Czy koszty szkolenia podwyższają wartość początkową programu komputerowego

RADA

Autopromocja

Nie. Koszty szkoleń przeprowadzonych po wdrożeniu nowego systemu komputerowego nie podwyższają wartości początkowej zakupionego programu. Koszty szkolenia powinni Państwo ująć jako bieżące koszty uzyskania przychodu. W opinii większości organów podatkowych wydatki poniesione na szkolenia w zakresie obsługi nabytego systemu przed przekazaniem go do używania stanowią element jego wartości początkowej. Szczegóły - w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Wartością początkową licencji do programów komputerowych jest - w razie odpłatnego nabycia - cena ich nabycia (art. 16g ust. 1 pkt 1 updop).

Autopromocja

VAT w 2025 roku.
Szkolenie INFOR

Sprawdź

Z kolei za cenę nabycia uważa się:

kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji, oraz pomniejszoną o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku (art. 16g ust. 3 updop).

Koszt szkolenia poniesiony po przekazaniu systemu do użytkowania

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

W przytoczonej powyżej regulacji należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• wydatki, o jakie powiększa się wartość początkową, zostały wymienione jedynie przykładowo. Świadczy o tym użycie terminu „w szczególności”. Mogą więc być to inne koszty związane z zakupem programu komputerowego, np. koszty związane z testowaniem wdrażanego systemu,

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

• ma ją być to koszty związane z zakupem wnip naliczone do dnia przekazania do używania.

W związku z tym, iż ponieśli Państwo wydatek na szkolenia pracowników - użytkowników programu komputerowego już po oddaniu go do używania, niewątpliwie koszt ten nie będzie podwyższał wartości początkowej tego programu.

Koszt szkolenia poniesiony przed przekazaniem systemu do użytkowania

Warto dodać, że organy podatkowe mają zróżnicowane poglądy co do kosztów szkoleń poniesionych przed oddaniem do używania programów komputerowych.

I tak, w wyjaśnieniu Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Skarbowego z 17 grudnia 2004 r. (sygn. US.PD/423-47/JG/04) czytamy:

(...) Zatem koszty wdrożenia systemu komputerowego (w tym koszty przeszkolenia personelu) poniesione do dnia przyjęcia systemu do użytkowania i wprowadzenia do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych powinny stanowić element wartości początkowej licencji.

Natomiast odmienne stanowisko zaprezentował Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu. W postanowieniu z 25 sierpnia 2006 r. (sygn. ZD/4061-122/06) Urząd ten stwierdził, że:

W kwestii wydatków związanych z przeszkoleniem przyszłych użytkowników stwierdzić należy, że koszty związane ze szkoleniem pracowników w zakresie obsługi systemu nie powinny zwiększać wartości początkowej nabytego prawa majątkowego, nie mieszczą się bowiem w ramach definicji ceny nabycia wartości niematerialnych i prawnych, w tym przypadku praw majątkowych. Wydatki te nie mają związku z możliwością funkcjonowania samego systemu komputerowego, czy też oprogramowania. Wobec powyższego będą one obciążać koszty uzyskania przychodów w momencie ich poniesienia, pod tym jednak warunkiem, że zostanie spełniona przesłanka art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Urząd udzielił takiej odpowiedzi w oparciu o wykładnię językową pojęcia instalacji i uruchomienia programów i systemów komputerowych. „Uruchomienie” jest powodowaniem funkcjonowania, puszczaniem w ruch. Przez „instalowanie” należy rozumieć zakładanie, urządzanie, umieszczanie. W związku z tym urząd podkreślił, iż co do zasady wszystkie wydatki, które powodują, że licencja nadaje się do gospodarczego wykorzystania, w tym związane z „powodowaniem prawidłowego funkcjonowania” oprogramowania, poniesione do momentu oddania jej do używania, winny zwiększać wartość początkową licencji. Przy czym wymaga podkreślenia, iż o tym, czy poszczególne wydatki stanowić powinny koszt nabycia prawa majątkowego (w niniejszej sprawie licencji), decyduje wyłącznie związek danego wydatku z realizowanym przedsięwzięciem.

Drugie stanowisko jest dla podatników korzystniejsze. Na jego podstawie można zaliczyć koszt szkoleń użytkowników systemu komputerowego do kosztów bieżących - bez względu na to, czy ich koszt został poniesiony przed wdrożeniem systemu, czy też już po jego wdrożeniu. Pomimo że stanowisko Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego jest oparte na trafnych argumentach, może zostać zakwestionowane. Ze względu na to, że przyjęcie tego stanowiska oznacza możliwość sporu z urzędem skarbowym, tym samym warto wystąpić o indywidualną interpretację w tej sprawie.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Koszty szkolenia w księgach rachunkowych

PRZYKŁAD

Jednostka gospodarcza w czerwcu zakupiła do użytkowania program komputerowy o wartości 9000 zł (netto). Koszty uruchomienia programu wyniosły 500 zł (netto). W lipcu program ten przyjęto do użytkowania. W sierpniu zostały przeprowadzone szkolenia pracowników w zakresie obsługi programu, na co otrzymano fakturę w wysokości 3000 zł netto. Poniesiono również:

1. Faktura za zakupiony program komputerowy:

Wn konto 300„Rozliczenie zakupu” 9 000 zł

Wn konto 223„Rozliczenie podatku VAT naliczonego” 1 980 zł

Ma konto 202„Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: konto dostawcy oprogramowania) 10 980 zł

2. Faktura za koszty uruchomienia programu komputerowego (montaż, instalacja, uruchomienie):

Wn konto 300„Rozliczenie zakupu” 500 zł

Wn konto 223„Rozliczenie podatku VAT naliczonego” 110 zł

Ma konto 202„Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: konto dostawcy uruchamiającego program) 610 zł

3. Przyjęcie zakupionego programu komputerowego do używania:

Wn konto 070„Wartości niematerialne i prawne” 9 500 zł

Ma konto 300„Rozliczenie zakupu” 9 500 zł

4. Faktura za szkolenie pracowników w zakresie obsługi programu:

Wn konto 403„Usługi obce” (w analityce: „Koszty szkoleń pracowników”) 3 000 zł

Wn konto 223„Rozliczenie podatku VAT naliczonego” 660 zł

Ma konto 202„Rozrachunki z dostawcami” (w analityce: konto firmy, która przeprowadziła szkolenie) 3 660 zł

• art. 16b, art. 16g ust. 1 i 3 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238

Paweł Muż

ekonomista, księgowy

Marta Stachowiak

konsultant podatkowy