Dofinansowanie w ramach programu Kapitał Ludzki - krok po kroku

Łukasz Kusak

Organizacje pozarządowe będą mogły ubiegać się o dofinansowanie projektów głównie w trybie konkursowym.

Konkursowy system selekcji wniosków ma za zadanie pomóc w przeznaczeniu puli pieniędzy programu na te projekty, które realizują cele programu oraz najbardziej odpowiadają potrzebom grup docelowych i przynoszą największe efekty w odniesieniu do poniesionych nakładów.

W artykule opisujemy poszczególne etapy ubiegania się o dofinansowanie od otwarcia konkursu i zamieszczenia o nim ogłoszenia do podpisania umowy o dofinansowanie¹. Oczywiście należy pamiętać, że samo podpisanie umowy nie gwarantuje otrzymania dofinansowania. Trzeba jeszcze zrealizować projekt zgodnie z przyjętymi we wniosku i umowie założeniami. A to - jak pokazuje praktyka - jest często trudniejsze niż samo uzyskanie podpisu na umowie o dofinansowanie.

Krok 1. Ogłoszenie o konkursie

Konkursy na projekty w ramach danego Działania (lub Poddziałania) programu są ogłaszane i prowadzone przez tzw. Instytucje Pośredniczące (np. ministra właściwego ds. pracy, ministra właściwego ds. oświaty i wychowania) zgodnie z planem zatwierdzonym przez tzw. Instytucję Zarządzającą danym programem (w przypadku PO Kapitał Ludzki jest nią Minister Rozwoju Regionalnego - Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym).

Nabór wniosków o dofinansowanie jest publiczny. Zajmuje się nim wyznaczona instytucja organizująca konkurs (IOK). Instytucja ta w celu wyłonienia projektów do dofinansowania ogłasza konkurs co najmniej: na własnej stronie internetowej oraz w swojej siedzibie w miejscu publicznie dostępnym.

Ogłoszenie internetowe określa w szczególności:

• rodzaj projektów podlegających dofinansowaniu,

• rodzaj podmiotów, które mogą ubiegać się o dofinansowanie,

• kwotę środków przeznaczonych na dofinansowanie projektów,

• poziom dofinansowania projektów,

• maksymalną kwotę dofinansowania projektu, o ile kwota taka została ustalona,

• kryteria wyboru projektów,

• termin rozstrzygnięcia konkursu,

• wzór wniosku o dofinansowanie projektu,

• termin, miejsce i sposób składania wniosków o dofinansowanie projektu,

• wzór umowy o dofinansowanie projektu.

Instytucja organizująca konkurs w dniu ogłoszenia zamieszcza informację o konkursie także w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim (w przypadku priorytetów wdrażanych centralnie) lub przynajmniej w dzienniku o zasięgu regionalnym (w przypadku priorytetów wdrażanych regionalnie).

Instytucja jest zobowiązana szeroko informować potencjalnych beneficjentów o konkursach i zachęcać ich do składania projektów. Informacja jest przekazywana także innymi metodami, np. podczas spotkań z potencjalnymi beneficjentami, poprzez publikacje itp.

Nabór wniosków w ramach PO KL ma charakter konkursu otwartego lub konkursu zamkniętego.

Wkonkursie otwartym nabór wniosków i ich ocena prowadzone są w sposób ciągły, do wyczerpania określonego limitu środków lub do zamknięcia konkursu. Instytucja organizująca konkurs zamieszcza na swojej stronie internetowej, z wyprzedzeniem co najmniej 5 dni, informację o planowanej dacie zamknięcia konkursu otwartego, wraz z uzasadnieniem.

Konkurs zamknięty organizowany jest cyklicznie. W konkursie zamkniętym określa się z góry jeden (jeśli konkurs będzie organizowany tylko raz) lub kilka następujących po sobie terminów naboru wniosków. Konkurs ogłasza się, określając daty otwarcia oraz daty zamknięcia naboru wniosków. Pomiędzy datą ogłoszenia naboru a ostateczną datą składania wniosków nie może upłynąć mniej niż 30 dni.

Konkurs ogłaszany jest na wybrane lub wszystkie typy projektów w ramach danego Poddziałania lub Działania programu.

Krok 2. Złożenie wniosku

Wniosek o dofinansowanie projektu należy złożyć w instytucji wskazanej w ogłoszeniu o konkursie. Wnioskodawca składa wniosek opatrzony pieczęciami, podpisany przez osobę do tego upoważnioną, w nie więcej niż dwóch egzemplarzach papierowych (liczbę egzemplarzy wskazuje instytucja organizująca konkurs) oraz jego wersję elektroniczną (na dyskietce lub płycie CD/DVD - zgodnie z wymogami określonymi przez instytucję organizującą konkurs). Wniosek należy złożyć w zaklejonej kopercie, oznaczonej zgodnie z zasadami określonymi w ogłoszeniu o konkursie.

Razem z wnioskiem o dofinansowanie każdy wnioskodawca składa dokumenty stwierdzające jego sytuację finansową (kopie poświadczone za zgodność z oryginałem). W przypadku projektów dotyczących współpracy ponadnarodowej wnioskodawca składa wraz z wnioskiem również list intencyjny w sprawie partnerstwa. Powyższe załączniki podlegają weryfikacji na etapie oceny formalnej.

Wniosek można złożyć osobiście, przesłać kurierem lub pocztą. W przypadku konkursu zamkniętego liczy się data wpływu wniosku do instytucji organizującej konkurs.

Krok 3. Ocena formalna wniosku

Ocena formalna wniosku składa się z dwóch etapów, podczas których następuje sprawdzenie, czy wniosek spełnia ogólne kryteria formalne oraz kryteria dostępu.

Konieczność spełnienia kryteriów dostępu związana jest z ograniczeniami, jakie określono dla danego projektu. Na przykład może się okazać, że możliwość aplikowania o środki mają jedynie wskazani beneficjenci i/lub wniosek musi spełniać dodatkowe, inne niż merytoryczne, kryteria. Kryteria dostępu mogą dotyczyć konieczności spełnienia przez projekt jednego lub wielu wymogów. Wnioski, które nie spełniają kryteriów dostępu, są odrzucane. Kryteria dostępu mają zastosowanie w szczególności w przypadku konkursu zamkniętego.

PRZYKŁAD

Z dokonanych analiz wynika, że na danym obszarze utrzymuje się wysokie bezrobocie wśród kobiet. W związku z tym w danym roku, w ramach danego priorytetu i wyodrębnionej puli środków, będą mogły być realizowane jedynie te projekty, których ostatecznymi beneficjentami będą głównie kobiety pozostające bez pracy.

Instytucja organizująca konkurs zobowiązana jest do dokonania oceny formalnej, czyli sprawdzenia kompletności i poprawności złożonej dokumentacji w terminie 14 dni od daty złożenia wniosku (w przypadku konkursu otwartego) lub 14 dni od daty zamknięcia konkursu (w przypadku konkursów zamkniętych). W uzasadnionych przypadkach (np. dużej liczby wniosków) instytucja organizująca konkurs może wydłużyć te terminy do 21 dni, o czym informuje niezwłocznie na swojej stronie internetowej. Oceny formalnej dokonuje się za pomocą „Karty oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL” (wzór tej karty stanowi załącznik nr 2 do dokumentu „Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013”; warto się z nią zapoznać jeszcze przed oddaniem wniosku do oceny, aby uniknąć ewentualnych błędów).

Jeżeli wniosek nie spełnia któregokolwiek z ogólnych kryteriów formalnych lub kryteriów dostępu, zostaje odrzucony i nie jest rejestrowany w systemie informatycznym.

Uwaga!

Odrzucony wniosek nie podlega korektom ani uzupełnieniom.

W terminie 5 dni od rozpatrzenia wniosku (tj. wypełnienia Karty oceny formalnej) instytucja organizująca konkurs informuje wnioskodawcę o odrzuceniu wniosku, wraz z podaniem przyczyn odrzucenia, a także o możliwości złożenia protestu.

Wniosek spełniający wszystkie ogólne kryteria formalne oraz wszystkie kryteria dostępu przekazywany jest dalej do oceny merytorycznej, zaś wnioskodawca otrzymuje od instytucji prowadzącej nabór wniosków pismo o zarejestrowaniu wniosku w krajowym systemie informatycznym i nadaniu mu niepowtarzalnego numeru identyfikacyjnego.

Krok 4. Ocena merytoryczna wniosku

Ocena merytoryczna wniosku przeprowadzana jest w oparciu o ogólne kryteria merytoryczne oraz kryteria strategiczne.

Maksymalna liczba punktów za spełnianie ogólnych kryteriów merytorycznych wynosi 100. Kryteria strategiczne dotyczą preferowania pewnych typów projektów.

Uwaga!

W przeciwieństwie do kryteriów dostępu kryteria strategiczne mogą, ale nie muszą, być spełnione, by projekt mógł uzyskać pozytywną ocenę merytoryczną.

Wniosek, który spełnia kryteria strategiczne i jednocześnie uzyskał co najmniej 60 punktów podczas oceny merytorycznej, a także przynajmniej 60% punktów w poszczególnych punktach oceny merytorycznej, otrzymuje dodatkowo premię punktową w wysokości określonej przez Instytucję Pośredniczącą, nie większą jednak niż 20 punktów. W przypadku gdy instytucja organizująca konkurs zdecydowała o wprowadzeniu więcej niż jednego kryterium strategicznego, określa wagi punktowe przypisane każdemu kryterium. Spełnienie kryterium oznacza przyznanie określonej dla niego wagi punktowej. Niespełnienie kryterium lub tylko częściowe jego spełnienie jest równoznaczne z przyznaniem mu 0 punktów. Możliwe jest również spełnienie przez projekt tylko niektórych kryteriów strategicznych.

Oznacza to, że wniosek spełniający w pełni ogólne kryteria merytoryczne oraz wszystkie kryteria strategiczne może uzyskać maksymalnie 120 punktów. Oceną merytoryczną projektów zajmują się Komisje Oceny Projektów (KOP). W skład takich komisji wchodzą:

• pracownicy instytucji organizującej konkurs,

• przedstawiciele ministra właściwego ze względu na zakres tematyczny konkursu (o ile zostali zgłoszeni przez ministra),

• asesorzy (o ile zostali powołani).

Lista członków KOP jest podawana do publicznej wiadomości w momencie ogłoszenia ostatecznej listy projektów, które otrzymały dofinansowanie. Listę tę zazwyczaj umieszcza się w siedzibie instytucji organizującej konkurs oraz na stronie internetowej.

Oceny merytorycznej dokonuje się za pomocą „Karty oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL” (warto się z nią zapoznać już na etapie przygotowania projektu, aby uniknąć ewentualnych błędów merytorycznych w projekcie).

Ocena każdego z projektów dokonywana jest przez dwie osoby wybrane w drodze losowania przeprowadzonego przez przewodniczącego. Po przedstawieniu każdej z dwóch niezależnych od siebie opinii obliczana jest średnia arytmetyczna, która stanowi końcową ocenę projektu. Średnią arytmetyczną oblicza się również w odniesieniu do każdej części podlegającej ocenie.

W przypadku rozbieżności sięgających 30% punktów i więcej pomiędzy opiniami dwóch oceniających osób (przy czym ocena przynajmniej jednej z nich musi wynosić minimum 60 punktów) projekt poddawany jest dodatkowej ocenie, którą przeprowadza trzeci oceniający, również wylosowany przez przewodniczącego KOP.

Jeśli instytucja organizująca konkurs tak zdecyduje, przed dokonaniem trzeciej oceny można zasięgnąć opinii eksperta. Ocena trzeciego oceniającego jest oceną wiążącą i ostateczną. Każdy oceniający zobowiązany jest do przedstawienia opisowego komentarza stanowiącego uzasadnienie wystawionej oceny.

Negatywna opinia dwóch oceniających skutkuje odrzuceniem wniosku.

Projekt może zostać przyjęty do dofinansowania, jeśli uzyska minimum 60 punktów, zaś w poszczególnych punktach oceny merytorycznej uzyska przynajmniej 60% punktów.

PRZYKŁAD

Projekt otrzymał od pierwszego oceniającego 64 punkty, a od drugiego 95. Rozbieżność w ocenach jest większa niż 30%, a zatem projekt będzie oceniany przez trzeciego członka KOP. W przypadku gdyby pierwszy oceniający przyznał np. 70 punktów, nie byłoby potrzeby przeprowadzenia oceny przez trzecią osobę. Projekt otrzymałby wówczas 82,5 pkt [= (70 + 95): 2] i miałby szanse na dofinansowanie (przekroczony próg 60 punktów), pod warunkiem że uzyskał jednocześnie co najmniej 60% punktów w każdej części oceny merytorycznej.

Krok 5. Lista rankingowa wniosków

Ocena dokonana przez Komisję Oceny Projektów stanowi podstawę do ułożenia listy wniosków spełniających określone kryteria, uszeregowanych w kolejności malejącej liczby uzyskanych punktów.

Warto podkreślić, że wniosek, który otrzymał 60 punktów i więcej nadal może nie otrzymać dofinansowania, jeżeli wartość zaakceptowanych projektów przekroczy wysokość środków przeznaczonych na dany konkurs. Dofinansowanie otrzymają tylko wnioski o wyższej liczbie punktów, znajdujące się na wyższych pozycjach listy.

Po zatwierdzeniu listy projektów wnioskodawca otrzyma pismo informujące o:

• przyjęciu wniosku do realizacji - pismo informuje wnioskodawcę m.in. o liczbie przyznanych punktów i proponowanej kwocie dofinansowania,

• możliwości podjęcia negocjacji - pismo informuje o propozycji dokonania zmian merytorycznych w treści wniosku związanych z przyznaniem innej od wnioskowanej kwoty dofinansowania lub/i zmianach w zadaniach budżetu projektu, lub

• pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, ale nieprzyjęciu go do dofinansowania z powodu braku środków finansowych,

• odrzuceniu wniosku wraz z podaniem przyczyn.

W przypadku nieprzyjęcia lub odrzucenia wniosku pismo do beneficjenta zawiera pouczenie o możliwości złożenia protestu od wyników oceny wniosku i wskazanie terminu, w jakim należy złożyć protest, oraz sposobu, w jakim należy protest wnieść.

UWAGA!

Projekty, które nie zostały przyjęte do dofinansowania z powodu wyczerpania środków finansowych w danej rundzie konkursowej, mogą zostać ponownie złożone w odpowiedzi na kolejny konkurs, lecz muszą ponownie przejść procedurę oceny formalnej oraz oceny merytorycznej.

Krok 6. Podpisanie umowy o dofinansowanie

Jeśli wnioskodawca otrzymał pismo informujące go o przyjęciu wniosku do realizacji lub z pozytywnym dla siebie skutkiem zakończył negocjacje z instytucją organizującą konkurs, na wezwanie instytucji organizującej konkurs i w określonym przez nią terminie powinien złożyć wszystkie wymagane załączniki do umowy o dofinansowanie. Niezłożenie żądanej dokumentacji w komplecie w wyznaczonym terminie oznacza rezygnację z ubiegania się o dofinansowanie.

Wymagane dokumenty mogą obejmować np.:

• wypis z organu rejestrowego dotyczący wnioskodawcy,

• pełnomocnictwo do reprezentowania ubiegającego się o dofinansowanie,

• oświadczenie o nieskorzystaniu z pomocy pochodzącej z innych programów operacyjnych w odniesieniu do tych samych wydatków kwalifikowanych związanych z danym projektem.

Instytucje organizujące konkurs mogą wymagać również innych dokumentów. Zamknięta lista dokumentów, które składa wnioskodawca przed podpisaniem umowy, jest określona m.in. w dokumentacji konkursowej.

Niezwłocznie po wpłynięciu wszystkich wymaganych załączników instytucja organizująca konkurs przesyła wnioskodawcy dwa egzemplarze umowy o dofinansowanie projektu z prośbą o ich opatrzenie parafami na każdej stronie i podpisanie (w określonym terminie) przez upoważnione osoby reprezentujące wnioskodawcę oraz odesłanie jednego egzemplarza umowy. Podpisanie umowy jest również możliwe w siedzibie instytucji organizującej konkurs.

¹ Opracowano na podstawie dokumentu: „Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013”, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Warszawa, 10 września 2007 r.