Jak w księgach rachunkowych ująć świadczenia urlopowe

MaŁgorzata Magiera

księgowa współpracująca ze spółką audytorską Pol-Tax

Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika (art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS). Przepis ten określa maksymalną wysokość świadczenia urlopowego, wysokość świadczenia urlopowego może być niższa niż wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS, ale nie wyższa niż kwota tego odpisu. Wysokość świadczenia urlopowego dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.

Dla pracodawcy świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych są kosztem uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT oraz odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT. Wypłacone pracownikowi świadczenie urlopowe zalicza się do przychodów pracownika ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT) podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Pracodawca jako płatnik jest zobowiązany obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od pracowników, którym wypłacono świadczenie urlopowe (art. 31 ustawy o PIT). Świadczenie urlopowe wypłacone pracownikowi w wysokości ustalonej odpowiednio do rodzaju zatrudnienia i wymiaru czasu pracy pracownika zwolnione jest ze składek ZUS (art. 3 ust. 6 ustawy o ZFŚS).

W ewidencji księgowej wypłacone pracownikowi świadczenie urlopowe zalicza się do kosztów działalności operacyjnej pracodawcy. Zapisy związane z naliczeniem i wypłatą pracownikowi świadczenia urlopowego mogą przebiegać w sposób przedstawiony poniżej.

Przykładowo pracodawca zatrudnia m.in. w tzw. normalnych warunkach pracy pracownika na 3/4 etatu oraz jednego pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu w szczególnie ciężkich warunkach pracy. Pracownicy ci złożyli wnioski o skorzystanie z urlopu wypoczynkowego w wymiarze kolejnych 14 dni kalendarzowych. Obaj są w I progu podatkowym PIT.

W pierwszym przypadku: dla pracownika zatrudnionego na 3/4 etatu wysokość świadczenia urlopowego brutto ustalonego zgodnie z zapisami ustawy o ZFŚS wynosi 697,96 zł. Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych wyniesie 133 zł; netto do wypłaty dla pracownika: 564,96 zł: W drugim przypadku dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu wysokość świadczenia urlopowego brutto wynosi 604,41 zł. Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych wyniesie 115 zł. Netto do wypłaty dla pracownika: 489,41 zł.

1. Lista płac - kwoty brutto obciążające koszty z tytułu naliczonych świadczeń urlopowych (przypadek I - 697,96 zł, przypadek II - 604,41 zł): strona Wn konta 400 - Koszty według rodzajów, lub konto zespołu 5 (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia), strona Ma konto 230-4 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami.

2. Potrącenia z listy płac z tytułu naliczonych świadczeń urlopowych - zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych (przypadek I - 133,00 zł, przypadek II - 115,00 zł): strona Wn konta 230-4 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 220 - Rozrachunki publicznoprawne (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych),

3. Wyciąg bankowy - potwierdzenie wypłaty świadczenia urlopowego (przypadek I - 564,96 zł, przypadek II - 489,41 zł): strona Wn konta 230-4 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący.

(AP)