Rozliczanie podróży służbowych – rozwiązanie najczęstszych problemów

Z wyjazdem w podróż służbową wiążą się koszty, które obciążają pracodawcę, a nie pracownika, i które należy rozliczyć. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą korzystać z własnych zasad rozliczania podróży służbowych. Jednak nie mogą one pozbawiać pracowników tych należności, które są gwarantowane pracownikom jednostek budżetowych. Dotyczy to zwrotu kosztów przejazdów, noclegów czy innych koniecznych wydatków, które pracownik poczynił, aby zrealizować cel podróży.

Podróż służbowa to wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy, poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika (art. 77⁵ Kodeksu pracy).

O tym, czy zachodzi konieczność odbycia podróży służbowej, decyduje jeden z elementów umowy o pracę – miejsce wykonywania pracy. Miejscem wykonywania pracy może być zarówno siedziba pracodawcy, jak i inne wskazane w umowie miejsce, gdzie na co dzień pracownik pełni swoje obowiązki. Może to być konkretny adres lub pewien obszar geograficzny, obejmujący np. całą gminę, województwo, bądź kilka miejscowości – w przypadku pracowników, których charakter pracy wymaga przejazdów z miejsca na miejsce. Wówczas poruszanie się po tym określonym terenie (lokalnie) nie stanowi podróży służbowej. Dopiero gdy pracownik na podstawie polecenia pracodawcy przekroczy dany obszar działania (np. jednostkę administracyjną, oznaczoną miejscowość) i uda się do innej miejscowości, taką podróż należy zakwalifikować jako służbową, z konsekwencjami w postaci wypłaty należności z tego tytułu. Generalnie więc, by prawidłowo ustalić charakter wyjazdów, należy kierować się postanowieniami umowy o pracę w zakresie miejsca wypełniania przez pracownika codziennych czynności. Im dokładniej jest ono opisane, tym łatwiej rozgraniczać delegacje i jazdy lokalne.

Przeczytaj w INFORLEX.PL Księgowość i Kadry cały artykuł Rozliczanie podróży służbowych – praktyczne problemy

W artykule szczegółowe omówienie jak rozliczać podróże służbowe, m.in.:

Polecenie pracodawcy
Zasady rozliczania podróży służbowych
Jak liczyć czas podróży służbowej
Należności z tytułu podróży służbowej
Diety krajowe
Diety zagraniczne i ich zmniejszanie
Podróż do kilku krajów docelowych – jak liczyć diety
Podróż zagraniczna przez Polskę – jak traktować odcinki podróży krajowej dla celów ustalenia diety
Noclegi
Noclegi kierowców
Przejazdy
Zaliczka na niezbędne koszty podróży
14 dni na rozliczenie podróży
Podatkowo-składkowe konsekwencje wypłaty należności delegacyjnych
Wydatki z tytułu używania samochodów prywatnych przez pracowników
Delegacja w PKPiR
Ewidencja podróży służbowych w księgach rachunkowych