Świadczenia spółki na rzecz udziałowca

Rafał Styczyński

doradca podatkowy

Kosztami podatkowymi mogą być tylko takie wydatki, które wpływają na osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Ponadto wydatek nie może znajdować się w katalogu wydatków, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Dla omawianego zagadnienia jest to szczególnie istotne, ponieważ w tym katalogu znajdują się określone świadczenia na rzecz udziałowców. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38 u.p.d.o.p. nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego. W konsekwencji tego przepisu nie uznaje za koszty uzyskania przychodów świadczeń dokonywanych na rzecz udziałowców (akcjonariuszy), mających charakter jednostronny, jeżeli osoby te nie są pracownikami spółki dokonującej wypłaty świadczenia.

Świadczenie jednostronne

Nie wszystkie wydatki na rzecz udziałowców lub akcjonariuszy, niebędących pracownikami spółki, nie zostaną zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, a jedynie te, którym można przypisać walor braku świadczenia wzajemnego. Jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 28 lipca 2005 r. (sygn. akt FSK 1720/04): „Jednostronne świadczenie spółki na rzecz jej udziałowca w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych to takie, któremu nie odpowiada wzajemne świadczenie udziałowca na rzecz spółki”.

Wynagrodzenie z umowy o pracę udziałowca

Nie jest na pewno świadczeniem jednostronnym wynagrodzenie wypłacane wspólnikowi za pracę świadczoną na rzecz spółki. W przypadku zatrudnienia wspólnika jako członka zarządu wynagrodzenie z tego tytułu stanowi koszt uzyskania przychodów spółki, jeżeli zawarta umowa o pracę z członkiem zarządu jest ważna. W piśmie wydanym przez Naczelnika Urzędu Skarbowego w Krakowie 19 lipca 2005 r. (nr DP3/423-7/05/57131) możemy przeczytać: „wynagrodzenie za pełnienie funkcji członka zarządu wypłacane udziałowcowi niebędącemu pracownikiem nigdy nie stanowi jednostronnego świadczenia spółki. Wobec tego, że należy się za sprawowanie zarządu, a na to składa się - w myśl art. 201 § 1 ustawy - Kodeks spółek handlowych - obowiązek reprezentowania i prowadzenia spraw spółki, jest ono ekwiwalentem za czas poświęcony pracy na rzecz spółki. Do tego rodzaju wydatków nie znajduje więc zastosowania wyłączenie z art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Dopuszczalność zaliczenia należności wypłacanych prezesowi zarządu do kosztów uzyskania przychodów spółki uwarunkowana jest ponadto ważnością czynności prawnej będącej podstawą poniesienia wydatku”.

Aby umowa była ważna, w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę powinna reprezentować rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Problem pojawia się w przypadku, gdy umowa o pracę zawierana jest z jedynym członkiem zarządu sp. z. o.o. Formalnie w przypadku, kiedy jedyny wspólnik spółki z o.o. jest zarazem jedynym członkiem zarządu, czynność prawna między tym wspólnikiem a spółką wymaga formy aktu notarialnego. Jednak spełnienie tego formalnego warunku może okazać się niewystarczające. W wyroku Sądu Najwyższego z 2 lipca 1998 r. (sygn. akt II UKN 112/98W) możemy przeczytać: „przy stosunku pracy nawiązanym przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (utworzoną przez osobę fizyczną) ze wspólnikiem, będącym jej jednoosobowym zarządem, nie występują konstytutywne cechy stosunku pracy, to jest podporządkowanie pracownika pracodawcy, który ponosi ryzyko związane z zatrudnieniem (...)”. Przyjęcie takiego stanowiska powoduje, iż wydatek taki nie może zostać uznany za koszt uzyskania przychodów, ponieważ zawartą umowę o pracę należy uznać za nieważną. Jednak istnieją także wyroki korzystne dla podatników. Tytułem przykładu należy przywołać wyrok NSA z 18 października 2007 r. (sygn. akt II FSK 1352/05), gdzie skład orzekający stanął na stanowisku: „(...) ważność umowy zawieranej z jedynym udziałowcem nie powinna mieć wpływu na możliwość zaliczania do kosztów wynagrodzenia wypłacanego na podstawie takiej umowy (...)”.

Jak widać, w przypadku tego zagadnienia występują rozbieżności, dlatego warto wystąpić do właściwego dyrektora izby skarbowej o wydanie interpretacji indywidualnej w trybie art. 14a ordynacji podatkowej. Taka interpretacja pozwoli na wyeliminowanie negatywnych konsekwencji podatkowych.

Co ważne, warunkiem zaliczenia wynagrodzenia do kosztów uzyskania przychodów jest dokonanie wypłaty wynagrodzenia lub postawienie go do dyspozycji udziałowca.

Umowa cywilnoprawna zawarta z udziałowcem

Jeśli udziałowiec zawiera ze spółką umowę cywilnoprawną, na podstawie której w stosunkach ze spółką występuje w charakterze osoby trzeciej, a nie jej udziałowca, to wydatki związane ze świadczeniami uzyskanymi przez spółkę od udziałowca stanowią dla niej koszt uzyskania przychodu. Takie stanowisko potwierdził Minister Finansów w piśmie z 10 sierpnia 2000 r. (nr PB4/AK-8214-1877-196/00). Podkreślono w nim, że w przypadku każdej tego rodzaju umowy organy podatkowe powinny indywidualnie podchodzić do kwestii kosztów z niej wynikających, z uwagi na liczne nieprawidłowości powodujące bądź nieważność takich umów, bądź też uzasadnione nieuznanie za koszty uzyskania przychodów kosztów związanych z tymi umowami.

Takie stanowisko potwierdził również Naczelnik Urzędu Skarbowego w Tarnowskich Górach w piśmie z 10 sierpnia 2006 r. (nr PDP/423-7/2006/77990): „Artykuł 16 ust. 1 pkt 38 wyżej wymienionej ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni nie będących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów. Przytoczony przepis nie znajduje zastosowania w przypadkach dwustronnie zobowiązujących umów cywilnoprawnych zawieranych między spółką i jej udziałowcem, zgodnie z którymi spółka dokonuje zapłaty tejże osobie za wykonane świadczenia na jej rzecz. Oznacza to, że w przypadku wykonywania pracy przez udziałowca (akcjonariusza) na rzecz spółki na podstawie umowy cywilnoprawnej, która ma na celu osiągnięcie przychodów, wypłacony ryczałt jest kosztem uzyskania przychodów, gdyż nie jest to jednostronne świadczenie (...)”.

Podróż służbowa udziałowca

Aby możliwe było zaliczenie do kosztów podatkowych wydatków na podróż służbową udziałowca, spółka powinna wykazać, że podróż była związana z prowadzoną działalnością spółki. Ponadto spółka musi być w stanie udokumentować, że faktycznie podróż miała miejsce. Podstawową dokumentację stanowią umowy, faktury i specyfikacje do faktur. Optymalnym rozwiązaniem byłoby, aby taka dokumentacja została uzupełniona o dokumenty bezpośrednio i pośrednio związane ze świadczeniem usług, dostawą towarów przez spółkę, np. korespondencję handlową (faksową, mailową). Celem posiadania takiego rodzaju dokumentacji jest wskazanie przedmiotu podróży służbowej, relacji pomiędzy wydatkami na usługi a przychodami oraz potwierdzenie, iż podróż faktycznie miała miejsce.

Gdy udziałowiec nie jest pracownikiem, wówczas nie przysługują mu należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową na podstawie art. 77⁵ § 1 kodeksu pracy. Zwrot kosztów z tytułu podróży służbowej może natomiast przysługiwać na podstawie zawartych z nim umów cywilnoprawnych bądź na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników lub zapisów umowy spółki.

Samochód udziałowca w działalności spółki

Kosztem uzyskania przychodów są wydatki z tytułu używania, na potrzeby działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika, ale tylko w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Wydatkiem objętym omawianym limitem z tytułu używania na potrzeby działalności gospodarczej takich samochodów są wszystkie wydatki, do których należy zaliczyć w szczególności czynsz płacony z tytułu zawartej umowy najmu, paliwo, części zamienne, ewentualne składki na ubezpieczenie. Warunkiem zaliczenia przypadającej kwoty wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu według obowiązującego wzoru. W razie braku przedmiotowej ewidencji wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Ponadto przebieg wynikający z ewidencji powinien być potwierdzony przez podatnika na koniec każdego miesiąca.

Również organy podatkowe potwierdzają, iż zwrot kosztów używania samochodu prywatnego udziałowca nie jest jednostronnym świadczeniem ponoszonym na rzecz udziałowca. A zatem jeżeli spełnione zostaną wymogi określone w powyżej cytowanych przepisach, wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu na potrzeby firmy przez członka zarządu (udziałowca) niebędącego pracownikiem spółki stanowić będą dla spółki koszt uzyskania przychodu. Takie stanowisko możemy znaleźć w piśmie Naczelnika Trzeciego Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy z 17 listopada 2005 r. (nr PG--1-423-9/05): „używania samochodu osobowego obcego, w tym także udziałowca nie będącego pracownikiem spółki, podatnik obowiązany jest zwrócić koszty używania samochodu jego właścicielowi (posiadaczowi) bądź sam je ponosić. Zwrot kosztów używania samochodu prywatnego udziałowca nie jest jednostronnym świadczeniem ponoszonym na rzecz udziałowca w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. A zatem jeżeli spełnione zostaną wymogi określone w ww. przepisach, to wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu na potrzeby firmy przez członka zarządu (udziałowca) niebędącego pracownikiem spółki stanowić będą dla spółki koszt uzyskania przychodu”.

Organizacja zgromadzenia wspólników

Wydatki na organizację zgromadzenia wspólników należy uznać za niezbędne do funkcjonowania organu spółki i jako takie stanowią one koszt uzyskania przychodu. Jednak pojawia się problem w odniesieniu do wydatków poniesionych bezpośrednio na rzecz udziałowców, takich jak wydatki na podróż czy też zapewnienie noclegu. Organy podatkowe w omawianej kwestii zajmują niekorzystne dla podatników stanowisko. Naczelnik Pierwszego Śląskiego Urzędu Skarbowego w Sosnowcu w piśmie z 7 czerwca 2004 r. (nr PSUS/OPBI/423/80/04/MJ) stwierdził: „wydatki związane z wypłatą udziałowcom spółki wynagrodzeń za udział w zgromadzeniach wspólników oraz innych poniesionych przez nich kosztów związanych z udziałem w zgromadzeniu, np. kosztów podróży, pobytu itp., dla osoby prawnej, tj. wnioskującej spółki, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów”.

Często zdarza się, że podczas zgromadzenia wspólników przygotowywany jest poczęstunek. Niestety, w omawianej kwestii również organy podatkowe prezentują niekorzystne dla podatników stanowisko, traktując przedmiotowe wydatki jako reprezentację. Tytułem przykładu można przytoczyć pismo Naczelnika Urzędu Skarbowego w Sosnowcu z 13 lipca 2005 r. (nr PD III/423-3/05)¹, w którym to możemy przeczytać: „Reprezentacja wg ogólnej definicji utrwalonej w orzecznictwie i literaturze fachowej to wszelkie działania polegające na stwarzaniu i utrwalaniu dobrego wizerunku firmy. Zadaniem reprezentacji nie jest bezpośrednie nakłanianie do nabycia towarów lub usług, lecz kreowanie pozytywnego wizerunku firmy. W opisanym stanie faktycznym uzasadnione jest zatem zaliczenie zakupionych przez spółdzielnię mieszkaniową poczęstunków dla Rady Nadzorczej oraz członków spółdzielni do kosztów uzyskania przychodów jako wydatków poniesionych na reprezentację i reklamę, w granicach limitu określonego ustawą. Niewątpliwie dbałość i troska o organy statutowe oraz członków spółdzielni, jaką jest przekazanie do spożycia drobnych posiłków i napojów, zmierza do stworzenia takiego obrazu firmy i znajduje się w ramach celów pośrednio zmierzających do zwiększenia przychodów. (...) uzasadnione jest zatem zaliczenie zakupionych przez spółdzielnię mieszkaniową poczęstunków dla Rady Nadzorczej oraz członków spółdzielni do kosztów uzyskania przychodów, jako wydatków poniesionych na reprezentację i reklamę, w granicach limitu określonego ustawą”.

Wydatki na edukację dla udziałowca, który jest członkiem zarządu

Niewątpliwie przedmiotowe wydatki są racjonalne i mogą w sposób pośredni wpłynąć na zwiększenie przychodu spółki. A zatem jeżeli wydatki na edukację związane są bezpośrednio z czynnościami wykonywanymi przez członka zarządu będącego udziałowcem, to wydatki poniesione przez spółkę na te studia stanowią koszt uzyskania przychodu. Również organy podatkowe potwierdzają, iż przedmiotowe wydatki mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Takie stanowisko możemy odnaleźć w piśmie Naczelnika Urzędu Skarbowego w Jaworze z 1 października 2004 r. (nr PD.III.423-3/WW/04): „szkolenie (studia) członka zarządu stanowi dla spółki koszt uzyskania przychodów, przy założeniu, że zostało poniesione w celu osiągnięcia przychodu. Podatnik, czyli spółka, powinna dysponować wymaganym przez prawo dowodem, że taki wydatek poniesiono i był niezbędny dla osiągnięcia przychodu firmy”.

Co wymaga podkreślenie, aby było możliwe zaliczenie przedmiotowych wydatków do kosztów, istotne jest, żeby szkolenia (studia) wiązały się w sposób bezpośredni z funkcjami wykonywanymi przez nich jako członków zarządu. Tylko wówczas można mówić o wydatku poniesionym w celu osiągnięcia przychodu.

¹ Pismo wydane jeszcze przed zmianą przepisów, reprezentację wyłączyły z kosztów w całości.

Podstawa prawna:

art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn.zm.).