Czy przeniesienie pracownika przynosi korzyści podatkowe

Dotyczy to zwłaszcza zadań długoterminowych. Jak dokonać takiego przeniesienia zgodnie z prawem, czym różni się przeniesienie od podróży służbowej, jakie gratyfikacje finansowe dla pracownika wiążą się z takim przeniesieniem, czy podlegają one opodatkowaniu i oskładkowaniu?

Przeniesienie (potocznie - oddelegowanie) pracownika polega na tym, że zostaje zmienione miejsce wykonywania przez niego pracy. Dzieje się to zazwyczaj na mocy odrębnego porozumienia zawartego między pracodawcą i pracownikiem. Odróżnić przy tym należy przeniesienie (oddelegowanie) w ramach stosunku pracy (art. 42 kodeksu pracy) od przeniesienia służbowego. To ostatnie polega na zmianie miejsca wykonywania pracy na mocy przepisów aktów prawnych innych niż kodeks pracy. Pojęcie „przeniesienie służbowe” występuje w ramach stosunku służbowego i jest regulowane w przepisach branżowych (dotyczy m.in. nauczycieli, pracowników służby cywilnej, policjantów i żołnierzy zawodowych).

„Przeniesienie” polega zasadniczo na podjęciu pracy przez pracownika na rzecz dotychczasowego pracodawcy, związanej ze zmianą miejsca wykonywania tej pracy. W praktyce dotyczy to zmiany miejsca pracy na dłużej niż 3 miesiące.

Od przeniesienia pracownika do pracy w innej miejscowości należy odróżnić odbywanie podróży służbowej. W trakcie podróży służbowej pracownik wykonuje - na polecenie pracodawcy i w ramach istniejącego stosunku pracy - zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Co istotne - przepisy nie określają maksymalnego czasu podróży służbowej. W praktyce przyjmuje się, że jest to okres około 3 miesięcy, przy czym podróż służbowa może trwać oczywiście dłużej.

Pracownik w podróży służbowej po wykonaniu zadania wraca do stałego miejsca wykonywania pracy, natomiast pracownik przeniesiony wykonuje pracę w innym miejscu niż dotychczas.

Miejsce pracy

Pracodawca może przenieść pracownika do pracy w innej miejscowości na podstawie porozumienia zmieniającego lub wypowiedzenia zmieniającego. Wynika to stąd, że miejsce pracy jest jednym z istotnych warunków umowy o pracę, zaś jego zmiana następuje właśnie w trybie określonym w art. 42 k.p. jako wypowiedzenie zmieniające warunki pracy.

Przepisy prawa pracy nie zawierają jednoznacznej definicji miejsca pracy, jedynie nakazują określić miejsce wykonywania pracy w umowie o pracę. Z kolei przepisy z zakresu czasu pracy obligują jedynie pracownika do pozostawania w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.

Miejsce świadczenia pracy jest składnikiem umowy o pracę obustronnie uzgodnionym, objętym ogólnym zakazem jednostronnej zmiany przez którąkolwiek ze stron umowy. Strony zawierające umowę o pracę mają dużą swobodę w określaniu miejsca pracy. Może być ono określone na stałe (np. siedziba zakładu pracy), bądź jako miejsce zmienne (np. województwo w przypadku przedstawiciela handlowego), zmienność miejsca pracy może wynikać z samego charakteru (rodzaju) pełnionej pracy. Ogólnie, pod pojęciem miejsca pracy rozumie się bądź stały punkt w znaczeniu geograficznym, bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy (por. wyrok SN z 1 kwietnia 1985 r., sygn. akt I PR 19/85; OSP 1986/3/46).

Porozumienie a wypowiedzenie zmieniające

Na mocy porozumienia zmieniającego pracodawca może zmienić pracownikowi miejsce pracy w każdego rodzaju umowie o pracę. Dotyczy to zatem umowy o pracę na okres próbny, na czas określony, na czas nieokreślony, na czas wykonania określonej pracy. Ponieważ porozumienie zmieniające nie jest zawężone do warunków pracy i płacy (inaczej niż wypowiedzenie zmieniające), może obejmować więcej elementów niż tylko samą zmianę miejsca pracy.

Natomiast wypowiedzenie zmieniające stosuje się przeważnie w sytuacjach, gdy pracodawca dąży do zmiany miejsca pracy pracownika, zaś pracownik nie chce podpisać porozumienia zmieniającego. Zgodnie z przyjętą linią orzecznictwa, zmiana miejsca pracy uzasadnia zastosowanie wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy (por. wyrok SN z 18 maja 1964 r., sygn. akt I PR 189/64; OSNC 1965/3/44).

Z punktu widzenia kosztów dojazdów do nowego miejsca zatrudnienia pracownika istotna jest zmiana zapisu w umowie o pracę, określająca nowe miejsce wykonywania pracy przez tego pracownika. W przypadku gdy w zawartej z pracownikiem umowie o pracę nie zostanie zmienione miejsce pracy, pracownik będzie mógł się domagać należności z tytułu podróży służbowych.

Jest jeszcze jedna ważna kwestia. Otóż nie jest wymagane wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Przy takim powierzeniu innej pracy nie ma znaczenia, na jaką umowę o pracę dany pracownik jest zatrudniony. Co istotne, w przypadku powierzenia innej pracy na podstawie art. 42 § 4 k.p., pracownikowi nie przysługują roszczenia przewidziane w razie nieuzasadnionego lub naruszającego przepisy wypowiedzenia umowy o pracę albo jej warunków (por. wyrok SN z 25 lipca 2003 r., sygn. akt I PK 269/02; OSNP 2004/16/280).

Dodatek za rozłąkę

Pracownikom sfery budżetowej przysługują różne świadczenia z tytułu przeniesienia na podstawie przepisów branżowych. Natomiast pracodawcy „prywatni” mogą przyznawać tego typu świadczenia na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych. Jednym z takich świadczeń jest tzw. rozłąkowe. Dodatek za rozłąkę jest regulowany w przepisach wewnątrzzakładowych poszczególnych zakładów pracy - przez regulaminy pracy (wynagradzania) oraz układy zbiorowe pracy. Jedynym obowiązującym na podstawie kodeksu pracy aktem prawnym, który reguluje kwestie dodatku za rozłąkę, jest zarządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 14 sierpnia 1990 r. w sprawie świadczeń dla pracowników czasowo przeniesionych. Jest to akt wykonawczy do uchylonego wprawdzie art. 79 k.p., jednak ma on nadal moc obowiązującą na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy z 2 lutego 1996 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz o zmianie niektórych ustaw.

W praktyce wiele uregulowań wewnątrzzakładowych jest wzorowanych na tym właśnie zarządzeniu. Czasowo przeniesionym, w rozumieniu zarządzenia, jest pracownik, który wyraził zgodę na okresowe przeniesienie go do pracy na inny teren poza miejscowość stałego zamieszkania (zakwaterowania), a był zatrudniony:

- w miejscowości stałego zamieszkania lub codziennie dojeżdżał do pracy z miejscowości stałego zamieszkania bądź

- w innej miejscowości niż miejscowość stałego zamieszkania i mieszkał w hotelu pracowniczym lub kwaterze wynajętej przez przedsiębiorstwo.

Przykład

Sieć restauracji z siedzibą w Gdańsku ma swój oddział w Toruniu, w którym zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę. W okresie wakacyjnym (przez okres 4 miesięcy) konieczne jest, aby kucharz, zatrudniony na stałe w Toruniu, wykonywał pracę w siedzibie firmy w Gdańsku. Pracownik ten ma zawartą umowę o pracę w oddziale w Toruniu i stałym miejscem jego pracy jest Toruń, natomiast czasowo będzie świadczył pracę w siedzibie firmy w Gdańsku. Zgodnie z obowiązującym w firmie regulaminem wynagradzania, pracownikowi będzie wypłacany dodatek za rozłąkę. Jak rozliczać taki dodatek?

Wolny od podatku jest dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym - do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju. A zatem w tym przypadku wolna od podatku jest kwota będąca iloczynem dni kalendarzowych w okresie przeniesienia pracownika do pracy do Gdańska i stawki diety za jedną dobę podróży. Od 1 stycznia 2007 r. stawka diety w podróżach krajowych wynosi 23 zł za dobę podróży. Kwotę dodatku za rozłąkę wolną od podatku obliczamy mnożąc liczbę dni w okresie przeniesienia przez 23 zł.

Jeżeli w firmie na podstawie regulaminu wewnątrzzakładowego obowiązują wyższe stawki dodatku za rozłąkę (wyższe niż stawka diety za jedną dobę podróży służbowej), różnicę należy opodatkować jako przychód ze stosunku pracy.

Wyższe koszty uzyskania przychodów

Pracownikowi czasowo przeniesionemu, który nie uzyskuje dodatku za rozłąkę, przysługują wyższe pracownicze zryczałtowane koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy i pokrewnych. Dotyczy to pracownika, którego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Koszty te w 2007 r. wynoszą odpowiednio:

- z jednego stosunku pracy (służbowego): 135,63 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1627, 56 zł,

- z kilku stosunków pracy (służbowych): nie mogą przekroczyć łącznie 2441,54 zł za rok podatkowy.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Podstawy prawne:

- ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn.zm.),

- ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn.zm.),

- ustawa z 2 lutego 1996 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz.U. Nr 24, poz. 110 z późn.zm.),

- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 z późn.zm.),

- zarządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 14 sierpnia 1990 r. w sprawie świadczeń dla pracowników czasowo przeniesionych (M.P. Nr 32, poz. 258 z późn.zm.).