W jakich sytuacjach członek rodziny współpracujący przy rodzinnym biznesie musi być zgłoszony do ZUS-u?

• Kto jest osobą współpracującą w świetle przepisów dot. ubezpieczeń społecznych
• Istota współpracy w orzecznictwie Sądu Najwyższego
• Bezumowna współpraca przy prowadzeniu rodzinnej firmy
• Osoba współpracująca na podstawie umowy o pracę
• Zasady podlegania ubezpieczeniom przez osoby współpracujące na podstawie umowy zlecenia
• Zbieg tytułów do ubezpieczenia
• Obowiązki przedsiębiorcy korzystającego z pomocy osób współpracujących

Kto jest osobą współpracującą w świetle przepisów dot. ubezpieczeń społecznych

Na wstępie doprecyzować należy, iż pod uwagę wziąć trzeba współpracę z:
1) osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność,
2) osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
3) osobami korzystającymi z tzw. Ulgi na start w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców.

Istotne natomiast pozostają relacje, jakie łączą osobę współpracującą ze wskazanymi przedsiębiorcami czy zleceniobiorcami i to w dwóch aspektach.

Po pierwsze, za osobę współpracującą uważa się wyłącznie małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające.

Po drugie, niezbędne jest również pozostawanie we wspólnym gospodarstwie domowym i rzeczywiste współpracowanie przy prowadzeniu działalności lub wykonywaniu umowy cywilnoprawnej. Zaangażowanie w działalność gospodarczą musi wykraczać poza okazjonalną pomoc lub rutynowe obowiązki rodzinne. Współpraca powinna mieć charakter niezbędny dla dochodów lub funkcjonowania przedsiębiorstwa, co świadczy o znaczącym i regularnym wkładzie.

Istota współpracy w orzecznictwie Sądu Najwyższego

W postanowieniu z 2 października 2024 r. Sąd Najwyższy orzekł, iż wyróżnikami pojęcia współpracy przy działalności gospodarczej są występujące łącznie:
1) istotny ciężar gatunkowy działań współpracownika, które nie mogą mieć charakteru wtórnego,
2) bezpośredni związek tych działań z przedmiotem działalności gospodarczej,
3) stabilność i zorganizowanie oraz znaczący czas i częstotliwość wykonywanych prac.

W szczególności Sąd Najwyższy podkreślił, że za współpracę przy prowadzeniu działalności gospodarczej powodującą obowiązek ubezpieczeń społecznych uznać należy taką pomoc udzieloną przedsiębiorcy, która nie tylko ma stały charakter, ale bez której dochody z tej działalności nie osiągałyby takiego pułapu, jaki zapewnia współdziałanie osoby współpracującej przy tym przedsięwzięciu. Analogiczne stanowisko zajął Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 28 stycznia 2025 r. dodatkowo akcentując, że takie rozumienie współpracy przy prowadzeniu działalności gospodarczej odpowiada celom ustawy systemowej wyrażającym się przymusem ubezpieczenia, na zasadzie równości, wszystkich zarobkujących własną pracą.

Bezumowna współpraca przy prowadzeniu rodzinnej firmy

Brak formalnej umowy zawartej z osobą współpracująca w żaden sposób nie zwalnia przedsiębiorcy czy zleceniobiorcy z obowiązku zgłoszenia tej osoby do ZUS i odprowadzania składek. W zakresie składek społecznych sytuacja osoby współpracującej teoretycznie zbliżona jest do sytuacji samego przedsiębiorcy, bowiem i w tym przypadku deklarowana podstawa wymiaru składek nie może być niższa niż 60% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej na dany rok, a zatem minimalne składki ubezpieczenia społecznego bez ubezpieczenia chorobowego w 2025 r. wynoszą 1518,98 zł. W praktyce jednak osoba współpracująca nie może liczyć na preferencje w zakresie wysokości składek w postaci Ulgi na start czy też Małego ZUSu. Jeszcze bardziej niekorzystnie osoba współpracująca bezumownie wypada na tle ubezpieczenia zdrowotnego, bowiem podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne jest stała i wynosi 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia brutto w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego. Tym samym w 2025 r. osoba współpracująca zapłaci za samo ubezpieczenie zdrowotne kwotę 577,07 zł, podczas gdy przedsiębiorca, z którym taka osoba współpracuje, na skali podatkowej ma (pod warunkiem niskiego dochodu) minimalną składkę zdrowotną 381,78 zł za styczeń 2025 r. i 314,96 zł za miesiące od lutego do grudnia 2025 r.

Osoba współpracująca na podstawie umowy o pracę

Przede wszystkim z kategorii osób współpracujących wyraźnie wyłączone są osoby, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego. Dla celów ubezpieczeniowych osobę taką traktuje się jak “zwykłego” pracownika. Poza tym jednak generalną zasadą jest, iż pomimo zawarcia umowy o pracę osoba współpracująca jest przez ZUS traktowana właśnie przez pryzmat tej szczególnej współpracy. Przy kalkulacji składek społecznych w sposób analogiczny do przedsiębiorcy doliczyć trzeba Fundusz Pracy, stąd suma składek wyniesie bez ubezpieczenia chorobowego 1646,47 zł. Z uwagi na zawartą umowę o pracę należałoby uwzględnić także Fundusz Solidarnościowy (1,45% podstawy wymiaru) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,10% podstawy wymiaru). Szerszy zakres obowiązkowych składek w porównaniu do współpracy bez wynagrodzenia odzwierciedla szerszy zakres praw i ochrony przysługujących pracownikom. Podobnie jak w przypadku współpracy bez wynagrodzenia podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pozostaje na poziomie 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kwartale roku poprzedniego, co w 2025 r. daje miesięczną składkę w wysokości 577,07 zł z tytułu samego ubezpieczenia zdrowotnego osoby współpracującej na umowę o pracę.

Zasady podlegania ubezpieczeniom przez osoby współpracujące na podstawie umowy zlecenia

Podejście do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w przypadku członków rodziny współpracujących na podstawie umowy zlecenia różni się znacząco od współpracy bez formalnej umowy lub opartej na umowie o pracę. Zasadniczo członek rodziny wykonujący czynności dla przedsiębiorcy na podstawie umowy zlecenia jest traktowany jak zwykły zleceniobiorca dla celów ubezpieczeń społecznych, a nie automatycznie jako osoba współpracująca. Oznacza to, że składki są zazwyczaj obliczane od faktycznego wynagrodzenia określonego w umowie zlecenia, o ile przedmiot umowy zlecenia nie jest identyczny z główną działalnością gospodarczą przedsiębiorcy. Pomimo że przy umowie zlecenia ubezpieczenia społeczne nadal są obowiązkowe, to podstawą wymiaru składek jest faktyczne wynagrodzenie otrzymane przez członka rodziny na podstawie takiej umowy zlecenia. Wówczas składki są proporcjonalne do dochodu uzyskanego z umowy zlecenia, co może znacznie różnić się od stałych składek dla współpracy bez umowy lub zatrudnienia osób współpracujących na umowę o pracę. Podobnie rzecz ma się w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego, gdzie składka wynosi 9% wynagrodzenia, po odliczeniu od przychodu składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez zleceniobiorcę.

Zbieg tytułów do ubezpieczenia

Często zdarza się, że osoba współpracująca posiada również inne tytuły ubezpieczenia, takie jak własna działalność gospodarcza, zatrudnienie u innego pracodawcy lub inne umowy zlecenia. W takich przypadkach zastosowanie mają przepisy dotyczące zbiegu tytułów ubezpieczenia. Przykładowo, jeśli członek rodziny pracujący na podstawie umowy zlecenia jest również zatrudniony gdzie indziej z wynagrodzeniem brutto co najmniej równym minimalnemu wynagrodzeniu krajowemu, jego obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych z tytułu umowy zlecenia mogą stać się dobrowolne. Zasady te nie mają jednak zastosowania, jeżeli łączna podstawa wymiaru składek z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia lub kilku umów osiąga kwotę minimalnego wynagrodzenia. Zleceniobiorca może zmienić tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń, jednak wybór ten nie może naruszać wspomnianych zasad, a ubezpieczony może również dobrowolnie, na swój wniosek, być objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z pozostałych, wszystkich lub wybranych tytułów. Należy pamiętać, że ubezpieczenie zdrowotne zazwyczaj musi być opłacane z każdego tytułu ubezpieczenia (np. z własnej działalności gospodarczej i ze współpracy z rodzinnym przedsiębiorstwem).

Obowiązki przedsiębiorcy korzystającego z pomocy osób współpracujących

Przedsiębiorca jest odpowiedzialny za zarejestrowanie osoby współpracującej w ZUS przy użyciu odpowiedniego formularza zgłoszeniowego - ZUS ZUA. Zgłoszenie to należy zazwyczaj dokonać w ciągu 7 dni od rozpoczęcia współpracy. W sytuacjach, gdy osoba współpracująca musi być zgłoszona tylko do ubezpieczenia zdrowotnego (np. jeśli jest zatrudniona gdzie indziej z wystarczającym dochodem), należy użyć formularza ZUS ZZA. Po zakończeniu współpracy przedsiębiorca musi wyrejestrować tę osobę przy użyciu formularza ZUS ZWUA. Do identyfikacji tytułu ubezpieczenia używane są specjalne kody ZUS. Dla osoby współpracującej kod ten zazwyczaj to 05 11. Dla członka rodziny pracującego na podstawie umowy zlecenia, który jest traktowany jak zwykły zleceniobiorca, kod ten to zazwyczaj 04 11.

Co miesiąc przedsiębiorca jest zobowiązany do składania do ZUS deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, która zawiera informacje o składkach za osobę współpracującą. Dla większości indywidualnych przedsiębiorców termin ten przypada na 20. dzień następnego miesiąca. Składki opłacone za osoby współpracujące powinny być wykazywane w części raportu ZUS RCA dotyczącej składek finansowanych przez płatnika (przedsiębiorcę).

Źródła:
- postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 2 października 2024 r., I USK 387/23,
- postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 28 stycznia 2025 r., III USK 155/24.

Podstawa prawna:
- ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t. j. Dz.U.2025.350),
- ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t. j. Dz.U.2024.146),
- ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (t. j. Dz.U.2024.236).