REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jakie są warunki ustalania i udokumentowania kary umownej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Nieszporek Joanna
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

W przypadku zawierania umów z kontrahentami, zgodnie z regulacjami prawa cywilnego, w celu ochrony interesów wierzyciela, można zastrzec możliwość naliczenia kary umownej w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Ewidencja księgowa kar umownych odbywa się na podstawie noty obciążeniowej.

W przypadku zawierania umów z kontrahentami, zgodnie z regulacjami prawa cywilnego, w celu ochrony interesów wierzyciela, można zastrzec możliwość naliczenia kary umownej w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Ewidencja księgowa kar umownych odbywa się na podstawie noty obciążeniowej.

REKLAMA

Kara umowna jest sankcją cywilnoprawną stosowaną w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego. Natomiast w razie świadczenia pieniężnego, np. należności z tytułu niezapłaconych faktur VAT, strona poszkodowana może żądać zapłaty odsetek.

Celem jest zabezpieczenie wykonania zobowiązania, a karę umowną wierzyciel może zastosować bez względu na wysokość poniesionej szkody. W odróżnieniu od odszkodowania tu korzyścią dla wierzyciela jest brak konieczności udowodnienia wysokości poniesionej szkody.

Zgodnie z art. 483 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego w umowie można zastrzec, że:

naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy. Dłużnik nie może bez zgody wierzyciela zwolnić się z zobowiązania poprzez zapłatę kary umownej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Warunki naliczania kary umownej należy ściśle określić w umowie.

Powinno być dokładnie ustalone, w przypadku jakich uchybień w wykonaniu zobowiązania niepieniężnego naprawienie nastąpi poprzez zapłatę zastrzeżonej kwoty.

Przykład

Zgodnie z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego usługobiorca - firma X - zastrzega, że w przypadku niewykonania w terminie określonych w umowie usług transportowych usługodawca - firma Y - jest zobowiązany do zapłaty na rzecz usługobiorcy kary umownej w wysokości 400 zł za każdy dzień zwłoki.

Szkody mogą być spowodowane przez:

• opóźnienia w dostawie zamówionych towarów,

• wadliwe wykonanie robót budowlanych czy montażowych przewidzianych w kontrakcie,

• nieprzestrzeganie terminu wykonania umowy,

• wycofanie się z umowy.

Zapłata naliczonej kwoty nie podlega opodatkowaniu VAT. Jako czynność niepodlegająca VAT jest dokumentowana innym dowodem niż faktura VAT (zarezerwowana dla dokumentowania czynności z zakresu ustawy o podatku od towarów i usług).

Dlatego naliczoną karę umowną należy udokumentować na inny sposób, np. na podstawie noty obciążeniowej.

Nota obciążeniowa może być ponadto wystawiona w celu:

• obciążenia wykonawcy kwotą kaucji gwarancyjnej na ewentualne pokrycie kosztów robót poprawkowych,

• udokumentowania wpłaconej kaucji za opakowania zwrotne (czynność jest wyłączona z VAT i spełnione są trzy warunki: nastąpiła sprzedaż w opakowaniu, opakowanie ma charakter zwrotny, sprzedawca pobrał lub określił w umowie kaucję za wydane opakowanie).

Nota obciążeniowa jako dowód księgowy

Podstawą do obciążenia kontrahenta naliczoną karą umowną jest nota obciążeniowa, która jednocześnie stanowi podstawę do ujęcia tego zdarzenia w księgach rachunkowych.

REKLAMA

Nota obciążeniowa jest dowodem księgowym rozliczeniowym, zewnętrznym własnym - z punktu widzenia wystawcy noty obciążeniowej, lub zewnętrznym obcym - z punktu widzenia odbiorcy noty obciążeniowej, wystawionym, jeśli czynność nie podlega VAT.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości nota obciążeniowa jako dowód księgowy ma być rzetelna, wolna od błędów rachunkowych oraz zawierać co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości:

• nazwę „Nota obciążeniowa”,

• numer identyfikacyjny dokumentu,

• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

• opis operacji oraz jej wartość,

• datę dokonania operacji, a gdy została sporządzona pod inną datą - także datę sporządzenia, podpis wystawcy noty oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania noty do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu jej ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja),

• podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Nie ma obowiązującego druku noty obciążeniowej. Zazwyczaj nota obciążeniowa wystawiana jest w poniższej formie.

Wzór 1. Nota obciążeniowa

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Księgowanie noty obciążeniowej

Ewidencja księgowa u wystawcy noty obciążeniowej na kwotę 4300 zł:

Wn „Pozostałe rozrachunki z dostawcami” 4 300

Ma „Pozostałe przychody operacyjne” 4 300

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

REKLAMA

Wystawienie noty obciążeniowej nie skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego. Przychód powstaje w momencie otrzymania zapłaty kary umownej. W tej sytuacji zastosowanie znajduje art. 12 ust. 3a pkt 3 updop, z którego wynika, że datą powstania przychodu należnego jest moment otrzymania zapłaty.

W przypadku ewidencji w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów zapisu dotyczącego kary umownej dokonuje się w momencie jej zapłaty - w kol. 8 „Pozostałe przychody”. Podstawą księgowania jest wyciąg bankowy lub wystawiony na jego podstawie dowód wewnętrzny.

UWAGA

Kara umowna jest zazwyczaj określana jako procent wartości świadczenia czy świadczenia zaległego bądź w postaci kwoty pomnożonej przez liczbę dni zwłoki.

Co należy rozumieć przez notę księgową?

Nota księgowa to dowód rozliczeniowy stosowany do udokumentowania transakcji, która nie podlega przepisom ustawy o VAT. Nota księgowa może być obciążeniowa, uznaniowa lub obciążeniowo-uznaniowa.

• art. 21 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

• art. 12 ust. 3a pkt 3 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238

• art. 483 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 181, poz. 1287

Joanna Nieszporek

konsultant ds. zarządzania finansami w firmie z branży IT

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wzmożone kontrole upoważnionych i zarejestrowanych eksporterów w UE

Od czerwca 2025 r. unijne służby celne rozpoczęły skoordynowane i intensywne kontrole firm posiadających status upoważnionego eksportera (UE) oraz zarejestrowanego eksportera (REX). Działania te są odpowiedzią na narastające nieprawidłowości w dokumentowaniu preferencyjnego pochodzenia towarów i mają na celu uszczelnienie systemu celnego w ramach umów o wolnym handlu.

8 Najczęstszych błędów przy wycenie usług księgowych

Prawidłowa wycena usług księgowych pozwala prowadzić rentowne biuro rachunkowe. Za niskie wynagrodzenie za usługi księgowe spowoduje w pewnym momencie zapaść zdrowotną księgowej, wypalenie zawodowe, depresję, problemy w życiu osobistym.

Audytor pod lupą – IAASB zmienia zasady współpracy i czeka na opinie

Jak audytorzy powinni korzystać z wiedzy zewnętrznych ekspertów? IAASB proponuje zmiany w międzynarodowych standardach i otwiera konsultacje społeczne. To szansa, by wpłynąć na przyszłość audytu – głos można oddać do 24 lipca 2025 r.

Zmiany w zamówieniach publicznych od 2026 r. Wyższy próg stosowania Prawa zamówień publicznych i jego skutki dla zamawiających i wykonawców

W ostatnich dniach maja br Rada Ministrów przedłożyła Sejmowi projekt ustawy deregulacyjnej (druk nr 1303 z dnia 27 maja 2025 r.), który przewiduje m.in. podwyższenie minimalnego progu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) oraz ustawy o umowie koncesji z dnia 21 października 2016 r. z obecnych 130 000 zł netto do 170 000 zł netto. Planowana do wejścia w życie 1 stycznia 2026 r. zmiana ma charakter systemowy i wpisuje się w szerszy trend upraszczania procedur oraz dostosowywania ich do aktualnych realiów gospodarczych.

REKLAMA

KSeF 2026: będzie problem z udostępnieniem faktury ustrukturyzowanej kontrahentowi. Prof. Modzelewski: Większość nabywców nie będzie tym zainteresowana

W 2026 roku większość kontrahentów nie będzie zainteresowanych tzw. „udostępnieniem” faktur ustrukturyzowanych – jedną z dwóch form przekazania tych faktur w obowiązkowym modelu Krajowego Systemu e-Faktur. Oczekiwać będą wystawienia innych dokumentów, które uznają za wywołujące skutki cywilnoprawne. Wystawcy prawdopodobnie wprowadzą odrębny dokument handlowy, który z istoty nie będzie fakturą ustrukturyzowaną. Może on być wystawiony zarówno przed jak i po wystawieniu tej faktury ustrukturyzowanej - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Najbardziej poważane zawody w Polsce [ranking 2025]. Księgowy pnie się w górę, sędzia spada, strażak cały czas nr 1

Agencja badawcza SW Research w 2025 roku kolejny raz zapytała Polaków o to, jakim poważaniem darzą przedstawicieli różnych zawodów. W tegorocznym zestawieniu pojawiło się aż 51 kategorii zawodowych, wśród których znalazło się 12 debiutanckich zawodów. Księgowy awansował w 2025 r. o 3 miejsca w porównaniu z ubiegłym rokiem – aktualnie zajmuje 22 miejsce na 51 profesji. SW Research odnotował ten awans jako jeden z trzech najbardziej znaczących. Skąd ta zmiana?

TSUE: Rekompensaty JST dla spółek komunalnych nie podlegają VAT, jeśli nie wpływają na cenę usługi

Najnowszy wyrok TSUE z 8 maja 2025 r. (sygn. C-615/23), potwierdził stanowisko zaprezentowane przez Rzeczniczkę Generalną w opinii z 13 lutego 2025 r. Zgodnie ze wspomnianym stanowiskiem rekompensaty jakie będą wypłacane przez jednostki samorządu terytorialnego spółkom komunalnym w związku z realizacją publicznych usług transportowych nie będą podlegały opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, tak długo jak nie będą miały bezpośredniego wpływu na cenę usługi. O ile sam wyrok dotyczył usług transportowych to może mieć w przyszłości przełożenie również na inne obszary działalności.

Kapitał zakładowy w spółce z o.o. w 2025 r. okiem adwokata - praktyka. Wymogi prawne, pułapki, podatki, księgowość, odpowiedzialność zarządu i wspólników

Wyobraź sobie, że chcesz wystartować z nową firmą albo przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z o.o. Formalności nie brakuje, ale jedna kwestia wraca jak bumerang: kapitał zakładowy. To pierwszy, obowiązkowy „wkład własny”, bez którego sąd nie zarejestruje spółki. Jego ustawowe minimum – 5 000 zł – może wydawać się symboliczne, jednak od sposobu, w jaki je wnosisz i później „pilnujesz”, zależy wiarygodność Twojej firmy, a czasem nawet osobista odpowiedzialność zarządu. Poniżej znajdziesz najświeższe przepisy, praktyczne podpowiedzi i pułapki, na które trzeba uważać od pierwszego przelewu aż po ewentualne obniżenie kapitału lata później.

REKLAMA

Najniższa krajowa pensja i minimalna stawka godzinowa w 2026 roku. Związki zawodowe chcą co najmniej 5015 zł brutto. Rząd oferuje ponad 200 zł mniej

W dniu 12 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła propozycję wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej w 2026 r.

Sejm przyjął ważną zmianę dla przedsiębiorców – korekta deklaracji podatkowej po kontroli celno-skarbowej coraz bliżej

W środę, 11 czerwca 2025 roku, Sejm zdecydował o skierowaniu do trzeciego czytania projektu nowelizacji ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej oraz ustawy o VAT. To istotna zmiana dla przedsiębiorców – umożliwia bowiem korektę deklaracji podatkowej po zakończeniu kontroli celno-skarbowej.

REKLAMA