Ustawa o ochronie sygnalistów od 25 września 2024 r. Co zmienią nowe przepisy? Jakie nowe obowiązki firm i pracodawców?

• Kto może być sygnalistą?
• Nowe obowiązki firm i pracodawców
• Kary za utrudnianie zgłoszenia lub działania odwetowe
• Kto będzie musiał wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych i prowadzić rejestr takich zgłoszeń?

Kto może być sygnalistą?

Sygnalistą dokonującym zgłoszenia może być każda osoba pojawiająca się w otoczeniu podmiotu prawnego w tzw. kontekście związanym z pracą, a więc będzie to nie tylko pracownik, zleceniobiorca czy partner B2B, ale na równi - usługodawca, dystrybutor, dostawca i inny partner handlowy, a nawet osoba ubiegająca się dopiero o zatrudnienie w danym podmiocie.

Nowe obowiązki firm i pracodawców

Zasadniczym celem ustawy o ochronie sygnalistów jest zapewnienie im bezpiecznej drogi przekazywania zgłoszeń o zaobserwowanych naruszeniach prawa. 

Podmiot prawny będzie musiał zapewnić przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów co najmniej w formie ustnej i pisemnej, a w tym drugim przypadku - zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. 

Zgłoszenia ustne będą mogły być dokonywane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Do nagrania rozmowy telefonicznej bądź sporządzenia jej transkrypcji niezbędne będzie uzyskanie zgody sygnalisty. Z rozmowy nienagrywanej trzeba będzie z kolei sporządzić protokół - podobnie jak z przebiegu bezpośredniego spotkania z sygnalistą, jeśli zawnioskował o jego przeprowadzenie (chyba że taka bezpośrednia rozmowa została nagrana).

Kary za utrudnianie zgłoszenia lub działania odwetowe

Jednocześnie zdjęta ma zostać obawa o skierowane przeciwko niemu potencjalne działania odwetowe pracodawcy, a to za sprawą grożącej pracodawcy odpowiedzialności karnej za utrudnianie dokonania zgłoszenia lub za podjęte działania odwetowe względem sygnalisty. Co więcej, pracodawca może zostać również pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej względem osoby zgłaszającej. Ochrona przysługująca sygnalistom rozciągnięta została ponadto na osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane z sygnalistą (zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne lub inne jednostki organizacyjne).

Kto będzie musiał wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych i prowadzić rejestr takich zgłoszeń?

Na szereg podmiotów nałożony zostanie dodatkowy obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych i prowadzenia rejestru takich zgłoszeń. Chodzi z jednej strony o podmioty, które na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku zatrudniać będą co najmniej 50 osób, a z drugiej strony - o podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. Czy oznacza to zatem, że odpowiednio na dzień 25 września 2024 r. bądź 1 stycznia 2025 r. w danych organizacjach muszą już obowiązywać ustalone procedury zgłoszeń wewnętrznych? Niekoniecznie. W datach tych bowiem zaczną dopiero obowiązywać normy zobowiązujące dane podmioty do ustalenia tych procedur, co musi z kolei nastąpić w drodze przeprowadzenia w pierwszej kolejności stosownych konsultacji (trwających od 5 do 10 dni). Następnie procedura zgłoszeń wewnętrznych będzie musiała zostać podana do wiadomości osób wykonujących pracę, aby wejść w życie po upływie 7 dni od tego momentu. 

Podsumowując, we wskazanych datach niezbędne będzie dopiero przedłożenie projektów procedur zgłoszeń wewnętrznych w celu przeprowadzenia stosownych konsultacji z organizacjami związkowymi bądź przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego.

Mikołaj Gendaszyk, radca prawny w fillup.pl