku). O terminie przeprowadzenia takiej kontroli inspektor kontroli ZUS powiadamia wcześniej płatnika składek telefonicznie lub osobiście. Jeżeli nie udaje się nawiązać telefonicznego kontaktu z płatnikiem składek lub gdy inspektor kontroli nie zastał płatnika w siedzibie firmy, wysyła do niego wezwanie do uzgodnienia terminu rozpoczęcia kontroli. Gdy z przyczyn leżących po stronie płatnika składek nie udało się uzgodnić terminu rozpoczęcia kontroli, inspektor sam wyznacza termin rozpoczęcia kontroli w siedzibie płatnika składek. W przypadku gdy w wyznaczonym terminie w siedzibie firmy nie ma płatnika składek ani osoby upoważnionej przez płatnika do reprezentowania go przed organami kontrolnymi ZUS, płatnik składek musi liczyć się z tym, że zostanie sporządzony wniosek o skierowanie sprawy do przeprowadzenia postępowania w sprawie o wykroczenie. Płatnik składek, który udaremnia lub utrudnia przeprowadzenie kontroli, podlega karze grzywny do 5000 zł.

(?) Nie prowadzimy książki kontroli. Mieliśmy już w tym roku kontrolę urzędu skarbowego, a teraz zapowiedział się ZUS. Kontroler z urzędu skarbowego nie pytał o książkę kontroli, dlatego nie wiedzieliśmy, że powinniśmy poprosić go o wpis. Czy w związku z tym, że nie mamy książki kontroli, kontrola urzędu skarbowego nie będzie wliczana do limitu kontroli w danym roku?

Jeżeli zakład nie ma obowiązku prowadzenia książki kontroli, bo nie ma statusu przedsiębiorcy, czas trwania kontroli nie podlega żadnym ograniczeniom. Jeśli Państwa firma ma status przedsiębiorcy, to brak wpisu w książce kontroli nie będzie miał wpływu na maksymalny okres trwania kontroli ZUS, gdyż limit trwania kontroli ustala się odrębnie dla ZUS i urzędu skarbowego.

Obowiązek prowadzenia i przechowywania w swojej siedzibie książki kontroli ma płatnik składek będący przedsiębiorcą. Taki płatnik ma obowiązek udostępniać książkę kontroli na żądanie organu kontroli. Książka kontroli zawiera wpisy dokonywane przez organ kontroli, które obejmują:

• oznaczenie organu kontroli,

• oznaczenie upoważnienia do kontroli,

• zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli,

• daty podjęcia i zakończenia kontroli,

• zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych.

Przedsiębiorca ma obowiązek wpisywać do książki kontroli informacje o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź fakt ich uchylenia przez organ kontroli lub jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny.

Inspektor kontroli ZUS nie dokonuje wpisu w książce kontroli dotyczącego zaleceń pokontrolnych oraz określenia zastosowanych środków pokontrolnych, ponieważ zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych protokół kontroli nie zawiera oceny prawnej spraw będących przedmiotem kontroli ani zaleceń pokontrolnych.

Czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u płatnika składek będącego przedsiębiorcą nie może przekraczać w jednym roku kalendarzowym:

• 4 tygodni - w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców, małych i średnich przedsiębiorców,

• 8 tygodni - w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców.

WAŻNE!

Okres 4 (8) tygodni trwania kontroli nie dotyczy wszystkich organów kontroli łącznie, lecz każdego odrębnie.

Zatem w przypadku kontroli prowadzonej w tym samym roku kalendarzowym, np. przez urząd skarbowy i przez ZUS, czas trwania kontroli wynosi dla każdego z tych organów 4 (8) tygodnie, jednak kontroli tych nie można prowadzić równocześnie w tym samym czasie. Brak książki kontroli i potwierdzonego w niej czasu trwania kontroli urzędu skarbowego nie ma zatem wpływu na czas trwania kontroli przez ZUS w tym samym roku kalendarzowym.

Ograniczeń czasu kontroli i jednoczesnego ich prowadzenia przez różne organy nie stosuje się w przypadku płatnika składek, który nie jest przedsiębiorcą, a także wtedy, gdy m.in. ratyfikowane umowy międzynarodowe stanowią inaczej bądź przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla prowadzonego przeciwko przedsiębiorcy śledztwa lub dochodzenia.

(?) Jesteśmy w trakcie kontroli ZUS. Inspektor zażądał umożliwienia obejrzenia pomieszczeń, w których trwają prace nad nową technologią. Nie chciałbym przedwcześnie ujawniać tego pomysłu. Czy mogę odmówić mu wstępu do tych pomieszczeń? Jeżeli nie mogę, to czy inspektor jest związany tajemnicą kontrolowanego przedsiębiorstwa?

Musi Pan umożliwić inspektorowi kontroli wstęp do wszystkich pomieszczeń w firmie. Inspektor jest zobowiązany do zachowania w tajemnicy informacji, jakie uzyskał w trakcie przeprowadzania kontroli.

Inspektor kontroli jest uprawniony do wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika składek oraz miejsc prowadzenia przez niego działalności na podstawie legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, bez potrzeby uzyskiwania przepustki. Inspektor nie podlega rewizji osobistej przewidzianej w wewnętrznym regulaminie określonym przez płatnika składek.

Płatnik składek ma obowiązek zapewnić inspektorowi kontroli warunki niezbędne do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje. W praktyce chodzi o udostępnienie pomieszczenia lub miejsca, w którym inspektor kontroli będzie mógł prowadzić czynności kontrolne, w tym badać dokumenty firmy.

W zasadzie inspektor kontroli nie ma potrzeby wchodzić do każdego pomieszczenia znajdującego się w siedzibie płatnika składek, chyba że wymaga tego zakres kontroli, np. dokonanie oględzin i spisu składników majątku płatnika zalegającego z opłatą należności z tytułu składek. Może także wystąpić sytuacja, gdy kontrola jest prowadzona na skutek informacji, że u płatnika składek pracuje więcej osób niż oficjalnie zgłasza on do ubezpieczeń społecznych. Inspektor może wówczas sprawdzić, ile osób faktycznie wykonuje pracę i na jakiej podstawie. Jeżeli w tym celu wchodzi do pomieszczeń, w których płatnik prowadzi działalność, ma obowiązek zachować w tajemnicy informacje, które uzyskał w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, nawet po ustaniu zatrudnienia na stanowisku inspektora kontroli.

(?) Jesteśmy w trakcie kontroli ZUS. Inspektor zażądał od nas dokumentacji pracowniczej, którą mu udostępniliśmy. Teraz chce obejrzeć wszystkie umowy o dzieło zawarte przez naszą firmę. Czy powinniśmy je udostępnić? Przecież umowy o dzieło nie są tytułem do ubezpieczeń.

Mają Państwo obowiązek udostępnić inspektorowi kontroli również umowy o dzieło, mimo że nie są one objęte obowiązkiem ubezpieczeń. Badanie treści zawartych umów o dzieło wiąże się z zakresem kontroli w zakresie składek na ubezpieczenia społeczne.

Na żądanie inspektora kontroli płatnik składek ma obowiązek udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, w tym dokumenty, które były podstawą obliczania składek na ubezpieczenia społeczne. Podstawą kontroli w zakresie składek są zatem listy płac, umowy o pracę, umowy cywilnoprawne (zlecenia, o dzieło) i rachunki do tych umów oraz dokumenty rozliczeniowe (imienne raporty miesięczne, deklaracje miesięczne).

Inspektor kontroli może sprawdzać, czy umowy o dzieło były wykonywane przez osoby, które w trakcie pracy na podstawie umowy o dzieło były równocześnie pracownikami płatnika. Umowa o dzieło zawarta między pracodawcą a pracownikiem wykonywana na rzecz pracodawcy (nawet jeżeli wykonawcę dzieła formalnie zatrudnia inny podmiot) do celów ubezpieczeń społecznych jest bowiem traktowana jak umowa o pracę. Oznacza to, że od przychodów z tej umowy konieczne jest opłacanie składek na wszystkie ubezpieczenia, którym podlegają pracownicy.

Zawarte przez płatnika składek umowy o dzieło mogą być badane w trakcie kontroli również pod kątem tego, czy rzeczywiście spełniają warunki określone dla tych umów, czy nie są to w rzeczywistości np. umowy zlecenia lub nawet umowy o pracę. Zdarza się, że choć z treści umowy wynika, że powinna być zawarta umowa zlecenia lub umowa o pracę, płatnicy składek zawierają umowę o dzieło kierując się względami ekonomicznymi - od tych umów nie opłaca się składek na ubezpieczenia społeczne ani na ubezpieczenie zdrowotne.

Zawierając umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, jest to tzw. umowa rezultatu. Jeśli w trakcie kontroli okaże się, że umowa o dzieło spełnia przesłanki właściwe dla umowy zlecenia lub umowy o pracę, płatnik składek będzie miał obowiązek złożenia w ZUS dokumentów zgłoszeniowych i opłacenia należnych składek.

Właściwe dla stosunku pracy jest wykonywanie pracy pod kierownictwem, w miejscu i w czasie wyznaczonym przez płatnika składek. Taka umowa jest wówczas faktycznie umową o pracę i płatnik ma obowiązek zgłoszenia takiej osoby do ubezpieczeń z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx i opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do wykonywania określonych czynności dla zleceniodawcy (np. szycie fartuchów ochronnych), a przez wykonanie umowy o dzieło do wykonania określonego dzieła (uszycie 1000 fartuchów ochronnych). Zatem, choć większość prac może stanowić przedmiot obu tych umów, to jednak nie wszystkie usługi mogą być wykonywane zarówno na podstawie umowy zlecenia, jak i umowy o dzieło. Jeśli kontrolujący ustali, że mimo zawarcia umowy o dzieło nie jest to umowa rezultatu, lecz umowa starannego działania (umowa zlecenia), obowiązek ubezpieczeń społecznych tej osoby będzie zależał od tego, czy posiada ona również inne tytuły do ubezpieczeń. Zawsze jednak płatnik składek będzie miał obowiązek zgłosić tę osobę do ubezpieczenia zdrowotnego i opłacić należne składki na to ubezpieczenie, po wcześniejszym zgłoszeniu jej do tego ubezpieczenia z kodem tytułu ubezpieczenia z grupy 04.

• art. 68 ust. 1 pkt 6, art. 86 ust. 2, art. 90, art. 91 ust. 1, art. 92, art. 98 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),

• rozporządzenie z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (DzU nr 164, poz. 1165),

• art. 81, art. 82, art. 83 ust. 1 i ust. 2 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (DzU z 2007 r. nr 155, poz. 1095 ze zm.).

Aneta Maj

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych