Negocjacje bez ogłoszenia

W pierwszej kolejności zauważyć należy, że ustawa - Prawo zamówień publicznych (dalej: upup) nie zwalnia zamawiającego z obowiązku przygotowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz udostępnienia jej zaproszonym wykonawcom, w przypadku gdy prowadzi postępowanie w trybie negocjacji bez ogłoszenia. Przeciwnie, art. 64 ust. 3 upzp stanowi, że wraz z zaproszeniem do składania ofert zamawiający przekazuje specyfikację. Przygotowana przez zamawiającego specyfikacja powinna zaś czynić zadość przepisom upzp (art. 36). Skoro zatem zamawiający zobowiązany jest do przygotowania specyfikacji, to powinien również uwzględnić możliwość wniesienia protestu na treść specyfikacji, w którym wykonawca zarzuci niezgodne działanie z upzp.

Jednakże ewentualne protesty niekoniecznie muszą być uwzględniane przez zamawiającego przy określaniu terminu składania ofert. W przypadku negocjacji bez ogłoszenia, w których wartość przedmiotu zamówienia nie przekracza tzw. progów unijnych, protest dotyczący postanowień specyfikacji wykonawcy mogą wnieść w terminie 7 dni od dnia jej doręczenia, jednak nie później niż 3 dni przed upływem terminu składania ofert (art. 180 ust. 4 pkt 1 upzp). W praktyce więc, jeżeli zamawiający wyznaczył termin składania ofert krótszy niż 7 dni, wykonawcy będą mieć mniej czasu na wniesienie ewentualnego protestu. Wydaje się jednak zasadne określenie takiego terminu składania ofert, który umożliwiłby wykonawcy w ogóle złożenie protestu. W przeciwnym razie działania zamawiającego mogą być negatywnie ocenione przez instytucję kontrolującą. Ponadto należy zauważyć, że upzp zobowiązuje zamawiającego do wyznaczenia terminu składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie oferty (art. 64 ust. 1).

Czy zamawiający, udzielając zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zobowiązany jest odczekać 7 dni na zawarcie umowy? Czy powinien zawiadomić o wyborze najkorzystniejszej oferty wykonawców, których zaprosił do składania ofert lub którzy oferty złożyli (art. 94 ust. 1 upzp)?

Zgodnie z art. 94 ust. 1 upzp, zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty. Uregulowany powołanym przepisem obowiązek zamawiającego ma charakter ogólny i znajduje zastosowanie w każdym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Przepisy upzp regulujące poszczególne tryby zamówienia, w tym przepisy art. 61-65, nie przewidują wyłączenia w tym zakresie. W związku z tym zamawiający po dokonaniu wyboru oferty najkorzystniejszej w postępowaniu prowadzonym w trybie negocjacji bez ogłoszenia zobowiązany jest zachować okres 7 dni pomiędzy przekazaniem zawiadomienia o wyborze oferty a zawarciem umowy.

O wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zobowiązany zaś jest poinformować tylko tych wykonawców, którzy oferty złożyli. Obowiązek ten reguluje art. 92 ust. 1 pkt 1 upzp, który stanowi, że niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadamia o tym wykonawców, którzy złożyli oferty, podając nazwę (firmę), siedzibę i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy (firmy), siedziby i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty, wraz ze streszczeniem oceny i porównania złożonych ofert. Dodatkowo informacje te zamawiający publikuje na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie.

Czy zamawiający zaprasza do składania ofert wszystkich wykonawców, z którymi negocjował, czy na przykład tylko jednego z nich?

W negocjacjach bez ogłoszenia zamawiający zaprasza tych samych wykonawców do składania ofert, z którymi prowadził negocjacje. Jak wynika z definicji trybu, zawartej w art. 61 upzp, negocjacje bez ogłoszenia to tryb, w którym zamawiający negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego z wybranymi przez siebie wykonawcami, a następnie zaprasza ich do składania ofert. Stosownie do treści art. 63 ust. 3 upzp, do negocjacji zamawiający zaprasza wykonawców w liczbie zapewniającej konkurencję, nie mniejszej niż 5. Jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi o wartości równej lub przekraczającej 10 mln euro albo roboty budowlane o wartości równej lub przekraczającej 20 mln euro, minimalna liczba wykonawców zapraszanych do negocjacji wynosi 7. Jedynie w przypadku gdy zamówienie ma specjalistyczny charakter, liczba ta może zostać zmniejszona do 2 wykonawców. Dodatkowo, jeżeli postępowanie prowadzone jest na podstawie przesłanki określonej w art. 62 ust. 1 pkt 1 upzp, zamawiający zobowiązany jest zaprosić do negocjacji co najmniej tych wykonawców, którzy złożyli oferty w przetargu nieograniczonym albo przetargu ograniczonym.

Należy jednak odróżnić liczbę wykonawców zapraszanych przez zamawiającego do negocjacji od liczby wykonawców, którzy wyrażą zainteresowanie udziałem w negocjacjach. W praktyce bowiem nie zawsze liczba ta będzie taka sama. W trybie negocjacji bez ogłoszenia ważne jest jednak, aby występowała równość pomiędzy liczbą wykonawców biorących udział w negocjacjach z liczbą wykonawców zapraszanych do składania ofert. Teoretycznie możliwe jest zatem wystąpienie takiej sytuacji, gdy zamawiający zaprosi do składania ofert tylko jednego wykonawcę. Przypadek taki ma miejsce, gdy zaproszenie zamawiającego do negocjacji nie spotka się z zainteresowaniem więcej niż jednego wykonawcy.

Podstawa prawna

• Ustawa z 19 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655)