Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

HUB KSeF ułatwi pracę w nowym systemie

  • Artykuł partnerski
An,Inscription,Composed,Of,Letters,On,A,Ksef,Keyboard.,Translation,,
Shutterstock
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza całkowicie nową formę faktury – fakturę ustrukturyzowaną. Jego wdrożenie w Polsce nie zmienia zasadniczo wymogów ustawowych co do zawartości faktury, ale całkowicie zmienia sposób jej tworzenia, przechowywania i udostępniania.

W związku z tym nasuwa się wniosek, iż większość systemów dziedzinowych obecnie przetwarzających faktury trzeba będzie dostosować do nowej warstwy technicznej przetwarzania faktur. Co więcej, trwa już okres przejściowy, w którym faktury ustrukturyzowane działają równolegle z fakturami papierowymi i tymi przesyłanymi w formie elektronicznej np. jako dokumenty PDF.

Specyfikacja systemu KSeF nie jest obecnie zamknięta. Jak widać, studiując dostępne materiały, jego logika i konkretne rozwiązania są jeszcze w fazie późnego rozwoju.

Jako że Krajowy System e-Faktur stanie się niebawem obligatoryjny, przed przedsiębiorstwami pojawia się wiele trudnych decyzji:

– czy i jak zmieniać swoje systemy dziedzinowe tak, by mogły poprawnie współpracować z KSeF, w szczególności by mogły we właściwy sposób pobierać dane faktur, ale też je wystawiać?

– jak zapewnić działanie systemów dziedzinowych w okresie przejściowym?

– jak ograniczyć koszty zmiany każdego systemu dziedzinowego w przypadku zmiany specyfikacji KSeF? 

Z każdą z tych decyzji wiążą się nie tylko koszty, lecz także ryzyka techniczne, a co za tym idzie – ryzyka związane z poprawnością wystawiania faktur.

Wraz z wdrożeniem KSeF pojawiają się pewne dodatkowe informacje związane z fakturami (np. unikalny numer ID KSeF, kod QR). Z jednej strony ich przechowywanie nie jest wymagane przez ustawę, ale z drugiej strony – trudno sobie wyobrazić realne działanie gospodarcze bez takiej czynności. Przykładowo wystawienie korekty bez identyfikatora faktury nadanej przez KSeF jest praktycznie niemożliwe.

W okresie przejściowym korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Co więcej, odbiorca faktury może zażyczyć sobie otrzymania faktury w dotychczasowej formie, np. w formie pliku PDF. Niestety faktura ustrukturyzowana ma tak naprawdę postać specyficznego pliku tekstowego. Co prawda taki plik w łatwy sposób może być odczytany przez odpowiedni system komputerowy – ale jest trudny dla przeciętnego człowieka.W takim przypadku konieczne jest „zwizualizowanie” faktury po jej wystawieniu w KSeF. Chodzi o to, by nadać jej formę graficzną na podstawie ustrukturyzowanych danych zarejestrowanych w KSeF. 

Każda faktura wysłana do KSeF otrzymuje swój własny numer identyfikacyjny składający się z 35 znaków. Pierwszą część tego numeru stanowi NIP wystawcy, dalej są data wystawienia faktury oraz część techniczna i suma kontrolna. Numer ten będzie konieczny do wystawienia ewentualnych faktur korygujących czy nadania dostępu anonimowego do danego dokumentu. Docelowo ID KSeF będzie również trzeba podawać w przypadku dokonywania płatności za daną fakturę pochodzącą z KSeF. Jeżeli wystawiamy dużą liczbę faktur na danego kontrahenta, możemy w KSeF wygenerować zbiorczy numer identyfikacyjny, którego użyje odbiorca do płatności za wiele faktur jednocześnie.

Co w przypadku awarii KSeF?

KSeF, jak każdy system informatyczny, wymaga serwisowania i może ulec awarii. W przypadku awarii lub niedostępności KSeF faktury będą mogły być wystawiane poza systemem, jednak nadal zgodnie ze schemą. Będą musiały także zostać do niego przesłane w ciągu siedmiu dni od daty zakończenia awarii – system będzie miał zapisaną datę awarii, a na fakturze zostanie nadany numer z uwzględnieniem daty wystawienia określonej przez podatnika.

W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktur do KSeF następnego dnia po wystawieniu offline.

Naszą odpowiedzią na powyższe wyzwania jest HUB KSeF. Jako narzędzie posiadające własną bazę danych może zapisywać faktury w czasie awarii, a po jej wyeliminowaniu automatycznie wysłać paczkę dokumentów do KSeF. HUB, będąc narzędziem integracyjnym pomiędzy KSeF a systemami dziedzinowymi, może zostać zaprogramowany do „odpytywania” KSeF o jego dostępność bądź nowe dokumenty w określonych interwałach czasowych.

Jak to działa?

HUB KSeF z jednej strony podłączony jest bezpośrednio do systemu KSeF, dając dostęp do jego funkcjonalności zarówno w trybie interaktywnym, jak i w trybie wsadowym. HUB KSeF w pełni obsługuje wszystkie przewidziane specyfikacją sposoby komunikacji, szyfrowania danych, potwierdzania, sprawdzania statusów itp. Z drugiej strony HUB KSeF za pomocą tzw. konwerterów podpięty jest do systemów dziedzinowych w taki sposób, że sam KSeF jest dla nich niewidoczny i „ukryty” pod funkcjonalnością HUB-a.

Dzięki przyjętej przez nas architekturze HUB KSeF ewentualne zmiany w specyfikacji KSeF będą powodować zmiany interfejsu pomiędzy tym systemem a HUB-em. W ramach jednego wdrożenia możemy się interfejsować z dziesiątkami systemów dziedzinowych. Ewentualna modyfikacja interfejsu do KSeF będzie wykonana tylko raz – w kontekście całego HUB-a, a co za tym idzie – jej beneficjentami będą wszystkie systemy dziedzinowe.

Warto dodać, że z HUB KSeF w pełni zintegrowany jest podsystem nadający formę graficzną fakturze po jej wystawieniu. Co więcej, możliwe jest użycie dowolnego graficznego wzorca faktur – w zależności od konkretnych potrzeb.

Niewątpliwą zaletą proponowanego przez nas rozwiązania jest to, iż można do niego podłączać kolejne systemy czy moduły etapowo, w dowolnej kolejności i zupełnie niezależnie od pozostałych. Dzięki temu elastycznie i adekwatnie do potrzeb naszych klientów oraz ewentualnych wymaganych prawem zmian dostosowujemy nasze rozwiązanie. HUB KSeF wdrażamy zarówno w modelu on-premise, jak i SaaS.

Bardzo korzystnym finansowo rozwiązaniem może okazać się HUB KSeF oferowany przez nas w formie SaaS. Jego podstawą również jest HUB „engine” – najbardziej aktualny silnik na Platformie Atom – pozwalający na wysyłanie i odbieranie faktur do/z KSeF oraz pobieranie informacji zwrotnej, tj. nadanego numeru KSeF, UPO. 

HUB KSeF SaaS jest również wyposażony w moduł interfejsów dziedzinowych – moduł dający możliwość importu faktur podstawionych w postaci plików w formacie Excela (XLSX) według wskazanego szablonu oraz XML według zadanego schematu.

Zakładamy m.in. interfejsy dostępowe takie jak:

1.         Plikowy w oparciu o sftp

2.         API REST

Ogromnym plusem opcji SaaS jest duża oszczędność, bowiem ten sposób dystrybucji nie wymaga od kupującego posiadania infrastruktury, na której działa system, a także nie ma konieczności wykupowania licencji na oprogramowanie. W modelu SaaS klient nie jest właścicielem programu czy – precyzyjniej – dożywotniej licencji na jego wykorzystywanie, lecz użytkownikiem, który płaci za czasowy dostęp do aplikacji w ramach abonamentu. Dodatkowym atutem jest gwarancja stabilności usługi na poziomie 99 proc., co oznacza, że z HUB-a można korzystać o każdej porze dnia i nocy, a jakość świadczonych usług jest na najwyższym poziomie.

esourcing logo

 

fot. materiały prasowe

Źródło: Artykuł partnerski

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja
QR Code
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obligacje skarbowe - luty 2025 r. Oprocentowanie do 6,80% w skali roku. Oferta obligacji nowych emisji

Ministerstwo Finansów w komunikacie z 27 stycznia 2025 r. przekazało informacje o oprocentowaniu i ofercie obligacji oszczędnościowych (detalicznych) Skarbu Państwa nowych emisji, które będą sprzedawane w lutym 20245 r. Oprocentowanie i marże tych obligacji nie zmienią się w porównaniu do oferowanych w styczniu br. Od 28 stycznia br. można nabywać nowe (lutowe) emisje obligacji skarbowych w drodze zamiany z niewielkim dyskontem. 

Nowe stawki podatku od środków transportowych w 2025 r. Kto i kiedy płaci ten podatek?

Przewoźnicy mogą odetchnąć z ulgą. Po sporych podwyżkach podatku od środków transportowych w 2024 roku, w obecnym 2025 r. ich poziom wzrósł tylko nieznacznie. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, w 2025 roku maksymalna stawka opłaty zwiększy się o niecałe 3 proc., podczas gdy w 2024 roku podwyżka wyniosła aż 15 proc.

Nowe przepisy dla firm transportowych od 2025 roku: polscy przewoźnicy mogą wynająć pojazd za granicą

Początek 2025 r. zapowiada zmiany wpływające na funkcjonowanie polskich firm transportowych. Jedną z nich jest nowelizacja ustawy o transporcie drogowym z 21 listopada 2024 r., zgodnie z którą polscy przewoźnicy od niedawna mogą wypożyczyć ciężarówkę zarejestrowaną za granicą. Rozwiązanie to może przynieść korzyści firmie transportowej i zwiększyć np. elastyczność operacyjną czy ograniczyć liczbę przestojów, ale ma też swoje ograniczenia. Jakie? Co ważniejsze, nieprzestrzeganie nowych regulacji niesie ryzyko dotkliwych kar finansowych dla przewoźników.

Rewolucja w branży finansowej: Konferencja dla Biur Rachunkowych i Księgowych

W dynamicznie zmieniającym się świecie finansów, bycie na bieżąco z trendami i nowymi regulacjami to klucz do sukcesu. Dlatego już w marcu 2025 roku odbędzie się jedno z najważniejszych wydarzeń w branży – Konferencja dla Biur Rachunkowych i Księgowych – KONEL. To niepowtarzalna okazja, by poszerzyć wiedzę, nawiązać kontakty i zyskać przewagę konkurencyjną.

Urojona podmiotowość podatników - skutki. Błędne przekonanie, czy świadome oszustwo?

Czy można mieć urojenia podatkowe? Oczywiście tak i mogą z nich wynikać nawet realne w sensie prawnym zobowiązania podatkowe. Nie jest to również zjawisko na wskroś marginalne, bo owe urojenia wynikają z błędnego odczytania i zastosowania norm prawnych, przy czym ów błąd wcale nie musi być czymś nieuświadomionym – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Unijne rozporządzenie DORA już obowiązuje. Które firmy muszą stosować nowe przepisy od 17 stycznia 2025 r.?

Od 17 stycznia 2025 r. w Unii Europejskiej zaczęło obowiązywać Rozporządzenie DORA. Objęte nim podmioty finansowe miały 2 lata na dostosowanie się do nowych przepisów w zakresie zarządzania ryzykiem ICT. Na niespełna miesiąc przed ostatecznym terminem wdrożenia zmian Europejski Bank Centralny opublikował raport SREP (Supervisory Review and Evaluation Process) za 2024 rok, w którym ze wszystkich badanych aspektów związanych z działalnością banków to właśnie ryzyko operacyjne i teleinformatyczne uzyskało najgorsze średnie wyniki. Czy Rozporządzenie DORA zmieni coś w tym zakresie? Na to pytanie odpowiadają eksperci Linux Polska.

Transfer danych osobowych do Kanady – czy to bezpieczne? Co na to RODO?

Kanada to kraj, który kojarzy się nam z piękną przyrodą, syropem klonowym i piżamowym shoppingiem. Jednak z punktu widzenia RODO Kanada to „państwo trzecie” – miejsce, które nie podlega bezpośrednio unijnym regulacjom ochrony danych osobowych. Czy oznacza to, że przesyłanie danych na drugi brzeg Atlantyku jest ryzykowne?

e-Urząd Skarbowy w Twoim telefonie! Nowa aplikacja zmienia sposób korzystania z usług skarbowych

Ministerstwo Finansów wprowadza rewolucję w dostępie do usług skarbowych. Aplikacja e-Urząd Skarbowy pozwala na szybkie i bezpieczne załatwianie spraw urzędowych. To dopiero początek – kolejne aktualizacje przyniosą jeszcze więcej funkcji!

W 2025 roku oprocentowanie lokat bankowych mocno spadnie. Jak zadbać o oszczędności?

Banki przewidują mocny spadek stóp procentowych. Przykładowo BNP Paribas prognozuje, że na koniec 2025 roku podstawowa stopa procentowa NBP spadnie do 4%, czyli obniży się aż o 1,75 p.p. Z kolei PKO BP zakłada, że stopy procentowe spadną do 3,5%-4% do końca 2026 r. Te oczekiwania już teraz wpływają na oprocentowanie lokat bankowych. Rankomat.pl zwraca uwagę, że średnie oprocentowanie lokat założonych w listopadzie (najnowsze dostępne dane NBP) wyniosło zaledwie 3,96% i w kolejnych miesiącach prawdopodobnie będzie dalej spadać. Między innymi dlatego w 2025 r. warto zmienić część swoich nawyków finansowych, do których przywykliśmy w ostatnich dwóch latach.

Jak opodatkować przychody z najmu? Kluczowe zasady i przepisy

Przychody z najmu można opodatkować ryczałtem lub w ramach działalności gospodarczej. Wybór odpowiedniego sposobu zależy od rodzaju najmu i decyzji podatnika. Sprawdź, jakie zasady obowiązują, jakie stawki podatkowe mają zastosowanie oraz kiedy najem kwalifikuje się jako odrębne źródło przychodów.