Wspólnicy w spółce – jak się zabezpieczyć przed konfliktem? Umowa spółki bez luk i słabych punktów

• Dlaczego konflikty między wspólnikami są tak częste?
• Umowa spółki bez luk – czyli jaka?
• Jasny podział ról i obowiązków
• Podejmowanie decyzji i głosowanie
• Zasady wyjścia i wejścia do spółki
• Przykład praktyczny: zastosowanie w umowie klauzuli drag along right / tag along right
• Zabezpieczenie know-how i interesów spółki
• Mechanizmy rozwiązywania sporów
• Dodatkowe zabezpieczenia, o których warto pamiętać

Dlaczego konflikty między wspólnikami są tak częste?

Niezależnie od formy prawnej – czy to spółka z o.o., jawna czy komandytowa – źródła sporów są podobne. Najczęściej wynikają z:
- różnicy w wizji dla rozwoju firmy,
- nierównego zaangażowania wspólników,
- braku przejrzystości finansowej,
- niejasnego podziału obowiązków,
- chęci wyjścia z biznesu przez jednego ze wspólników lub chęci pozostałych wspólników do wyłączenia z biznesu jednego ze wspólników,
- braku ścieżki rozwiązywania sporów w umowie spółki.

Większości z tych sytuacji da się zapobiec na etapie konstruowania umowy spółki, jeśli poświęci się jej odpowiednią uwagę i potraktuje ją jak konstytucję biznesu, a nie szybką formalność.

Umowa spółki bez luk – czyli jaka?

Umowa spółki to nie tylko wymóg formalny. To dokument, który ustala: zasady współpracy, podejmowania decyzji, podziału zysków i odpowiedzialności, a także wyjścia wspólnika ze spółki. Dobra umowa powinna zabezpieczać sytuacje kryzysowe. Poniżej kluczowe aspekty, które powinna poruszać umowa spółki, aby w sposób jak najbardziej szeroki zabezpieczać wspólników przed wzajemnymi konfliktami.

Jasny podział ról i obowiązków

Nie wystarczy wskazać w umowie spółki, że „wspólnicy prowadzą sprawy spółki”. W praktyce warto doprecyzować:

• kto odpowiada za finanse,

• kto za sprzedaż, marketing, produkcję,

• jak rozliczane jest zaangażowanie (czy czas pracy jest wartością wkładu?),

• co dzieje się, jeśli jeden ze wspólników nie wywiązuje się z obowiązków,

Podejmowanie decyzji i głosowanie

Konflikty często wynikają z braku jasnych reguł głosowania.

Warto z góry ustalić:

• które decyzje wymagają jednomyślności (np. podejmowanie inwestycji, zaciągnięcie dużego zobowiązania, sprzedaż udziałów, zmiana przedmiotu działalności),

• które można podjąć większością głosów,

• czy głosy liczone są proporcjonalnie do udziałów, czy każdy wspólnik ma równy głos (to szczególnie ważne w startupach).

Praktyczna rada: Dobrze działa wprowadzenie „klauzuli rozstrzygającej”, stosowanej w sytuacji, gdy w razie remisu głosów rozstrzygający jest głos prezesa zarządu lub wspólnika o największym udziale, jeżeli decyzje zapadają na zgromadzeniu wspólników.

Zasady wyjścia i wejścia do spółki

To jeden z najczęściej pomijanych, a jednocześnie kluczowych elementów umowy.

Umowa spółki powinna odpowiadać na pytania:

• jak może sprzedać swoje udziały – czy pozostałym wspólnikom przysługuje prawo pierwokupu,

• jak ustalana jest cena udziałów,

• na jakich zasadach do istniejącego grona wspólników dołącza kolejny wspólnik oraz na jakich zasadach obecny wspólnik może wyjść ze spółki,

• co w sytuacji śmierci wspólnika (czy spadkobiercy wchodzą do spółki?),

• czy można „usunąć” wspólnika, który szkodzi spółce.

Przykład praktyczny: zastosowanie w umowie klauzuli drag along right / tag along right

• drag along right – stanowi uprawnienie wspólnika posiadającego większość udziałów do żądania sprzedaży udziałów przez wspólnika mniejszościowego na rzecz skonkretyzowanego nabywcy.

• tag along right – stanowi uprawnienie wspólnika do żądania zbycia swoich udziałów na zasadach i warunkach, na których sprzedaży dokonywanych przez drugiego wspólnika, występującego ze spółki. To uprawnienie dla wspólnika mniejszościowego.

Przykładowy Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 12 marca 2019 r., o sygn.. II FSK 786/17, Legalis nr 1888975

„Istnieje przy tym prawna możliwość nadania umowie tej spółki takiej treści, że komandytariusz będzie mógł w sposób swobodny zbywać swoje udziały. Należy zaakcentować obowiązującą na gruncie KSH zasadę, zgodnie z którą niedopuszczalne jest przenoszenie praw udziałowych we wszystkich spółkach osobowych bez pisemnej zgody wszystkich pozostałych wspólników" -

Zabezpieczenie know-how i interesów spółki

Konflikty często prowadzą do sytuacji, gdy jeden ze wspólników odchodzi, by założyć konkurencyjną firmę. Warto więc wprowadzić do umowy spółki:

• klauzulę zakazu konkurencji,

• klauzulę poufności (ochrona danych klientów, receptur, technologii, strategii),

• postanowienie dotyczące własności intelektualnej – kto jest właścicielem np. kodu źródłowego, logo, materiałów marketingowych, technologii produkcji.

Mechanizmy rozwiązywania sporów

Niekiedy precyzyjna umowa spółki potrafi skutecznie uchronić, przed wieloletnim sporem sądowym, dlatego warto rozważyć zawarcie w niej postanowień, na wypadek wystąpienia konfliktu:

• klauzulę mediacyjną lub arbitrażową – zanim wspólnicy pójdą do sądu, muszą podjąć próbę mediacji,

• klauzulę buy-sell – stanowiącą uprawnienie jednego wspólnika do żądania od drugiego wspólnika zbycia lub nabycia udziałów lub akcji (to połączenie drag along right i tag along right)

To prosty, ale skuteczny sposób, by uniknąć ciągnącego się latami paraliżu decyzyjnego.

Dodatkowe zabezpieczenia, o których warto pamiętać

• Regulamin zarządu lub wspólników – można w nim doprecyzować codzienne zasady działania.

• Umowa wspólników (shareholders’ agreement) – nieformalny dokument uzupełniający umowę spółki, regulujący np. zasady współpracy, komunikacji, raportowania.

• Stały dostęp do dokumentów spółki – warto uregulować, w jaki sposób wspólnicy mogą przeglądać księgi i raporty, by uniknąć zarzutów o brak przejrzystości.

Dobrze skonstruowana umowa spółki to nie koszt, a inwestycja w stabilność i bezpieczeństwo biznesu. Chroni przed emocjonalnymi decyzjami, ułatwia rozwiązywanie sporów i pozwala skupić się na rozwoju, a nie na rozwiązywaniu konfliktów.

adwokat Małgorzata Zawadzka, Hantke Piskor i Wspólnicy Kancelaria Adwokacka sp. k.