REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kiedy i jak ZUS może kontrolować płatnika składek

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Aneta Maj
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

ZUS ma prawo do kontroli płatników składek, jednak uprawnienia kontrolujących są szczegółowo określone. Inspektor kontroli ma szerokie uprawnienia, ale również obowiązek zachowania odpowiednich procedur.

Płatnik składek ma obowiązek umożliwić przeprowadzenie kontroli inspektorowi kontroli ZUS po okazaniu przez niego legitymacji służbowej i upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Zapewnienie odpowiednich warunków do przeprowadzenia kontroli oznacza udostępnienie pomieszczenia, w którym inspektor będzie wykonywał swoje czynności, środków łączności oraz wszelkich informacji dotyczących zakresu kontroli.

REKLAMA

Autopromocja

(?) Inspektor ZUS stawił się w naszej firmie w czasie, gdy szef jest za granicą. Nie zostaliśmy uprzedzeni o kontroli, dlatego nikt z pracowników nie został upoważniony do reprezentowania szefa przed ZUS. Czy można przeprowadzić kontrolę pod nieobecność płatnika składek? Czy można odroczyć datę rozpoczęcia kontroli do czasu powrotu szefa?

W tej sytuacji inspektor kontroli może rozpocząć kontrolę dopiero po powrocie szefa do Polski.

Opisana sytuacja może mieć miejsce w przypadku, gdy jest przeprowadzana kontrola doraźna i ZUS nie musi o niej informować płatnika składek, np. w razie potrzeby skontrolowania prawidłowości ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego albo podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla konkretnego ubezpieczonego. Jeżeli inspektor przeprowadzający doraźną kontrolę nie zastał płatnika składek ani nie ma osoby upoważnionej do reprezentowania go przed organami kontroli ZUS, nie może skutecznie rozpocząć czynności kontrolnych, ponieważ może to uczynić dopiero po okazaniu płatnikowi składek albo osobie reprezentującej płatnika legitymacji służbowej i doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Jeżeli z wyjaśnień pracowników wynika, kiedy płatnik składek będzie obecny, inspektor kontroli może przeprowadzić kontrolę w terminie późniejszym. Płatnikowi nie grożą z tego powodu żadne sankcje.

REKLAMA

Inaczej jest w przypadku, gdy w siedzibie płatnika składek ma być przeprowadzona kontrola okresowa, obejmująca pełny zakres kontroli określony w art. 86 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych, obliczanie, potrącanie i opłacanie składek, ustalanie prawa, wypłata i rozliczanie zasiłków, opracowywanie wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe, wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych do celów ubezpieczeń społecznych, dokonywanie oględzin składników majątku). O terminie przeprowadzenia takiej kontroli inspektor kontroli ZUS powiadamia wcześniej płatnika składek telefonicznie lub osobiście. Jeżeli nie udaje się nawiązać telefonicznego kontaktu z płatnikiem składek lub gdy inspektor kontroli nie zastał płatnika w siedzibie firmy, wysyła do niego wezwanie do uzgodnienia terminu rozpoczęcia kontroli. Gdy z przyczyn leżących po stronie płatnika składek nie udało się uzgodnić terminu rozpoczęcia kontroli, inspektor sam wyznacza termin rozpoczęcia kontroli w siedzibie płatnika składek. W przypadku gdy w wyznaczonym terminie w siedzibie firmy nie ma płatnika składek ani osoby upoważnionej przez płatnika do reprezentowania go przed organami kontrolnymi ZUS, płatnik składek musi liczyć się z tym, że zostanie sporządzony wniosek o skierowanie sprawy do przeprowadzenia postępowania w sprawie o wykroczenie. Płatnik składek, który udaremnia lub utrudnia przeprowadzenie kontroli, podlega karze grzywny do 5000 zł.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

(?) Nie prowadzimy książki kontroli. Mieliśmy już w tym roku kontrolę urzędu skarbowego, a teraz zapowiedział się ZUS. Kontroler z urzędu skarbowego nie pytał o książkę kontroli, dlatego nie wiedzieliśmy, że powinniśmy poprosić go o wpis. Czy w związku z tym, że nie mamy książki kontroli, kontrola urzędu skarbowego nie będzie wliczana do limitu kontroli w danym roku?

Jeżeli zakład nie ma obowiązku prowadzenia książki kontroli, bo nie ma statusu przedsiębiorcy, czas trwania kontroli nie podlega żadnym ograniczeniom. Jeśli Państwa firma ma status przedsiębiorcy, to brak wpisu w książce kontroli nie będzie miał wpływu na maksymalny okres trwania kontroli ZUS, gdyż limit trwania kontroli ustala się odrębnie dla ZUS i urzędu skarbowego.

Obowiązek prowadzenia i przechowywania w swojej siedzibie książki kontroli ma płatnik składek będący przedsiębiorcą. Taki płatnik ma obowiązek udostępniać książkę kontroli na żądanie organu kontroli. Książka kontroli zawiera wpisy dokonywane przez organ kontroli, które obejmują:

• oznaczenie organu kontroli,

• oznaczenie upoważnienia do kontroli,

• zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli,

• daty podjęcia i zakończenia kontroli,

• zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych.

Przedsiębiorca ma obowiązek wpisywać do książki kontroli informacje o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź fakt ich uchylenia przez organ kontroli lub jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny.

Inspektor kontroli ZUS nie dokonuje wpisu w książce kontroli dotyczącego zaleceń pokontrolnych oraz określenia zastosowanych środków pokontrolnych, ponieważ zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych protokół kontroli nie zawiera oceny prawnej spraw będących przedmiotem kontroli ani zaleceń pokontrolnych.

Czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u płatnika składek będącego przedsiębiorcą nie może przekraczać w jednym roku kalendarzowym:

• 4 tygodni - w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców, małych i średnich przedsiębiorców,

• 8 tygodni - w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców.

WAŻNE!

Okres 4 (8) tygodni trwania kontroli nie dotyczy wszystkich organów kontroli łącznie, lecz każdego odrębnie.

REKLAMA

Zatem w przypadku kontroli prowadzonej w tym samym roku kalendarzowym, np. przez urząd skarbowy i przez ZUS, czas trwania kontroli wynosi dla każdego z tych organów 4 (8) tygodnie, jednak kontroli tych nie można prowadzić równocześnie w tym samym czasie. Brak książki kontroli i potwierdzonego w niej czasu trwania kontroli urzędu skarbowego nie ma zatem wpływu na czas trwania kontroli przez ZUS w tym samym roku kalendarzowym.

Ograniczeń czasu kontroli i jednoczesnego ich prowadzenia przez różne organy nie stosuje się w przypadku płatnika składek, który nie jest przedsiębiorcą, a także wtedy, gdy m.in. ratyfikowane umowy międzynarodowe stanowią inaczej bądź przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla prowadzonego przeciwko przedsiębiorcy śledztwa lub dochodzenia.

(?) Jesteśmy w trakcie kontroli ZUS. Inspektor zażądał umożliwienia obejrzenia pomieszczeń, w których trwają prace nad nową technologią. Nie chciałbym przedwcześnie ujawniać tego pomysłu. Czy mogę odmówić mu wstępu do tych pomieszczeń? Jeżeli nie mogę, to czy inspektor jest związany tajemnicą kontrolowanego przedsiębiorstwa?

Musi Pan umożliwić inspektorowi kontroli wstęp do wszystkich pomieszczeń w firmie. Inspektor jest zobowiązany do zachowania w tajemnicy informacji, jakie uzyskał w trakcie przeprowadzania kontroli.

Inspektor kontroli jest uprawniony do wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika składek oraz miejsc prowadzenia przez niego działalności na podstawie legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, bez potrzeby uzyskiwania przepustki. Inspektor nie podlega rewizji osobistej przewidzianej w wewnętrznym regulaminie określonym przez płatnika składek.

Płatnik składek ma obowiązek zapewnić inspektorowi kontroli warunki niezbędne do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje. W praktyce chodzi o udostępnienie pomieszczenia lub miejsca, w którym inspektor kontroli będzie mógł prowadzić czynności kontrolne, w tym badać dokumenty firmy.

W zasadzie inspektor kontroli nie ma potrzeby wchodzić do każdego pomieszczenia znajdującego się w siedzibie płatnika składek, chyba że wymaga tego zakres kontroli, np. dokonanie oględzin i spisu składników majątku płatnika zalegającego z opłatą należności z tytułu składek. Może także wystąpić sytuacja, gdy kontrola jest prowadzona na skutek informacji, że u płatnika składek pracuje więcej osób niż oficjalnie zgłasza on do ubezpieczeń społecznych. Inspektor może wówczas sprawdzić, ile osób faktycznie wykonuje pracę i na jakiej podstawie. Jeżeli w tym celu wchodzi do pomieszczeń, w których płatnik prowadzi działalność, ma obowiązek zachować w tajemnicy informacje, które uzyskał w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, nawet po ustaniu zatrudnienia na stanowisku inspektora kontroli.

(?) Jesteśmy w trakcie kontroli ZUS. Inspektor zażądał od nas dokumentacji pracowniczej, którą mu udostępniliśmy. Teraz chce obejrzeć wszystkie umowy o dzieło zawarte przez naszą firmę. Czy powinniśmy je udostępnić? Przecież umowy o dzieło nie są tytułem do ubezpieczeń.

Mają Państwo obowiązek udostępnić inspektorowi kontroli również umowy o dzieło, mimo że nie są one objęte obowiązkiem ubezpieczeń. Badanie treści zawartych umów o dzieło wiąże się z zakresem kontroli w zakresie składek na ubezpieczenia społeczne.

Na żądanie inspektora kontroli płatnik składek ma obowiązek udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, w tym dokumenty, które były podstawą obliczania składek na ubezpieczenia społeczne. Podstawą kontroli w zakresie składek są zatem listy płac, umowy o pracę, umowy cywilnoprawne (zlecenia, o dzieło) i rachunki do tych umów oraz dokumenty rozliczeniowe (imienne raporty miesięczne, deklaracje miesięczne).

Inspektor kontroli może sprawdzać, czy umowy o dzieło były wykonywane przez osoby, które w trakcie pracy na podstawie umowy o dzieło były równocześnie pracownikami płatnika. Umowa o dzieło zawarta między pracodawcą a pracownikiem wykonywana na rzecz pracodawcy (nawet jeżeli wykonawcę dzieła formalnie zatrudnia inny podmiot) do celów ubezpieczeń społecznych jest bowiem traktowana jak umowa o pracę. Oznacza to, że od przychodów z tej umowy konieczne jest opłacanie składek na wszystkie ubezpieczenia, którym podlegają pracownicy.

Zawarte przez płatnika składek umowy o dzieło mogą być badane w trakcie kontroli również pod kątem tego, czy rzeczywiście spełniają warunki określone dla tych umów, czy nie są to w rzeczywistości np. umowy zlecenia lub nawet umowy o pracę. Zdarza się, że choć z treści umowy wynika, że powinna być zawarta umowa zlecenia lub umowa o pracę, płatnicy składek zawierają umowę o dzieło kierując się względami ekonomicznymi - od tych umów nie opłaca się składek na ubezpieczenia społeczne ani na ubezpieczenie zdrowotne.

Zawierając umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, jest to tzw. umowa rezultatu. Jeśli w trakcie kontroli okaże się, że umowa o dzieło spełnia przesłanki właściwe dla umowy zlecenia lub umowy o pracę, płatnik składek będzie miał obowiązek złożenia w ZUS dokumentów zgłoszeniowych i opłacenia należnych składek.

Właściwe dla stosunku pracy jest wykonywanie pracy pod kierownictwem, w miejscu i w czasie wyznaczonym przez płatnika składek. Taka umowa jest wówczas faktycznie umową o pracę i płatnik ma obowiązek zgłoszenia takiej osoby do ubezpieczeń z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx i opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do wykonywania określonych czynności dla zleceniodawcy (np. szycie fartuchów ochronnych), a przez wykonanie umowy o dzieło do wykonania określonego dzieła (uszycie 1000 fartuchów ochronnych). Zatem, choć większość prac może stanowić przedmiot obu tych umów, to jednak nie wszystkie usługi mogą być wykonywane zarówno na podstawie umowy zlecenia, jak i umowy o dzieło. Jeśli kontrolujący ustali, że mimo zawarcia umowy o dzieło nie jest to umowa rezultatu, lecz umowa starannego działania (umowa zlecenia), obowiązek ubezpieczeń społecznych tej osoby będzie zależał od tego, czy posiada ona również inne tytuły do ubezpieczeń. Zawsze jednak płatnik składek będzie miał obowiązek zgłosić tę osobę do ubezpieczenia zdrowotnego i opłacić należne składki na to ubezpieczenie, po wcześniejszym zgłoszeniu jej do tego ubezpieczenia z kodem tytułu ubezpieczenia z grupy 04.

• art. 68 ust. 1 pkt 6, art. 86 ust. 2, art. 90, art. 91 ust. 1, art. 92, art. 98 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),

• rozporządzenie z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (DzU nr 164, poz. 1165),

• art. 81, art. 82, art. 83 ust. 1 i ust. 2 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (DzU z 2007 r. nr 155, poz. 1095 ze zm.).

Aneta Maj

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jak uzyskać dofinansowanie z urzędu pracy do zatrudnienia pracownika - zasady w 2025 roku

Zatrudnienie pracownika przeważnie wiążę się z dużymi kosztami. Trudno się dziwić, że przedsiębiorcy szukają oszczędności i szukają rozwiązań, aby móc zapłacić jak najmniej. Istnieją różne formy wsparcia przedsiębiorców, np. dofinansowanie na zatrudnienie pracownika z Urzędu Pracy. Jak wygląda proces ubiegania się o takie dofinansowanie? Poniżej opiszę kilka możliwych dofinansowań, o które może się starać przedsiębiorca.

KSeF już za rogiem. Tysiące firm nieprzygotowanych – cyfrowe wykluczenie może kosztować fortunę

Cyfrowy obowiązek, który może zaskoczyć wielu przedsiębiorców – od 2026 r. e-fakturowanie stanie się przymusem. Problem? Rząd uznał, że „wykluczenie cyfrowe” dotyczy wyłącznie najmniejszych firm. W praktyce zagrożeni są także starsi przedsiębiorcy, mikrofirmy bez dostępu do IT, a nawet ci, którzy nie mają stabilnego internetu. Brak przygotowania oznacza paraliż działalności, karne odsetki i utratę klientów. Czas ucieka – a system nie wybacza błędów.

ZUS: Przedsiębiorcy z niepełnosprawnościami z niższą roczną składką zdrowotną. Trzeba spełnić 4 warunki

Przedsiębiorcy, którzy mają orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mogą korzystać z ulgi i obniżyć roczną składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Krzysztof Cieszyński, Regionalny Rzecznik Prasowy województwa pomorskiego wyjaśnia jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać z tej ulgi.

Prawa autorskie do treści biznesowych publikowanych w social mediach. Kiedy można legalnie wykorzystać zdjęcie lub wideo? Co każda firma wiedzieć powinna

W erze cyfrowej, gdzie granice między komunikacją osobistą a firmową coraz bardziej się zacierają, prawa autorskie w social mediach stają się kluczową kwestią dla każdego biznesu. Generowanie własności intelektualnej przestało być domeną wyłącznie branż kreatywnych — dziś dotyczy praktycznie każdej firmy, która promuje swoje produkty lub usługi w internecie.

REKLAMA

Zwierzęta w firmie a koszty uzyskania przychodu. Jak argumentować przed urzędem skarbowym? Interpretacje fiskusa: pies, akwarium i inne przypadki

Czy pies w firmie może być kosztem uzyskania przychodu? A akwarium – elementem budującym wizerunek? Coraz więcej przedsiębiorców zadaje sobie te pytania, zwłaszcza w czasach, gdy granica między przestrzenią zawodową a prywatną bywa płynna. Praktyka i interpretacje podatkowe pokazują, że... to zależy.

Będzie likwidacja JPK VAT? Prof. Modzelewski: nieoficjalnie mówi się o redukcji obowiązków

Od samego początku (można sprawdzić) byłem krytykiem wprowadzenia powszechnych „jotpeków”, czyli zmuszania ogółu podatników do systematycznego wysyłania urzędom skarbowym ich ewidencji podatkowych. Po co zaśmiecać archiwa tych organów bilionami zbędnych informacji, do których nigdy nie sięgnie i nie można ich racjonalnie zinterpretować?

Księgowi nie spodziewają się w najbliższej przyszłości wielkich rewolucji w wynagrodzeniu i systemie swojej pracy

Co księgowi naprawdę myślą o kondycji swojej branży? Ukazał się pierwszy w Polsce barometr nastrojów księgowych. Jak oceniają oni miniony rok, czego oczekują po 2025. Odpowiedzi badanych księgowych pokazują prawdziwy obraz branży.

Zasada wielokrotności opodatkowania wyrobów akcyzowych w przypadku wtórnego obowiązku podatkowego a zmiana podatkowego przeznaczenia wyrobu akcyzowego

Istotnym problemem prawnym i praktycznym jest możliwość wielokrotnego opodatkowania tego samego wyrobu akcyzowego na etapie wtórnego obowiązku podatkowego (zwanego również obowiązkiem podatkowym drugiego stopnia.) – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Ulga na ekspansje a koszty marketingowe – jak szeroki jest katalog wydatków?

Niedawna interpretacja podatkowa (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.66.2025.2.ED) dla producenta opakowań z tworzyw sztucznych rozstrzyga tę kwestię, wskazując, które wydatki targowe i promocyjne podlegają odliczeniu, a które - mimo argumentacji podatnika - pozostają poza zakresem ulgi. Organ zastosował ścisłą wykładnię językową, potwierdzając kwalifikowalność jedynie części ponoszonych przez przedsiębiorców kosztów.

KSeF 2026: Pożegnanie z papierowymi fakturami. Jak przygotować się na rewolucję w rozliczeniach VAT i uniknąć kar i problemów z fiskusem [branża TSL]

Niecały rok dzieli podatników VAT (w tym branżę transportową) od księgowej rewolucji. Ministerstwo Finansów potwierdziło w komunikacie z kwietnia 2025 r., że początek 2026 roku to ostateczny termin wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur dla większości przedsiębiorców. Oznacza to, że już niedługo sektor TSL, zdominowany przez rozliczenia papierowe, musi stać się cyfrowy. To wyzwanie zwłaszcza dla spedycji, które rozliczają się z wieloma podmiotami równocześnie. Jak przygotować się do wdrożenia KSeF, by uniknąć problemów i kar?

REKLAMA