HUB KSeF ułatwi pracę w nowym systemie

W związku z tym nasuwa się wniosek, iż większość systemów dziedzinowych obecnie przetwarzających faktury trzeba będzie dostosować do nowej warstwy technicznej przetwarzania faktur. Co więcej, trwa już okres przejściowy, w którym faktury ustrukturyzowane działają równolegle z fakturami papierowymi i tymi przesyłanymi w formie elektronicznej np. jako dokumenty PDF.

Specyfikacja systemu KSeF nie jest obecnie zamknięta. Jak widać, studiując dostępne materiały, jego logika i konkretne rozwiązania są jeszcze w fazie późnego rozwoju.

Jako że Krajowy System e-Faktur stanie się niebawem obligatoryjny, przed przedsiębiorstwami pojawia się wiele trudnych decyzji:

– czy i jak zmieniać swoje systemy dziedzinowe tak, by mogły poprawnie współpracować z KSeF, w szczególności by mogły we właściwy sposób pobierać dane faktur, ale też je wystawiać?

– jak zapewnić działanie systemów dziedzinowych w okresie przejściowym?

– jak ograniczyć koszty zmiany każdego systemu dziedzinowego w przypadku zmiany specyfikacji KSeF? 

Z każdą z tych decyzji wiążą się nie tylko koszty, lecz także ryzyka techniczne, a co za tym idzie – ryzyka związane z poprawnością wystawiania faktur.

Wraz z wdrożeniem KSeF pojawiają się pewne dodatkowe informacje związane z fakturami (np. unikalny numer ID KSeF, kod QR). Z jednej strony ich przechowywanie nie jest wymagane przez ustawę, ale z drugiej strony – trudno sobie wyobrazić realne działanie gospodarcze bez takiej czynności. Przykładowo wystawienie korekty bez identyfikatora faktury nadanej przez KSeF jest praktycznie niemożliwe.

W okresie przejściowym korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Co więcej, odbiorca faktury może zażyczyć sobie otrzymania faktury w dotychczasowej formie, np. w formie pliku PDF. Niestety faktura ustrukturyzowana ma tak naprawdę postać specyficznego pliku tekstowego. Co prawda taki plik w łatwy sposób może być odczytany przez odpowiedni system komputerowy – ale jest trudny dla przeciętnego człowieka.W takim przypadku konieczne jest „zwizualizowanie” faktury po jej wystawieniu w KSeF. Chodzi o to, by nadać jej formę graficzną na podstawie ustrukturyzowanych danych zarejestrowanych w KSeF. 

Każda faktura wysłana do KSeF otrzymuje swój własny numer identyfikacyjny składający się z 35 znaków. Pierwszą część tego numeru stanowi NIP wystawcy, dalej są data wystawienia faktury oraz część techniczna i suma kontrolna. Numer ten będzie konieczny do wystawienia ewentualnych faktur korygujących czy nadania dostępu anonimowego do danego dokumentu. Docelowo ID KSeF będzie również trzeba podawać w przypadku dokonywania płatności za daną fakturę pochodzącą z KSeF. Jeżeli wystawiamy dużą liczbę faktur na danego kontrahenta, możemy w KSeF wygenerować zbiorczy numer identyfikacyjny, którego użyje odbiorca do płatności za wiele faktur jednocześnie.

Co w przypadku awarii KSeF?

KSeF, jak każdy system informatyczny, wymaga serwisowania i może ulec awarii. W przypadku awarii lub niedostępności KSeF faktury będą mogły być wystawiane poza systemem, jednak nadal zgodnie ze schemą. Będą musiały także zostać do niego przesłane w ciągu siedmiu dni od daty zakończenia awarii – system będzie miał zapisaną datę awarii, a na fakturze zostanie nadany numer z uwzględnieniem daty wystawienia określonej przez podatnika.

W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktur do KSeF następnego dnia po wystawieniu offline.

Naszą odpowiedzią na powyższe wyzwania jest HUB KSeF. Jako narzędzie posiadające własną bazę danych może zapisywać faktury w czasie awarii, a po jej wyeliminowaniu automatycznie wysłać paczkę dokumentów do KSeF. HUB, będąc narzędziem integracyjnym pomiędzy KSeF a systemami dziedzinowymi, może zostać zaprogramowany do „odpytywania” KSeF o jego dostępność bądź nowe dokumenty w określonych interwałach czasowych.

Jak to działa?

HUB KSeF z jednej strony podłączony jest bezpośrednio do systemu KSeF, dając dostęp do jego funkcjonalności zarówno w trybie interaktywnym, jak i w trybie wsadowym. HUB KSeF w pełni obsługuje wszystkie przewidziane specyfikacją sposoby komunikacji, szyfrowania danych, potwierdzania, sprawdzania statusów itp. Z drugiej strony HUB KSeF za pomocą tzw. konwerterów podpięty jest do systemów dziedzinowych w taki sposób, że sam KSeF jest dla nich niewidoczny i „ukryty” pod funkcjonalnością HUB-a.

Dzięki przyjętej przez nas architekturze HUB KSeF ewentualne zmiany w specyfikacji KSeF będą powodować zmiany interfejsu pomiędzy tym systemem a HUB-em. W ramach jednego wdrożenia możemy się interfejsować z dziesiątkami systemów dziedzinowych. Ewentualna modyfikacja interfejsu do KSeF będzie wykonana tylko raz – w kontekście całego HUB-a, a co za tym idzie – jej beneficjentami będą wszystkie systemy dziedzinowe.

Warto dodać, że z HUB KSeF w pełni zintegrowany jest podsystem nadający formę graficzną fakturze po jej wystawieniu. Co więcej, możliwe jest użycie dowolnego graficznego wzorca faktur – w zależności od konkretnych potrzeb.

Niewątpliwą zaletą proponowanego przez nas rozwiązania jest to, iż można do niego podłączać kolejne systemy czy moduły etapowo, w dowolnej kolejności i zupełnie niezależnie od pozostałych. Dzięki temu elastycznie i adekwatnie do potrzeb naszych klientów oraz ewentualnych wymaganych prawem zmian dostosowujemy nasze rozwiązanie. HUB KSeF wdrażamy zarówno w modelu on-premise, jak i SaaS.

Bardzo korzystnym finansowo rozwiązaniem może okazać się HUB KSeF oferowany przez nas w formie SaaS. Jego podstawą również jest HUB „engine” – najbardziej aktualny silnik na Platformie Atom – pozwalający na wysyłanie i odbieranie faktur do/z KSeF oraz pobieranie informacji zwrotnej, tj. nadanego numeru KSeF, UPO. 

HUB KSeF SaaS jest również wyposażony w moduł interfejsów dziedzinowych – moduł dający możliwość importu faktur podstawionych w postaci plików w formacie Excela (XLSX) według wskazanego szablonu oraz XML według zadanego schematu.

Zakładamy m.in. interfejsy dostępowe takie jak:

1.         Plikowy w oparciu o sftp

2.         API REST

Ogromnym plusem opcji SaaS jest duża oszczędność, bowiem ten sposób dystrybucji nie wymaga od kupującego posiadania infrastruktury, na której działa system, a także nie ma konieczności wykupowania licencji na oprogramowanie. W modelu SaaS klient nie jest właścicielem programu czy – precyzyjniej – dożywotniej licencji na jego wykorzystywanie, lecz użytkownikiem, który płaci za czasowy dostęp do aplikacji w ramach abonamentu. Dodatkowym atutem jest gwarancja stabilności usługi na poziomie 99 proc., co oznacza, że z HUB-a można korzystać o każdej porze dnia i nocy, a jakość świadczonych usług jest na najwyższym poziomie.