REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Potwierdzanie obecności w pracy

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Ewa Przedwojska
Ewa Przedwojska

REKLAMA

Pracodawca, w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia oraz innych świadczeń przysługujących ze stosunku pracy, musi prowadzić ewidencję czasu pracy. Przepisy nie narzucają natomiast konkretnego sposobu potwierdzania obecności pracowników.

Ewidencję czasu pracy, w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia oraz innych świadczeń przysługujących ze stosunku pracy, musi prowadzić każdy pracodawca - bez względu na liczbę zatrudnionych (art. 149 k.p.). Ewidencja czasu pracy powinna zawierać m.in. informacje dotyczące pracy w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta, w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a także w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych czy podczas dyżuru. Ponadto, powinna informować o urlopach, zwolnieniach od pracy, jak również o usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy. Ewidencja czasu pracy musi być prowadzona na kartach czasu pracy, w których zaznaczane są wszystkie wyżej wymienione informacje.

REKLAMA

Autopromocja

Obowiązek prowadzenia oddzielnej ewidencji czasu pracy jest niezależny od przyjętego przez pracodawcę sposobu potwierdzania obecności w pracy.

Dowolny sposób potwierdzania obecności

REKLAMA

Przepisy prawa pracy nie nakładają natomiast na pracodawcę obowiązku rejestrowania przybycia pracowników do pracy, ani tym bardziej nie narzucają konkretnego sposobu potwierdzania ich obecności. Nałożenie na pracowników obowiązku potwierdzania swojego przybycia do pracy leży w interesie pracodawcy, głównie dla celów dowodowych. Dzięki temu pracodawca ma większą kontrolę nad czasem pracy konkretnych pracowników.

Należy jednak zwrócić uwagę, że pracodawca, który nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencyjnej czasu pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia (por. wyrok Sądu Najwyższego z 14 maja 1999 r., sygn. akt I PKN 62/99).

Informacja dla pracowników

REKLAMA

W związku z tym, że nałożenie na pracowników obowiązku potwierdzania przybycia do pracy jest zależne od woli pracodawcy, przepisy prawa pracy dają dużą dowolność w sposobie wprowadzania tego obowiązku. Najważniejsze jest, aby o obowiązującym w firmie sposobie potwierdzania przybycia i pobytu w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności pracownicy zostali poinformowani.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przeważnie przyjęty przez pracodawcę sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i pobytu w pracy jest określony w regulaminie pracy (art. 1041 § 1 pkt 9 k.p.). Obowiązek wprowadzenia takiego regulaminu mają pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników (art. 104 § 2 k.p.). Jeżeli pracodawca objęty jest układem zbiorowym pracy, wówczas sposób potwierdzenia obecności w pracy może wynikać z tego układu. W przypadku zakładów zatrudniających mniej niż 20 pracowników, w których nie ma obowiązku wprowadzania regulaminu pracy, sposób potwierdzania obecności w pracy następuje w drodze poleceń pracodawcy. Potwierdził to również Sąd Najwyższy w wyroku z 7 lutego 2007 r., sygn. akt I PK 221/06, zgodnie z którym w zakładzie pracy, gdzie nie obowiązuje wprowadzenie regulaminu pracy, elementy organizacji i porządku pracy, w tym sposób potwierdzania obecności w pracy, następuje w drodze poleceń pracodawcy.

Lista obecności

Wybór sposobu dokumentowania obecności pracownika w pracy zależy wyłącznie od potrzeb pracodawcy i od specyfiki danego zakładu pracy. W praktyce najczęściej stosowane są listy obecności. Swoje przybycie do pracy pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem na liście obecności, która jest zazwyczaj wyłożona w ogólnie dostępnym i znanym pracownikom miejscu. O określonej godzinie pracodawca lub upoważniona przez niego osoba zabiera listę i swoim podpisem potwierdza zgodność zawartych w niej informacji ze stanem faktycznym.

 

Lista obecności jest wykorzystywana w różnego rodzaju sprawozdawczości związanej z czasem pracy i umożliwia podsumowanie np. liczby dni przepracowanych przez pracownika w konkretnym okresie rozliczeniowym. Natomiast nie odzwierciedla ona liczby przepracowanych przez pracownika np. godzin nadliczbowych. Dlatego lista obecności nie może zastąpić ewidencji czasu pracy pracownika.

Karty zegarowe lub magnetyczne

Bardziej zaawansowanym technicznie sposobem rejestrowania przybycia i obecności w pracy są karty zegarowe lub karty magnetyczne. Stosowane są one zarówno w biurach, jak i w zakładach przemysłowych. Pracownik zostaje wyposażony w kartę zawierającą identyfikujące go dane. Każdorazowo, wchodząc na teren zakładu pracy lub wychodząc z niego, pracownik wprowadza swoją kartę do czytnika, znajdującego się przy wejściu do firmy. Czytnik ten identyfikuje pracownika i rejestruje czas jego pobytu w pracy. Na podstawie wydruków z urządzeń technicznych, rejestrujących godziny przybycia oraz opuszczenia miejsca pracy, pracodawca może co do minuty monitorować obecność pracownika w pracy. Sposób ten sprawdza się zwłaszcza w olbrzymich zakładach pracy lub w takich, w których pracownicy muszą np. przebierać się w odzież ochronną przed przystąpieniem do wykonywania pracy. Wówczas pracodawca ma kontrolę nad tym, czy o przyjętej w jego zakładzie godzinie rozpoczęcia pracy pracownik był gotowy do jej świadczenia na swoim stanowisku pracy, czy dopiero o tej porze podbijał kartę przy wejściu na teren zakładu.

System ten jest o wiele bardziej precyzyjny niż listy obecności, jednak również on nie powinien być przez pracodawcę traktowany jako jedyny sposób ewidencji czasu pracy. W tym przypadku pracownicy mogą celowo opuszczać zakład pracy z opóźnieniem, aby w ten sposób wymuszać na pracodawcy wypłatę dodatkowego wynagrodzenia z tytułu pracy w nadgodzinach.

Inne sposoby potwierdzania obecności

Sposoby potwierdzania obecności pracownika często uzależnione są od specyfiki wykonywanej pracy. I tak, w przypadku kierowców moment stawienia się do pracy jest rejestrowany na tarczach tachografów zamontowanych w prowadzonych przez nich pojazdach. Obecność w pracy informatyków lub pracowników biurowych może być potwierdzana przez zalogowanie się w systemie komputerowym, a nauczycieli przez odpowiedni wpis do dziennika lekcyjnego lub dziennika zajęć. Pracodawca może też wprowadzić różne sposoby potwierdzania obecności w pracy dla różnych grup pracowników w swoim zakładzie pracy.

Nie ma oczywiście przeszkód, aby pracodawca całkowicie zrezygnował z wprowadzania jakiegokolwiek systemu potwierdzania przez pracowników ich przybycia i obecności w pracy. Może to mieć w szczególności miejsce w małych firmach, gdzie pracownicy pracują w jednym pomieszczeniu, pozostając przez cały czas pracy w kontakcie wzrokowym ze swoim pracodawcą i nieobecność któregoś z nich jest od razu widoczna.

Podstawa prawna:

ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn.zm.).

SŁOWNIK TERMINOLOGICZNY

Czas pracy - zgodnie z kodeksem pracy, czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Z pewnymi zastrzeżeniami czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. W rolnictwie i hodowli, a także przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób może być wprowadzony okres rozliczeniowy nieprzekraczający 6 miesięcy, a jeżeli jest to dodatkowo uzasadnione nietypowymi warunkami organizacyjnymi lub technicznymi mającymi wpływ na przebieg procesu pracy - okres rozliczeniowy nieprzekraczający 12 miesięcy (stosowanie przedłużonego okresu rozliczeniowego nie jest jednak dopuszczalne w systemach czasu pracy, o których mowa w art. 135-138 k.p.). Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku. Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym ulega w tym okresie obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy. Tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Ograniczenie to nie dotyczy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca powinien udostępniać tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Budujesz? Możesz zapłacić VAT później. Sprawdź, jak to zrobić zgodnie z prawem

Dzięki wyrokowi TSUE firmy budowlane mogą legalnie przesunąć termin zapłaty VAT – nawet o kilka miesięcy. Wystarczy dobrze skonstruowana umowa i protokół odbioru. To rozwiązanie, które realnie poprawia płynność finansową przedsiębiorców.

BGK chce ściśle współpracować z KAS

Bank Gospodarstwa Krajowego chce dołączyć do elitarnego grona najbardziej zaufanych podatników w Polsce. Planuje przystąpić do Programu Współdziałania z Krajową Administracją Skarbową, którego celem jest budowanie transparentnych relacji z organami podatkowymi oraz zapewnienie większej pewności i bezpieczeństwa w zakresie rozliczeń podatkowych.

Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

REKLAMA

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy bez podatku? Jest kilka warunków, które decydują o zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

REKLAMA

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

REKLAMA