Specyfika rachunkowości organizacji pozarządowych

Jednostki działające w trzecim sektorze określane są jako organizacje non-profit, z uwagi na to, że ich działalność nie kieruje się potrzebą osiągania zysku. Czasami używa się określenia - organizacje pozarządowe, dla podkreślenia ich niezależności od administracji rządowej. Organizacje te określa się również jako jednostki wolontarystyczne, gdyż ich działalność jest w znacznym stopniu oparta na działalności ochotników. Organizacje pozarządowe, które prowadzą działalność społecznie użyteczną w sferze zadań publicznych, ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie z 2003 r. określiła jako organizacje pożytku publicznego. Coraz bardziej popularna dla określenia organizacji pozarządowych staje się nazwa pochodząca z języka angielskiego - ngo (non-governmental organization). Nazwa ta jest używana przez Organizację Narodów Zjednoczonych oraz inne instytucje międzynarodowe.

Organizacje pozarządowe nie mogłyby spełniać swoich funkcji, gdyby nie współpracowały z innymi sektorami. Biznes dostarcza środków na funkcjonowanie ich działalności, a sektor publiczny zapewnia prawne i organizacyjne możliwości działania.

Ustawa z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w art. 3 ust. 2 definiuje organizacje pozarządowe jako niebędące jednostkami sektora finansów publicznych, w rozumieniu przepisów o finansach publicznych, i niedziałające w celu osiągnięcia zysku, osoby prawne lub jednostki nieposiadające osobowości prawnej, utworzone na podstawie przepisów ustawy, w tym fundacje i stowarzyszenia, z wyjątkiem niektórych jednostek wymienionych enumeratywnie w art. 3 ust. 4.

Do organizacji pozarządowych nie zalicza się:

• partii politycznych,

• związków zawodowych i organizacji pracodawców,

• samorządów zawodowych,

• fundacji, których jedynym fundatorem jest Skarb Państwa lub jednostka samorządu terytorialnego,

• fundacji utworzonych przez partie polityczne,

• klubów sportowych będących spółkami.

 

Organizacje pozarządowe prowadzą działalność pożytku publicznego. Działalność pożytku publicznego może być prowadzona także przez (art. 3 ust. 3):

• osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do kościołów i związków wyznaniowych,

• stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego.

Działalność pożytku publicznego może być prowadzona jako działalność nieodpłatna lub jako odpłatna, tym samym działalność organizacji pozarządowych może być nieodpłatna lub odpłatna.

Organizacje pozarządowe utożsamiane są często z jednostkami organizacyjnymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej.

Jednostki organizacyjne nieprowadzące działalności gospodarczej zdefiniowano w rozporządzeniu Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz.U. Nr 137, poz. 1539 z późn. zm.).

Przepisy rozporządzenia stosuje się do jednostek, które nie prowadzą działalności gospodarczej, a w szczególności do:

• stowarzyszeń,

• związków zawodowych,

• organizacji pracodawców,

• izb gospodarczych,

• fundacji,

• organizacji dobroczynności i opieki społecznej,

• przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych.

 

Z porównania przepisów regulujących działalność organizacji pozarządowych i jednostek organizacyjnych nieprowadzących działalności gospodarczej wynika mniejszy zakres podmiotowy organizacji pozarządowych, w porównaniu do jednostek organizacyjnych nieprowadzących działalności gospodarczej. Organizacjami pozarządowymi nie są związki zawodowe i organizacje pracodawców oraz niektóre fundacje. Różnice między organizacjami pozarządowymi a jednostkami nieprowadzącymi działalności gospodarczej przedstawia tabela 1.

Ze względu na rodzaj działalności organizacje pozarządowe można podzielić na:

• samopomocowe - działają na rzecz swoich członków, np. organizacja emerytów firmy X w miejscowości Y,

• opiekuńcze - świadczą usługi dla tych, którzy tego potrzebują, np. organizacje opieki nad dziećmi głuchymi,

• przedstawicielskie - reprezentują interesy jakiejś społeczności, np. społeczny komitet mieszkańców,

• mniejszości - skupiają ludzi grup mniejszości, np. religijnych, narodowościowych,

• tworzone doraźnie - powstają dla przeprowadzenia określonej akcji, np. odbudowa przez mieszkańców wsi domu sąsiada po pożarze,

• hobbystyczno-rekreacyjne - reprezentują sprawy osób zainteresowanych określoną sferą działalności, np. organizacja filatelistyczna,

• zadaniowe - wykonują pewne funkcje zlecone przez władze, np. urządzenie parku miejskiego,

• inne - powstające dla spełnienia oczekiwań pewnej grupy społecznej.

 

[Lasocki Z. (1994), Kilka uwag o roli organizacji pozarządowych w państwie demokratycznym, Centrum Informacji dla Organizacji Pozarządowych BORDO, Warszawa, www.osektorze.ngo.pl/x/33509.

Organizacja pozarządowa może prowadzić działalność statutową i działalność gospodarczą (schemat 1).

Statutowa działalność organizacji pozarządowych może być prowadzona jako działalność nieodpłatna lub jako działalność odpłatna. Działalnością nieodpłatną jest świadczenie na podstawie stosunku prawnego usług, za które podmioty prowadzące tę działalność nie pobierają wynagrodzenia. Działalnością odpłatną jest działalność w zakresie wykonywania zadań należących do sfery zadań publicznych, za które organizacja pobiera wynagrodzenie. Działalnością odpłatną jest również sprzedaż towarów i usług wytwarzanych lub świadczonych przez osoby bezpośrednio korzystające z działalności pożytku publicznego, w szczególności w zakresie rehabilitacji oraz przystosowania do pracy zawodowej osób niepełnosprawnych, a także sprzedaż przedmiotów darowizny na cele prowadzenia działalności pożytku publicznego.

Nie można prowadzić statutowej odpłatnej działalności pożytku publicznego i działalności gospodarczej w odniesieniu do tego samego przedmiotu działalności.

Prowadzenie statutowej nieodpłatnej i odpłatnej działalności wymaga rachunkowego wyodrębnienia tych form działalności w stopniu umożliwiającym określenie przychodów, kosztów i wyników.

Działalność statutowa nieodpłatna to świadczenie usług określonych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Za wykonywanie działań w zakresie działalności statutowej nieodpłatnej nie mogą pobierać wynagrodzenia beneficjenci, na rzecz których działa organizacja, jak również ich rodziny i inne osoby powiązane z beneficjentami.

Działalność statutowa odpłatna może być prowadzona tylko w zakresie realizacji celów statutowych, potwierdzonych wpisem do KRS.

 

Przez wynagrodzenie rozumie się wynagrodzenie z tytułu świadczenia pracy lub usług, niezależnie od sposobu nawiązania stosunku pracy lub rodzaju i treści umowy cywilnoprawnej z osobą fizyczną.

W przypadku:

• braku kalkulacji działania podejmowanego w ramach odpłatnej działalności statutowej,

• uwzględnienia w kalkulacji kosztów pośrednich lub marży zysku,

• przekroczenia wskaźników wynagrodzenia dla osób zatrudnionych w organizacji,

podjęte działania będą traktowane jako działalność gospodarcza, a nie działalność statutowa.

 

Organizacje pozarządowe mogą prowadzić działalność gospodarczą. Wynika to bezpośrednio lub pośrednio z przepisów regulujących funkcjonowanie tych organizacji. W ustawie z 19 kwietnia 1989 r. - Prawo o stowarzyszeniach (Dz.U. Nr 20, poz. 104 z późn. zm.) działalność gospodarcza jest wyjaśniona w art. 34 następująco: „Stowarzyszenie może prowadzić działalność gospodarczą według ogólnych zasad określonych w odrębnych przepisach. Dochód z działalności gospodarczej stowarzyszenia służy realizacji celów statutowych i nie może być przeznaczony do podziału między jego członków”.

Ustawa z 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (Dz.U. z 1991 r. Nr 46, poz. 206) zezwala na prowadzenie działalności gospodarczej, ale organicza ją do charakteru pomocniczego. W art. 5 ust. 5 zapisano: „Fundacja może prowadzić działalność gospodarczą w rozmiarach służących realizacji jej celów...”.

Działalność gospodarcza jest zdefiniowana w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej następująco (art. 2): „Działalnością gospodarczą jest zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły”.

Działalność zarobkowa to działalność, która ma przynosić zysk. Jest wykonywana w sposób zorganizowany, tzn. w sposób profesjonalny, zapewniający bezpieczeństwo obrotu. Jest również prowadzona w sposób ciągły, tj. powtarzalny.

Dokonując wyboru rodzaju działalności gospodarczej, należy uwzględnić istniejący potencjał majątkowy i organizacyjny jednostki oraz konieczność rozdzielenia działalności gospodarczej od statutowej.

PRZYKŁAD

 

Prowadzenie działalności gospodarczej może być organizowane w formach wewnętrznych i zewnętrznych [Waszak Ł. (2002), Organizacja pozarządowa jako przedsiębiorstwo - czyli jak podjąć działalność gospodarczą w stowarzyszeniu i fundacji, Centrum Promocji i Rozwoju Inicjatyw Obywatelskich OPUS, Warszawa, s. 12].

Forma wewnętrzna prowadzenia działalności oznacza działalność we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność jednostki.

Forma zewnętrzna prowadzenia działalności angażuje inne podmioty do jej wykonywania. Najczęściej są to spółki.

Wewnętrzna forma prowadzenia działalności może być realizowana następująco:

• bez wyodrębnienia organizacyjnego,

• w formie zakładu na ograniczonym rozrachunku,

• w formie zakładu na pełnym rozrachunku.

 

Działalność gospodarcza bez wyodrębnienia organizacyjnego jest stosowana, gdy jej rozmiary są niewielkie.

Działalność gospodarcza w formie zakładu na ograniczonym rozrachunku umożliwia rozdzielenie działalności statutowej i gospodarczej. Zakład ma własna nazwę, przykładowo ośrodek szkolenia zawodowego przy stowarzyszeniu branżowym. Zadaniem zakładu jest organizacja i prowadzenie założonej przez organizację działalności gospodarczej.

Prowadzenie zakładu na pełnym rozrachunku umożliwia całkowite oddzielenie działalności statutowej od działalności gospodarczej. Zakład jest jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Ma swój numer REGON, rachunek bankowy i prowadzi oddzielną księgowość.

Fakt podjęcia działalności gospodarczej musi być odnotowany w rejestrze sądowym. Wpisu dokonuje się w Rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Organizacje są już uprzednio wpisane do Rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej.

Organizacje pozarządowe podejmujące działalność gospodarczą powinny zgłosić ten fakt w urzędzie statystycznym i w urzędzie skarbowym. Zgłoszenie w urzędzie skarbowym jest konieczne ze względu na opodatkowanie podatkiem dochodowym od osób prawnych i podatkiem od towarów i usług.

Organizacje pozarządowe powinny rozdzielić koszty na statutowe i administracyjne. Podział kosztów na statutowe i administracyjne jest arbitralnym wyborem każdej organizacji, ale powinien być racjonalny i przejrzysty [Zagrodzka T., Bruski T. (2004), Zarządzanie finansami w organizacjach pozarządowych nieprowadzących działalności gospodarczej, Stowarzyszenie Klon/Jawor, Warszawa, s. 9].

Za koszty statutowe można uważać koszty związane z realizacją danego programu, którego cel jest zgodny z celami statutowymi jednostki. Są to koszty, bez których dany program nie mógłby funkcjonować. Przykładowo, jeżeli fundacja przydziela dotacje i organizuje szkolenia w zakresie korzystania i rozliczenia dotacji, to kosztami statutowymi mogą być:

• koszty organizacji szkoleń (wynajem sal, wynagrodzenie wykładowców, wyżywienie uczestników, materiały szkoleniowe),

• materiały biurowe, opłaty telefoniczne, opłaty pocztowe i bankowe ściśle związane z przygotowaniem i realizacją szkolenia.

 

Za koszty administracyjne można uważać inne koszty, które nie zostały zakwalifikowane jako koszty statutowe. Mogą być nimi np. materiały biurowe, koszty remontów, koszty sprzątania biura.

Część kosztów będzie wspólna dla działalności statutowej i administracyjnej, np. czynsz za biuro, opłaty bankowe, wynagrodzenia obsługi biura. Powinny być jednak rozliczone umownym wskaźnikiem procentowym na źródła finansowania (odpłatne i nieodpłatne).

Przychody organizacji pozarządowych powinny być rozdzielone na nieodpłatne i odpłatne przychody statutowe oraz przychody z działalności gospodarczej.

Do źródeł przychodów ze statutowej działalności nieodpłatnej zalicza się:

• przychody z tytułu 1% odpisu podatku dochodowego od osób fizycznych,

• przychody ze składek członkowskich,

• zbiórki publiczne, z wyłączeniem sprzedaży przedmiotów darowizn,

• dotacje, subwencje,

• darowizny rzeczowe,

• spadki,

• zapisy,

• nawiązki,

• inne przychody określone statutem, niepowiązane z pobieraniem wynagrodzenia oraz działalnością gospodarczą.

 

Przychodami organizacji są głównie darowizny. Otrzymanie darowizny potwierdza się zwykle przez deklarację samych darczyńców na wpłacie bankowej lub przez zawarcie umowy między darczyńcą lub organizacją. W niektórych przypadkach organizacja wystawia dokument potwierdzający konkretne zdarzenie, np. potwierdzenie przyjęcia opłaty za działanie związane z odpłatną działalnością pożytku publicznego.

Po rozpoznaniu charakteru działalności danej organizacji pozarządowej należy opracować politykę (zasady) rachunkowości (art. 10 uor). Podstawowym elementem polityki rachunkowości jest zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązanie z kontami księgi głównej.

Zakładowy plan kont może być bardzo ograniczony, jeżeli organizacja nie zatrudnia pracowników na umowę o pracę i nie posiada środków trwałych.

Minimalny zakres kont księgi głównej zaproponował A. Michalik [Michalik A., Rachunkowość i podatki organizacji pozarządowych, Fundacja Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego, Warszawa 2004, s. 25] .

Jeżeli organizacja posiada środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, zatrudnia pracowników, otrzymuje dotacje (granty) ze środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej lub dotacje z budżetu państwa, jednostki samorządu terytorialnego czy funduszy celowych, np. Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, wystąpi konieczność rozbudowania zakładowego planu kont.

Propozycje zakładowego planu kont dla organizacji pozarządowych opracowali również inni autorzy [Lasocki, 1994; Dworowska (w:), Dworowska W. (2006), Rachunkowość fundacji, stowarzyszeń i organizacji pożytku publicznego, ODDK, Gdańsk; Zagrodzka, Bruski, 2004, s. 5-8]. Najbardziej rozbudowany plan kont uwzględniający grupowanie kosztów według realizowanych programów zaproponowała B. Hermak (w:) Hermak B., Plan kont w organizacji pozarządowej, „Rachunkowość Organizacji Pozarządowych w Praktyce” 2006.

Organizacje pozarządowe są dofinansowywane przez jednostki samorządu terytorialnego, ministerstwa, fundacje lub osoby prywatne. Zwykle otrzymują środki na konkretny program. Z realizacji tego programu muszą się rozliczać. Dla ułatwienia rozliczeń ze sponsorami należy odpowiednio opracować zakładowy plan kont, który będzie posiadał kilka poziomów analityki, szczególnie w zakresie ewidencji kosztów i przychodów.

Jeżeli organizacja pozarządowa posiada kilku sponsorów, to dla ewidencji kosztów i przychodów działalności statutowej powinna założyć następujące poziomy analityki:

I poziom - program,

II poziom - finansujący program.

Do ewidencji kosztów przydatny będzie jeszcze

III poziom - rodzaje kosztów.

Najlepiej byłoby zrezygnować z ewidencji kosztów na kontach zespołu 4 planu kont i księgować je na kontach zespołu 5, odpowiednio uzupełnionego o rodzaje kosztów. Jeżeli finansujący będzie miał ten sam numer na kontach kosztów i przychodów, łatwo będzie sporządzić zestawienie poniesionych kosztów, które pokrywa dany sponsor. Taki sposób ewidencji analitycznej kosztów i przychodów ułatwi rozliczenie kosztów i przychodów każdego programu.

Sporządzając sprawozdanie dla finansującego, wystarczy wykonać wydruki sumujące koszty programu od dnia jego rozpoczęcia.

Koszty administracyjne powinny mieć również trzy poziomy analityki, aby koszty rodzajowe były na III poziomie, co ułatwi sumowanie kosztów według rodzajów. Przykładowo mogłyby to być następujące poziomy:

I poziom - ośrodek odpowiedzialności, np. biuro, magazyn,

II poziom - finansujący,

III poziom - rodzaje kosztów.

 

Finansujący może pokrywać koszty bezpośrednie programu lub koszty administracyjne, które nie są przypisane do konkretnych programów.

Zaproponowany model ewidencji kosztów i przychodów działalności statutowej można zastosować również do działalności statutowej odpłatnej. Finansującym będzie osoba prawna lub fizyczna, która zamówiła usługę.

W przypadku działalności gospodarczej wskazane jest zachowanie również trzech poziomów analityki dla kosztów i przychodów działalności operacyjnej:

I poziom - rodzaj usługi,

II poziom - odbiorca usługi,

III poziom - rodzaje kosztów.

 

Jeżeli dla działalności gospodarczej wydzielono koszty administracyjne, to można zastosować analitykę zaproponowaną dla kosztów administracyjnych działalności statutowej.

Zakres sprawozdawczości finansowej organizacji pozarządowych zależy od tego, czy jednostka prowadzi działalność gospodarczą. Regulacje prawne w tym zakresie określa schemat 2.

Organizacja pozarządowa nieprowadząca działalności gospodarczej może sporządzać sprawozdanie finansowe, które składa się z:

1) bilansu,

2) rachunku wyników,

3) informacji dodatkowej.

 

Zawartość merytoryczna elementów sprawozdania finansowego jest określona w treści rozporządzenia i w załącznikach do rozporządzenia.

Jeżeli organizacja podejmuje działalność gospodarczą w ciągu roku obrotowego, wówczas z dniem podjęcia tej działalności stosuje przepisy ustawy o rachunkowości odnoszące się do jednostek prowadzących działalność gospodarczą. Sprawozdanie finansowe jednostki niepodlegajacej obowiązkowi corocznego badania przez biegłego rewidenta składa się z (art. 45 ust. 2 ustawy):

• bilansu,

• rachunku zysków i strat,

• informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

 

Sprawozdanie finansowe jednostki podlegające corocznemu badaniu przez biegłego rewidenta obejmuje ponadto zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych (art. 45 ust. 3).

Jednostka, która w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy nie osiągnęła dwóch z trzech wielkości określonych w art. 50 ust. 2 ustawy, może sporządzić sprawozdanie w formie uproszczonej, wykazując pozycje sprawozdawcze oznaczone literami i cyframi rzymskimi. Informację dodatkową sporządza się odpowiednio w uproszczonej formie.

Jednostki prowadzące działalność gospodarczą mogą posiadać jednostki organizacyjne sporządzające samodzielnie sprawozdania finansowe. Jednostki te mogą mieć siedzibę w kraju lub za granicą. Jednostka, w skład której wchodzą jednostki organizacyjne sporządzające samodzielnie sprawozdania finansowe, sporządza łączne sprawozdanie finansowe, będące sumą sprawozdania finansowego jednostki i wszystkich jej oddziałów, wyłączając odpowiednio (art. 51 ustawy):

• aktywa i fundusze wydzielone,

• wzajemne należności i zobowiązania oraz inne rozrachunki o podobnym charakterze,

• przychody i koszty z tytułu operacji dokonywanych między jednostką a jej oddziałami lub między jej oddziałami,

• wynik finansowy operacji gospodarczych dokonywanych wewnątrz jednostki, zawarty w aktywach jednostki lub jej oddziałów.

 

Można nie dokonywać wyłączeń, jeżeli nie wpłynie to ujemnie na przedstawienie rzetelnie i jasno sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

Terminy sporządzania, zatwierdzania i publikacji sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej są zgodne z zapisami ustawy o rachunkowości.

Organizacja rachunkowości organizacji pozarządowych zależy od rodzaju jednostki, zakresu działalności, wartości majątku, ilości zatrudnionych i potrzeb informacyjnych kierownika organizacji oraz członków tej organizacji. Dobra organizacja rachunkowości zapewni przestrzeganie wszystkich zasad określonych ustawą o rachunkowości.