Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

HUB KSeF ułatwi pracę w nowym systemie

Subskrybuj nas na Youtube
  • Artykuł partnerski
An,Inscription,Composed,Of,Letters,On,A,Ksef,Keyboard.,Translation,,
Shutterstock

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza całkowicie nową formę faktury – fakturę ustrukturyzowaną. Jego wdrożenie w Polsce nie zmienia zasadniczo wymogów ustawowych co do zawartości faktury, ale całkowicie zmienia sposób jej tworzenia, przechowywania i udostępniania.

W związku z tym nasuwa się wniosek, iż większość systemów dziedzinowych obecnie przetwarzających faktury trzeba będzie dostosować do nowej warstwy technicznej przetwarzania faktur. Co więcej, trwa już okres przejściowy, w którym faktury ustrukturyzowane działają równolegle z fakturami papierowymi i tymi przesyłanymi w formie elektronicznej np. jako dokumenty PDF.

Specyfikacja systemu KSeF nie jest obecnie zamknięta. Jak widać, studiując dostępne materiały, jego logika i konkretne rozwiązania są jeszcze w fazie późnego rozwoju.

Jako że Krajowy System e-Faktur stanie się niebawem obligatoryjny, przed przedsiębiorstwami pojawia się wiele trudnych decyzji:

– czy i jak zmieniać swoje systemy dziedzinowe tak, by mogły poprawnie współpracować z KSeF, w szczególności by mogły we właściwy sposób pobierać dane faktur, ale też je wystawiać?

– jak zapewnić działanie systemów dziedzinowych w okresie przejściowym?

– jak ograniczyć koszty zmiany każdego systemu dziedzinowego w przypadku zmiany specyfikacji KSeF? 

Z każdą z tych decyzji wiążą się nie tylko koszty, lecz także ryzyka techniczne, a co za tym idzie – ryzyka związane z poprawnością wystawiania faktur.

Wraz z wdrożeniem KSeF pojawiają się pewne dodatkowe informacje związane z fakturami (np. unikalny numer ID KSeF, kod QR). Z jednej strony ich przechowywanie nie jest wymagane przez ustawę, ale z drugiej strony – trudno sobie wyobrazić realne działanie gospodarcze bez takiej czynności. Przykładowo wystawienie korekty bez identyfikatora faktury nadanej przez KSeF jest praktycznie niemożliwe.

W okresie przejściowym korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Co więcej, odbiorca faktury może zażyczyć sobie otrzymania faktury w dotychczasowej formie, np. w formie pliku PDF. Niestety faktura ustrukturyzowana ma tak naprawdę postać specyficznego pliku tekstowego. Co prawda taki plik w łatwy sposób może być odczytany przez odpowiedni system komputerowy – ale jest trudny dla przeciętnego człowieka.W takim przypadku konieczne jest „zwizualizowanie” faktury po jej wystawieniu w KSeF. Chodzi o to, by nadać jej formę graficzną na podstawie ustrukturyzowanych danych zarejestrowanych w KSeF. 

Każda faktura wysłana do KSeF otrzymuje swój własny numer identyfikacyjny składający się z 35 znaków. Pierwszą część tego numeru stanowi NIP wystawcy, dalej są data wystawienia faktury oraz część techniczna i suma kontrolna. Numer ten będzie konieczny do wystawienia ewentualnych faktur korygujących czy nadania dostępu anonimowego do danego dokumentu. Docelowo ID KSeF będzie również trzeba podawać w przypadku dokonywania płatności za daną fakturę pochodzącą z KSeF. Jeżeli wystawiamy dużą liczbę faktur na danego kontrahenta, możemy w KSeF wygenerować zbiorczy numer identyfikacyjny, którego użyje odbiorca do płatności za wiele faktur jednocześnie.

Co w przypadku awarii KSeF?

KSeF, jak każdy system informatyczny, wymaga serwisowania i może ulec awarii. W przypadku awarii lub niedostępności KSeF faktury będą mogły być wystawiane poza systemem, jednak nadal zgodnie ze schemą. Będą musiały także zostać do niego przesłane w ciągu siedmiu dni od daty zakończenia awarii – system będzie miał zapisaną datę awarii, a na fakturze zostanie nadany numer z uwzględnieniem daty wystawienia określonej przez podatnika.

W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktur do KSeF następnego dnia po wystawieniu offline.

Naszą odpowiedzią na powyższe wyzwania jest HUB KSeF. Jako narzędzie posiadające własną bazę danych może zapisywać faktury w czasie awarii, a po jej wyeliminowaniu automatycznie wysłać paczkę dokumentów do KSeF. HUB, będąc narzędziem integracyjnym pomiędzy KSeF a systemami dziedzinowymi, może zostać zaprogramowany do „odpytywania” KSeF o jego dostępność bądź nowe dokumenty w określonych interwałach czasowych.

Jak to działa?

HUB KSeF z jednej strony podłączony jest bezpośrednio do systemu KSeF, dając dostęp do jego funkcjonalności zarówno w trybie interaktywnym, jak i w trybie wsadowym. HUB KSeF w pełni obsługuje wszystkie przewidziane specyfikacją sposoby komunikacji, szyfrowania danych, potwierdzania, sprawdzania statusów itp. Z drugiej strony HUB KSeF za pomocą tzw. konwerterów podpięty jest do systemów dziedzinowych w taki sposób, że sam KSeF jest dla nich niewidoczny i „ukryty” pod funkcjonalnością HUB-a.

Dzięki przyjętej przez nas architekturze HUB KSeF ewentualne zmiany w specyfikacji KSeF będą powodować zmiany interfejsu pomiędzy tym systemem a HUB-em. W ramach jednego wdrożenia możemy się interfejsować z dziesiątkami systemów dziedzinowych. Ewentualna modyfikacja interfejsu do KSeF będzie wykonana tylko raz – w kontekście całego HUB-a, a co za tym idzie – jej beneficjentami będą wszystkie systemy dziedzinowe.

Warto dodać, że z HUB KSeF w pełni zintegrowany jest podsystem nadający formę graficzną fakturze po jej wystawieniu. Co więcej, możliwe jest użycie dowolnego graficznego wzorca faktur – w zależności od konkretnych potrzeb.

Niewątpliwą zaletą proponowanego przez nas rozwiązania jest to, iż można do niego podłączać kolejne systemy czy moduły etapowo, w dowolnej kolejności i zupełnie niezależnie od pozostałych. Dzięki temu elastycznie i adekwatnie do potrzeb naszych klientów oraz ewentualnych wymaganych prawem zmian dostosowujemy nasze rozwiązanie. HUB KSeF wdrażamy zarówno w modelu on-premise, jak i SaaS.

Bardzo korzystnym finansowo rozwiązaniem może okazać się HUB KSeF oferowany przez nas w formie SaaS. Jego podstawą również jest HUB „engine” – najbardziej aktualny silnik na Platformie Atom – pozwalający na wysyłanie i odbieranie faktur do/z KSeF oraz pobieranie informacji zwrotnej, tj. nadanego numeru KSeF, UPO. 

HUB KSeF SaaS jest również wyposażony w moduł interfejsów dziedzinowych – moduł dający możliwość importu faktur podstawionych w postaci plików w formacie Excela (XLSX) według wskazanego szablonu oraz XML według zadanego schematu.

Zakładamy m.in. interfejsy dostępowe takie jak:

1.         Plikowy w oparciu o sftp

2.         API REST

Ogromnym plusem opcji SaaS jest duża oszczędność, bowiem ten sposób dystrybucji nie wymaga od kupującego posiadania infrastruktury, na której działa system, a także nie ma konieczności wykupowania licencji na oprogramowanie. W modelu SaaS klient nie jest właścicielem programu czy – precyzyjniej – dożywotniej licencji na jego wykorzystywanie, lecz użytkownikiem, który płaci za czasowy dostęp do aplikacji w ramach abonamentu. Dodatkowym atutem jest gwarancja stabilności usługi na poziomie 99 proc., co oznacza, że z HUB-a można korzystać o każdej porze dnia i nocy, a jakość świadczonych usług jest na najwyższym poziomie.

esourcing logo

 

fot. materiały prasowe

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Artykuł partnerski

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja
QR Code
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Kawa z INFORLEX. Perspektywy zawodu księgowego

Kawa z INFORLEX wydanie EXTRA. Rozmowa z 3 cenionymi ekspertami: Żanetą Hejne – właścicielką biura rachunkowego, Piotrem Juszczykiem – doradcą podatkowym inFakt oraz Radosławem Kowalskim – doradcą podatkowym.

Webinar: Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „Przekształcenie JDG klienta w spółkę w praktyce biura rachunkowego” poprowadzi Tomasz Rzepa, doradca podatkowy, ekspert INFORAKADEMII. Każdy z uczestników otrzyma imienny certyfikat i roczny nielimitowany dostęp do retransmisji webinaru wraz z materiałami dodatkowymi. Uczestnicy webinaru dowiedzą się, jak wygląda proces przekształcenia JDG w spółkę z perspektywy biura rachunkowego, ze wskazaniem kluczowych wyzwań, problemów oraz szans, jakie z tego faktu wynikają.

Zatrudnianie cudzoziemców - zmiany od 1 czerwca 2025 r. Dodatkowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia, rejestr umów o pracę, legalność pobytu obywateli Ukrainy, cyfrowe wnioski i wyższe kary

Nowe przepisy dotyczące zasad zatrudniania cudzoziemców w Polsce zaczną obowiązywać od 1 czerwca 2025 roku. Regulacje określają warunki, na jakich możliwe będzie legalne powierzenie pracy obcokrajowcom. Sprawdzamy, czy nowe przepisy wprowadzają ułatwienia i w jaki sposób zmieniają procedurę zatrudniania cudzoziemców.

Kary umowne a koszty podatkowe – korzystny wyrok dla podatników

W wyroku z 6 maja 2025 r., sygn. II FSK 1012/22 Naczelny Sąd Administracyjny zgodził się z stanowiskiem, że kary umowne mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli niewykonanie dostawy - nie wynikało z winy spółki. Niepewność w tej sprawie wynikała z wykładni art. 16 ust 1 pkt 22 ustawy o CIT, w którym określono jakie kary umowne i odszkodowania nie mogą być uznane za koszty podatkowe. W orzecznictwie przepis ten jest interpretowany literalnie, uznając że pozostałe rodzaje wypłat odszkodowawczych niż wskazane w przepisie mogą być uznane za koszt podatkowy.

Czy zawód księgowego powinien być certyfikowany? Ministerstwo Finansów analizuje możliwe zmiany

Od 2014 roku w Polsce nie można już uzyskać certyfikatu księgowego wydanego przez Ministra Finansów. W wyniku przeprowadzonej wówczas deregulacji zawód księgowego został formalnie otwarty – obecnie nie wymaga żadnych licencji ani zezwoleń państwowych. Choć miało to na celu ułatwienie dostępu do zawodu, skutki tej zmiany do dziś budzą mieszane opinie w branży. Temat ten nie jest również obojętny dla Ministerstwa Finansów.

Kto i kiedy może ponieść odpowiedzialność karną za niezłożenie wniosku o upadłość spółki handlowej (np. sp. z o.o.)

Złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki handlowej to obowiązek, który spoczywa na barkach między innymi członków zarządu i likwidatorów. Niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki pomimo powstania warunków uzasadniających upadłość spółki jest przestępstwem, które zostało uregulowane nie w Kodeksie karnym, a w Kodeksie spółek handlowych.

Komunikat ZUS: 2 czerwca 2025 r. upływa ważny termin dla przedsiębiorców. Zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej tylko po złożeniu wniosku

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina przedsiębiorcom, że do 2 czerwca 2025 r. należy zweryfikować i odesłać przez PUE/eZUS wniosek o zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej.

ZUS odbiera zasiłki chorobowe za błędy dotyczące składek sprzed 2022 roku – Rzecznik MŚP interweniuje

Do Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców wpływa coraz więcej dramatycznych spraw dotyczących decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w których organ odmawia wypłaty świadczeń zasiłkowych, wskazując, że przedsiębiorcy nie podlegają ubezpieczeniu chorobowemu za okres sprzed 2022 roku.

Podatnik zapłacił zaległy podatek ale nie zatrzymało to egzekucji. Urząd skarbowy wykorzystał pomyłkę w przelewie. Winą obarczył podatnika i automatyzację systemu

Absurdów podatkowych nie brakuje. Dla przykładu można podać historię przedsiębiorcy, który nie uregulował w terminie podatku, za co otrzymał upomnienie z urzędu skarbowego. Dokonując wpłaty, popełnił niezamierzony błąd, który spowodował kolejne konsekwencje. W efekcie na jego koncie jednocześnie wystąpiła niedopłata i nadpłata podatku. Ministerstwo Finansów, komentując ww. sprawę, wskazuje obowiązujące przepisy, zaś eksperci przekonują, że urzędnicy mogli zachować się inaczej. Resort zaznacza, że proces obsługi wpłat podatników jest zautomatyzowany, a w opisywanej sytuacji nie można mówić o błędzie systemowym. Wśród znawców tematu nie brakuje opinii, że zbyt sztywne przepisy i procedury podatkowe mogą właściwie stanowić pułapkę dla przedsiębiorców.

PKWiU 2025 - nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług jeszcze w 2025 roku

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015. Od kiedy?