Dokumentacja kosztów działalności jednostek non profit i ich rozliczenie

Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych (art. 9 ust. 1 updop).

Warunkiem zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu jest jego właściwe udokumentowanie, w sposób wskazany w ustawie o rachunkowości, tzn. przy wykorzystaniu dowodów księgowych wymienionych w ustawie czy akcie wykonawczym. Dowody powinny być poprawne formalnie, tj. powinny zawierać minimalną treść wymaganą dla danego rodzaju dowodu księgowego.

Każdy dowód księgowy musi odpowiadać określonym wymaganiom, a szczególnie powinien on zawierać dane niezbędne do odzwierciedlenia dokonanej operacji gospodarczej wymienione w art. 21 ust. 1 uor:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Wszystkie ww. dane (poza wymienionymi w ostatnim punkcie) są wprowadzane do dowodu księgowego w trakcie jego sporządzania. Sprawdzenie dowodów księgowych oraz ich dekretacja następuje podczas przygotowania dokumentów do ewidencji w księgach rachunkowych.

Wartość może być pominięta w dowodzie, jeżeli w toku przetwarzania danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

Podstawę zapisu w księgach rachunkowych jednostki mogą stanowić dowody sporządzone w językach obcych, jednak w takim przypadku na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta jednostka ma obowiązek zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści takich dowodów. Dowód księgowy, w którym wartość została wyrażona w walutach obcych, powinien zawierać przeliczenie ich wartości na złotówki według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczanie walut na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

Ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 stanowi, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”, wśród których wyróżnia się:

• zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,

• zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

• wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponoszone przez jednostkę koszty są dokumentowane najczęściej przez dowody zewnętrzne obce (otrzymane od kontrahentów faktury VAT, rachunki, noty księgowe) oraz dowody wewnętrzne (listy płac, rozliczenia podróży służbowych). Dowody zewnętrzne własne, przekazywane w oryginale kontrahentom, dokumentują przychody jednostki.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są również dowody księgowe sporządzane przez jednostkę na podstawie dowodów źródłowych:

• zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

• korygujące poprzednie zapisy,

• rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Jeżeli nie ma możliwości uzyskania zewnętrznych dowodów źródłowych, dotyczących np. zakupu materiałów pomocniczych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć skupu od ludności metali nieżelaznych oraz operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług.

Rozliczenie kosztów działalności jednostek non profit jest prowadzone według rodzajów w następujących pozycjach:

• amortyzacja,

• zużycie materiałów i energii,

• usługi obce,

• podatki i opłaty,

• wynagrodzenia,

• ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia,

• pozostałe koszty rodzajowe.

Tak rozliczone koszty działalności są następnie grupowane, według realizowanych zadań jednostki non profit, na:

• koszty realizacji zadań statutowych,

• koszty administracyjne oraz

• koszty działalności gospodarczej, gdy jednostka prowadzi taką działalność.

Jednostka non profit rozlicza także, według tytułów, pozostałe koszty operacyjne oraz poniesione koszty finansowe i straty nadzwyczajne.

Amortyzacja

Do kosztów amortyzacji nie zalicza się niezamortyzowanej części wartości likwidowanych czy też sprzedawanych środków trwałych, niezależnie od przyczyn wycofania ich z użytkowania. Są one zaliczane do kosztów pozostałej działalności operacyjnej.

Zapis kosztów amortyzacji w księgach rachunkowych jest dokonywany na podstawie PK - polecenia księgowania. PK dotyczące rozliczenia amortyzacji sporządza się w oparciu o prowadzoną tabelę amortyzacyjną.

Tabela amortyzacyjna pełni rolę ewidencji szczegółowej środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. W tabeli tej rejestruje się: wartość początkową środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, wartość umorzenia i naliczane odpisy amortyzacyjne za poszczególne okresy sprawozdawcze - w przekrojach dostosowanych do potrzeb rachunku kosztów i ewidencji odpisów amortyzacyjnych od tych trwałych składników majątku. Tabelę zakłada się na początku roku obrotowego na podstawie danych kart szczegółowych amortyzowanych składników majątku, ujmując w niej kwoty rocznej oraz miesięcznej amortyzacji według poszczególnych grup środków trwałych. W ciągu roku odnotowuje się w niej wszelkie zmiany dotyczące amortyzowanych aktywów (zwiększenie stanu aktywów lub zmniejszenie), wpływające na zwiększenie lub zmniejszenie bieżącej kwoty amortyzacji.

Sporządzanie tabeli amortyzacyjnej powinno dostarczać informacji nie tylko o łącznej sumie kosztów amortyzacji, którą w danym okresie sprawozdawczym należy ująć na koncie „Amortyzacja”, ale jednocześnie musi umożliwiać alokację kosztów zgodnie z miejscami ich powstania.

Zużycie materiałów i energii

Ustawa o rachunkowości definiuje materiały jako rzeczowe aktywa obrotowe nabyte lub wytworzone we własnym zakresie w celu zużycia w prowadzonej działalności.

Ze względu na przeznaczenie wyodrębnia się między innymi: materiały podstawowe i pomocnicze, paliwo, części zapasowe maszyn i urządzeń, opakowania. Niezależnie jednak od tego, do jakiej szczegółowej grupy zostaną one zaliczone, zużycie materiałów rozlicza się według obszarów funkcjonowania jednostki.

Do kosztów zużycia materiałów w przekroju układu rodzajowego zalicza się w szczególności:

• materiały podstawowe, które są zużywane w procesie produkcyjnym i wchodzą w skład wyrobów gotowych,

• materiały pomocnicze przeznaczone na cele ogólne (np. środki czystości, materiały biurowe),

• energię elektryczną, cieplną itp.,

• paliwo (benzyna, olej napędowy, koks, węgiel, drewno),

• części zapasowe maszyn, urządzeń i środków transportu,

• opakowania niezaliczane do opakowań podstawowych,

• odpady będące resztkami materiałów lub materiały, które uległy uszkodzeniu.

Rozliczenia zużycia materiałów i energii dokonuje się na podstawie faktur VAT oraz rachunków otrzymywanych od dostawców.

Materiały przechowywane w magazynie mogą być dokumentowane następującymi dowodami:

• Przyjęcie materiałów z zewnątrz - Pz,

• Wydanie materiałów na zewnątrz - Wz,

• Przesunięcie materiałów - Mm,

• Pobranie materiałów - Rw.

Jednostka opisuje w przyjętej instrukcji obiegu dokumentów stosowane dowody magazynowe.

Przyjęcie materiałów/towarów z zewnątrz - Pz stanowi dowód przyjęcia materiałów od jednego dostawcy. W zależności od przyjętej przez jednostkę metody prowadzenia ewidencji analitycznej i syntetycznej dowód Pz może spełniać następujące funkcje:

• stanowić podstawę do zapisu w kartotece ilościowej w magazynie oraz ilościowo-wartościowej w księgowości,

• stanowić podstawę do zaksięgowania w ewidencji syntetycznej wartości zapasów w danym magazynie.

Wydanie materiałów/towarów na zewnątrz - Wz jest dowodem wydania materiałów na zewnątrz jednostki oraz potwierdzeniem przyjęcia powyższych materiałów przez odbiorcę.

Przesunięcie materiałów - Mm służy do udokumentowania przesunięcia materiałów między dwoma magazynami jednostki.

Pobranie materiałów - Rw jest poleceniem wydania z magazynu materiałów do produkcji lub na własne potrzeby jednostki. Dokument ten jest potwierdzany przez pobierającego materiał z magazynu na określone cele.

Wycena zużycia materiałów przeprowadzana jest na podstawie informacji o dokonanym z magazynu rozchodzie materiałów do zużycia w jednostce. Aby więc dokonać takiej wyceny, należy w pierwszej kolejności ustalić - na podstawie dowodów pobrania z magazynu - ilość rozchodu materiałów.

Metody wyceny materiałów jednostka opisuje w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości.

Wartość rozchodu zapasów, w tym zużycia i sprzedaży, ustala się za pomocą określonych przez jednostkę metod:

• według cen przeciętnych, tj. ustalonych w wysokości średniej ważonej cen materiałów,

• przyjmując, że rozchód materiałów wycenia się kolejno po cenach (kosztach) tych składników, które jednostka najwcześniej nabyła, zasada - „pierwsze weszło - pierwsze wyszło” (FIFO),

• przyjmując, że rozchód materiałów wycenia się kolejno po cenach (kosztach) tych aktywów, które jednostka najpóźniej nabyła, zasada - „ostatnie weszło - pierwsze wyszło” (LIFO),

• metodą identyfikacji rzeczywistych cen (kosztów) materiałów, które dotyczą ściśle określonych przedsięwzięć, niezależnie od daty ich zakupu lub wytworzenia.

Wycena rozchodu materiałów wyrażana jest zawsze rzeczywistą ceną ich nabycia i ustalana jest jako iloczyn rozchodowanej ilości i jednostkowej ceny zużytych materiałów. Jeśli jednostka rozchodowuje materiały wytworzone we własnym zakresie, wyceny dokonuje się na podstawie rzeczywistego kosztu wytworzenia tych materiałów. W zależności od założeń prowadzonej w jednostce polityki bilansowej materiały mogą być wyceniane na potrzeby ewidencyjne na poziomie rzeczywistej ceny nabycia (kosztu wytworzenia) lub ceny zakupu.

Obok zużycia materiałów występują koszty zużytej w jednostce energii: elektrycznej, cieplnej, sprężonego powietrza, koszty zimnej i ciepłej wody itp. Koszty zużycia energii ustala się i zapisuje w księgach rachunkowych w przekroju układu rodzajowego kosztów na podstawie faktury VAT otrzymanej od dostawcy energii. Wycena tego kosztu związana jest więc z pozyskaniem od kontrahenta informacji o rzeczywistym lub planowanym zużyciu i jednostkowej cenie nabycia energii. Koszt wiąże się więc z rzeczywistą ceną nabycia netto, w przypadku gdy jednostka jest podatnikiem podatku VAT, lub też ustalany jest na poziomie ceny nabycia brutto, jeśli nie mamy prawa odliczyć zawartego w cenie podatku VAT.

Usługi obce

Koszty usług obcych obejmują ekonomiczne skutki korzystania przez jednostkę z zakresu usług dostarczanych przez podmioty zewnętrzne.

Do usług obcych zaliczamy m.in:

• usługi remontowe i konserwacyjne,

• usługi budowlano-montażowe, projektowe, geodezyjne, kartograficzne,

• utrzymanie terenów zielonych,

• najem, dzierżawę, leasing,

• usługi transportowe, składowania,

• usługi pocztowe i telekomunikacyjne,

• usługi dozoru mienia,

• usługi bankowe, z wyjątkiem odsetek i prowizji od kredytów, które ujmowane są w segmencie działalności finansowej,

• usługi biurowe i informatyczne.

Należy zwrócić uwagę, że do usług obcych nie zalicza się opłat o charakterze sankcyjnym - są one elementem kosztów pozostałej działalności operacyjnej. Nie zalicza się tu również kosztów podróży służbowych - zalicza się je do pozostałych kosztów układu rodzajowego. I wreszcie nie zalicza się kosztów robót czy usług związanych z usuwaniem szkód losowych - wpływają one na zwiększenie strat nadzwyczajnych.

Koszt usług obcych powstaje w momencie otrzymania przez jednostkę od dostawcy dokumentu potwierdzającego wykonanie czynności objętej usługą. Takim dokumentem jest najczęściej oryginał faktury lub rachunku. Dane tego dokumentu pozwalają na zarejestrowanie w księgach rachunkowych faktu powstania zobowiązania oraz dają podstawę do prawidłowej i wiarygodnej wyceny kosztu usług obcych. Wyceny tego kosztu dokonuje się więc zawsze w cenie nabycia usługi wynikającej z faktury. Cena ta, w zależności od tego, czy nabywca jest podatnikiem podatku VAT, czy też nie, charakteryzowana jest odpowiednio na poziomie netto (bez VAT) lub też na poziomie brutto (z VAT).

Przed zarejestrowaniem w księgach danych wynikających z faktury często należy dokonać odbioru usługi. Przeprowadza go odpowiedzialny za to pracownik jednostki, zwracając szczególną uwagę na ilość oraz jakość dostaw. Jest to istotne zwłaszcza w przypadku usług remontowych lub budowlano-montażowych. Do faktury dołączany jest wówczas drugi dokument - protokół odbioru (przyjęcia) usług obcych, który stanowi podstawę akceptacji danych zawartych w fakturze.

Podatki i opłaty

W pozycji „Podatki i opłaty” jednostka ujmuje w szczególności tzw. podatki lokalne oraz inne podatki i opłaty, do których zaliczamy:

• podatek od nieruchomości,

• podatek od środków transportowych,

• podatek od posiadania psów,

• podatek akcyzowy,

• korektę podatku VAT naliczonego, wynikającą ze zmiany struktury sprzedaży opodatkowanej w stosunku do roku poprzedniego,

• opłaty za wieczyste użytkowanie gruntów,

• opłaty skarbowe, administracyjne i manipulacyjne, jeśli nie zwiększają wartości nabytego składnika majątku,

• opłaty sądowe i notarialne niezwiązane z dochodzeniem roszczeń i nabyciem składników majątku trwałego,

• opłaty za korzystanie ze środowiska naturalnego o charakterze niesankcyjnym.

Dokumentacja wymienionych wyżej kosztów obejmuje zewnętrzne dowody źródłowe potwierdzające fakt poniesienia zaliczanego do kosztów wydatku, jak wyciąg bankowy lub Kw - kasa wypłaci.

Wyciąg bankowy stanowi ewidencję środków pieniężnych posiadacza rachunku, w której bank podaje saldo początkowe, wpłaty i wypłaty środków pieniężnych oraz saldo końcowe.

Kasa wypłaci - Kw jest dowodem księgowym dokumentującym rozchód gotówki z kasy w przypadku braku dowodu źródłowego (np. faktury VAT, rachunków innych jednostek za dostarczone towary lub usługi). Dokument ten jest wystawiany w takich okolicznościach, jak: wypłata zaliczki na niedostarczone jeszcze towary lub usługi albo wypłata zobowiązań terminowych (np. podatków i opłat).

Wynagrodzenia oraz ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

Powstałe z tego tytułu koszty ujmowane są w układzie rodzajowym w pozycji „Wynagrodzenia”. Pozycja ta obejmuje wartość wynagrodzeń pieniężnych oraz świadczeń w naturze (deputatów) bądź też ich ekwiwalentów należnych za wykonanie określonej pracy, wypłacanych osobom fizycznym.

Do kosztów wynagrodzeń zalicza się więc:

• wynagrodzenia wypłacane stałym pracownikom jednostki na podstawie umowy o pracę,

• wynagrodzenia za wykonanie doraźnych prac na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło,

• wynagrodzenia agencyjno-prowizyjne,

• honoraria.

Uwaga!

Do wynagrodzeń nie zalicza się wypłat z funduszy specjalnych (np. zakładowego funduszu świadczeń socjalnych) oraz wypłat realizowanych ze środków otrzymanych od innych podmiotów (np. zasiłków chorobowych, pielęgnacyjnych, porodowych czy wychowawczych, finansowanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych).

Dokumentacja kosztów wynagrodzeń obejmuje sporządzenie listy płac lub też wystawienie rachunku za wykonaną pracę. Dokumenty te zawierają informację o wysokości płacy brutto, wszystkich dokonanych od tej płacy potrąceniach: obligatoryjnych i dobrowolnych oraz podają wartość wynagrodzenia do wypłaty. Na podstawie tych dokumentów dokonuje się rejestracji w księgach rachunkowych rodzajowego kosztu wynagrodzeń. Należy pamiętać, że koszt ten ujmowany jest zawsze na poziomie płacy brutto.

Lista płac jest dokumentem stanowiącym podstawę do wypłaty wynagrodzeń.

Podstawę do sporządzenia listy płac stanowią:

• umowy o pracę, listy obecności, karty urlopowe, zaświadczenia o niezdolności do pracy (zwolnienia lekarskie), zatwierdzone wnioski premiowe itp.,

• oświadczenia pracownika dla celów obliczania podatku dochodowego od osób fizycznych,

• dokumenty dotyczące świadczeń ze środków ZUS (np. zasiłki rodzinne, zasiłki opiekuńcze),

• dokumenty dotyczące potrąceń z wynagrodzeń (np. tytuły wykonawcze).

Wystawiając rachunki za wykonaną pracę na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, należy posiadać informacje dotyczące zatrudnienia zleceniobiorcy. Informacje te są potrzebne do prawidłowego wyliczenia odliczeń na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Rachunek do umowy zlecenia z odliczeniem składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne jest stosowany przy wypłatach należności z tytułu umów zlecenia zawartych z pracownikami zleceniodawcy oraz osobami niezatrudnionymi w innym zakładzie pracy lub osobami otrzymującymi wynagrodzenie, ale niższe niż kwota minimalnego wynagrodzenia.

Rachunek do umowy zlecenia z odliczeniem składek tylko na ubezpieczenie zdrowotne jest wystawiany w przypadku wypłat z tytułu umów zlecenia przez osoby zatrudnione poza zakładem pracy zleceniodawcy, których podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest nie niższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia (art. 9 ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Rachunki do umowy zlecenia bez odliczeń składek ZUS są wystawiane dla osób niepodlegających obowiązkowo ubezpieczeniu społecznemu i ubezpieczeniu zdrowotnemu, jeżeli są uczniami gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych, szkół ponadpodstawowych lub studentami do ukończenia 26 lat (art. 6 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz art. 9 ust. 1 ustawy o powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu Zdrowia).

Rachunek do umowy o dzieło. Osoby wykonujące pracę na podstawie umowy o dzieło nie podlegają ubezpieczeniu społecznemu i ubezpieczeniu zdrowotnemu. Wyjątek stanowią pracownicy zleceniodawcy, którzy podlegają ubezpieczeniom społecznym (art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz art. 9 ust. 1 ustawy o Narodowym Funduszu Zdrowia).

Zatrudnienie pracowników, obok kosztów wynagrodzeń, pociąga za sobą także ponoszenie innych kosztów określanych w układzie rodzajowym jako ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (narzuty na wynagrodzenia, świadczenia na rzecz pracowników).

Koszty te można sklasyfikować w dwóch grupach:

• obowiązkowe, wynikające z przepisów prawa:

- składki na ubezpieczenia społeczne, na które składają się ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe,

- składki na ubezpieczenie zdrowotne,

- składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

- świadczenia na rzecz pracowników, wynikające z przepisów Kodeksu pracy (szkolenia pracowników, posiłki regeneracyjno-wzmacniające, środki czystości lub ekwiwalenty za te świadczenia, odzież ochronna);

• fakultatywne, wynikające z decyzji kierownika jednostki:

- dopłaty do okresowych biletów na dojazdy pracowników do pracy,

- ubezpieczenia osobowe pracowników,

- odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Dokumentacja składek ZUS odbywa się na podstawie sporządzanych miesięcznych deklaracji ZUS DRA oraz dołączanych do tych deklaracji raportach imiennych o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach (np. ZUS RCA). Ujęcie natomiast kosztów tych obciążeń w księgach rachunkowych dokonywane jest na podstawie wewnętrznego dowodu księgowego PK - polecenie księgowania.

Świadczenia na rzecz pracowników, takie jak szkolenia czy posiłki regeneracyjno-wzmacniające, dokumentowane są dowodami źródłowymi wystawianymi przez obce firmy, rachunkami lub fakturami VAT. Wartość kosztów tych świadczeń, ujmowana na koncie kosztów według rodzaju, ustalana jest więc na podstawie zawartej w tych dokumentach rzeczywistej ceny ich nabycia. Koszty rzeczowych świadczeń, takich jak odzież ochronna, środki czystości, dokumentowane są dowodem rozchodu materiałowego - Rw i wyceniane analogicznie jak pozostałe materiały. Koszty ubezpieczenia osobowego pracowników powstają zaś w momencie zawarcia z ubezpieczycielem umowy w formie polisy ubezpieczeniowej. Ewidencja w księgach tych kosztów jest dokonywana w wysokości sumy składki do zapłaty na podstawie tej polisy. Zapisy w księgach rachunkowych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych są dokonywane na podstawie wewnętrznego dowodu księgowego PK - polecenie księgowania, zawierającego odpowiednie naliczenie.

Pozostałe koszty rodzajowe

Pozycja „Pozostałe koszty rodzajowe” obejmuje wszystkie inne koszty działalności jednostki, które nie zostały przyporządkowane do wcześniej charakteryzowanych grup układu rodzajowego kosztów.

Pozostałe koszty rodzajowe to w szczególności:

• ubezpieczenia majątkowe,

• koszty krajowych i zagranicznych podróży służbowych, na które składają się koszty przejazdów, noclegów i diet,

• niezaliczane do wynagrodzeń bądź świadczeń na rzecz pracowników wypłaty pieniężne na rzecz osób fizycznych, takie jak: stypendia, odprawy pośmiertne, ekwiwalenty za użycie stanowiących własność pracownika narzędzi czy materiałów, ryczałty za używanie przez pracowników do celów służbowych własnych samochodów osobowych, ryczałty za noclegi w przypadku zatrudniania pracownika poza miejscem jego zamieszkania,

• koszty reprezentacji i reklamy,

• składki na rzecz organizacji, do których przynależność jest obowiązkowa,

• inne proste koszty rodzajowe.

Dokumentacja pozostałych kosztów rodzajowych obejmuje zewnętrzne dowody księgowe, takie jak: rachunki i wypłaty gotówkowe, faktury z odroczonym terminem płatności. W przypadku realizowanych przez jednostkę wypłat z tytułu różnych świadczeń na rzecz pracowników stosowane są dowody wewnętrzne Kw - kasa wypłaci. Natomiast ubezpieczenia majątkowe ujmowane są w księgach na podstawie PK - polecenia księgowania.

Pozostałe koszty operacyjne, koszty finansowe oraz straty nadzwyczajne

Jednostka non profit rozlicza także, według tytułów, pozostałe koszty operacyjne oraz poniesione koszty finansowe i straty nadzwyczajne. Dokumentacja tych kosztów, podobnie jak dokumentacja pozostałych kosztów rodzajowych, jest bardzo zróżnicowana.

Pozostałe koszty operacyjne, takie jak koszty związane:

• ze zbyciem środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych,

• z odpisaniem należności przedawnionych, umorzonych, nieściągalnych, z wyjątkiem należności o charakterze publicznoprawnym nieobciążających kosztów,

• z utworzeniem i rozwiązaniem rezerw, z wyjątkiem rezerw związanych z operacjami finansowymi,

• z odpisami aktualizującymi wartość aktywów i ich korektami, z wyjątkiem odpisów obciążających koszty wytworzenia sprzedanych produktów lub sprzedanych towarów, koszty sprzedaży lub koszty finansowe,

są dokumentowane dowodami wewnętrznymi PK - polecenia księgowania.

Odnośnie do wydatków związanych z działalnością socjalną, z odszkodowaniami, karami i grzywnami, z przekazaniem nieodpłatnie (w tym w drodze darowizny aktywów - również środków pieniężnych na inne cele niż nabycie lub wytworzenie środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych), to dokumentuje się je za pomocą faktur, rachunków i wypłat gotówkowych.

Koszty finansowe, takie jak odsetki i prowizje od zaciągniętych przez jednostkę kredytów oraz odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań, są księgowane na podstawie wypłat gotówkowych z banku lub kasy jednostki.

Inne koszty finansowe, do których zalicza się:

• utworzenie rezerwy na pewne lub prawdopodobne straty z operacji finansowych,

• raty kosztów finansowych podlegających rozliczeniu w czasie,

• wartość w cenie nabycia sprzedanych papierów wartościowych oraz koszty związane z ich sprzedażą,

• ujemne różnice kursowe od należności,

• dodatnie różnice kursowe od zobowiązań,

• odpisy aktualizujące wartość inwestycji,

• odpisy aktualizujące należności z tytułu odsetek lub udzielonych pożyczek,

są ujmowane w księgach rachunkowych na podstawie dowodów wewnętrznych PK - polecenia księgowania, sporządzanych na podstawie dowodów źródłowych.

Straty nadzwyczajne, powstające na skutek zdarzeń trudnych do przewidzenia, poza działalnością operacyjną jednostki i niezwiązane z ogólnym ryzykiem jej prowadzenia, dokumentowane są obcymi dowodami źródłowymi (np. protokołem z kradzieży lub pożaru materiałów).

Podstawy prawne:

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

• ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238

• rozporządzenie Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej - Dz.U. Nr 137, poz. 1539; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. Nr 11, poz. 117

• ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 89, poz. 589