Sponsoring w ramach działalności gospodarczej - jak rozliczać?

 

 

 

 

 

 

Definicja i praktyczne aspekty sponsoringu

Sponsoring według definicji słownikowej jest finansowaniem w zamian za reklamę, czyli jest formą współpracy przedsiębiorcy z inną firmą, instytucją, organizacją lub osobą prywatną. Innymi słowy, sponsor przekazuje korzyści majątkowe sponsorowanemu w zamian za promowanie firmy.

W ustawach podatkowych sponsoring nie jest zdefiniowany. Jedynie w Ustawie o radiofonii i telewizji znajduje się definicja sponsora audycji RTV. Ustawa ta mówi, że sponsorem jest osoba, która w części lub całości sponsoruje audycję w celu upowszechnienia swojego znaku firmowego, ale nie można przekładać tej definicji bezpośrednio na inne przypadki.

Umowy sponsoringu są tzw. umowami nienazwanymi, co oznacza, że nie mają uregulowania w konkretnych zapisach prawa. Zawierane są w ramach zasady swobody umów, wskazanej w art. 353¹ Kodeksu cywilnego.

Możemy wyróżnić kilka podstawowych form sponsoringu:

- rzeczowy

Przekazanie produktów lub towarów (np. sprzęt sportowy w przypadku sponsorowania sportowców).

- pieniężny

Przekazanie środków pieniężnych (np. pieniądze na organizację festynu).

- usługowy

Przekazanie usług (np. użyczenie samochodu, wykonanie strony internetowej).

W każdym z powyższych przypadków, obowiązkowi sponsora odpowiada obowiązek podmiotu sponsorowanego, polegający na promowaniu osoby sponsora, bądź oferowanych przez niego towarów czy usług.

Sponsoring może obejmować finansowanie różnych osób i przedsięwzięć, np.:

- sportowców i drużyn sportowych;

- kultury i sztuki (np. realizacji filmu, zorganizowania wystawy, nagrania płyty, wydania książki, wydania gry komputerowej),

- konferencji, spotkań, warsztatów branżowych i naukowych (zwłaszcza o tematyce powiązanej z działalnością firmy),

- akcji ekologicznych, w tym edukacji, happeningów, itp.,

- działalności charytatywnej, w tym opieki społecznej, domów dziecka, domów opieki, wspieranie osób niepełnosprawnych,

- służby zdrowia, w tym szpitali, hospicjów, badań profilaktycznych, edukacji zdrowotnej,

- utrzymywanie zwierząt w zoo i schroniskach (np. producent napoju energetycznego sponsorujący utrzymanie tygrysów),

- imprez lokalnych, takich jak dni miasta, dożynki itp.

Sponsor w zamian za przekazane świadczenie otrzymuje reklamę w formie określonej umową, przy czym nie ma ograniczeń co do sposobów reklamowania sponsora. Przykładowe formy to:

- umieszczenie logo (np. na stroju sportowca),

- umieszczenie reklamy zewnętrznej (np. banneru reklamowego) podczas sponsorowanej imprezy,

- rozdawanie ulotek, broszur i gadżetów reklamowych,

- aktywne użytkowanie produktów sponsora w trakcie sponsorowanego wydarzenia,

- obecność stoiska firmowego z informacją o ofercie sponsora.

Elementy, które powinna zawierać umowa sponsoringu

Umowa sponsoringu jest umową nienazwaną, dlatego powinna być oparta na przepisach ogólnych kodeksu cywilnego dotyczących zobowiązań. W związku z tym, strony mogą dowolnie ustalić treść umowy w ramach obowiązującego prawa. Dobrze, aby umowa została zawarta na piśmie w celu potwierdzenia zobowiązań obu stron umowy, aczkolwiek w przypadku sponsoringu nie ma takiej konieczności.

 

Brzmienie umowy może być w zasadzie dowolne, przy czym dokument powinien określać:

- formę sponsoringu i okres trwania (np. czy sponsor jest wyłączny, czy umowa jest jednorazowa),

- prawa i obowiązki obu stron umowy (m.in. zgodę na wzajemne wykorzystanie wizerunków czy znaków towarowych sponsora i sponsorowanego do celów promocyjnych),

- opis okoliczności, w jakich będą wykorzystywane wizerunki obu stron umowy,

- wysokość i sposób wynagrodzenia lub świadczenia dla sponsorowanego,

- wartość świadczenia wykonanego przez sponsorowanego,

- wzajemne zobowiązania na wypadek braku świadczenia jednej ze stron (np. odwołanie koncertu, imprezy lub niewpłacenie zdeklarowanych sum przez sponsora),

- dodatkowe postanowienia, jak np. zobowiązanie do sponsorowania tej samej imprezy za rok,

- obowiązki obdarowanego związane z udokumentowaniem faktu promowania sponsora zgodnie z postanowieniami umowy (np. przesłanie sponsorowi materiałów z imprezy zawierających informacje o osobie sponsora).

Koszty sponsoringu w działalności gospodarczej

Wydatki ponoszone na reklamę i Public Relations mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. W związku z tym nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorca podpisujący umowę sponsoringu zaliczał związane z tym wydatki do kosztów uzyskania przychodu. Należy jednak pamiętać, że wydatki na sponsoring można rozliczać tylko do wartości uzyskanych świadczeń reklamowych. Jeśli świadczenie na rzecz sponsorowanego przekracza wartość reklamy, to nadwyżka stanowi w istocie darowiznę. Tę sprawę opisuje m.in. interpretacja ITPB3/423-64/09/MT. Oczywiście jeżeli umowa sponsoringu nie precyzuje dokładnie wartości świadczeń reklamowych, należy dokonać ich wyceny posiłkując się cenami rynkowymi.

Rozliczanie VAT-u przy sponsoringu

Podstawą do zaliczenia wydatków i przychodów związanych ze sponsoringiem powinny być faktury VAT, które wystawiają obie strony transakcji, pod warunkiem, że są czynnymi podatnikami VAT. W innym przypadku (np. gdy któraś ze stron nie prowadzi działalności gospodarczej lub nie jest zarejestrowana jako VAT-owiec), podstawą do rozliczenia może być umowa cywilnoprawna o sponsoring.

Sponsor powinien wystawić fakturę VAT na kwotę ustaloną w umowie sponsoringu lub na kwotę oszacowaną według wartości przekazanych rzeczy. Natomiast obdarowany wystawia fakturę VAT na kwotę wartości usług reklamowych, wyświadczonych na rzecz sponsora. Tak rozliczony sponsoring powinien być neutralny podatkowo dla obu stron transakcji, ponieważ zgodnie z opisaną powyżej zasadą, sponsoring powinien zakładać ekwiwalentność świadczeń. Jeśli po którejś stronie wystąpi nadwyżka, należy ją potraktować jako darowiznę i rozliczyć według zasad rozliczania darowizn.