REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczanie w księgach niedoborów i nadwyżek

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Weronika Chmielewska

REKLAMA

W trakcie czynności inwentaryzacyjnych ustala się różnice między stanem rzeczywistym składników majątku a ich stanem wykazanym w księgach rachunkowych. Różnice inwentaryzacyjne rozlicza się w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego dotyczy inwentaryzacja.

Rachunkowość jednostki obejmuje miedzy innymi okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Ponieważ sposób rozliczania ujawnionych w toku inwentaryzacji niedoborów i nadwyżek zależy od ich przyczyn, trzeba je najpierw wyjaśnić, a dopiero potem można przystąpić do ich rozliczania.

Zasady wyceny

Konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” jest przeznaczone do ewidencji wartości stwierdzonych niedoborów, szkód i nadwyżek w składnikach majątku jednostki. Na koncie tym należy także ujmować roszczenia z tytułu niedoborów i szkód wobec osób materialnie odpowiedzialnych.

Ujawnione niedobory wycenia się:

l według ich wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne (umorzenie) - rzeczowe składniki majątku trwałego,

l w wartości nominalnej - środki pieniężne,

l w cenie nabycia lub po koszcie wytworzenia, tzn., że w przypadku ewidencji składników w cenach różniących się od cen nabycia lub kosztów wytworzenia, wartość niedoborów korygowana jest przed ich rozliczeniem o przypadające na nie odchylenia od cen ewidencyjnych - rzeczowe składniki majątku obrotowego.

W przypadku używanych składników majątku wartość niedoboru ustala się z uwzględnieniem również stopnia ich dotychczasowego zużycia.

Natomiast ujawnione nadwyżki wycenia się:

l według cen ewidencyjnych, a w przypadku braku cen ewidencyjnych według cen sprzedaży możliwych do uzyskania (według wartości godziwej), ustalonych z uwzględnieniem stopnia zużycia składnika majątku - rzeczowe składniki majątku,

l w wartości nominalnej - środki pieniężne.

Podział niedoborów

Niedobory mogą być niezawinione lub zawinione. Niedobory niezawinione obejmują w szczególności:

l niedobory mieszczące się w granicach norm ubytków naturalnych (krajowych lub zakładowych), jak i przekraczające te normy,

l niedobory powstałe wskutek zdarzeń losowych,

l niedobory pozorne spowodowane błędami w ewidencji przychodów lub rozchodów albo popełnionymi w trakcie inwentaryzacji.

Rozliczenie niedoborów następuje w ciężar odpowiednich kosztów (strat) lub w drodze kompensaty z nadwyżkami. Kompensata jest możliwa, jeżeli: niedobory i nadwyżki dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej, ujawnione zostały podczas tego samego spisu z natury, zostały stwierdzone w podobnych asortymentach lub składnikach majątku albo przechowywanych w podobnych opakowaniach. Kompensaty dokonuje się zawsze przed obliczeniem ubytków naturalnych.

Z kolei niedobory zawinione mogą powstać np. na skutek zaniedbania przez konkretne osoby obowiązków właściwego zabezpieczenia mienia, nadzoru, zniszczenia, przywłaszczenia itd. Stosownie do decyzji kierownika jednostki niedobory zawinione mogą:

l nie podlegać dochodzeniu od osób materialnie odpowiedzialnych - wówczas następuje odpisanie ich wartości w ciężar odpowiednich kosztów (strat), albo

l stanowić przedmiot roszczenia wobec osób materialnie odpowiedzialnych. W takim przypadku są one wyceniane w wartości uznanej za zawinioną.

RODZAJE NADWYŻEK INWENTARYZACYJNYCH

l nadwyżki pozorne - spowodowane błędami przy ewidencji rozchodów albo w trakcie inwentaryzacji, których rozliczenie może nastąpić poprzez zmniejszenie odpowiednich kosztów albo poprzez zarachowanie do pozostałych przychodów operacyjnych,

l nadwyżki rzeczywiste - mogą być rozliczane w drodze kompensaty z niedoborami lub mogą podlegać zarachowaniu do pozostałych przychodów operacyjnych.

Należy podkreślić, iż strata spowodowana niedoborem towarów nie podlega opodatkowaniu VAT. Niezależnie od tego, czy brak jest osoby odpowiedzialnej za poniesioną stratę, czy też kwota niedoboru zawinionego dochodzona jest od odpowiedzialnego pracownika, nie ma obowiązku odprowadzenia podatku należnego związanego z utraconym towarem.

Wzajemna kompensata

Ilość oraz wartość niedoborów i nadwyżek podlegających kompensacie ustala się, przyjmując za podstawę mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki i niższą cenę składników majątku wykazujących różnice inwentaryzacyjne. W związku z tym mogą wystąpić następujące sytuacje:

l kwota niedoboru równa będzie kwocie nadwyżki - jeżeli ilości i ceny jednostkowe kompensowanych składników majątku są sobie równe,

l po kompensacie pozostaną różnice ilościowe - jeżeli ceny jednostkowe kompensowanych składników będą jednakowe, a ilości niedoboru i nadwyżki będą różne,

l po kompensacie pozostaną tylko różnice wartościowe - jeżeli ilości niedoboru i nadwyżki kompensowanych składników będą jednakowe, zaś ceny jednostkowe będą różne,

l po kompensacie pozostaną różnice ilościowe i wartościowe - jeżeli różne będą ilości i ceny jednostkowe kompensowanych składników.

Pozostałe po kompensacie różnice w postaci niedoborów można zaliczyć do ubytków naturalnych, jeśli mieszczą się w granicach norm ustalonych przez jednostkę. Równowartość niedoborów mieszczących się w granicach tych norm jako niedoborów niezawinionych, odpisuje się w koszty działalności operacyjnej.

Jeżeli przyczyny powstania niedoborów nie są znane, wówczas traktuje się je jako niedobory nieuzasadnione, które mogą być dochodzone analogicznie jak niedobór zawiniony od osoby odpowiedzialnej za powierzone mienie.

Różnice inwentaryzacyjne mogą stanowić również nadwyżki materiałów i wyrobów gotowych.

Protokół różnic

Przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych powinny być określone przez komisję inwentaryzacyjną w protokole inwentaryzacyjnym. Ustalenie i sposób ich rozliczenia powinien być ujęty w protokole weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, zatwierdzonym przez kierownika jednostki. Dokumenty te są podstawą rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych.

Na koncie „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek” księgowane są w szczególności po stronie Wn: wartość niedoborów składników majątku, kwoty podwyższające wartość roszczenia z tytułu niedoborów zawinionych, rozliczenie nadwyżek składników majątku.

Natomiast po stronie Ma księgujemy: wartość nadwyżek składników majątku, rozliczenie niedoborów składników majątku.

PRZYKŁAD

JAK KSIĘGOWAĆ NIEDOBORY I NADWYŻKI

1. Ujawnione niedobory i szkody w składnikach aktywów:

a) gotówki w kasie, papierów wartościowych

l Wn konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”/Ma konto „Kasa”, „Krótkoterminowe aktywa finansowe”.

b) materiałów, towarów

l Wn konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”/Ma konto „Towary”, „ Materiały”.

c) wyrobów gotowych i półfabrykatów

l Wn konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”/Ma konto „Produkty gotowe i półprodukty”.

2. Ujawnione niedobory i szkody w obcych składnikach majątku znajdujących się w jednostce

l Wn konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”/Ma konto „Rozrachunki z dostawcami”, „Pozostałe rozrachunki”.

3. Podatek akcyzowy od ubytków i niedoborów niektórych towarów akcyzowych, przekraczających określone wielkości, a powstałych w trakcie ich wytwarzania, przerobu, magazynowania, zużycia lub przewozu

l Wn konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”/Ma konto „VAT naliczony i jego rozliczenie”.

4. Dodatkowa kwota roszczenia z tytułu niedoborów i szkód podlegająca dochodzeniu od osoby materialnie odpowiedzialnej

l Wn konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”/Ma konto „Odpisy aktualizujące wartość należności”.

5. Ujawnione nadwyżki:

a) gotówki w kasie

l Wn konto „Kasa”/Ma konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.

b) materiałów, towarów

l Wn konto „Towary”, „ Materiały”/Ma konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.

c) wyrobów gotowych i półfabrykatów

l Wn konto „Produkty gotowe i półprodukty”/Ma konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.

6. Ujawnione nadwyżki w obcych składnikach majątku znajdujących się w jednostce

l Wn konto „Rozrachunki z dostawcami”, „Pozostałe rozrachunki”/Ma konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.

7. Rozliczenie ujawnionych niedoborów (kompensata z nadwyżkami)

l Wn konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”/Ma konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.

8. Niedobory składników aktywów uznane za niezawinione

l Wn konto „Pozostałe koszty operacyjne”/Ma konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.

9. Spłata kwoty niedoboru gotówką lub w drodze potrącenia z wynagrodzenia

l Wn konto „Kasa”, „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”/Ma konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.

10. Niedobory i szkody powstałe z przyczyn losowych

l Wn konto „Straty nadzwyczajne”/Ma konto „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”.

Konto to może wykazywać w trakcie roku obrotowego dwa salda tj. saldo Wn (debetowe) wyrażające stan nierozliczonych na dany dzień niedoborów oraz saldo Ma (kredytowe) wyrażające stan nierozliczonych na dany dzień nadwyżek.


WERONIKA CHMIELEWSKA

ksiegowosc@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

l Art. 28 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: GP

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Czy KSeF sprawi, że księgowi będą mieli mniej pracy? Niekoniecznie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych przedsięwzięć cyfryzacyjnych w polskim systemie podatkowym, mające na celu uproszczenie i zautomatyzowanie obiegu faktur – od ich wystawienia, przez przesyłanie, aż po archiwizację. Choć Ministerstwo Finansów zapowiada, że dzięki obowiązkowemu modelowi KSeF przedsiębiorcy i księgowi zyskają czas, w praktyce księgowi nie spodziewają się mniejszego nakładu pracy. Wręcz przeciwnie, 36,1% księgowych oczekuje, że wdrożenie KSeF przysporzy im więcej obowiązków, a 75% z nich nadal czuje, że ich firma nie jest przygotowana do wdrożenia KseF – wynika z raportu fillup k24 “Księgowi i firmy wobec wdrożenia KSeF”.

Polskie jabłka na Łotwie… a w Białorusi? Spór podatkowy trafia do TSUE

Wyobraźmy sobie typowy dzień w polskiej firmie eksportującej jabłka. Towar gotowy, kontrahent zarejestrowany na Łotwie, formalności załatwione – wszystko wydaje się proste. Ale niespodziewanie pojawia się problem: jabłka wylądowały w Białorusi. I nagle w centrum uwagi znajduje się VAT – czy to wciąż wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), czy już eksport?

Ministerstwo Finansów i KAS: budujemy Tax Morale. Czy moralność podatkowa zastąpi mechanizmy kontroli podatkowej?

W dniu 28 października 2025 r. w Ministerstwie Finansów odbyła się konferencja na temat moralności podatkowej w społeczeństwie i gospodarce. Uczestnikami spotkania byli m.in. wiceminister finansów Szef KAS Marcin Łoboda, przedstawiciele szwedzkiej administracji podatkowej, Krajowej Administracji Skarbowej, środowiska naukowego i biznesu. Spotkanie było okazją do dyskusji na temat budowania moralności podatkowej i jej wpływu na skuteczność poboru podatków.

Jak dobrze żyć (efektywnie współpracować) z księgowym? Przychody, koszty, bartery, dokumenty. Praktyczne rady dla twórców internetowych i influencerów

Jesteś influencerem, twórcą internetowym, a może dopiero zaczynasz swoją przygodę z działalnością online? Niezależnie od etapu, na którym jesteś – prędzej czy później przyjdzie moment, w którym będziesz musiał zmierzyć się z rozliczeniami podatkowymi. Współpraca z księgowym to w takim przypadku nie tylko konieczność, ale przede wszystkim ogromne ułatwienie i wsparcie w prowadzeniu legalnej, uporządkowanej działalności twórczej.

REKLAMA

Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Jak rozliczać auta kupione do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

REKLAMA

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA