Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

HUB KSeF ułatwi pracę w nowym systemie

Subskrybuj nas na Youtube
  • Artykuł partnerski
An,Inscription,Composed,Of,Letters,On,A,Ksef,Keyboard.,Translation,,
Shutterstock

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza całkowicie nową formę faktury – fakturę ustrukturyzowaną. Jego wdrożenie w Polsce nie zmienia zasadniczo wymogów ustawowych co do zawartości faktury, ale całkowicie zmienia sposób jej tworzenia, przechowywania i udostępniania.

W związku z tym nasuwa się wniosek, iż większość systemów dziedzinowych obecnie przetwarzających faktury trzeba będzie dostosować do nowej warstwy technicznej przetwarzania faktur. Co więcej, trwa już okres przejściowy, w którym faktury ustrukturyzowane działają równolegle z fakturami papierowymi i tymi przesyłanymi w formie elektronicznej np. jako dokumenty PDF.

Specyfikacja systemu KSeF nie jest obecnie zamknięta. Jak widać, studiując dostępne materiały, jego logika i konkretne rozwiązania są jeszcze w fazie późnego rozwoju.

Jako że Krajowy System e-Faktur stanie się niebawem obligatoryjny, przed przedsiębiorstwami pojawia się wiele trudnych decyzji:

– czy i jak zmieniać swoje systemy dziedzinowe tak, by mogły poprawnie współpracować z KSeF, w szczególności by mogły we właściwy sposób pobierać dane faktur, ale też je wystawiać?

– jak zapewnić działanie systemów dziedzinowych w okresie przejściowym?

– jak ograniczyć koszty zmiany każdego systemu dziedzinowego w przypadku zmiany specyfikacji KSeF? 

Z każdą z tych decyzji wiążą się nie tylko koszty, lecz także ryzyka techniczne, a co za tym idzie – ryzyka związane z poprawnością wystawiania faktur.

Wraz z wdrożeniem KSeF pojawiają się pewne dodatkowe informacje związane z fakturami (np. unikalny numer ID KSeF, kod QR). Z jednej strony ich przechowywanie nie jest wymagane przez ustawę, ale z drugiej strony – trudno sobie wyobrazić realne działanie gospodarcze bez takiej czynności. Przykładowo wystawienie korekty bez identyfikatora faktury nadanej przez KSeF jest praktycznie niemożliwe.

W okresie przejściowym korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Co więcej, odbiorca faktury może zażyczyć sobie otrzymania faktury w dotychczasowej formie, np. w formie pliku PDF. Niestety faktura ustrukturyzowana ma tak naprawdę postać specyficznego pliku tekstowego. Co prawda taki plik w łatwy sposób może być odczytany przez odpowiedni system komputerowy – ale jest trudny dla przeciętnego człowieka.W takim przypadku konieczne jest „zwizualizowanie” faktury po jej wystawieniu w KSeF. Chodzi o to, by nadać jej formę graficzną na podstawie ustrukturyzowanych danych zarejestrowanych w KSeF. 

Każda faktura wysłana do KSeF otrzymuje swój własny numer identyfikacyjny składający się z 35 znaków. Pierwszą część tego numeru stanowi NIP wystawcy, dalej są data wystawienia faktury oraz część techniczna i suma kontrolna. Numer ten będzie konieczny do wystawienia ewentualnych faktur korygujących czy nadania dostępu anonimowego do danego dokumentu. Docelowo ID KSeF będzie również trzeba podawać w przypadku dokonywania płatności za daną fakturę pochodzącą z KSeF. Jeżeli wystawiamy dużą liczbę faktur na danego kontrahenta, możemy w KSeF wygenerować zbiorczy numer identyfikacyjny, którego użyje odbiorca do płatności za wiele faktur jednocześnie.

Co w przypadku awarii KSeF?

KSeF, jak każdy system informatyczny, wymaga serwisowania i może ulec awarii. W przypadku awarii lub niedostępności KSeF faktury będą mogły być wystawiane poza systemem, jednak nadal zgodnie ze schemą. Będą musiały także zostać do niego przesłane w ciągu siedmiu dni od daty zakończenia awarii – system będzie miał zapisaną datę awarii, a na fakturze zostanie nadany numer z uwzględnieniem daty wystawienia określonej przez podatnika.

W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktur do KSeF następnego dnia po wystawieniu offline.

Naszą odpowiedzią na powyższe wyzwania jest HUB KSeF. Jako narzędzie posiadające własną bazę danych może zapisywać faktury w czasie awarii, a po jej wyeliminowaniu automatycznie wysłać paczkę dokumentów do KSeF. HUB, będąc narzędziem integracyjnym pomiędzy KSeF a systemami dziedzinowymi, może zostać zaprogramowany do „odpytywania” KSeF o jego dostępność bądź nowe dokumenty w określonych interwałach czasowych.

Jak to działa?

HUB KSeF z jednej strony podłączony jest bezpośrednio do systemu KSeF, dając dostęp do jego funkcjonalności zarówno w trybie interaktywnym, jak i w trybie wsadowym. HUB KSeF w pełni obsługuje wszystkie przewidziane specyfikacją sposoby komunikacji, szyfrowania danych, potwierdzania, sprawdzania statusów itp. Z drugiej strony HUB KSeF za pomocą tzw. konwerterów podpięty jest do systemów dziedzinowych w taki sposób, że sam KSeF jest dla nich niewidoczny i „ukryty” pod funkcjonalnością HUB-a.

Dzięki przyjętej przez nas architekturze HUB KSeF ewentualne zmiany w specyfikacji KSeF będą powodować zmiany interfejsu pomiędzy tym systemem a HUB-em. W ramach jednego wdrożenia możemy się interfejsować z dziesiątkami systemów dziedzinowych. Ewentualna modyfikacja interfejsu do KSeF będzie wykonana tylko raz – w kontekście całego HUB-a, a co za tym idzie – jej beneficjentami będą wszystkie systemy dziedzinowe.

Warto dodać, że z HUB KSeF w pełni zintegrowany jest podsystem nadający formę graficzną fakturze po jej wystawieniu. Co więcej, możliwe jest użycie dowolnego graficznego wzorca faktur – w zależności od konkretnych potrzeb.

Niewątpliwą zaletą proponowanego przez nas rozwiązania jest to, iż można do niego podłączać kolejne systemy czy moduły etapowo, w dowolnej kolejności i zupełnie niezależnie od pozostałych. Dzięki temu elastycznie i adekwatnie do potrzeb naszych klientów oraz ewentualnych wymaganych prawem zmian dostosowujemy nasze rozwiązanie. HUB KSeF wdrażamy zarówno w modelu on-premise, jak i SaaS.

Bardzo korzystnym finansowo rozwiązaniem może okazać się HUB KSeF oferowany przez nas w formie SaaS. Jego podstawą również jest HUB „engine” – najbardziej aktualny silnik na Platformie Atom – pozwalający na wysyłanie i odbieranie faktur do/z KSeF oraz pobieranie informacji zwrotnej, tj. nadanego numeru KSeF, UPO. 

HUB KSeF SaaS jest również wyposażony w moduł interfejsów dziedzinowych – moduł dający możliwość importu faktur podstawionych w postaci plików w formacie Excela (XLSX) według wskazanego szablonu oraz XML według zadanego schematu.

Zakładamy m.in. interfejsy dostępowe takie jak:

1.         Plikowy w oparciu o sftp

2.         API REST

Ogromnym plusem opcji SaaS jest duża oszczędność, bowiem ten sposób dystrybucji nie wymaga od kupującego posiadania infrastruktury, na której działa system, a także nie ma konieczności wykupowania licencji na oprogramowanie. W modelu SaaS klient nie jest właścicielem programu czy – precyzyjniej – dożywotniej licencji na jego wykorzystywanie, lecz użytkownikiem, który płaci za czasowy dostęp do aplikacji w ramach abonamentu. Dodatkowym atutem jest gwarancja stabilności usługi na poziomie 99 proc., co oznacza, że z HUB-a można korzystać o każdej porze dnia i nocy, a jakość świadczonych usług jest na najwyższym poziomie.

esourcing logo

 

fot. materiały prasowe

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Artykuł partnerski

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja
QR Code
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sejm przyjął ważną zmianę dla przedsiębiorców – korekta deklaracji podatkowej po kontroli celno-skarbowej coraz bliżej

W środę, 11 czerwca 2025 roku, Sejm zdecydował o skierowaniu do trzeciego czytania projektu nowelizacji ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej oraz ustawy o VAT. To istotna zmiana dla przedsiębiorców – umożliwia bowiem korektę deklaracji podatkowej po zakończeniu kontroli celno-skarbowej.

Nowelizacja ustawy o VAT: możliwe podniesienie limitu zwolnienia z 200 tys. zł do nawet 300 tys. zł

Trwają prace nad ustawą, która może przynieść realne ulgi podatkowe najmniejszym przedsiębiorcom. Ostateczna decyzja – czy limit zwolnienia z VAT wyniesie 240 tys. zł, czy aż 300 tys. zł – zależy od dalszych prac sejmowych komisji.

Nowe ułatwienia dla przedsiębiorców: dane z wykazu VAT dostępne na biznes.gov.pl od 1 października 2025 r.

Jest projekt ustawy, który zakłada wprowadzenie nowych regulacji umożliwiających przedsiębiorcom łatwiejszy dostęp do wykazu podatników VAT za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl. Zmiany mają uprościć weryfikację kontrahentów, zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i ograniczyć formalności papierowe.

Kupujesz rzeczy przez internet? Za te towary musisz zapłacić podatek w ciągu 14 dni

Polacy chętnie kupują różne rzeczy przez internet, ale nie wiedzą, że niektóre transakcje rządzą się swoimi prawami. Fiskus ma coraz więcej możliwości, żeby sprawdzić, kto nie zapłacił podatku PCC. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl, wyjaśnia, kiedy zachować szczególną czujność i jak uniknąć ewentualnych problemów ze skarbówką.

Można znaleźć 50 mld zł na podwyżkę kwoty wolnej w PIT do 60 tys. zł. Prof. Modzelewski podpowiada rządowi D. Tuska, gdzie szukać pieniędzy

Można domyślać się, że politycznym „być albo nie być” obecnego rządu jest „dowiezienie” (jak to się mówi) swoich obietnic z 2023 roku. Wśród nich najważniejszą (obiektywnie) jest podwyższenie do 60 tys. kwoty wolnej od podatku dochodowego od osób fizycznych. Jest to dziś nierealne, bo w tym roku w budżecie państwa z tego podatku pojawiła się kwota minus 22 mld złotych (tak, po raz pierwszy w historii mamy ujemne dochody budżetowe), a miało być za cały rok 31 mld zł (czyli o 60 mld zł mniej niż w roku 2024).

Obowiązkowy KSeF - podatnicy zagraniczni z większymi przywilejami niż polscy. Sprostowanie i wyjaśnienia Ministerstwa Finansów

W wyjaśnieniach przesłanych 9 czerwca 2025 r.do naszej redakcji, Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że w decyzji derogacyjnej dot. obowiązkowego modelu KSeF, Polska została upoważniona – w przypadku podatników mających siedzibę na jej terytorium – do akceptowania wyłącznie tych faktur, które zostały wystawione w postaci dokumentów lub not w formie elektronicznej. Ponadto została upoważniona do wprowadzenia przepisów zakładających, że stosowanie faktur elektronicznych wystawianych na terytorium Polski nie jest uzależnione od akceptacji odbiorcy. Jak wskazuje Ministerstwo, Komisja Europejska zastrzegła (co zostało potwierdzone przez Radę UE), że przyznane Polsce upoważnienie dotyczące wprowadzenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego nie powinno naruszać prawa klientów do otrzymywania faktur papierowych w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Efektywny controlling w biznesie – czyli jaki? Jakie procesy w firmie można zauważalnie usprawnić dzięki wdrożeniu controllingu?

Controlling to znacznie więcej niż tylko kontrola kosztów czy tworzenie raportów. To kompleksowe podejście do zarządzania przedsiębiorstwem, które dostarcza informacji niezbędnych do podejmowania trafnych decyzji. Efektywny controlling staje się dziś jednym z kluczowych elementów przewagi konkurencyjnej, szczególnie w czasach dynamicznych zmian, rosnącej złożoności i presji na efektywność. Ale które obszary działalności firmy najbardziej zyskują na wdrożeniu nowoczesnego controllingu?

Firmy chcą zatrudniać księgowych, ale… nie mają kogo! Brakuje ekspertów z doświadczeniem

Mimo stabilnej sytuacji kadrowej i rosnących wynagrodzeń, aż 84% księgowych przyznaje: znalezienie doświadczonego specjalisty to dziś prawdziwe wyzwanie. Barometr nastrojów 2025 pokazuje, że firmy częściej planują rekrutację niż redukcje – ale idealny kandydat musi dziś mieć znacznie więcej niż tylko znajomość Excela.

Bez księgowych ani rusz. Przedsiębiorcy doceniają ich nie tylko za rachunki, ale i za wsparcie strategiczne

Aż 75% przedsiębiorców w Polsce darzy swoje księgowe i księgowych dużym zaufaniem, a 71% uważa, że ich wiedza realnie wpływa na sukces firmy – wynika z najnowszego badania. Księgowi stają się dziś nie tylko strażnikami finansów, ale i partnerami w rozwoju biznesu.

Dzień Księgowego 2025

9 czerwca obchodzimy Dzień Księgowego – święto ludzi, bez których żadna firma nie mogłaby działać w spokoju i zgodzie z przepisami.