REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Digitalizacja w firmie - jakie korzyści. E-kancelaria

Digitalizacja w firmie - jakie korzyści. E-kancelaria
Digitalizacja w firmie - jakie korzyści. E-kancelaria
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Digitalizacja w przedsiębiorstwach nie jest procesem nowym. Transformacja cyfrowa w firmach dotyczy coraz większej ilości dokumentów i obejmuje obszary związane z bieżącą pracą. Trend ten uwypuklił się szczególnie w ostatnich dwóch latach, a wpływ na ten stan miała m.in. pandemia. Czy dziś digitalizacja jest nadal na topie? Czy przedsiębiorcy doceniają korzyści płynące z tej zmiany ? Czy są gotowi inicjować kolejne etapy transformacji cyfrowej, by jeszcze mocniej usprawniać pracę swoich firm?

Digitalizacja a korzyści dla przedsiębiorstw

Przekształcanie dokumentów papierowych w formę elektroniczną obejmuje dziś niemal każdy aspekt życia. E-Polak, E-dowód czy Internetowe Konto Pacjenta to nic innego jak dane w formie cyfrowej. Podnoszą one komfort życia, skracają w wielu przypadkach ścieżkę dostępu do informacji czy realizacji niektórych świadczeń. Podobnie jest w przypadku przedsiębiorstw, które dążąc do przyśpieszenia niektórych procesów i ich usprawnienia pracują dziś tylko na dokumentach elektronicznych. Wynika to nie tylko z rozwoju technologii i otwarcia na nią firm, ale przede wszystkim z konieczności przechowania i zarządzania ogromną ilością dokumentów papierowych. Dokument w formie elektronicznej, dzięki digitalizacji i bardziej zaawansowanej technologii OCR, pozwala ponadto na szybkie i sprawne pozyskanie zawartych w nim informacji oraz zaimplementowanie ich do innych obszarów.

Autopromocja

E-kancelaria

Jednym z przykładów wdrożenia rozwiązań cyfrowych w firmie może być e-kancelaria, która w wielu przypadkach jest początkiem drogi dokumentu. Dokument „wchodzący” do firmy (faktura, umowa, list przewozowy itp.) jest przenoszony do wersji elektronicznej i dalej dystrybuowany do adresatów już tylko w tej formie poprzez work flow. Pozwala to nie tylko na bezpieczne przechowanie dokumentu, ale umożliwia też bieżącą pracę na nim wielu osobom w tym samym czasie. Jest to szczególnie istotne w sytuacji rozproszonej struktury przedsiębiorstw czy choćby w modelu pracy zdalnej. Co równie ważne - od 2024 r. e-faktura stanie się powszechnie obowiązującym dokumentem i warto już teraz stopniowo przygotowywać firmę do cyfrowego standardu obsługi.

Korzyści z digitalizacji jest wiele. Przede wszystkim bezpieczeństwo danych – dostęp do plików cyfrowych mają tylko uprawnione osoby. Ważna jest również eliminacja papieru oraz zmniejszenie powierzchni przechowywania i wreszcie efektywniejsza praca z danymi. Doskonałym przykładem korzyści z digitalizacji jest proces e-kancelarii realizowany dla działów operacyjnych dużej firmy ze sporym wolumenem dokumentów księgowych i kadrowo-płacowych. Wdrożona usługa e-kancelarii polega na przyjmowaniu dokumentacji firmowej i zamiana jej na wersję elektroniczną oraz dystrybucja do właściwych działów. W przypadku procesu e-kancelarii cyfryzacja pozwoliła zredukować aż o 90% liczbę dokumentów w formie papierowej. Dzięki temu pracownicy zyskali błyskawiczny dostęp do danych, łatwość wyszukiwania dokumentów i bezpieczeństwo ich przechowywania.

Praca na danych elektronicznych to także możliwość wdrożenia innych rozwiązań cyfryzacyjnych jak automatyzacja, robotyzacja czy spersonalizowane aplikacje. W efekcie obsługa dokumentów stała się szybsza i bardziej efektywna pod kątem analizy i wyszukiwania danych – mówi Bogusław Salwach, dyrektor ds. zarządzania informacją w Impel Business Solutions.

Ekologiczny aspekt cyfryzacji to konkretne oszczędności

Jak wskazują analizy PwC[1] redukcja dokumentów papierowych pochodzących z obszarów biznesowo-administracyjnych, w zależności od skali przedsiębiorstwa, pozwala rocznie osiągnąć oszczędności nawet 1 mln Euro. Oszczędności obejmują bowiem nie tylko kwestie związane z drukiem, kosztem papierów, eksploatacją urządzeń. Odnoszą się także do czasu, który jest lepiej wykorzystany dzięki równoległej pracy na dokumencie cyfrowym.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obszar ekologii i aspekt finansowy wykorzystania nowoczesnych technologii, a także przejścia na cyfrową formę dokumentów obrazuje sytuacja jednego z naszych klientów. Duże przedsiębiorstwo z branży logistyczno-transportowej, dzięki wdrożeniu naszych rozwiązań, dziś pracuje tylko na dokumentach w formie elektronicznej. Powierzona nam usługa skanowania przyśpieszyła pracę oraz pozwoliła na wprowadzenie istotnego elementu konkurencyjności dzięki poprawieniu efektywności działań. Klient ograniczył czas i zaangażowanie pracowników, a przez to również wydatki na obsługę wspomnianej dokumentacji firmowej. W ramach wdrożonej e-kancelarii do wersji cyfrowej przeniesione zostały głównie listy przewozowe, a więc dokumenty o kluczowym znaczeniu dla naszego klienta. Wolumen digitalizowanej dokumentacji to średnio 7 tysięcy dokumentów dziennie, a więc około 150.000 dokumentów miesięcznie. Obsługa takiej ilości dokumentów w formie papierowej nie byłaby możliwa przy obecnych zasobach klienta i bez znacznego wzrostu kosztów - uzupełnia Paweł Ocibiński, menedżer ds. procesów, archiwizacji i cyfryzacji

Rosnące potrzeby firm zwł. w zakresie szybkiej obsługi i analizy coraz większej ilości danych powodują konieczność wykorzystania technologii i usprawnienia procesów. Potrzeby te coraz bardziej dostrzegają także polscy przedsiębiorcy, spośród których aż 93% podejmuje działania w obszarze transformacji cyfrowej, a 30% z nich przez ostatnie dwa lata poddało automatyzacji i cyfryzacji większość swoich procesów biznesowych. [2]

Niezależnie od branży cyfryzacja pozwala optymalnie zarządzić pracą i usprawnić procesy w firmie. Digitalizacja dokumentów nie jest już dziś tylko koniecznym backupem. Stanowi element biznesowego must have i sprawia, że codzienna praca z dokumentacją jest nie tylko wygodna i szybka, ale także bardziej bezpieczna.

 

[1] Źródło: https://www.pwc.pl/pl/uslugi/digitalizacja-dokumentow.html

[2] Źródło: Raport Polcon i Intel „Inwestycje IT w kierunku rozwoju polskich firm w latach 2021-2022. Chmura i nowe technologie.”

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    KSeF 2023/2024. Nadawanie uprawnień większej liczbie pracowników [Komunikat MF]. Samofakturowanie, biura rachunkowe, JST i jednostki wewnętrzne

    Jak nadawać uprawnienia do KSeF większej liczbie pracowników? Uwierzytelnienie i autoryzacja w KSeF zapewnia podatnikowi pełen zakres uprawnień. Ministerstwo Finansów informuje, że poza podatnikiem w systemie może działać podmiot uprawniony przez tego podatnika, np. biuro rachunkowe lub konkretna osoba fizyczna. Korzyści jakie otrzymuje podatnik po uwierzytelnieniu to możliwość przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. 

    Szybsze rozliczanie inwestycji i podwyższenie limitu odpisów amortyzacyjnych do 200 tys. zł

    Szybsze rozliczanie inwestycji i podwyższenie limitu odpisów amortyzacyjnych. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustaw o podatku dochodowym od osób prawnych i od osób fizycznych. Nowelizacja ma umożliwić przedsiębiorcom szybsze rozliczenie poniesionych wydatków inwestycyjnych. W projekcie proponuje się również podwyższenie do 200 tys. zł limitu odpisów amortyzacyjnych.

    E-faktury będą obowiązkowe w całej Unii Europejskiej. Czy KSeF przygotuje polskich przedsiębiorców?

    E-faktury będą obowiązywały w całej Unii Europejskiej. Od 1 stycznia 2024 roku państwa członkowskie UE będą mogły nałożyć na podatników obowiązek wystawiania faktu elektronicznych bez konieczności uzyskania decyzji derogacyjnej od KE. Od 2028 roku to rozwiązanie powinno być obligatoryjne w całej Unii Europejskiej, data nie jest jednak potwierdzona. System zaprezentowany przez Komisję Europejską określany jest jako VAT in Digital Age (ViDA). Ma on na celu dostosowanie obecnego systemu rozliczeń VAT do współczesnych wyzwań ery cyfrowej.

    Projekt objaśnień podatku u źródła (WHT) wciąż wzbudza wątpliwości

    Obecny projekt objaśnień jest już kolejnym projektem, który ma definiować zagadnienia podatku WHT i obejmuje przepisy obowiązujące od początku 2022 r. Pierwszy projekt ujrzał światło dzienne w czerwcu 2019 r., jednak nigdy nie wszedł w życie. Nowy projekt objaśnień WHT budzi jednak nowe wątpliwości w zakresie interpretowania i stosowania przepisów w zakresie WHT, co przy jednoczesnym wzroście kontroli wśród podatników w zakresie tego podatku rodzi dodatkowe obawy. 

    Zerowy VAT na żywność w I kwartale 2024 r. Jest rozporządzenie!

    Rozporządzenie w sprawie zerowego VAT na żywność w I kwartale 2024 r. zostało dzisiaj po południu opublikowane w Dzienniku Ustaw.

    Na co płatnicy WHT muszą uważać składając oświadczenie WH-OSC? Jakie błędy są najczęściej popełniane?

    Ustawa o Polskim Ładzie 1 stycznia 2022 r.  wprowadziła mechanizm pay & refund w rozliczeniach z tytułu podatku u źródła (WHT). Mechanizmem objęte zostały należności z tytułu dywidend, odsetek i należności licencyjnych, wypłacanych na rzecz jednego podmiotu powiązanego, których łączna kwota przekracza 2 mln zł w roku podatkowym. Co istotne, w odniesieniu do nadwyżki ponad 2 mln zł nie przewidziano możliwości zastosowania zwolnienia z ustawy o CIT ani preferencji wynikających z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. 

    Kiedy nie trzeba zgłaszać darowizny?

    Zastanawiasz się, czy musisz składać formularz SD-Z2, aby zgłosić otrzymaną od rodziny darowiznę. Wyjaśniamy, kiedy nie trzeba tego robić. A gdy zajdzie taka konieczność, podajemy informację, jak można dokonać tego przez internet, korzystając z usług rządowych.

    Akcyjny (opcyjny) program motywacyjny ESOP - projektowanie i wdrażanie

    Co to jest akcyjny (opcyjny) program motywacyjny (menedżerski) ESOP? - idea, korzyści, koszty oraz skutki

    Ile aktualnie wynosi wartość oficjalnych aktywów rezerwowych Polski?

    Oficjalne aktywa rezerwowe Polski to 170,9 mld euro, a w przeliczeniu na dolary amerykańskie 186,7 mld - poinformował dzisiaj Narodowy Bank Polski. Są to dane na koniec listopada 2023 r.

    Taryfa celna 2024 - opublikowano Wspólną Taryfę Celną i tablice korelacyjne na przyszły rok oraz listy nowych i usuniętych kodów CN

    Departament Ceł Ministerstwa Finansów poinformował, że w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej serii L z 31 października 2023 roku zostało opublikowane rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2023/2364 z 26 września 2023 r. zmieniające załącznik I do rozporządzenia Rady (EWG) nr 2658/87 w sprawie nomenklatury taryfowej i statystycznej oraz w sprawie Wspólnej Taryfy Celnej. Rozporządzenie to stosuje się od 1 stycznia 2024 roku.

    REKLAMA