REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Digitalizacja w firmie - jakie korzyści. E-kancelaria

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Digitalizacja w firmie - jakie korzyści. E-kancelaria
Digitalizacja w firmie - jakie korzyści. E-kancelaria
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Digitalizacja w przedsiębiorstwach nie jest procesem nowym. Transformacja cyfrowa w firmach dotyczy coraz większej ilości dokumentów i obejmuje obszary związane z bieżącą pracą. Trend ten uwypuklił się szczególnie w ostatnich dwóch latach, a wpływ na ten stan miała m.in. pandemia. Czy dziś digitalizacja jest nadal na topie? Czy przedsiębiorcy doceniają korzyści płynące z tej zmiany ? Czy są gotowi inicjować kolejne etapy transformacji cyfrowej, by jeszcze mocniej usprawniać pracę swoich firm?

Digitalizacja a korzyści dla przedsiębiorstw

Przekształcanie dokumentów papierowych w formę elektroniczną obejmuje dziś niemal każdy aspekt życia. E-Polak, E-dowód czy Internetowe Konto Pacjenta to nic innego jak dane w formie cyfrowej. Podnoszą one komfort życia, skracają w wielu przypadkach ścieżkę dostępu do informacji czy realizacji niektórych świadczeń. Podobnie jest w przypadku przedsiębiorstw, które dążąc do przyśpieszenia niektórych procesów i ich usprawnienia pracują dziś tylko na dokumentach elektronicznych. Wynika to nie tylko z rozwoju technologii i otwarcia na nią firm, ale przede wszystkim z konieczności przechowania i zarządzania ogromną ilością dokumentów papierowych. Dokument w formie elektronicznej, dzięki digitalizacji i bardziej zaawansowanej technologii OCR, pozwala ponadto na szybkie i sprawne pozyskanie zawartych w nim informacji oraz zaimplementowanie ich do innych obszarów.

REKLAMA

Autopromocja

E-kancelaria

REKLAMA

Jednym z przykładów wdrożenia rozwiązań cyfrowych w firmie może być e-kancelaria, która w wielu przypadkach jest początkiem drogi dokumentu. Dokument „wchodzący” do firmy (faktura, umowa, list przewozowy itp.) jest przenoszony do wersji elektronicznej i dalej dystrybuowany do adresatów już tylko w tej formie poprzez work flow. Pozwala to nie tylko na bezpieczne przechowanie dokumentu, ale umożliwia też bieżącą pracę na nim wielu osobom w tym samym czasie. Jest to szczególnie istotne w sytuacji rozproszonej struktury przedsiębiorstw czy choćby w modelu pracy zdalnej. Co równie ważne - od 2024 r. e-faktura stanie się powszechnie obowiązującym dokumentem i warto już teraz stopniowo przygotowywać firmę do cyfrowego standardu obsługi.

Korzyści z digitalizacji jest wiele. Przede wszystkim bezpieczeństwo danych – dostęp do plików cyfrowych mają tylko uprawnione osoby. Ważna jest również eliminacja papieru oraz zmniejszenie powierzchni przechowywania i wreszcie efektywniejsza praca z danymi. Doskonałym przykładem korzyści z digitalizacji jest proces e-kancelarii realizowany dla działów operacyjnych dużej firmy ze sporym wolumenem dokumentów księgowych i kadrowo-płacowych. Wdrożona usługa e-kancelarii polega na przyjmowaniu dokumentacji firmowej i zamiana jej na wersję elektroniczną oraz dystrybucja do właściwych działów. W przypadku procesu e-kancelarii cyfryzacja pozwoliła zredukować aż o 90% liczbę dokumentów w formie papierowej. Dzięki temu pracownicy zyskali błyskawiczny dostęp do danych, łatwość wyszukiwania dokumentów i bezpieczeństwo ich przechowywania.

Praca na danych elektronicznych to także możliwość wdrożenia innych rozwiązań cyfryzacyjnych jak automatyzacja, robotyzacja czy spersonalizowane aplikacje. W efekcie obsługa dokumentów stała się szybsza i bardziej efektywna pod kątem analizy i wyszukiwania danych – mówi Bogusław Salwach, dyrektor ds. zarządzania informacją w Impel Business Solutions.

Ekologiczny aspekt cyfryzacji to konkretne oszczędności

REKLAMA

Jak wskazują analizy PwC[1] redukcja dokumentów papierowych pochodzących z obszarów biznesowo-administracyjnych, w zależności od skali przedsiębiorstwa, pozwala rocznie osiągnąć oszczędności nawet 1 mln Euro. Oszczędności obejmują bowiem nie tylko kwestie związane z drukiem, kosztem papierów, eksploatacją urządzeń. Odnoszą się także do czasu, który jest lepiej wykorzystany dzięki równoległej pracy na dokumencie cyfrowym.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obszar ekologii i aspekt finansowy wykorzystania nowoczesnych technologii, a także przejścia na cyfrową formę dokumentów obrazuje sytuacja jednego z naszych klientów. Duże przedsiębiorstwo z branży logistyczno-transportowej, dzięki wdrożeniu naszych rozwiązań, dziś pracuje tylko na dokumentach w formie elektronicznej. Powierzona nam usługa skanowania przyśpieszyła pracę oraz pozwoliła na wprowadzenie istotnego elementu konkurencyjności dzięki poprawieniu efektywności działań. Klient ograniczył czas i zaangażowanie pracowników, a przez to również wydatki na obsługę wspomnianej dokumentacji firmowej. W ramach wdrożonej e-kancelarii do wersji cyfrowej przeniesione zostały głównie listy przewozowe, a więc dokumenty o kluczowym znaczeniu dla naszego klienta. Wolumen digitalizowanej dokumentacji to średnio 7 tysięcy dokumentów dziennie, a więc około 150.000 dokumentów miesięcznie. Obsługa takiej ilości dokumentów w formie papierowej nie byłaby możliwa przy obecnych zasobach klienta i bez znacznego wzrostu kosztów - uzupełnia Paweł Ocibiński, menedżer ds. procesów, archiwizacji i cyfryzacji

Rosnące potrzeby firm zwł. w zakresie szybkiej obsługi i analizy coraz większej ilości danych powodują konieczność wykorzystania technologii i usprawnienia procesów. Potrzeby te coraz bardziej dostrzegają także polscy przedsiębiorcy, spośród których aż 93% podejmuje działania w obszarze transformacji cyfrowej, a 30% z nich przez ostatnie dwa lata poddało automatyzacji i cyfryzacji większość swoich procesów biznesowych. [2]

Niezależnie od branży cyfryzacja pozwala optymalnie zarządzić pracą i usprawnić procesy w firmie. Digitalizacja dokumentów nie jest już dziś tylko koniecznym backupem. Stanowi element biznesowego must have i sprawia, że codzienna praca z dokumentacją jest nie tylko wygodna i szybka, ale także bardziej bezpieczna.

 

[1] Źródło: https://www.pwc.pl/pl/uslugi/digitalizacja-dokumentow.html

[2] Źródło: Raport Polcon i Intel „Inwestycje IT w kierunku rozwoju polskich firm w latach 2021-2022. Chmura i nowe technologie.”

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podatnik zapłacił zaległy podatek ale nie zatrzymało to egzekucji. Urząd skarbowy wykorzystał pomyłkę w przelewie. Winą obarczył podatnika i automatyzację systemu

Absurdów podatkowych nie brakuje. Dla przykładu można podać historię przedsiębiorcy, który nie uregulował w terminie podatku, za co otrzymał upomnienie z urzędu skarbowego. Dokonując wpłaty, popełnił niezamierzony błąd, który spowodował kolejne konsekwencje. W efekcie na jego koncie jednocześnie wystąpiła niedopłata i nadpłata podatku. Ministerstwo Finansów, komentując ww. sprawę, wskazuje obowiązujące przepisy, zaś eksperci przekonują, że urzędnicy mogli zachować się inaczej. Resort zaznacza, że proces obsługi wpłat podatników jest zautomatyzowany, a w opisywanej sytuacji nie można mówić o błędzie systemowym. Wśród znawców tematu nie brakuje opinii, że zbyt sztywne przepisy i procedury podatkowe mogą właściwie stanowić pułapkę dla przedsiębiorców.

PKWiU 2025 - będzie nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015.

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

Usługi dietetyczne są zwolnione z VAT. Ale nie te świadczone na rzecz osób zdrowych. Dlaczego?

Usługi dietetyczne, które nie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego (związanego z celem medycznym), w szeregu przypadków nie mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów do 200 000 zł rocznie). Oznacza to, że dietetycy świadczący usługi doradztwa w zakresie dietetyki (konsultacji indywidualnych) opodatkowane VAT muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wysokości swoich obrotów i doliczać do ceny swoich usług netto podatek VAT w stawce 23%. Problem w tym, że wiele usług dietetyków ma charakter złożony (szkolenia z zakresu diet, podawanie w internecie pakietów diet dla osób zaliczanych do określonych kategorii wiekowych itp). Dlaczego usługi dietetyków świadczone na rzecz osób zdrowych nie korzystają ze zwolnienia z VAT wyjaśnił WSA w Gliwicach w wyroku z 29 stycznia 2025 r.

REKLAMA

Niższe grzywny za niektóre przestępstwa skarbowe od 2026 roku. Nowelizacja Kks i Ordynacji podatkowej przyjęta przez rząd

W dniu 27 maja 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks karny skarbowy (kks) oraz ustawy - Ordynacja podatkowa, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu uproszczenie administracyjnych obowiązków podatkowych oraz złagodzenie kar za przestępstwa skarbowe, które nie powodują bezpośrednich strat w podatkach.

JPK_KR_PD już nadchodzi – nowy obowiązek dla podatników CIT. Czy Twoja firma jest gotowa?

Nowy plik JPK_KR_PD to nie tylko kolejne wymaganie fiskusa, ale prawdziwa rewolucja w raportowaniu księgowym. Od 2025 roku obowiązek ten obejmie duże firmy, od 2026 – podmioty zobowiązane do przesyłania ewidencji JPK VAT, a od kolejnego roku – pozostałych podatników CIT. Zmiany w planie kont, nowe struktury danych, testy, audyty – przygotowań jest sporo, a czasu coraz mniej. Zobacz, co musisz zrobić, by nie obudzić się z ręką w księgowym chaosie.

Kiedy członek rodziny współpracujący przy rodzinnym biznesie musi być zgłoszony do ZUS?

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada obowiązek zgłoszenia do ZUS i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność i z szeroko rozumianymi zleceniobiorcami. Podobnie czyni ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego. Analizy wymaga zatem, kto spełnia definicję takiej osoby współpracującej i czy jej sytuacja uzależniona jest od formy tej współpracy - umownej bądź bezumownej. Spory z ZUS w przedmiocie obowiązku objęcia osób współpracujących ubezpieczeniami społecznymi trafiają aż do Sądu Najwyższego, warto więc wziąć pod uwagę również aktualne orzecznictwo w tej materii.

Francuska Administracja Celna wprowadza nowy system Obligatoryjnej Koperty Logistycznej (ELO). Co muszą wiedzieć przewoźnicy? Uproszczenie procedur dla kierowców

ELO to cyfrowe rozwiązanie, które usprawni proces odprawy celnej na granicy między Francją a Wielką Brytanią. Jest to francuski odpowiednik GMR - system będzie wymagać utworzenia jednej elektronicznej „koperty logistycznej” dla każdego pojazdu, zawierającej wszystkie niezbędne dane celne oraz deklaracje bezpieczeństwa.

REKLAMA

Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

REKLAMA