REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Digitalizacja w firmie - jakie korzyści. E-kancelaria

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Digitalizacja w firmie - jakie korzyści. E-kancelaria
Digitalizacja w firmie - jakie korzyści. E-kancelaria
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Digitalizacja w przedsiębiorstwach nie jest procesem nowym. Transformacja cyfrowa w firmach dotyczy coraz większej ilości dokumentów i obejmuje obszary związane z bieżącą pracą. Trend ten uwypuklił się szczególnie w ostatnich dwóch latach, a wpływ na ten stan miała m.in. pandemia. Czy dziś digitalizacja jest nadal na topie? Czy przedsiębiorcy doceniają korzyści płynące z tej zmiany ? Czy są gotowi inicjować kolejne etapy transformacji cyfrowej, by jeszcze mocniej usprawniać pracę swoich firm?

Digitalizacja a korzyści dla przedsiębiorstw

Przekształcanie dokumentów papierowych w formę elektroniczną obejmuje dziś niemal każdy aspekt życia. E-Polak, E-dowód czy Internetowe Konto Pacjenta to nic innego jak dane w formie cyfrowej. Podnoszą one komfort życia, skracają w wielu przypadkach ścieżkę dostępu do informacji czy realizacji niektórych świadczeń. Podobnie jest w przypadku przedsiębiorstw, które dążąc do przyśpieszenia niektórych procesów i ich usprawnienia pracują dziś tylko na dokumentach elektronicznych. Wynika to nie tylko z rozwoju technologii i otwarcia na nią firm, ale przede wszystkim z konieczności przechowania i zarządzania ogromną ilością dokumentów papierowych. Dokument w formie elektronicznej, dzięki digitalizacji i bardziej zaawansowanej technologii OCR, pozwala ponadto na szybkie i sprawne pozyskanie zawartych w nim informacji oraz zaimplementowanie ich do innych obszarów.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

E-kancelaria

Jednym z przykładów wdrożenia rozwiązań cyfrowych w firmie może być e-kancelaria, która w wielu przypadkach jest początkiem drogi dokumentu. Dokument „wchodzący” do firmy (faktura, umowa, list przewozowy itp.) jest przenoszony do wersji elektronicznej i dalej dystrybuowany do adresatów już tylko w tej formie poprzez work flow. Pozwala to nie tylko na bezpieczne przechowanie dokumentu, ale umożliwia też bieżącą pracę na nim wielu osobom w tym samym czasie. Jest to szczególnie istotne w sytuacji rozproszonej struktury przedsiębiorstw czy choćby w modelu pracy zdalnej. Co równie ważne - od 2024 r. e-faktura stanie się powszechnie obowiązującym dokumentem i warto już teraz stopniowo przygotowywać firmę do cyfrowego standardu obsługi.

Korzyści z digitalizacji jest wiele. Przede wszystkim bezpieczeństwo danych – dostęp do plików cyfrowych mają tylko uprawnione osoby. Ważna jest również eliminacja papieru oraz zmniejszenie powierzchni przechowywania i wreszcie efektywniejsza praca z danymi. Doskonałym przykładem korzyści z digitalizacji jest proces e-kancelarii realizowany dla działów operacyjnych dużej firmy ze sporym wolumenem dokumentów księgowych i kadrowo-płacowych. Wdrożona usługa e-kancelarii polega na przyjmowaniu dokumentacji firmowej i zamiana jej na wersję elektroniczną oraz dystrybucja do właściwych działów. W przypadku procesu e-kancelarii cyfryzacja pozwoliła zredukować aż o 90% liczbę dokumentów w formie papierowej. Dzięki temu pracownicy zyskali błyskawiczny dostęp do danych, łatwość wyszukiwania dokumentów i bezpieczeństwo ich przechowywania.

Praca na danych elektronicznych to także możliwość wdrożenia innych rozwiązań cyfryzacyjnych jak automatyzacja, robotyzacja czy spersonalizowane aplikacje. W efekcie obsługa dokumentów stała się szybsza i bardziej efektywna pod kątem analizy i wyszukiwania danych – mówi Bogusław Salwach, dyrektor ds. zarządzania informacją w Impel Business Solutions.

REKLAMA

Ekologiczny aspekt cyfryzacji to konkretne oszczędności

Jak wskazują analizy PwC[1] redukcja dokumentów papierowych pochodzących z obszarów biznesowo-administracyjnych, w zależności od skali przedsiębiorstwa, pozwala rocznie osiągnąć oszczędności nawet 1 mln Euro. Oszczędności obejmują bowiem nie tylko kwestie związane z drukiem, kosztem papierów, eksploatacją urządzeń. Odnoszą się także do czasu, który jest lepiej wykorzystany dzięki równoległej pracy na dokumencie cyfrowym.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obszar ekologii i aspekt finansowy wykorzystania nowoczesnych technologii, a także przejścia na cyfrową formę dokumentów obrazuje sytuacja jednego z naszych klientów. Duże przedsiębiorstwo z branży logistyczno-transportowej, dzięki wdrożeniu naszych rozwiązań, dziś pracuje tylko na dokumentach w formie elektronicznej. Powierzona nam usługa skanowania przyśpieszyła pracę oraz pozwoliła na wprowadzenie istotnego elementu konkurencyjności dzięki poprawieniu efektywności działań. Klient ograniczył czas i zaangażowanie pracowników, a przez to również wydatki na obsługę wspomnianej dokumentacji firmowej. W ramach wdrożonej e-kancelarii do wersji cyfrowej przeniesione zostały głównie listy przewozowe, a więc dokumenty o kluczowym znaczeniu dla naszego klienta. Wolumen digitalizowanej dokumentacji to średnio 7 tysięcy dokumentów dziennie, a więc około 150.000 dokumentów miesięcznie. Obsługa takiej ilości dokumentów w formie papierowej nie byłaby możliwa przy obecnych zasobach klienta i bez znacznego wzrostu kosztów - uzupełnia Paweł Ocibiński, menedżer ds. procesów, archiwizacji i cyfryzacji

Rosnące potrzeby firm zwł. w zakresie szybkiej obsługi i analizy coraz większej ilości danych powodują konieczność wykorzystania technologii i usprawnienia procesów. Potrzeby te coraz bardziej dostrzegają także polscy przedsiębiorcy, spośród których aż 93% podejmuje działania w obszarze transformacji cyfrowej, a 30% z nich przez ostatnie dwa lata poddało automatyzacji i cyfryzacji większość swoich procesów biznesowych. [2]

Niezależnie od branży cyfryzacja pozwala optymalnie zarządzić pracą i usprawnić procesy w firmie. Digitalizacja dokumentów nie jest już dziś tylko koniecznym backupem. Stanowi element biznesowego must have i sprawia, że codzienna praca z dokumentacją jest nie tylko wygodna i szybka, ale także bardziej bezpieczna.

 

[1] Źródło: https://www.pwc.pl/pl/uslugi/digitalizacja-dokumentow.html

[2] Źródło: Raport Polcon i Intel „Inwestycje IT w kierunku rozwoju polskich firm w latach 2021-2022. Chmura i nowe technologie.”

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2026: Tylko 4 miesiące na przygotowanie. Czego wymagać od dostawców oprogramowania? Kto powinien mieć dostęp do systemu?

Od 1 lutego 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać obligatoryjne fakturowanie elektroniczne z wykorzystaniem faktur ustrukturyzowanych wprowadzonych do ustawy o podatku VAT. Najpierw dotyczyć to będzie największych podatników (przekroczone 200 mln zł obrotów brutto w 2024 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. - pozostałych. Oznacza to, że wymiana faktur pomiędzy przedsiębiorcami będzie musiała odbywać się za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Zmiany w VAT: rozliczanie importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej

W dniu 17 września 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, będący częścią pakietu deregulacyjnego. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów nowelizacja ta jest konieczna, bowiem po wprowadzeniu od czerwca br. nowego systemu celnego AIS/IMPORT PLUS, niektóre firmy posiadające pozwolenie na stosowanie zgłoszenia uproszczonego i stosujące to uproszczenie zostałyby de facto pozbawione możliwości rozliczania podatku VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej. Dzięki nowym przepisom ci przedsiębiorcy będą mogli nadal rozliczać podatek VAT z tytułu importu towarów bezpośrednio w deklaracji podatkowej.

Ulga B+R na wakacjach. O czym należy pamiętać przy ewidencji czasu pracy w czasie nieobecności pracowników?

Ulga na działalność badawczo-rozwojową (ulga B+R) to jeden z najistotniejszych i najbardziej przystępnych instrumentów wspierających finansowanie innowacji w Polsce. Ta preferencja podatkowa umożliwia przedsiębiorcom odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów poniesionych na działania badawczo-rozwojowe nawet na poziomie 200%. W praktyce oznacza to możliwość odzyskania wydatków ponoszonych m.in. na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w prace B+R. Jednak dużym wyzwaniem pozostaje prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy osób zaangażowanych w takie projekty.

Od kiedy KSeF: co to za system faktur, co warto wiedzieć? Dla kogo będzie obowiązkowy w 2026 roku?

No i staje przed nami nowe wyzwanie. Nadchodzi koniec tradycyjnego modelu księgowości. Od 1 lutego 2026 r. największe podmioty będą musiały wystartować z wystawianiem faktur przez KSeF. Natomiast wszyscy odbiorcy będą musieli za pośrednictwem KSeF te faktury odbierać. Dla kogo w 2026 r. system KSeF będzie obowiązkowy?

REKLAMA

Konsekwencje dla łańcucha dostaw przez zamknięcie kolejowego przejścia granicznego w Małaszewiczach w związku z manewrami Zapad-2025

Polska zdecydowała o czasowym zamknięciu kolejowych przejść granicznych z Białorusią, w tym kluczowego węzła w Małaszewiczach. Powodem są zakrojone na szeroką skalę rosyjsko-białoruskie manewry wojskowe Zapad-2025. Decyzja ta, choć motywowana względami bezpieczeństwa, rodzi poważne skutki gospodarcze i logistyczne, uderzając w europejsko-azjatyckie łańcuchy dostaw.

KSeF a JDG – rewolucja w fakturach dla jednoosobowych działalności

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana dla firm od lat. Do tej pory dla wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) faktura była prostym dokumentem np. wystawianym w Wordzie, Excelu czy nawet odręcznie. W 2026 roku ta rzeczywistość diametralnie się zmieni. Faktura będzie musiała być wystawiona w formie ustrukturyzowanej i przekazana do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

Liczne zmiany w podatkach PIT i CIT od 2026 r: nowe definicje ustawowe, ulga mieszkaniowa, amortyzacja, programy lojalnościowe, zbywanie nieruchomości, estoński CIT, IP Box

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany 16 września 2025 r. projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw. Projekt ten, nad którym pracuje Ministerstwo Finansów, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. Zmiany mają wejść w życie od początku 2026 roku.

Bank prosi o aktualizację danych twojej firmy? Oto dlaczego nie warto z tym zwlekać

Otwierasz serwis elektroniczny swojego banku i widzisz wiadomość o konieczności zaktualizowania danych osobowych lub firmowych? To nie przypadek. Potraktuj to jako priorytet, by działać zgodnie z prawem i zapewnić swojej firmie ciągłość świadczenia usług bankowych. Szczególnie że aktualizację można zrobić w kilku prostych krokach i w dogodnej dla ciebie formie.

REKLAMA

Czy ominie Cię KSeF? Może jesteś w grupie, która nie będzie musiała stosować e-faktur w 2026 roku

W 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości przedsiębiorców w Polsce. System pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych i automatyczne przesyłanie ich do administracji podatkowej. Choć wielu przedsiębiorców będzie zobowiązanych do korzystania z platformy, istnieją wyjątki i odroczenia. Sprawdź!

Czy prawo stoi po stronie wierzyciela? Termin 60 dni, odsetki, rekompensaty, windykacja na koszt dłużnika, sąd

Nieterminowe płatności potrafią sparaliżować każdą firmę. Jest to dokuczliwe szczególnie w branży TSL, gdzie koszty rosną z dnia na dzień, a marże są minimalne. Każdy dzień zwłoki to realne ryzyko utraty płynności. Pytanie brzmi: czy prawo faktycznie stoi po stronie wierzyciela, a jeśli tak – jak z niego skutecznie korzystać?

REKLAMA