Jakie są warunki ustalania i udokumentowania kary umownej

W przypadku zawierania umów z kontrahentami, zgodnie z regulacjami prawa cywilnego, w celu ochrony interesów wierzyciela, można zastrzec możliwość naliczenia kary umownej w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Ewidencja księgowa kar umownych odbywa się na podstawie noty obciążeniowej.

Kara umowna jest sankcją cywilnoprawną stosowaną w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego. Natomiast w razie świadczenia pieniężnego, np. należności z tytułu niezapłaconych faktur VAT, strona poszkodowana może żądać zapłaty odsetek.

Celem jest zabezpieczenie wykonania zobowiązania, a karę umowną wierzyciel może zastosować bez względu na wysokość poniesionej szkody. W odróżnieniu od odszkodowania tu korzyścią dla wierzyciela jest brak konieczności udowodnienia wysokości poniesionej szkody.

Zgodnie z art. 483 § 1 i 2 Kodeksu cywilnego w umowie można zastrzec, że:

naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy. Dłużnik nie może bez zgody wierzyciela zwolnić się z zobowiązania poprzez zapłatę kary umownej.

Warunki naliczania kary umownej należy ściśle określić w umowie.

Powinno być dokładnie ustalone, w przypadku jakich uchybień w wykonaniu zobowiązania niepieniężnego naprawienie nastąpi poprzez zapłatę zastrzeżonej kwoty.

Przykład

Zgodnie z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego usługobiorca - firma X - zastrzega, że w przypadku niewykonania w terminie określonych w umowie usług transportowych usługodawca - firma Y - jest zobowiązany do zapłaty na rzecz usługobiorcy kary umownej w wysokości 400 zł za każdy dzień zwłoki.

Szkody mogą być spowodowane przez:

• opóźnienia w dostawie zamówionych towarów,

• wadliwe wykonanie robót budowlanych czy montażowych przewidzianych w kontrakcie,

• nieprzestrzeganie terminu wykonania umowy,

• wycofanie się z umowy.

Zapłata naliczonej kwoty nie podlega opodatkowaniu VAT. Jako czynność niepodlegająca VAT jest dokumentowana innym dowodem niż faktura VAT (zarezerwowana dla dokumentowania czynności z zakresu ustawy o podatku od towarów i usług).

Dlatego naliczoną karę umowną należy udokumentować na inny sposób, np. na podstawie noty obciążeniowej.

Nota obciążeniowa może być ponadto wystawiona w celu:

• obciążenia wykonawcy kwotą kaucji gwarancyjnej na ewentualne pokrycie kosztów robót poprawkowych,

• udokumentowania wpłaconej kaucji za opakowania zwrotne (czynność jest wyłączona z VAT i spełnione są trzy warunki: nastąpiła sprzedaż w opakowaniu, opakowanie ma charakter zwrotny, sprzedawca pobrał lub określił w umowie kaucję za wydane opakowanie).

Nota obciążeniowa jako dowód księgowy

Podstawą do obciążenia kontrahenta naliczoną karą umowną jest nota obciążeniowa, która jednocześnie stanowi podstawę do ujęcia tego zdarzenia w księgach rachunkowych.

Nota obciążeniowa jest dowodem księgowym rozliczeniowym, zewnętrznym własnym - z punktu widzenia wystawcy noty obciążeniowej, lub zewnętrznym obcym - z punktu widzenia odbiorcy noty obciążeniowej, wystawionym, jeśli czynność nie podlega VAT.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości nota obciążeniowa jako dowód księgowy ma być rzetelna, wolna od błędów rachunkowych oraz zawierać co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości:

• nazwę „Nota obciążeniowa”,

• numer identyfikacyjny dokumentu,

• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

• opis operacji oraz jej wartość,

• datę dokonania operacji, a gdy została sporządzona pod inną datą - także datę sporządzenia, podpis wystawcy noty oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania noty do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu jej ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja),

• podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Nie ma obowiązującego druku noty obciążeniowej. Zazwyczaj nota obciążeniowa wystawiana jest w poniższej formie.

Wzór 1. Nota obciążeniowa

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Księgowanie noty obciążeniowej

Ewidencja księgowa u wystawcy noty obciążeniowej na kwotę 4300 zł:

Wn „Pozostałe rozrachunki z dostawcami” 4 300

Ma „Pozostałe przychody operacyjne” 4 300

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wystawienie noty obciążeniowej nie skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego. Przychód powstaje w momencie otrzymania zapłaty kary umownej. W tej sytuacji zastosowanie znajduje art. 12 ust. 3a pkt 3 updop, z którego wynika, że datą powstania przychodu należnego jest moment otrzymania zapłaty.

W przypadku ewidencji w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów zapisu dotyczącego kary umownej dokonuje się w momencie jej zapłaty - w kol. 8 „Pozostałe przychody”. Podstawą księgowania jest wyciąg bankowy lub wystawiony na jego podstawie dowód wewnętrzny.

UWAGA

Kara umowna jest zazwyczaj określana jako procent wartości świadczenia czy świadczenia zaległego bądź w postaci kwoty pomnożonej przez liczbę dni zwłoki.

Co należy rozumieć przez notę księgową?

Nota księgowa to dowód rozliczeniowy stosowany do udokumentowania transakcji, która nie podlega przepisom ustawy o VAT. Nota księgowa może być obciążeniowa, uznaniowa lub obciążeniowo-uznaniowa.

• art. 21 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540

• art. 12 ust. 3a pkt 3 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238

• art. 483 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 181, poz. 1287

Joanna Nieszporek

konsultant ds. zarządzania finansami w firmie z branży IT