Rozliczenie składki zdrowotnej w 2025 roku. Księgowa wyjaśnia jak to zrobić

• Obowiązkowe roczne rozliczenie składek
• Konieczność uregulowania niedopłaty
• Jak odzyskać nadpłatę?
• Zasady obliczania rocznej podstawy składki zdrowotnej
• Korekta złożonych deklaracji

Obowiązkowe roczne rozliczenie składek

Przedsiębiorcy, którzy w 2024 roku rozliczali się według skali podatkowej, czyli na zasadach ogólnych, podatnicy podatku liniowego oraz ryczałtowcy, mają obowiązek złożenia w majowym terminie odpowiedniej informacji.

Oznacza to, że w kwietniowej comiesięcznej deklaracji ZUS DRA muszą dodatkowo wypełnić blok XII zatytułowany „Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne”. Z kolei właściciele firm opłacający składki za inne osoby, w tym pracowników i zleceniobiorców, składają ZUS RCA uwzględniając blok IIIF.

Obowiązek dotyczy także przedsiębiorców, którzy rozpoczęli działalność w styczniu 2025 roku. Dlaczego? Rok składkowy nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Wyjaśnia to Paulina Chwil, Księgowa Prowadząca oraz Ekspert ds. ZUS i Prawa Pracy w CashDirector S.A.: - Rok składkowy, na podstawie którego przedsiębiorcy rozliczają składkę zdrowotną, różni się w zależności od formy opodatkowania. Dla ryczałtu odpowiada on kalendarzowemu — trwa od stycznia do grudnia danego roku. Natomiast w przypadku skali podatkowej i podatku liniowego rok składkowy obejmuje okres od lutego danego roku do stycznia roku następnego. Oznacza to, że składka zapłacona za styczeń 2025 r. wciąż wchodzi do rozliczenia za 2024 r., dlatego nawet działalność prowadzona tylko w styczniu 2025 wymaga złożenia rocznego rozliczenia składki zdrowotnej.

Konieczność uregulowania niedopłaty

Dzień 20 maja 2025 jest nie tylko terminem złożenia dokumentów rozliczeniowych, ale także ostateczną datą uregulowania ewentualnej niedopłaty składek. Ta może się pojawić, jeśli suma wpłaconych składek zdrowotnych za 2024 rok będzie niższa niż łączna wartość składek należnych. Przedsiębiorca wykazuje należną wartość w deklaracji rocznej składanej do ZUSu.

Polecamy: Komplet podatki 2025

Odliczanie VAT w firmie

Jak odzyskać nadpłatę?

Zdecydowanie korzystniejszą dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą jest sytuacja, kiedy deklaracja wykaże należny im częściowy zwrot wpłaconych składek. Większość z nich chce jak najszybciej odzyskać nadpłacone środki. Aby to zrobić, należy za pośrednictwem platformy e-ZUS złożyć elektroniczny wniosek RZS-R. Zostanie on utworzony na profilu płatnika już na drugi dzień po złożeniu deklaracji z rocznym rozliczeniem. Co ważne, w tym roku termin na złożenie tego wniosku mija 2 czerwca.

Zwrot jest możliwy w sytuacji, kiedy przedsiębiorca nie ma zaległych należności składkowych w ZUS oraz złoży wniosek w podanym terminie. Jeżeli nie prześle wniosku o zwrot nadpłaty, zostanie ona zaliczona na poczet przyszłych składek ZUS.

Zasady obliczania rocznej podstawy składki zdrowotnej

Na stronie ZUS znajduje się kalkulator do wyliczenia rocznej podstawy składki zdrowotnej. Jej wysokość zależy głównie od formy opodatkowania.

W przypadku podatku liniowego i przy opodatkowaniu skalą podatkową należy przemnożyć dochód przez stawkę procentową, która wynosi:
- 4,9% dla podatku liniowego,
- 9% dla skali podatkowej.

Warto podkreślić, że dochód na potrzeby wyliczenia składki zdrowotnej oblicza się według wzoru:

dochód = przychód - koszty - składki na ubezpieczenia społeczne (jeżeli nie zostały zaliczone do kosztów)

W przypadku przedsiębiorców korzystających z ryczałtu, wysokość składki zdrowotnej wylicza się na podstawie rocznego przychodu oraz kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Obowiązują 3 progi, a miesięczne składki w 2024 roku wynosiły odpowiednio:
- 419,46 zł dla przychodów do 60 000 zł,
- 699,11 zł dla przychodów do 300 000 zł,
- 1258,39 zł dla przychodów powyżej 300 000 zł.

Jeśli przedsiębiorca na ryczałcie przekroczył próg przychodowy, a przez rok opłacał składki zdrowotne według niższego progu, musi w rozliczeniu rocznym dopłacić różnicę. Jak podkreśla Paulina Chwil: - Roczne rozliczenie składki jest właśnie mechanizmem korygującym takie sytuacje. Wystarczy ustalić roczny przychód, sprawdzić właściwy próg i obliczyć należną składkę. Następnie porównać ją z faktycznie wpłaconymi składkami i dopłacić ewentualną różnicę do ZUS – najpóźniej do 20 maja 2025 r. Jeśli dopłata nastąpi w terminie, nie są naliczane odsetki.

Korekta złożonych deklaracji

Zdarza się, że wyliczona przez przedsiębiorcę kwota składek jest błędna, np. gdy w wyniku rocznego rozliczenia podatków w Urzędzie Skarbowym uzyska on inny niż deklarowany wcześniej przychód. W takiej sytuacji należy skorygować jedynie roczną deklarację.

Do kiedy trzeba to zrobić? Ostatecznym terminem jest dzień złożenia wniosku o zwrot nadpłaconej składki, czyli w tym roku 2 czerwca. Jeżeli przedsiębiorca nie składa takiego wniosku, korektę za 2024 rok powinien przesłać najpóźniej do 1 lipca.