REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Digitalizacja w firmie - jakie korzyści. E-kancelaria

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Digitalizacja w firmie - jakie korzyści. E-kancelaria
Digitalizacja w firmie - jakie korzyści. E-kancelaria
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Digitalizacja w przedsiębiorstwach nie jest procesem nowym. Transformacja cyfrowa w firmach dotyczy coraz większej ilości dokumentów i obejmuje obszary związane z bieżącą pracą. Trend ten uwypuklił się szczególnie w ostatnich dwóch latach, a wpływ na ten stan miała m.in. pandemia. Czy dziś digitalizacja jest nadal na topie? Czy przedsiębiorcy doceniają korzyści płynące z tej zmiany ? Czy są gotowi inicjować kolejne etapy transformacji cyfrowej, by jeszcze mocniej usprawniać pracę swoich firm?

Digitalizacja a korzyści dla przedsiębiorstw

Przekształcanie dokumentów papierowych w formę elektroniczną obejmuje dziś niemal każdy aspekt życia. E-Polak, E-dowód czy Internetowe Konto Pacjenta to nic innego jak dane w formie cyfrowej. Podnoszą one komfort życia, skracają w wielu przypadkach ścieżkę dostępu do informacji czy realizacji niektórych świadczeń. Podobnie jest w przypadku przedsiębiorstw, które dążąc do przyśpieszenia niektórych procesów i ich usprawnienia pracują dziś tylko na dokumentach elektronicznych. Wynika to nie tylko z rozwoju technologii i otwarcia na nią firm, ale przede wszystkim z konieczności przechowania i zarządzania ogromną ilością dokumentów papierowych. Dokument w formie elektronicznej, dzięki digitalizacji i bardziej zaawansowanej technologii OCR, pozwala ponadto na szybkie i sprawne pozyskanie zawartych w nim informacji oraz zaimplementowanie ich do innych obszarów.

REKLAMA

E-kancelaria

REKLAMA

Jednym z przykładów wdrożenia rozwiązań cyfrowych w firmie może być e-kancelaria, która w wielu przypadkach jest początkiem drogi dokumentu. Dokument „wchodzący” do firmy (faktura, umowa, list przewozowy itp.) jest przenoszony do wersji elektronicznej i dalej dystrybuowany do adresatów już tylko w tej formie poprzez work flow. Pozwala to nie tylko na bezpieczne przechowanie dokumentu, ale umożliwia też bieżącą pracę na nim wielu osobom w tym samym czasie. Jest to szczególnie istotne w sytuacji rozproszonej struktury przedsiębiorstw czy choćby w modelu pracy zdalnej. Co równie ważne - od 2024 r. e-faktura stanie się powszechnie obowiązującym dokumentem i warto już teraz stopniowo przygotowywać firmę do cyfrowego standardu obsługi.

Korzyści z digitalizacji jest wiele. Przede wszystkim bezpieczeństwo danych – dostęp do plików cyfrowych mają tylko uprawnione osoby. Ważna jest również eliminacja papieru oraz zmniejszenie powierzchni przechowywania i wreszcie efektywniejsza praca z danymi. Doskonałym przykładem korzyści z digitalizacji jest proces e-kancelarii realizowany dla działów operacyjnych dużej firmy ze sporym wolumenem dokumentów księgowych i kadrowo-płacowych. Wdrożona usługa e-kancelarii polega na przyjmowaniu dokumentacji firmowej i zamiana jej na wersję elektroniczną oraz dystrybucja do właściwych działów. W przypadku procesu e-kancelarii cyfryzacja pozwoliła zredukować aż o 90% liczbę dokumentów w formie papierowej. Dzięki temu pracownicy zyskali błyskawiczny dostęp do danych, łatwość wyszukiwania dokumentów i bezpieczeństwo ich przechowywania.

Praca na danych elektronicznych to także możliwość wdrożenia innych rozwiązań cyfryzacyjnych jak automatyzacja, robotyzacja czy spersonalizowane aplikacje. W efekcie obsługa dokumentów stała się szybsza i bardziej efektywna pod kątem analizy i wyszukiwania danych – mówi Bogusław Salwach, dyrektor ds. zarządzania informacją w Impel Business Solutions.

Ekologiczny aspekt cyfryzacji to konkretne oszczędności

REKLAMA

Jak wskazują analizy PwC[1] redukcja dokumentów papierowych pochodzących z obszarów biznesowo-administracyjnych, w zależności od skali przedsiębiorstwa, pozwala rocznie osiągnąć oszczędności nawet 1 mln Euro. Oszczędności obejmują bowiem nie tylko kwestie związane z drukiem, kosztem papierów, eksploatacją urządzeń. Odnoszą się także do czasu, który jest lepiej wykorzystany dzięki równoległej pracy na dokumencie cyfrowym.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obszar ekologii i aspekt finansowy wykorzystania nowoczesnych technologii, a także przejścia na cyfrową formę dokumentów obrazuje sytuacja jednego z naszych klientów. Duże przedsiębiorstwo z branży logistyczno-transportowej, dzięki wdrożeniu naszych rozwiązań, dziś pracuje tylko na dokumentach w formie elektronicznej. Powierzona nam usługa skanowania przyśpieszyła pracę oraz pozwoliła na wprowadzenie istotnego elementu konkurencyjności dzięki poprawieniu efektywności działań. Klient ograniczył czas i zaangażowanie pracowników, a przez to również wydatki na obsługę wspomnianej dokumentacji firmowej. W ramach wdrożonej e-kancelarii do wersji cyfrowej przeniesione zostały głównie listy przewozowe, a więc dokumenty o kluczowym znaczeniu dla naszego klienta. Wolumen digitalizowanej dokumentacji to średnio 7 tysięcy dokumentów dziennie, a więc około 150.000 dokumentów miesięcznie. Obsługa takiej ilości dokumentów w formie papierowej nie byłaby możliwa przy obecnych zasobach klienta i bez znacznego wzrostu kosztów - uzupełnia Paweł Ocibiński, menedżer ds. procesów, archiwizacji i cyfryzacji

Rosnące potrzeby firm zwł. w zakresie szybkiej obsługi i analizy coraz większej ilości danych powodują konieczność wykorzystania technologii i usprawnienia procesów. Potrzeby te coraz bardziej dostrzegają także polscy przedsiębiorcy, spośród których aż 93% podejmuje działania w obszarze transformacji cyfrowej, a 30% z nich przez ostatnie dwa lata poddało automatyzacji i cyfryzacji większość swoich procesów biznesowych. [2]

Niezależnie od branży cyfryzacja pozwala optymalnie zarządzić pracą i usprawnić procesy w firmie. Digitalizacja dokumentów nie jest już dziś tylko koniecznym backupem. Stanowi element biznesowego must have i sprawia, że codzienna praca z dokumentacją jest nie tylko wygodna i szybka, ale także bardziej bezpieczna.

 

[1] Źródło: https://www.pwc.pl/pl/uslugi/digitalizacja-dokumentow.html

[2] Źródło: Raport Polcon i Intel „Inwestycje IT w kierunku rozwoju polskich firm w latach 2021-2022. Chmura i nowe technologie.”

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Darowizna dla córki z konta firmowego taty: Czy taki przelew korzysta ze zwolnienia podatkowego? KIS wyjaśnia

Skarbówka potwierdził, że przekazanie środków pieniężnych bezpośrednio z konta firmowego spółki, której darczyńca jest wspólnikiem, na konto obdarowanego – przy spełnieniu ustawowych formalności – może korzystać ze zwolnienia z podatku od darowizn. To jest dobra wiadomość dla podatników.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

REKLAMA

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co warto zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia? [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

REKLAMA

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA