REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak rozliczyć fakturę za nocleg przedstawiciela handlowego

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Marta Stachowiak
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Jak rozliczyć fakturę za nocleg przedstawiciela handlowego w miejscowości na terenie jego działania? Przedstawiciel handlowy jest zatrudniony na umowę o pracę. Często nie wraca do domu. Miejscem jego pracy jest teren 3 sąsiadujących ze sobą województw. Jeżeli ma on np. spotkanie z klientem rano, to nocując, zaoszczędza na czasie i na paliwie. Czy fakturę za nocleg można od razu „wrzucić” brutto w koszty, czy też przedstawiciel powinien mieć wystawioną delegację? Przedstawiciel pracuje 8 godzin dziennie od poniedziałku do piątku, nie musi pracować codziennie od 8.00 do 16.00. Jego praca liczy się od godziny pierwszej wizyty u klienta. Może więc zacząć pracę o 12.00, a skończyć o 20.00.
RADA

 

Jeżeli w umowie o pracę miejscem wykonywania pracy jest teren 3 województw, to nocleg na ich terenie nie stanowi delegacji. W takim przypadku najwłaściwsze wydaje się potraktowanie tego kosztu jako elementu wynagrodzenia przedstawiciela. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Wśród przepisów prawa podatkowego nie ma definicji pojęcia podróży służbowej. Definicja ta wynika z przepisów prawa pracy. Podróżą służbową w rozumieniu art. 775 § 1 ustawy - Kodeks pracy jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza stałym miejscem pracy pracownika lub siedziby pracodawcy. Aby więc mówić o podróży służbowej, pracodawca musi polecić wykonanie zadania w miejscu znajdującym się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. To ostatnie określenie odnosi się do pracowników mających stałe miejsce pracy w innej miejscowości niż miejscowość położenia siedziby pracodawcy.

Ważne!

Podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza stałym miejscem pracy pracownika lub siedziby pracodawcy.

Stałe miejsce pracy powinno wynikać z umowy o pracę. Jako miejsce pracy można również określić miejsce, w którym pracownik otrzymuje przydział zadań roboczych (por. Kodeks Pracy. Komentarz pod redakcją T. Zielińskiego, Dom Wydawniczy ABC 2001, str. 254).

Definicji podróży służbowej nie będą odpowiadać wyjazdy służbowe pracownika w granicach miejscowości, w której znajduje się jego miejsce pracy.

Jeżeli miejsce, w którym nocował przedstawiciel handlowy, jest miejscem wykonywania przez niego pracy, to w takim przypadku nie mamy do czynienia z podróżą służbową.

Jednocześnie należy zwrócić uwagę na orzecznictwo w zakresie prawa pracy.

Miejsce wykonywania pracy należy ustalić tak, by pracownik miał możliwość wykonywania zadań, wliczając w to czas dojazdu do miejsca ich wykonywania, w ramach umówionej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. (Wyrok Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 350/00, OSNP 2003/2/36).

Konsekwencje nieuznania podróży za służbową

W opisanej sytuacji nie występuje podróż służbowa. Nie przysługują więc pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej, tj. dieta, zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów itp. Jeżeli pracodawca dokona zwrotu tych wydatków (mimo braku takiego obowiązku), należy je opodatkować na podstawie art. 12 ust. 1 updof. Przepis ten określa, że przychodami ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W przypadku gdy pracodawca pokrywa pracownikowi niebędącemu w podróży służbowej rachunki za hotel (który nie jest hotelem pracowniczym), wartość świadczenia stanowi przychód pracownika.

Pracodawca ryzykuje dodatkowo zakwestionowanie takiego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu. Organy skarbowe mogą dowodzić, że wydatek ma charakter osobisty i nie jest związany z uzyskaniem przychodu przez pracodawcę. Jeżeli jednak potraktuje ten wydatek jako element wynagrodzenia przedstawiciela handlowego, będzie on stanowił koszt uzyskania przychodu. Wówczas organ skarbowy nie będzie miał podstaw do kwestionowania zasadności zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Dobrym rozwiązaniem byłyby również odpowiednie zapisy w umowie o pracę. Właściwy byłby zapis, iż pracodawca jest zobowiązany do zwrotu kosztów noclegów przedstawiciela w terenie wykonywania pracy poza miejscem zamieszkania pracownika. Taki zapis umocniłby zasadność ponoszenia tego kosztu jako elementu wynagrodzenia pracownika.

- art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 251, poz. 1847

Marta Stachowiak

ekspert z zakresu podatku dochodowego

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Księgowego

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF w 2026 r. Jak powinny być wystawiane?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. Potrzebne zaświadczenia z ZUS – wnioski będzie można składać już od stycznia

Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie zmiany w Kodeksie pracy. Nowe przepisy rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy dla celów nabywania prawa do świadczeń i uprawnień pracowniczych. Obejmą one m.in. umowy zlecenia, prowadzenie działalności gospodarczej czy pracę zarobkową za granicą. Potwierdzeniem tych okresów będą zaświadczenia z ZUS, wydawane od nowego roku na podstawie wniosku składanego w PUE/eZUS.

JPK VAT dostosowany do KSeF – co w praktyce oznaczają nowe oznaczenia i obowiązek korekty?

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego przepisy w zakresie JPK_VAT do zmian wynikających z wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur. Nowe regulacje mają na celu ujednolicenie sposobu raportowania faktur, w tym tych wystawianych poza KSeF – zarówno w trybie awaryjnym, jak i offline24. Projekt określa również zasady rozliczeń VAT od pobranej i niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.

KSeF 2.0 a obieg dokumentów. Rewolucja w księgowości i przedsiębiorstwach już niedługo

Od chwili wejścia w życie obowiązkowego KSeF jedyną prawnie skuteczną formą faktury będzie dokument ustrukturyzowany przesłany do systemu Ministerstwa Finansów, a jej wystawienie poza KSeF nie będzie uznane za fakturę w rozumieniu przepisów prawa. Oznacza to, że dla milionów firm zmieni się sposób dokumentowania sprzedaży i zakupu – a wraz z tym całe procesy księgowe.

REKLAMA

Czy przed 2026 r. można wystawiać część faktur w KSeF, a część poza tym systemem?

Spółka (podatnik VAT) chciałaby od października lub listopada 2025 r. pilotażowo wystawiać niektórym swoim odbiorcom faktury przy użyciu KSeF. Czy jest to możliwe, tj. czy w okresie przejściowym można wystawiać część faktur przy użyciu KSeF, część zaś w tradycyjny sposób? Czy w okresie tym spółka może niekiedy wystawiać „zwykłe” faktury nabywcom, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF?

Czy noty księgowe trzeba będzie wystawiać w KSeF od lutego 2026 roku?

Firma nalicza kary umowne za niezgodne z umową użytkowanie wypożyczanego sprzętu. Z uwagi na to, że kary umowne nie podlegają VAT, ich naliczanie dokumentujemy poprzez wystawienie noty księgowej. Czy taki dokument również będziemy musieli wystawiać od 2026 roku z użyciem systemu KSeF?

REKLAMA