Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

HUB KSeF ułatwi pracę w nowym systemie

Subskrybuj nas na Youtube
  • Artykuł partnerski
An,Inscription,Composed,Of,Letters,On,A,Ksef,Keyboard.,Translation,,
Shutterstock

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza całkowicie nową formę faktury – fakturę ustrukturyzowaną. Jego wdrożenie w Polsce nie zmienia zasadniczo wymogów ustawowych co do zawartości faktury, ale całkowicie zmienia sposób jej tworzenia, przechowywania i udostępniania.

W związku z tym nasuwa się wniosek, iż większość systemów dziedzinowych obecnie przetwarzających faktury trzeba będzie dostosować do nowej warstwy technicznej przetwarzania faktur. Co więcej, trwa już okres przejściowy, w którym faktury ustrukturyzowane działają równolegle z fakturami papierowymi i tymi przesyłanymi w formie elektronicznej np. jako dokumenty PDF.

Specyfikacja systemu KSeF nie jest obecnie zamknięta. Jak widać, studiując dostępne materiały, jego logika i konkretne rozwiązania są jeszcze w fazie późnego rozwoju.

Jako że Krajowy System e-Faktur stanie się niebawem obligatoryjny, przed przedsiębiorstwami pojawia się wiele trudnych decyzji:

– czy i jak zmieniać swoje systemy dziedzinowe tak, by mogły poprawnie współpracować z KSeF, w szczególności by mogły we właściwy sposób pobierać dane faktur, ale też je wystawiać?

– jak zapewnić działanie systemów dziedzinowych w okresie przejściowym?

– jak ograniczyć koszty zmiany każdego systemu dziedzinowego w przypadku zmiany specyfikacji KSeF? 

Z każdą z tych decyzji wiążą się nie tylko koszty, lecz także ryzyka techniczne, a co za tym idzie – ryzyka związane z poprawnością wystawiania faktur.

Wraz z wdrożeniem KSeF pojawiają się pewne dodatkowe informacje związane z fakturami (np. unikalny numer ID KSeF, kod QR). Z jednej strony ich przechowywanie nie jest wymagane przez ustawę, ale z drugiej strony – trudno sobie wyobrazić realne działanie gospodarcze bez takiej czynności. Przykładowo wystawienie korekty bez identyfikatora faktury nadanej przez KSeF jest praktycznie niemożliwe.

W okresie przejściowym korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Co więcej, odbiorca faktury może zażyczyć sobie otrzymania faktury w dotychczasowej formie, np. w formie pliku PDF. Niestety faktura ustrukturyzowana ma tak naprawdę postać specyficznego pliku tekstowego. Co prawda taki plik w łatwy sposób może być odczytany przez odpowiedni system komputerowy – ale jest trudny dla przeciętnego człowieka.W takim przypadku konieczne jest „zwizualizowanie” faktury po jej wystawieniu w KSeF. Chodzi o to, by nadać jej formę graficzną na podstawie ustrukturyzowanych danych zarejestrowanych w KSeF. 

Każda faktura wysłana do KSeF otrzymuje swój własny numer identyfikacyjny składający się z 35 znaków. Pierwszą część tego numeru stanowi NIP wystawcy, dalej są data wystawienia faktury oraz część techniczna i suma kontrolna. Numer ten będzie konieczny do wystawienia ewentualnych faktur korygujących czy nadania dostępu anonimowego do danego dokumentu. Docelowo ID KSeF będzie również trzeba podawać w przypadku dokonywania płatności za daną fakturę pochodzącą z KSeF. Jeżeli wystawiamy dużą liczbę faktur na danego kontrahenta, możemy w KSeF wygenerować zbiorczy numer identyfikacyjny, którego użyje odbiorca do płatności za wiele faktur jednocześnie.

Co w przypadku awarii KSeF?

KSeF, jak każdy system informatyczny, wymaga serwisowania i może ulec awarii. W przypadku awarii lub niedostępności KSeF faktury będą mogły być wystawiane poza systemem, jednak nadal zgodnie ze schemą. Będą musiały także zostać do niego przesłane w ciągu siedmiu dni od daty zakończenia awarii – system będzie miał zapisaną datę awarii, a na fakturze zostanie nadany numer z uwzględnieniem daty wystawienia określonej przez podatnika.

W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktur do KSeF następnego dnia po wystawieniu offline.

Naszą odpowiedzią na powyższe wyzwania jest HUB KSeF. Jako narzędzie posiadające własną bazę danych może zapisywać faktury w czasie awarii, a po jej wyeliminowaniu automatycznie wysłać paczkę dokumentów do KSeF. HUB, będąc narzędziem integracyjnym pomiędzy KSeF a systemami dziedzinowymi, może zostać zaprogramowany do „odpytywania” KSeF o jego dostępność bądź nowe dokumenty w określonych interwałach czasowych.

Jak to działa?

HUB KSeF z jednej strony podłączony jest bezpośrednio do systemu KSeF, dając dostęp do jego funkcjonalności zarówno w trybie interaktywnym, jak i w trybie wsadowym. HUB KSeF w pełni obsługuje wszystkie przewidziane specyfikacją sposoby komunikacji, szyfrowania danych, potwierdzania, sprawdzania statusów itp. Z drugiej strony HUB KSeF za pomocą tzw. konwerterów podpięty jest do systemów dziedzinowych w taki sposób, że sam KSeF jest dla nich niewidoczny i „ukryty” pod funkcjonalnością HUB-a.

Dzięki przyjętej przez nas architekturze HUB KSeF ewentualne zmiany w specyfikacji KSeF będą powodować zmiany interfejsu pomiędzy tym systemem a HUB-em. W ramach jednego wdrożenia możemy się interfejsować z dziesiątkami systemów dziedzinowych. Ewentualna modyfikacja interfejsu do KSeF będzie wykonana tylko raz – w kontekście całego HUB-a, a co za tym idzie – jej beneficjentami będą wszystkie systemy dziedzinowe.

Warto dodać, że z HUB KSeF w pełni zintegrowany jest podsystem nadający formę graficzną fakturze po jej wystawieniu. Co więcej, możliwe jest użycie dowolnego graficznego wzorca faktur – w zależności od konkretnych potrzeb.

Niewątpliwą zaletą proponowanego przez nas rozwiązania jest to, iż można do niego podłączać kolejne systemy czy moduły etapowo, w dowolnej kolejności i zupełnie niezależnie od pozostałych. Dzięki temu elastycznie i adekwatnie do potrzeb naszych klientów oraz ewentualnych wymaganych prawem zmian dostosowujemy nasze rozwiązanie. HUB KSeF wdrażamy zarówno w modelu on-premise, jak i SaaS.

Bardzo korzystnym finansowo rozwiązaniem może okazać się HUB KSeF oferowany przez nas w formie SaaS. Jego podstawą również jest HUB „engine” – najbardziej aktualny silnik na Platformie Atom – pozwalający na wysyłanie i odbieranie faktur do/z KSeF oraz pobieranie informacji zwrotnej, tj. nadanego numeru KSeF, UPO. 

HUB KSeF SaaS jest również wyposażony w moduł interfejsów dziedzinowych – moduł dający możliwość importu faktur podstawionych w postaci plików w formacie Excela (XLSX) według wskazanego szablonu oraz XML według zadanego schematu.

Zakładamy m.in. interfejsy dostępowe takie jak:

1.         Plikowy w oparciu o sftp

2.         API REST

Ogromnym plusem opcji SaaS jest duża oszczędność, bowiem ten sposób dystrybucji nie wymaga od kupującego posiadania infrastruktury, na której działa system, a także nie ma konieczności wykupowania licencji na oprogramowanie. W modelu SaaS klient nie jest właścicielem programu czy – precyzyjniej – dożywotniej licencji na jego wykorzystywanie, lecz użytkownikiem, który płaci za czasowy dostęp do aplikacji w ramach abonamentu. Dodatkowym atutem jest gwarancja stabilności usługi na poziomie 99 proc., co oznacza, że z HUB-a można korzystać o każdej porze dnia i nocy, a jakość świadczonych usług jest na najwyższym poziomie.

esourcing logo

 

fot. materiały prasowe

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Artykuł partnerski

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja
QR Code
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

Rewolucja w podatkach i inwestycjach! Sejm przegłosował pakiet deregulacyjny – VAT do 240 tys. zł, łatwiejszy dostęp do kapitału dla MŚP

Sejm uchwalił przełomowy pakiet ustaw deregulacyjnych. Wyższy limit zwolnienia z VAT (do 240 tys. zł), tańszy dostęp do kapitału dla małych firm, koniec obowiązkowego pośrednictwa inwestycyjnego przy ofertach do 1 mln euro i uproszczenia w kontrolach celno-skarbowych – wszystko to z myślą o przedsiębiorcach i podatnikach. Sprawdź, co się zmienia od 2026 roku!

Sejm zdecydował. Fundamentalna zmiana w ustawie o podatku od spadków i darowizn

Sejm uchwalił właśnie nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Celem nowych regulacji jest ograniczenie obowiązków biurokratycznych m.in. przy sprzedaży rzeczy uzyskanych w drodze spadku.

Fiskus przegrał przez własny błąd. Podatnik uniknął 84 tys. zł podatku, bo urzędnicy nie znali terminu przedawnienia

Fundacja wygrała przed WSA w Gliwicach spór o 84 tys. zł podatku, bo fiskus nie zdążył przed upływem terminu przedawnienia. Kontrola trwała ponad 5 lat, a urzędnicy nie przestrzegali procedur. Sprawa pokazuje, że przepisy podatkowe działają w obie strony – także na korzyść podatnika.

W 2026 r. wdrożenie obowiązkowego KSeF - czy pamiętamy o VIDA? Czym jest VIDA i jakie zmiany wprowadza?

W 2026 roku wdrożymy w końcu w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) w wersji obowiązkowej. Prace nad KSeF trwają od wielu lat. Na początku tych prac Polska była w awangardzie państw unijnych pod względem e-fakturowania, wyprzedzaliśmy rozmachem i pomysłem inne państwa, jedni z pierwszych wnioskowaliśmy w 2021 r. o pozwolenie na obowiązkowy KSeF dla wszystkich podatników i transakcji. Administracja utknęła jednak w realizacji swojego pomysłu, reszta jest historią. W międzyczasie pojawiły się nowe, niezwykle istotne okoliczności, a więc VIDA (VAT in the Digital Age). Pojawia się zatem fundamentalne pytanie: czy obecne wdrożenie KSeF nie powinno już dziś uwzględniać przyszłych wymogów VIDA?

Minister finansów zapowiada nowy podatek: W kogo uderzy?

Ministerstwo Finansów pracuje nad podatkiem dotyczącym odsetek od rezerwy obowiązkowej utrzymywanej przez banki w Narodowym Banku Polskim - poinformował minister finansów Andrzej Domański. Dodał, że przychody do budżetu w 2026 r. z tego tytułu mogłyby sięgnąć 1,5-2 mld zł.

Zwrot VAT: Tylko organ I instancji może przedłużyć termin – przełomowy wyrok WSA

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi orzekł, że termin zwrotu VAT może zostać przedłużony wyłącznie przez organ I instancji i tylko w trakcie trwającego postępowania. Przedłużenie nie jest dopuszczalne po uchyleniu decyzji i przekazaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia.

Prowizja w kryptowalutach bez podatku – do chwili wymiany? Ważny wyrok WSA

Rynek kryptowalut wciąż działa w cieniu nie zawsze jednoznacznych regulacji podatkowych. Zdarza się, że firmy technologiczne muszą podejmować decyzje biznesowe bez jasnych odpowiedzi na pytania o moment powstania przychodu, zasady wyceny aktywów czy klasyfikację źródeł dochodu. Wiele osób sądzi, że rozporządzenie MICA kompleksowo reguluje cały rynek kryptoaktywów, podczas gdy w rzeczywistości nie dotyczy kwestii podatkowych. Wydawałoby się, że postępująca legislacja europejska rozwiązuje obecnie więcej problemów niż dotychczas, ale niestety nadal jeszcze pozostają pewne niejasne strefy. Jednym z takich obszarów jest rozliczanie prowizji pobieranych w kryptowalutach, szczególnie gdy nie towarzyszy im bezpośrednia płatność. Właśnie ten problem trafił pod ocenę Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA) w Gdańsku.

Obowiązkowy KSeF: podatnicy zwolnieni z VAT nie będą chcieli faktur ustrukturyzowanych?

Podatnicy zwolnieni od VAT nie będą zainteresowani ”udostępnianiem” im w KSeF faktur ustrukturyzowanych – pisze profesor Witold Modzelewski. I wyjaśnia dlaczego.