Czy czeka nas kolejne odroczenie KSeF? Wiele firm wciąż korzysta z faktur papierowych i nie prowadzi testów nowego systemu e-fakturowania

• Fryzjerzy, kosmetyczki, budowlańcy i mechanicy bardzo opornie przechodzą na system KSeF
• Problematyczne w KSeF mogą być załączniki i specyfikacje techniczne stosowane w budownictwie
• Księgowi pomogą w przejściu na KSeF, choć mogą być po prostu „zatkani”
• Na system KSeF gotowe są obecnie jedynie platformy księgowe on-line
• W przejściu na e-fakturowanie wyprzedzamy regulacje unijne ViDA

• Obowiązek stosowania faktur elektronicznych jest coraz bliżej. Tylko co piąta mała firma prowadziła testy nowego systemu KSeF.
• Obecnie ponad 60% firm korzysta z faktur papierowych. Problemy z przejściem na nowy system może mieć m.in. duża grupa przedsiębiorców budowlanych.
• Wąskim gardłem może się okazać brak specjalistów i niewystarczające przygotowanie biur księgowych. Prawie połowa zgłasza „wątpliwości i zastrzeżenia”.
• Pomocne w transformacji cyfrowej są platformy księgowe on-line, dla których elektroniczny obieg dokumentów to naturalne środowisko.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania ustrukturyzowanych e-faktur w jednym standardzie. Zapewnia weryfikację zgodności danych oraz elektroniczny obieg faktur między firmami a administracją. System miał być wdrożony w 2022 roku, a w 2023 miał stać się obowiązkowy. Tak się nie stało, a w ostatnich 2 latach był przynajmniej dwa razy przekładany. Aktualny termin obowiązku stosowania KSeF to 1 luty 2026 roku dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł oraz 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych firm. Obecny termin wydaje się ostateczny, jednak badania wskazują, że wiele pozostało jeszcze do zrobienia. Większość przedsiębiorców MŚP, pomimo długiego czasu jaki mieli na adaptację, nie jest wciąż gotowa.

Fryzjerzy, kosmetyczki, budowlańcy i mechanicy bardzo opornie przechodzą na system KSeF

Kluczowe w skutecznym uruchomieniu systemu jest sprawdzenie go w środowisku testowym, udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Do września tego roku aż 38% firm badanych przez Asseco, tego jeszcze nie zrobiło. W przypadku małych podmiotów (od 5 do 10 pracowników) testy prowadzi tylko 20% badanych. W dodatku wg raportu Webcon 2024 61% firm w Polsce ciągle korzysta z faktur papierowych. To tylko o 5% mniej niż w 2022 roku, spadek jest więc bardzo powolny.

„Małe firmy nie mają zasobów finansowych czy organizacyjnych, by samodzielnie przeprowadzić integrację z systemem KSeF. Wykonywanie testów nie jest dla nich naturalną czynnością. Według naszych analiz nie są gotowe takie branże i zawody jak fryzjerzy, fizjoterapeuci, częściowo mechanicy samochodowi czy budowlańcy. Proszę sobie wyobrazić fryzjerkę, która odkłada nożyczki i wykonuje tekst zgodności na platformie Ministerstwa Finansów. Także dla mechanika samochodowego komputer nie jest podstawowym narzędziem pracy. Tacy przedsiębiorcy do digitalizacji muszą się przyzwyczajać, bo wielu z nich ciągle posługuje się papierowymi fakturami lub niekompatybilnym z systemem oprogramowaniem – np. kupowanym na płytach CD i nieaktualizowanym. Małe firmy nie mają własnych programistów, działów IT czy dedykowanych budżetów” – wskazuje Kamil Fac, Wiceprezes Faktura.pl.

Problematyczne w KSeF mogą być załączniki i specyfikacje techniczne stosowane w budownictwie

Problemy z wdrożeniem systemu będą miały też branże z dużą zmiennością produktów i usług, posługujące się niestandardowymi dokumentami, załącznikami, specyfikacjami technicznymi. Taki model jest częsty w budownictwie, usługach instalacyjnych, technicznych. Utrudnieniem będą załączniki, które nie będą przesyłane w ramach KSeF. Także branża logistyczna czy transportowa mogą mieć kłopot z wdrożeniem.

Według danych Komisji Europejskiej podstawowa intensywność cyfrowa MŚP jest w Polsce poniżej średniej UE. Według danych z poprzedniego cyklu (2023) było to 61% MŚP vs 69% w Unii Europejskiej.

Księgowi pomogą w przejściu na KSeF, choć mogą być po prostu „zatkani”

Przedsiębiorcy MŚP pomocy w przejściu na elektroniczne faktury będą szukali w biurach księgowych. Może jednak się okazać, że nie jest to takie łatwe. W badaniu „Barometr nastrojów polskich księgowych 2025” 46% księgowych przyznało, że „zmaga się z dużymi wątpliwościami i ma sporo zastrzeżeń” w kontekście wejścia w życie obowiązkowego KSeF. Wskazują, że jego wdrożenie generuje dodatkowe obciążenia administracyjne i rodzi konieczność poniesienia dodatkowych wydatków na techniczne zabezpieczenie sprzętu i oprogramowania. W pytaniu jaka zmiana legislacyjna może w największym stopniu wpłynąć na wzrost pracochłonności prac księgowych w najbliższym czasie, na szczycie listy jest KSeF – 27,9% wskazań.

„Tradycyjne biura księgowe są często obłożone pracą. Działania pilne związane z comiesięcznymi deklaracjami i wyliczeniami podatków biorą górę nad rozwojem kwalifikacji związanych z KSeF, szkoleniami, testami. Widzimy to, bo wiele biur księgowych posiłkuje się wsparciem kompetencyjnym platform elektronicznych. Pozytywnym sygnałem jest spostrzeżenie, że w naszych rozmowach z nimi temat Krajowego Systemu e-Faktur, pojawia się coraz częściej. Nie można z tym czekać do następnego roku” – mówi Kamil Fac z Faktura.pl.

Na system KSeF gotowe są obecnie jedynie platformy księgowe on-line

Inaczej jest w przypadku internetowych platform księgowych. Dla nich środowisko elektronicznych faktur jest naturalne, więc integracja przebiega sprawniej. Dodatkowo banalną, ale ich realną przewagą jest praca i dostępność w trybie 24/7.

„Kilkukrotne opóźnianie wdrożenia KSeF spowodowało, że czasu na wdrożenia tych funkcjonalności było bardzo dużo. W przypadku platform elektronicznych nakład pracy ręcznej jest zminimalizowany, a ew. trudności techniczne są zabezpieczane przez platformę. Specyfika funkcjonowania małej firmy jest taka, że jej właściciele często sprawy administracyjne związane z fakturami wykonują późnym wieczorem czy w weekend. Dla platformy elektronicznej to żaden problem” – mówi Kamil Fac z Faktura.pl. Ekspert dodaje, że w przypadku platform faktury kosztowe są automatycznie importowane z KSeF, w ten sam sposób jest wyliczany należny podatek czy składki ZUS.

W przejściu na e-fakturowanie wyprzedzamy regulacje unijne ViDA

Posługiwanie się elektronicznymi fakturami wydaje się nieuniknione. Takie plany są także na poziomie całej Unii Europejskiej. Obecnie zakładaną datą jest 1 lipca 2030 r. Jest to związane z cyfrowym raportowaniem dla transakcji B2B wewnątrz Unii Europejskiej. Określa go pakiet ViDA, czyli zbiór przepisów wprowadzonych przez Komisję Europejską dostosowujących do ery cyfrowej.

„Zazwyczaj gdy Polska implementuje regulacje unijne, to często wymagają one inwestycji czy reorganizacji w firmie. W tym przypadku, po wdrożeniu KSeF, z dużym prawdopodobieństwem będziemy gotowi, zanim stanie się to obowiązkiem w Unii Europejskiej. Warto zwrócić uwagę także na inne, nieoczywiste zalety tego systemu” – mówi Rafał Kozielski, Dyrektor Finea. „Podmiot działający w systemie KSeF może liczyć na łatwiejsze i szybsze otrzymanie finansowania zewnętrznego, jeśli będzie się o nie starał. Pełny elektroniczny rejestr wydatków i przychodów ułatwi ocenę rzetelności i wiarygodności przedsiębiorcy i przyspieszy rozpatrzenie wniosku o finansowanie. Także z tego powodu przygotowanie się na KSeF lub pozyskanie partnera, który to zabezpieczy, to kwestia nie do przecenienia” – dodaje ekspert.