REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Digitalizacja w firmie - jakie korzyści. E-kancelaria

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Digitalizacja w firmie - jakie korzyści. E-kancelaria
Digitalizacja w firmie - jakie korzyści. E-kancelaria
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Digitalizacja w przedsiębiorstwach nie jest procesem nowym. Transformacja cyfrowa w firmach dotyczy coraz większej ilości dokumentów i obejmuje obszary związane z bieżącą pracą. Trend ten uwypuklił się szczególnie w ostatnich dwóch latach, a wpływ na ten stan miała m.in. pandemia. Czy dziś digitalizacja jest nadal na topie? Czy przedsiębiorcy doceniają korzyści płynące z tej zmiany ? Czy są gotowi inicjować kolejne etapy transformacji cyfrowej, by jeszcze mocniej usprawniać pracę swoich firm?

Digitalizacja a korzyści dla przedsiębiorstw

Przekształcanie dokumentów papierowych w formę elektroniczną obejmuje dziś niemal każdy aspekt życia. E-Polak, E-dowód czy Internetowe Konto Pacjenta to nic innego jak dane w formie cyfrowej. Podnoszą one komfort życia, skracają w wielu przypadkach ścieżkę dostępu do informacji czy realizacji niektórych świadczeń. Podobnie jest w przypadku przedsiębiorstw, które dążąc do przyśpieszenia niektórych procesów i ich usprawnienia pracują dziś tylko na dokumentach elektronicznych. Wynika to nie tylko z rozwoju technologii i otwarcia na nią firm, ale przede wszystkim z konieczności przechowania i zarządzania ogromną ilością dokumentów papierowych. Dokument w formie elektronicznej, dzięki digitalizacji i bardziej zaawansowanej technologii OCR, pozwala ponadto na szybkie i sprawne pozyskanie zawartych w nim informacji oraz zaimplementowanie ich do innych obszarów.

REKLAMA

E-kancelaria

REKLAMA

Jednym z przykładów wdrożenia rozwiązań cyfrowych w firmie może być e-kancelaria, która w wielu przypadkach jest początkiem drogi dokumentu. Dokument „wchodzący” do firmy (faktura, umowa, list przewozowy itp.) jest przenoszony do wersji elektronicznej i dalej dystrybuowany do adresatów już tylko w tej formie poprzez work flow. Pozwala to nie tylko na bezpieczne przechowanie dokumentu, ale umożliwia też bieżącą pracę na nim wielu osobom w tym samym czasie. Jest to szczególnie istotne w sytuacji rozproszonej struktury przedsiębiorstw czy choćby w modelu pracy zdalnej. Co równie ważne - od 2024 r. e-faktura stanie się powszechnie obowiązującym dokumentem i warto już teraz stopniowo przygotowywać firmę do cyfrowego standardu obsługi.

Korzyści z digitalizacji jest wiele. Przede wszystkim bezpieczeństwo danych – dostęp do plików cyfrowych mają tylko uprawnione osoby. Ważna jest również eliminacja papieru oraz zmniejszenie powierzchni przechowywania i wreszcie efektywniejsza praca z danymi. Doskonałym przykładem korzyści z digitalizacji jest proces e-kancelarii realizowany dla działów operacyjnych dużej firmy ze sporym wolumenem dokumentów księgowych i kadrowo-płacowych. Wdrożona usługa e-kancelarii polega na przyjmowaniu dokumentacji firmowej i zamiana jej na wersję elektroniczną oraz dystrybucja do właściwych działów. W przypadku procesu e-kancelarii cyfryzacja pozwoliła zredukować aż o 90% liczbę dokumentów w formie papierowej. Dzięki temu pracownicy zyskali błyskawiczny dostęp do danych, łatwość wyszukiwania dokumentów i bezpieczeństwo ich przechowywania.

Praca na danych elektronicznych to także możliwość wdrożenia innych rozwiązań cyfryzacyjnych jak automatyzacja, robotyzacja czy spersonalizowane aplikacje. W efekcie obsługa dokumentów stała się szybsza i bardziej efektywna pod kątem analizy i wyszukiwania danych – mówi Bogusław Salwach, dyrektor ds. zarządzania informacją w Impel Business Solutions.

Ekologiczny aspekt cyfryzacji to konkretne oszczędności

REKLAMA

Jak wskazują analizy PwC[1] redukcja dokumentów papierowych pochodzących z obszarów biznesowo-administracyjnych, w zależności od skali przedsiębiorstwa, pozwala rocznie osiągnąć oszczędności nawet 1 mln Euro. Oszczędności obejmują bowiem nie tylko kwestie związane z drukiem, kosztem papierów, eksploatacją urządzeń. Odnoszą się także do czasu, który jest lepiej wykorzystany dzięki równoległej pracy na dokumencie cyfrowym.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obszar ekologii i aspekt finansowy wykorzystania nowoczesnych technologii, a także przejścia na cyfrową formę dokumentów obrazuje sytuacja jednego z naszych klientów. Duże przedsiębiorstwo z branży logistyczno-transportowej, dzięki wdrożeniu naszych rozwiązań, dziś pracuje tylko na dokumentach w formie elektronicznej. Powierzona nam usługa skanowania przyśpieszyła pracę oraz pozwoliła na wprowadzenie istotnego elementu konkurencyjności dzięki poprawieniu efektywności działań. Klient ograniczył czas i zaangażowanie pracowników, a przez to również wydatki na obsługę wspomnianej dokumentacji firmowej. W ramach wdrożonej e-kancelarii do wersji cyfrowej przeniesione zostały głównie listy przewozowe, a więc dokumenty o kluczowym znaczeniu dla naszego klienta. Wolumen digitalizowanej dokumentacji to średnio 7 tysięcy dokumentów dziennie, a więc około 150.000 dokumentów miesięcznie. Obsługa takiej ilości dokumentów w formie papierowej nie byłaby możliwa przy obecnych zasobach klienta i bez znacznego wzrostu kosztów - uzupełnia Paweł Ocibiński, menedżer ds. procesów, archiwizacji i cyfryzacji

Rosnące potrzeby firm zwł. w zakresie szybkiej obsługi i analizy coraz większej ilości danych powodują konieczność wykorzystania technologii i usprawnienia procesów. Potrzeby te coraz bardziej dostrzegają także polscy przedsiębiorcy, spośród których aż 93% podejmuje działania w obszarze transformacji cyfrowej, a 30% z nich przez ostatnie dwa lata poddało automatyzacji i cyfryzacji większość swoich procesów biznesowych. [2]

Niezależnie od branży cyfryzacja pozwala optymalnie zarządzić pracą i usprawnić procesy w firmie. Digitalizacja dokumentów nie jest już dziś tylko koniecznym backupem. Stanowi element biznesowego must have i sprawia, że codzienna praca z dokumentacją jest nie tylko wygodna i szybka, ale także bardziej bezpieczna.

 

[1] Źródło: https://www.pwc.pl/pl/uslugi/digitalizacja-dokumentow.html

[2] Źródło: Raport Polcon i Intel „Inwestycje IT w kierunku rozwoju polskich firm w latach 2021-2022. Chmura i nowe technologie.”

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tusk zapowiada rewolucję: uprościmy podatki i prowadzenie biznesu w Polsce

Podczas piątkowej konferencji prasowej, poprzedzającej posiedzenie rządu, premier Donald Tusk zapowiedział szeroko zakrojone działania mające na celu uproszczenie prowadzenia biznesu w Polsce, w tym gruntowną reformę systemu podatkowego. Jego słowa, pełne determinacji i świadomości skali wyzwań, padły w momencie, gdy polscy przedsiębiorcy coraz częściej apelują o zmniejszenie biurokratycznego ciężaru i stabilność regulacyjną.

Gra w zagranicznym kasynie online: legalność, podatki i ryzyko utraty wygranej

W dobie globalizacji i rosnącej popularności internetowego hazardu wiele osób z Polski decyduje się na grę w zagranicznych kasynach online. Kuszące wygrane i łatwy dostęp to jednak tylko pozory – brak znajomości przepisów może kosztować cię nie tylko grzywnę, ale również całą wypłatę. Sprawdź, kiedy gra jest legalna, kiedy zapłacisz podatek, a kiedy... stracisz wszystko.

Krajowy System e-Faktur – przełomowa zmiana wraca do Komisji Sejmowej. Co oznacza dla przedsiębiorców?

Sejm ponownie skierował do Komisji Finansów Publicznych projekt ustawy wprowadzającej Krajowy System e-Faktur (KSeF). Nowe przepisy mają zrewolucjonizować wystawianie faktur w Polsce, wprowadzając cyfrową platformę. Zgłoszono poprawki wydłużające termin przesyłania faktur nawet do 5 dni.

Rekonstrukcja rządu Tuska: Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański

Rząd Donalda Tuska przechodzi rekonstrukcję. Dziś o godz. 10 premier ogłosił nowy skład Rady Ministrów. Na czele nowego Ministerstwa Finansów i Gospodarki stanie Andrzej Domański - dotychczasowy minister finansów poinformował premier Donald Tusk.

REKLAMA

Budujesz? Możesz zapłacić VAT później. Sprawdź, jak to zrobić zgodnie z prawem

Dzięki wyrokowi TSUE firmy budowlane mogą legalnie przesunąć termin zapłaty VAT – nawet o kilka miesięcy. Wystarczy dobrze skonstruowana umowa i protokół odbioru. To rozwiązanie, które realnie poprawia płynność finansową przedsiębiorców.

BGK chce ściśle współpracować z KAS

Bank Gospodarstwa Krajowego chce dołączyć do elitarnego grona najbardziej zaufanych podatników w Polsce. Planuje przystąpić do Programu Współdziałania z Krajową Administracją Skarbową, którego celem jest budowanie transparentnych relacji z organami podatkowymi oraz zapewnienie większej pewności i bezpieczeństwa w zakresie rozliczeń podatkowych.

Księgowość w erze automatyzacji. Eksperci spotkają się w Targach Kielce

Nowe technologie, presja legislacyjna i rosnące oczekiwania klientów nie pozostawiają złudzeń – biura rachunkowe muszą redefiniować swoje modele działania. VI Kongres Biur Rachunkowych, który odbędzie się 30 września i 1 października 2025 roku w Targach Kielce, to odpowiedź branży na dynamiczne zmiany w otoczeniu prawnym, podatkowym i organizacyjnym.

Nowe zasady rozliczania VAT przy imporcie towarów w procedurze uproszczonej – projekt nowelizacji ustawy opublikowany

Zmiany w przepisach celnych Unii Europejskiej wymusiły aktualizację krajowych regulacji dotyczących VAT. W piątek 19 lipca na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług, przygotowany przez Ministerstwo Finansów. Nowelizacja ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców korzystających z procedury uproszczonej przy imporcie towarów.

REKLAMA

Darowizna od babci lub dziadka – kiedy bez podatku? Jest kilka warunków, które decydują o pełnym zwolnieniu

Otrzymałeś gotówkę od babci lub dziadka? Sprawdź, kiedy darowizna pieniężna nie podlega podatkowi od spadków i darowizn. Przepisy przewidują korzystne zwolnienia, ale warto znać limity kwoty wolnej i terminy zgłoszenia darowizny do urzędu skarbowego. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć.

Uproszczenia w podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy coraz bliżej wejścia w życie

Senat przyjął nowelizację ustawy o podatku od spadków i darowizn. Nowe przepisy mają uprościć formalności przy sprzedaży majątku otrzymanego od najbliższej rodziny oraz zlikwidować comiesięczne deklaracje podatkowe przy rentach prywatnych. Ustawa wraca teraz do Sejmu.

REKLAMA