Zatrudnianie cudzoziemców - zmiany od 1 czerwca 2025 r. Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia, rejestr umów o pracę, legalność pobytu obywateli Ukrainy, cyfrowe wnioski i wyższe kary

• Nowe zasady zatrudniania cudzoziemców - zabezpieczenie polskiego rynku pracy
• Legalność pobytu i zatrudnienia
• Rejestr umów o pracę
• Nowy cyfrowy wniosek o zezwolenie na pracę
• Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia na pracę
• Zatrudnianie obywateli Ukrainy
• Wyższe kary za nielegalne zatrudnianie

Nowe zasady zatrudniania cudzoziemców - zabezpieczenie polskiego rynku pracy

Głównym celem nowej ustawy jest ochrona polskiego rynku pracy przed napływem nielegalnych pracowników. Jednocześnie przepisy upraszczają dotychczasowe postępowanie administracyjne związane z zatrudnianiem cudzoziemców.

Te dwa różne dążenia tylko pozornie się wykluczają, ponieważ prostsze procedury legalnego zatrudnienia mają zniechęcać pracodawców do oferowania pracy „na czarno” oraz wzmocnić kontrolę nad legalnością i warunkami zatrudnienia. Nowe przepisy mają ułatwić firmom dostęp do legalnej siły roboczej, a zarazem skuteczniej eliminować patologie związane z obchodzeniem prawa.

Legalność pobytu i zatrudnienia

Najważniejszy warunek związany z zatrudnianiem cudzoziemców wiąże się z legalnością ich pobytu na terenie Polski. Ustawa precyzuje i porządkuje definicję nielegalnego powierzenia pracy cudzoziemcowi i to właśnie legalność pobytu jest przesłanką, którą należy zweryfikować jako pierwszą. Ponadto nielegalne zatrudnienie obejmuje m.in. sytuacje kiedy:
- cudzoziemiec nie ma uprawnień lub odpowiedniego zezwolenia do wykonywania pracy,
- jego podstawa pobytu nie uprawnia do wykonywania pracy,
- umowy nie zawarto w formie pisemnej,
- powierzono mu pracę na innych warunkach lub na innym stanowisku niż określone w odpowiednim zezwoleniu.

Zdaniem Arkadiusza Kacperka, Lidera zespołu księgowego w CashDirector S.A. wypunktowanie konkretnych cech nielegalnego zatrudnienia to spora pomoc dla pracodawców:
- Dużym ułatwieniem dla osób planujących legalne zatrudnianie cudzoziemców jest przedstawienie konkretnych przesłanek, które jasno określają kiedy zatrudnienie będzie uznane za nielegalne. Dzięki temu pracodawcy mogą skuteczniej weryfikować dokumenty i unikać nieświadomego łamania przepisów. To istotne wsparcie zwłaszcza dla firm, które nie mają dużego doświadczenia w zatrudnianiu obcokrajowców.

Rejestr umów o pracę

Pracodawcy oraz agencje pracy tymczasowej są zobowiązani do przesyłania drogą elektroniczną kopii umów zawartych z cudzoziemcami do urzędu, który wydał zezwolenie na pracę. Należy to zrobić jeszcze przed zatrudnieniem pracownika. Organami, które będą prowadziły centralny rejestr tych umów, będą wojewodowie i starości. Są oni także odpowiedzialni za prowadzenie ewidencji oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcom.

Wprowadzenie tego obowiązku ma zapobiec “dorabianiu” umów na ostatnią chwilę lub dopiero w trakcie kontroli.

Nowy cyfrowy wniosek o zezwolenie na pracę

Wniosek online o zezwolenie na pracę to korzystna zmiana, ponieważ przyspiesza procedurę, ogranicza błędy formalne i eliminuje konieczność wizyt w urzędzie. Dzięki cyfryzacji pracodawcy łatwiej sprawdzą status sprawy, a urzędy sprawniej przetworzą dokumenty – co przełoży się na większą przejrzystość i wygodę dla wszystkich stron.

Wniosek o zezwolenie na pracę należy złożyć w formie elektronicznej przez portal praca.gov.pl. Kieruje się go do wojewody właściwego dla miejsca zamieszkania lub siedziby podmiotu zatrudniającego. Dotychczas obcokrajowcy musieli składać wnioski w formie pisemnej. Cyfryzacja całego postępowania umożliwi śledzenie jego wyników na każdym etapie.

Procedura uzyskania zezwolenia o pracę jest teraz prostsza i bardziej przystępna. Do tej pory obowiązywał test rynku pracy, który wiązał się ze sprawdzeniem, czy w danym powiecie nie ma dostępnych bezrobotnych pracowników lokalnych. Cały proces był czasochłonny i nieefektywny, dodatkowo angażował powiatowe urzędy pracy i starostę. W nowej ustawie zlikwidowano ten obowiązek.

Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia na pracę

Do tej pory wojewoda mógł odmówić wydania zezwolenia na pracę m.in. wtedy, gdy pracodawca był ukarany za zatrudnianie cudzoziemców bez wymaganych dokumentów albo utrudniał kontrolę inspekcji pracy. Te powody nadal obowiązują i pozostają ważnym elementem weryfikacji pracodawców.

Nowe przepisy wprowadzają jednak dodatkowe kryteria, które mają uszczelnić system i ograniczyć nadużycia. Odmowa wydania zezwolenia nastąpi także, gdy:
- pracodawca nie opłaca składek na ZUS lub podatków (obowiązkowa przesłanka),
- firma została utworzona tylko po to, by ułatwiać wjazd cudzoziemcom, bez realnego zamiaru ich zatrudnienia,
- pracę miałby powierzyć podmiot niebędący legalnie działającą agencją pracy tymczasowej, a miałaby być ona wykonywana na rzecz osoby trzeciej (nielegalny outsourcing),
- cudzoziemiec, który wcześniej uzyskał zezwolenie i przyjechał do Polski, w ciągu ostatnich 2 lat faktycznie nie podjął pracy.

Nowe regulacje mają na celu zwiększenie kontroli nad rzeczywistym celem zatrudnienia oraz przeciwdziałanie wykorzystywaniu zezwoleń do celów innych niż praca.

Polecamy: Kodeks pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami

Zatrudnianie obywateli Ukrainy

Jeżeli obywatel Ukrainy wjechał legalnie na terytorium Polski od 24 lutego 2022 r. i deklaruje zamiar pozostania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jego pobyt na tym terytorium uznaje się za legalny do 30 września 2025 r. Jak podpowiada Arkadiusz Kacperek:
- Po tej dacie, o ile nie zostaną wprowadzone nowe przepisy, aby kontynuować legalny pobyt i pracę w Polsce, obywatele Ukrainy będą musieli ubiegać się o odpowiednie zezwolenia na pobyt czasowy lub stały. Warto zatem już teraz zaplanować proces legalizacji pobytu po 30 września 2025 roku, aby uniknąć ewentualnych komplikacji.

Dla pracodawców oznacza to konieczność monitorowania statusu pobytowego swoich pracowników z Ukrainy i wspierania ich w procesie uzyskiwania odpowiednich zezwoleń, aby zapewnić ciągłość zatrudnienia i zgodność z przepisami prawa.

Wyższe kary za nielegalne zatrudnianie

Ustawa podwyższa kary za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców. Pracodawca, który zignoruje obowiązki i wymogi wynikające z obowiązujących przepisów, naraża się na grzywnę w wysokości od 3000 zł za pracownika. Kara będzie więc nie tylko bardziej dotkliwa niż do tej pory, ale zmieni się również sposób jej naliczania - od pojedynczego pracownika. Nie będzie więc ustalana jako jedna stała kwota za naruszenie, lecz zostanie naliczona osobno za każdego nielegalnie zatrudnionego pracownika.

Maksymalna grzywna to 50 000 zł w przypadku umyślnego naruszenia prawa. W takiej sytuacji wzrasta także wysokość grzywny za osobę - do 6000 zł.

Wprowadzone zmiany mają na celu zwiększenie przejrzystości, bezpieczeństwa oraz dostosowanie rynku pracy do aktualnych potrzeb gospodarczych. Choć nowe przepisy nakładają na pracodawców większą odpowiedzialność, dają też jasność co do zasad, jakie obowiązują przy zatrudnianiu cudzoziemców. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskują przewidywalność i lepszą ochronę przed nieuczciwą konkurencją, a legalnie zatrudnieni pracownicy – poczucie stabilizacji i większego bezpieczeństwa prawnego.

Polecamy: Zatrudnianie cudzoziemców 2025. Nowe zasady i procedury