REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Potwierdzanie obecności w pracy

Ewa Przedwojska
Ewa Przedwojska

REKLAMA

Pracodawca, w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia oraz innych świadczeń przysługujących ze stosunku pracy, musi prowadzić ewidencję czasu pracy. Przepisy nie narzucają natomiast konkretnego sposobu potwierdzania obecności pracowników.

Ewidencję czasu pracy, w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia oraz innych świadczeń przysługujących ze stosunku pracy, musi prowadzić każdy pracodawca - bez względu na liczbę zatrudnionych (art. 149 k.p.). Ewidencja czasu pracy powinna zawierać m.in. informacje dotyczące pracy w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta, w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a także w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych czy podczas dyżuru. Ponadto, powinna informować o urlopach, zwolnieniach od pracy, jak również o usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy. Ewidencja czasu pracy musi być prowadzona na kartach czasu pracy, w których zaznaczane są wszystkie wyżej wymienione informacje.

Autopromocja

Obowiązek prowadzenia oddzielnej ewidencji czasu pracy jest niezależny od przyjętego przez pracodawcę sposobu potwierdzania obecności w pracy.

Dowolny sposób potwierdzania obecności

Przepisy prawa pracy nie nakładają natomiast na pracodawcę obowiązku rejestrowania przybycia pracowników do pracy, ani tym bardziej nie narzucają konkretnego sposobu potwierdzania ich obecności. Nałożenie na pracowników obowiązku potwierdzania swojego przybycia do pracy leży w interesie pracodawcy, głównie dla celów dowodowych. Dzięki temu pracodawca ma większą kontrolę nad czasem pracy konkretnych pracowników.

Należy jednak zwrócić uwagę, że pracodawca, który nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencyjnej czasu pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia (por. wyrok Sądu Najwyższego z 14 maja 1999 r., sygn. akt I PKN 62/99).

Informacja dla pracowników

W związku z tym, że nałożenie na pracowników obowiązku potwierdzania przybycia do pracy jest zależne od woli pracodawcy, przepisy prawa pracy dają dużą dowolność w sposobie wprowadzania tego obowiązku. Najważniejsze jest, aby o obowiązującym w firmie sposobie potwierdzania przybycia i pobytu w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności pracownicy zostali poinformowani.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przeważnie przyjęty przez pracodawcę sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i pobytu w pracy jest określony w regulaminie pracy (art. 1041 § 1 pkt 9 k.p.). Obowiązek wprowadzenia takiego regulaminu mają pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników (art. 104 § 2 k.p.). Jeżeli pracodawca objęty jest układem zbiorowym pracy, wówczas sposób potwierdzenia obecności w pracy może wynikać z tego układu. W przypadku zakładów zatrudniających mniej niż 20 pracowników, w których nie ma obowiązku wprowadzania regulaminu pracy, sposób potwierdzania obecności w pracy następuje w drodze poleceń pracodawcy. Potwierdził to również Sąd Najwyższy w wyroku z 7 lutego 2007 r., sygn. akt I PK 221/06, zgodnie z którym w zakładzie pracy, gdzie nie obowiązuje wprowadzenie regulaminu pracy, elementy organizacji i porządku pracy, w tym sposób potwierdzania obecności w pracy, następuje w drodze poleceń pracodawcy.

Lista obecności

Wybór sposobu dokumentowania obecności pracownika w pracy zależy wyłącznie od potrzeb pracodawcy i od specyfiki danego zakładu pracy. W praktyce najczęściej stosowane są listy obecności. Swoje przybycie do pracy pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem na liście obecności, która jest zazwyczaj wyłożona w ogólnie dostępnym i znanym pracownikom miejscu. O określonej godzinie pracodawca lub upoważniona przez niego osoba zabiera listę i swoim podpisem potwierdza zgodność zawartych w niej informacji ze stanem faktycznym.

 

Lista obecności jest wykorzystywana w różnego rodzaju sprawozdawczości związanej z czasem pracy i umożliwia podsumowanie np. liczby dni przepracowanych przez pracownika w konkretnym okresie rozliczeniowym. Natomiast nie odzwierciedla ona liczby przepracowanych przez pracownika np. godzin nadliczbowych. Dlatego lista obecności nie może zastąpić ewidencji czasu pracy pracownika.

Karty zegarowe lub magnetyczne

Bardziej zaawansowanym technicznie sposobem rejestrowania przybycia i obecności w pracy są karty zegarowe lub karty magnetyczne. Stosowane są one zarówno w biurach, jak i w zakładach przemysłowych. Pracownik zostaje wyposażony w kartę zawierającą identyfikujące go dane. Każdorazowo, wchodząc na teren zakładu pracy lub wychodząc z niego, pracownik wprowadza swoją kartę do czytnika, znajdującego się przy wejściu do firmy. Czytnik ten identyfikuje pracownika i rejestruje czas jego pobytu w pracy. Na podstawie wydruków z urządzeń technicznych, rejestrujących godziny przybycia oraz opuszczenia miejsca pracy, pracodawca może co do minuty monitorować obecność pracownika w pracy. Sposób ten sprawdza się zwłaszcza w olbrzymich zakładach pracy lub w takich, w których pracownicy muszą np. przebierać się w odzież ochronną przed przystąpieniem do wykonywania pracy. Wówczas pracodawca ma kontrolę nad tym, czy o przyjętej w jego zakładzie godzinie rozpoczęcia pracy pracownik był gotowy do jej świadczenia na swoim stanowisku pracy, czy dopiero o tej porze podbijał kartę przy wejściu na teren zakładu.

System ten jest o wiele bardziej precyzyjny niż listy obecności, jednak również on nie powinien być przez pracodawcę traktowany jako jedyny sposób ewidencji czasu pracy. W tym przypadku pracownicy mogą celowo opuszczać zakład pracy z opóźnieniem, aby w ten sposób wymuszać na pracodawcy wypłatę dodatkowego wynagrodzenia z tytułu pracy w nadgodzinach.

Inne sposoby potwierdzania obecności

Sposoby potwierdzania obecności pracownika często uzależnione są od specyfiki wykonywanej pracy. I tak, w przypadku kierowców moment stawienia się do pracy jest rejestrowany na tarczach tachografów zamontowanych w prowadzonych przez nich pojazdach. Obecność w pracy informatyków lub pracowników biurowych może być potwierdzana przez zalogowanie się w systemie komputerowym, a nauczycieli przez odpowiedni wpis do dziennika lekcyjnego lub dziennika zajęć. Pracodawca może też wprowadzić różne sposoby potwierdzania obecności w pracy dla różnych grup pracowników w swoim zakładzie pracy.

Nie ma oczywiście przeszkód, aby pracodawca całkowicie zrezygnował z wprowadzania jakiegokolwiek systemu potwierdzania przez pracowników ich przybycia i obecności w pracy. Może to mieć w szczególności miejsce w małych firmach, gdzie pracownicy pracują w jednym pomieszczeniu, pozostając przez cały czas pracy w kontakcie wzrokowym ze swoim pracodawcą i nieobecność któregoś z nich jest od razu widoczna.

Podstawa prawna:

ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn.zm.).

SŁOWNIK TERMINOLOGICZNY

Czas pracy - zgodnie z kodeksem pracy, czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Z pewnymi zastrzeżeniami czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. W rolnictwie i hodowli, a także przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób może być wprowadzony okres rozliczeniowy nieprzekraczający 6 miesięcy, a jeżeli jest to dodatkowo uzasadnione nietypowymi warunkami organizacyjnymi lub technicznymi mającymi wpływ na przebieg procesu pracy - okres rozliczeniowy nieprzekraczający 12 miesięcy (stosowanie przedłużonego okresu rozliczeniowego nie jest jednak dopuszczalne w systemach czasu pracy, o których mowa w art. 135-138 k.p.). Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku. Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym ulega w tym okresie obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy. Tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Ograniczenie to nie dotyczy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca powinien udostępniać tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podatek u źródła (WHT) w świetle nowych technologii

Podatek u źródła (WHT) może stanowić wyzwanie dla branży informatycznej, w kontekście stale rozwijającej się technologii. Z chęci świadczenia kompleksowych usług, przedsiębiorstwa nabywają różnego rodzaju oprogramowania, dostępy do platform, usługi w chmurze, serwery, urządzenia przemysłowe czy usługi niematerialne. Wykorzystanie najnowszej technologii jest niezbędne, aby oferowane usługi pozostały konkurencyjne na rynku. Często dostawcami takich produktów są zagraniczne spółki, co rodzi wątpliwości – czy nabycie tego rodzaju usług wiąże się z ryzykiem w podatku u źródła?

Obligacje skarbowe - czerwiec 2024 r. Zmiana oprocentowania obligacji oszczędnościowych (detalicznych)

Ministerstwo Finansów w komunikacie z 24 kwietnia 2024 r. poinformowało o oprocentowaniu i ofercie obligacji oszczędnościowych Skarbu Państwa nowych emisji, które będą sprzedawane w czerwcu 2024 roku. Oprocentowanie i marże tych obligacji uległy zmianie w porównaniu do oferowanych w maju br. Od 27 maja można nabywać nową emisję obligacji skarbowych w drodze zamiany.

Zwrot podatku z Austrii – ile, dla kogo, jak uzyskać (formalności)

Austria to zyskujący na popularności kierunek emigracji zarobkowej wśród Polaków. Jeśli podejmowane zatrudnienie jest legalne, z łatwością można ubiegać się o zwrot podatku z tego kraju. Wysokość zwrotu może być naprawdę spora, przy małym nakładzie wysiłku ze strony podatnika. 

Dłuższy okres ważności znaków akcyzy do końca 2024 r.

Aktualnie znajdują się w legalnej sprzedaży wyroby winiarskie oznaczone znakami akcyzy, których ważność została przedłużona do 31 grudnia 2024 r.

Sanatorium na koszt ZUS 2024 - choroby psychosomatyczne. Nerwice, lęki, depresja, ciężki stres i inne. Jak uzyskać skierowanie?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że cały czas – także w 2024 roku - można skorzystać z rehabilitacji leczniczej w sanatorium na koszt ZUSu. Dotyczy to różnych schorzeń, także psychosomatycznych. 

Podatek od nieruchomości w przypadku najmu lokali mieszkalnych. Kiedy stawka niższa a kiedy nawet 28 razy wyższa?

Wynajęcie swojego mieszkania lub domu nie zwalnia właściciela z obowiązku zapłaty podatku od nieruchomości. Ale w tym przypadku wątpliwe jest jaka stawka podatku od nieruchomości jest właściwa. Ta dla budynków mieszkalnych, czy dla budynków mieszkalnych zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej? Problem jest istotny, bo ta druga stawka jest ponad 28 razy wyższa.

Jak długo przechowywać firmowe dokumenty podatkowe?

Jak długo przechowywać firmowe dokumenty podatkowe? Przepisy wskazują na obowiązek przechowania dokumentacji podatkowej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (o ile nie został zawieszony/przerwany bieg terminu przedawnienia).

Wniosek o zaliczenie nadpłaty na przyszłe podatki

Wniosek o zaliczenie nadpłaty na przyszłe podatki. Podatnikowi przysługuje możliwość złożenia wniosku o zaliczenie w całości lub w części nadpłaty podatku na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. Ma do tego prawo, gdy spełnione są przesłanki zawarte w przepisach Ordynacji podatkowej.

Ulgi w spłacie podatków (odroczenie, rozłożenie na raty, umorzenie). Dla kogo? Kiedy? Warunki udzielenia

Ordynacja podatkowa przewiduje w szczególnych sytuacjach możliwość zastosowania wobec podatnika trzech ulg w spłacie podatków lub zaległości podatkowej. Chodzi o odroczenie terminu płatności, rozłożenie zapłaty na raty lub umorzenie całości lub części podatku lub zaległości podatkowej. Kiedy można liczyć na taki gest fiskusa?

Kontrola podatkowa: czy musi być zapowiedziana. Zasada i wyjątki

Kontrola podatkowa, to oczywiście nic przyjemnego dla podatnika ale czasem się zdarza. Na taką okoliczność trzeba być przygotowanym. W szczególności warto wiedzieć, że taka kontrola z urzędu skarbowego powinna być w większości przypadków zapowiedziana z 7-dniowym wyprzedzeniem. Ale od tej zasady są niestety liczne wyjątki. Zobaczmy co na ten temat mówią przepisy.

REKLAMA