REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczanie w księgach niedoborów i nadwyżek

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Weronika Chmielewska

REKLAMA

W trakcie czynności inwentaryzacyjnych ustala się różnice między stanem rzeczywistym składników majątku a ich stanem wykazanym w księgach rachunkowych. Różnice inwentaryzacyjne rozlicza się w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego dotyczy inwentaryzacja.

Rachunkowość jednostki obejmuje miedzy innymi okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Ponieważ sposób rozliczania ujawnionych w toku inwentaryzacji niedoborów i nadwyżek zależy od ich przyczyn, trzeba je najpierw wyjaśnić, a dopiero potem można przystąpić do ich rozliczania.

Zasady wyceny

Konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” jest przeznaczone do ewidencji wartości stwierdzonych niedoborów, szkód i nadwyżek w składnikach majątku jednostki. Na koncie tym należy także ujmować roszczenia z tytułu niedoborów i szkód wobec osób materialnie odpowiedzialnych.

Ujawnione niedobory wycenia się:

l według ich wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne (umorzenie) - rzeczowe składniki majątku trwałego,

l w wartości nominalnej - środki pieniężne,

l w cenie nabycia lub po koszcie wytworzenia, tzn., że w przypadku ewidencji składników w cenach różniących się od cen nabycia lub kosztów wytworzenia, wartość niedoborów korygowana jest przed ich rozliczeniem o przypadające na nie odchylenia od cen ewidencyjnych - rzeczowe składniki majątku obrotowego.

W przypadku używanych składników majątku wartość niedoboru ustala się z uwzględnieniem również stopnia ich dotychczasowego zużycia.

Natomiast ujawnione nadwyżki wycenia się:

l według cen ewidencyjnych, a w przypadku braku cen ewidencyjnych według cen sprzedaży możliwych do uzyskania (według wartości godziwej), ustalonych z uwzględnieniem stopnia zużycia składnika majątku - rzeczowe składniki majątku,

l w wartości nominalnej - środki pieniężne.

Podział niedoborów

Niedobory mogą być niezawinione lub zawinione. Niedobory niezawinione obejmują w szczególności:

l niedobory mieszczące się w granicach norm ubytków naturalnych (krajowych lub zakładowych), jak i przekraczające te normy,

l niedobory powstałe wskutek zdarzeń losowych,

l niedobory pozorne spowodowane błędami w ewidencji przychodów lub rozchodów albo popełnionymi w trakcie inwentaryzacji.

Rozliczenie niedoborów następuje w ciężar odpowiednich kosztów (strat) lub w drodze kompensaty z nadwyżkami. Kompensata jest możliwa, jeżeli: niedobory i nadwyżki dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej, ujawnione zostały podczas tego samego spisu z natury, zostały stwierdzone w podobnych asortymentach lub składnikach majątku albo przechowywanych w podobnych opakowaniach. Kompensaty dokonuje się zawsze przed obliczeniem ubytków naturalnych.

Z kolei niedobory zawinione mogą powstać np. na skutek zaniedbania przez konkretne osoby obowiązków właściwego zabezpieczenia mienia, nadzoru, zniszczenia, przywłaszczenia itd. Stosownie do decyzji kierownika jednostki niedobory zawinione mogą:

l nie podlegać dochodzeniu od osób materialnie odpowiedzialnych - wówczas następuje odpisanie ich wartości w ciężar odpowiednich kosztów (strat), albo

l stanowić przedmiot roszczenia wobec osób materialnie odpowiedzialnych. W takim przypadku są one wyceniane w wartości uznanej za zawinioną.

RODZAJE NADWYŻEK INWENTARYZACYJNYCH

l nadwyżki pozorne - spowodowane błędami przy ewidencji rozchodów albo w trakcie inwentaryzacji, których rozliczenie może nastąpić poprzez zmniejszenie odpowiednich kosztów albo poprzez zarachowanie do pozostałych przychodów operacyjnych,

l nadwyżki rzeczywiste - mogą być rozliczane w drodze kompensaty z niedoborami lub mogą podlegać zarachowaniu do pozostałych przychodów operacyjnych.

Należy podkreślić, iż strata spowodowana niedoborem towarów nie podlega opodatkowaniu VAT. Niezależnie od tego, czy brak jest osoby odpowiedzialnej za poniesioną stratę, czy też kwota niedoboru zawinionego dochodzona jest od odpowiedzialnego pracownika, nie ma obowiązku odprowadzenia podatku należnego związanego z utraconym towarem.

Wzajemna kompensata

Ilość oraz wartość niedoborów i nadwyżek podlegających kompensacie ustala się, przyjmując za podstawę mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki i niższą cenę składników majątku wykazujących różnice inwentaryzacyjne. W związku z tym mogą wystąpić następujące sytuacje:

l kwota niedoboru równa będzie kwocie nadwyżki - jeżeli ilości i ceny jednostkowe kompensowanych składników majątku są sobie równe,

l po kompensacie pozostaną różnice ilościowe - jeżeli ceny jednostkowe kompensowanych składników będą jednakowe, a ilości niedoboru i nadwyżki będą różne,

l po kompensacie pozostaną tylko różnice wartościowe - jeżeli ilości niedoboru i nadwyżki kompensowanych składników będą jednakowe, zaś ceny jednostkowe będą różne,

l po kompensacie pozostaną różnice ilościowe i wartościowe - jeżeli różne będą ilości i ceny jednostkowe kompensowanych składników.

Pozostałe po kompensacie różnice w postaci niedoborów można zaliczyć do ubytków naturalnych, jeśli mieszczą się w granicach norm ustalonych przez jednostkę. Równowartość niedoborów mieszczących się w granicach tych norm jako niedoborów niezawinionych, odpisuje się w koszty działalności operacyjnej.

Jeżeli przyczyny powstania niedoborów nie są znane, wówczas traktuje się je jako niedobory nieuzasadnione, które mogą być dochodzone analogicznie jak niedobór zawiniony od osoby odpowiedzialnej za powierzone mienie.

Różnice inwentaryzacyjne mogą stanowić również nadwyżki materiałów i wyrobów gotowych.

Protokół różnic

Przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych powinny być określone przez komisję inwentaryzacyjną w protokole inwentaryzacyjnym. Ustalenie i sposób ich rozliczenia powinien być ujęty w protokole weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, zatwierdzonym przez kierownika jednostki. Dokumenty te są podstawą rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych.

Na koncie „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” księgowane są w szczególności po stronie Wn: wartość niedoborów składników majątku, kwoty podwyższające wartość roszczenia z tytułu niedoborów zawinionych, rozliczenie nadwyżek składników majątku.

Natomiast po stronie Ma księgujemy: wartość nadwyżek składników majątku, rozliczenie niedoborów składników majątku.

PRZYKŁAD

JAK KSIĘGOWAĆ NIEDOBORY I NADWYŻKI

1. Ujawnione niedobory i szkody w składnikach aktywów:

a) gotówki w kasie, papierów wartościowych

l Wn konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”/Ma konto „Kasa”, „Krótkoterminowe aktywa finansowe”.

b) materiałów, towarów

l Wn konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”/Ma konto „Towary”, „ Materiały”.

c) wyrobów gotowych i półfabrykatów

l Wn konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”/Ma konto „Produkty gotowe i półprodukty”.

2. Ujawnione niedobory i szkody w obcych składnikach majątku znajdujących się w jednostce

l Wn konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”/Ma konto „Rozrachunki z dostawcami”, „Pozostałe rozrachunki”.

3. Podatek akcyzowy od ubytków i niedoborów niektórych towarów akcyzowych, przekraczających określone wielkości, a powstałych w trakcie ich wytwarzania, przerobu, magazynowania, zużycia lub przewozu

l Wn konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”/Ma konto „VAT naliczony i jego rozliczenie”.

4. Dodatkowa kwota roszczenia z tytułu niedoborów i szkód podlegająca dochodzeniu od osoby materialnie odpowiedzialnej

l Wn konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”/Ma konto „Odpisy aktualizujące wartość należności”.

5. Ujawnione nadwyżki:

a) gotówki w kasie

l Wn konto „Kasa”/Ma konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.

b) materiałów, towarów

l Wn konto „Towary”, „ Materiały”/Ma konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.

c) wyrobów gotowych i półfabrykatów

l Wn konto „Produkty gotowe i półprodukty”/Ma konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.

6. Ujawnione nadwyżki w obcych składnikach majątku znajdujących się w jednostce

l Wn konto „Rozrachunki z dostawcami”, „Pozostałe rozrachunki”/Ma konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.

7. Rozliczenie ujawnionych niedoborów (kompensata z nadwyżkami)

l Wn konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”/Ma konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.

8. Niedobory składników aktywów uznane za niezawinione

l Wn konto „Pozostałe koszty operacyjne”/Ma konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.

9. Spłata kwoty niedoboru gotówką lub w drodze potrącenia z wynagrodzenia

l Wn konto „Kasa”, „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”/Ma konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.

10. Niedobory i szkody powstałe z przyczyn losowych

l Wn konto „Straty nadzwyczajne”/Ma konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.

Konto to może wykazywać w trakcie roku obrotowego dwa salda tj. saldo Wn (debetowe) wyrażające stan nierozliczonych na dany dzień niedoborów oraz saldo Ma (kredytowe) wyrażające stan nierozliczonych na dany dzień nadwyżek.


WERONIKA CHMIELEWSKA

ksiegowosc@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

l Art. 28 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w VAT: rozliczanie importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej

W dniu 17 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, będący częścią pakietu deregulacyjnego. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów nowelizacja ta jest konieczna, bowiem po wprowadzeniu od czerwca br. nowego systemu celnego AIS/IMPORT PLUS, niektóre firmy posiadające pozwolenie na stosowanie zgłoszenia uproszczonego i stosujące to uproszczenie zostałyby de facto pozbawione możliwości rozliczania podatku VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej. Dzięki nowym przepisom ci przedsiębiorcy będą mogli nadal rozliczać podatek VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej.

Ulga B+R na wakacjach. O czym należy pamiętać przy ewidencji czasu pracy w czasie nieobecności pracowników?

Ulga na działalność badawczo-rozwojową (ulga B+R) to jeden z najistotniejszych i najbardziej przystępnych instrumentów wspierających finansowanie innowacji w Polsce. Ta preferencja podatkowa umożliwia przedsiębiorcom odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów poniesionych na działania badawczo-rozwojowe nawet na poziomie 200%. W praktyce oznacza to możliwość odzyskania wydatków ponoszonych m.in. na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w prace B+R. Jednak dużym wyzwaniem pozostaje prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy osób zaangażowanych w takie projekty.

Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

REKLAMA

KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 r: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany 16 września 2025 r. projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie od początku 2026 roku.

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

Czy ominie Cię KSeF? Może jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur w 2026 roku

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

REKLAMA

Czy prawo stoi po stronie wierzyciela? Termin 60 dni, odsetki, rekompensaty, windykacja na koszt dłużnika, sąd

Nieterminowe płatności potrafią sparaliżować każdą firmę. Jest to dokuczliwe szczególnie w branży TSL, gdzie koszty rosną z dnia na dzień, a marże są minimalne. Każdy dzień zwłoki to realne ryzyko utraty płynności. Pytanie brzmi: czy prawo faktycznie stoi po stronie wierzyciela, a jeśli tak – jak z niego skutecznie korzystać?

KSeF dla rolników – rewolucja, która zapuka do gospodarstw w 2026 roku

Cyfrowa rewolucja wkracza na wieś! Już w 2026 roku także rolnik będzie musiał zmierzyć się z KSeF – Krajowym Systemem e-Faktur. Czy jesteś gotowy na koniec papierowych faktur, łatwiejsze rozliczenia i nowe wyzwania technologiczne? Sprawdź, co dokładnie się zmienia i jak przygotować swoje gospodarstwo, żeby nie zostać w tyle.

REKLAMA