Negocjacje bez ogłoszenia

W pierwszej kolejności zauważyć należy, że ustawa - Prawo zamówień publicznych (dalej: upup) nie zwalnia zamawiającego z obowiązku przygotowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz udostępnienia jej zaproszonym wykonawcom, w przypadku gdy prowadzi postępowanie w trybie negocjacji bez ogłoszenia. Przeciwnie, art. 64 ust. 3 upzp stanowi, że wraz z zaproszeniem do składania ofert zamawiający przekazuje specyfikację. Przygotowana przez zamawiającego specyfikacja powinna zaś czynić zadość przepisom upzp (art. 36). Skoro zatem zamawiający zobowiązany jest do przygotowania specyfikacji, to powinien również uwzględnić możliwość wniesienia protestu na treść specyfikacji, w którym wykonawca zarzuci niezgodne działanie z upzp.

Jednakże ewentualne protesty niekoniecznie muszą być uwzględniane przez zamawiającego przy określaniu terminu składania ofert. W przypadku negocjacji bez ogłoszenia, w których wartość przedmiotu zamówienia nie przekracza tzw. progów unijnych, protest dotyczący postanowień specyfikacji wykonawcy mogą wnieść w terminie 7 dni od dnia jej doręczenia, jednak nie później niż 3 dni przed upływem terminu składania ofert (art. 180 ust. 4 pkt 1 upzp). W praktyce więc, jeżeli zamawiający wyznaczył termin składania ofert krótszy niż 7 dni, wykonawcy będą mieć mniej czasu na wniesienie ewentualnego protestu. Wydaje się jednak zasadne określenie takiego terminu składania ofert, który umożliwiłby wykonawcy w ogóle złożenie protestu. W przeciwnym razie działania zamawiającego mogą być negatywnie ocenione przez instytucję kontrolującą. Ponadto należy zauważyć, że upzp zobowiązuje zamawiającego do wyznaczenia terminu składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie oferty (art. 64 ust. 1).

Zgodnie z art. 94 ust. 1 upzp, zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty. Uregulowany powołanym przepisem obowiązek zamawiającego ma charakter ogólny i znajduje zastosowanie w każdym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Przepisy upzp regulujące poszczególne tryby zamówienia, w tym przepisy art. 61-65, nie przewidują wyłączenia w tym zakresie. W związku z tym zamawiający po dokonaniu wyboru oferty najkorzystniejszej w postępowaniu prowadzonym w trybie negocjacji bez ogłoszenia zobowiązany jest zachować okres 7 dni pomiędzy przekazaniem zawiadomienia o wyborze oferty a zawarciem umowy.