Podatek dochodowy: co można wliczyć w firmowe koszty?

Koszty uzyskania przychodów – czyli co?

Rachunek jest prosty: przychody pomniejszone o koszty to dochód, przy czym prawo do odliczenia kosztów mają tylko przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych lub liniowo (tego przywileju nie mają ryczałtowcy i podatnicy na karcie podatkowej). Większe koszty oznaczają mniejszy  dochód,  i równocześnie mniejszy podatek dochodowy.

Warto podejść do kwestii firmowych kosztów racjonalnie i ostrożnie: nie ma sensu za wszelką cenę (czasem nawet sporu ze skarbówką) generować wydatków. Lepiej robić takie zakupy na firmę, które później będzie można sensownie uzasadnić.

Co mówi ustawa i PIT i CIT?

W świetle przepisów podatkowych, kosztem uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w przepisach ustawy (art. 23 ustawy o PIT i art. 16 ustawy o CIT). W praktyce oznacza to, że:

• ustawodawca wskazał, w jaki sposób kwalifikować wydatki do kosztów uzyskania przychodów,
• przepisy nie zawierają zamkniętego katalogu wydatków – nie wskazują wprost co jest kosztem uzyskania przychów.

Skąd zatem wątpliwości?

Skoro przepisy wskazują, jak ustalić co jest kosztem, a co nie, i dodatkowo wyliczają wydatki, których nie można uznać za firmowe koszty, skąd biorą się ciągłe problemy w kwalifikacją zakupów przedsiębiorcy?

Odpowiedzi należy szukać w tajemniczym sformułowaniu, które znajdziemy w większości indywidualnych interpretacji podatkowych. Chodzi o konieczność zaistnienia związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem, a możliwością osiągnięcia z tego tytułu przychodu. Źródłem wątpliwości, i ewentualnych problemów jest to, że pojęcie to może być bardzo różnie interpretowane oraz to, że to na podatniku spoczywa ciężar udowodnienia (np. w czasie kontroli), że jego wydatki mają wpływ na wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów).

Uwaga na dokumentowanie firmowych kosztów!

Wszystkie wydatki firmowe trzeba udokumentować za pomocą faktury uproszczonej (paragonu z numerem NIP do kwoty 450 zł lub 100 euro) lub faktury VAT. Warto pamiętać, że od 1 stycznia 2020 roku, aby uzyskać fakturę do paragonu, musi się na nim znajdować NIP.

Poza powyższymi, wydatki firmowe można również potwierdzać dokumentami celnymi,  kwitkami za przejazd autostradą czy za opłaty pocztowe.
W dokumentowaniu firmowych kosztów ważna jest też ich poprawność i kompletność – oznacza to, że powinny zawierać wszystkie dane, których wymaga ustawa do dokonania odliczenia od podatku dochodowego.

Typowe koszty firmowe

W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej są wydatki, co do których nie ma wątpliwości, że można zaliczyć je  do firmowych kosztów. Są to rachunki za media (telefon, prąd, ogrzewanie), na zakup sprzętu komputerowego, towary, reklamę, wynagrodzenia pracowników, księgowość, a także koszty podróży, transportu itd.

Niekonwencjonalne wydatki firmowe

Każdy wydatek poczyniony z myślą o firmie należy przeanalizować pod kątem jego związku z prowadzoną działalnością. To, co dla jednej firmy będzie kosztem, dla innej może nie nadawać się do odliczenia. Taksówkarz nie odliczy wydatku na komputerowy program graficzny, a lekarz specjalistycznej maszyny do remontów. Wszystko zależy od specyfiki biznesu – zawsze należy zadać sobie pytanie, czy będziemy w stanie wykazać powiązanie między wydatkiem a przychodem. 

Nietypowe wydatki wrzucane w firmowe koszty mogą narazić przedsiębiorcę na niepotrzebny stres i kłopoty ze skarbówką.

W niedawnej interpretacji podatkowej właściciel kancelarii prawnej uzyskał zielone światło na zaliczenie w koszty podatkowe zakupu drogiego zegarka. Wcześniej inny podatnik prowadzący blog lifestylowy, otrzymał potwierdzenie, że może wrzucić w koszty bilety na wydarzenia kulturalne, ubrania czy kosmetyki, aby mógł następnie o nich pisać na blogu. Inne nietypowe wydatki, które można zaliczyć w firmowe koszty, to:

• rower, skuter – pod warunkiem, że jest używany jako środek transportu. Dodatkowo w tym przypadku można liczyć na bonus: odliczenie 100% podatku VAT;
• napoje i przekąski dla pracowników – „owocowe piątki” stały się w wielu firmach tradycją – zatrudniając pracowników można wrzucić w koszty wydatki na ten cel;
• telewizor, gry RTV i inne elementy wyposażenia pokoju do relaksu dla pracowników;
• alkohol i jedzenie może odliczyć od podatku np. kucharz lub bloger kulinarny, kiedy są one składnikiem przygotowywanych potraw;
• ubrania można wrzucić w firmowe koszty pod warunkiem, że są na nich logotypy firmowe – chodzi o to, by nie miały one charakteru osobistego, czyli nie były odzieżą używaną na co dzień;
• książki, szkolenia, kursy, studia – podnoszenie kwalifikacji i wydatki z tym związane są firmowymi kosztami, ale muszą się wiązać z aktualną działalnością. Skarbówka raczej zakwestionuje wydatek na szkolenia nie pokrywające się z obecnym profilem działania nawet, kiedy na przykład myślimy o przebranżowieniu;

Choć może trudno w to uwierzyć, ale nawet najbardziej oryginalne wydatki mogą być uznane przez skarbówkę za koszty uzyskania przychodów. Może to być na przykład pies (i wszystko, co wiąże się z jego utrzymaniem), jeśli jego zadaniem jest strzeżenie wstępu do firmy.

Co w razie wątpliwości?

Czasem ustalenie co jest, kosztem do odliczenia, a co nie, bywa bardzo trudne – zwłaszcza, jeśli przedsiębiorca samodzielnie zajmuje się księgowością w swojej firmie. W takiej sytuacji warto zasięgnąć porady profesjonalisty – udać się do kancelarii rachunkowej lub podatkowej. Druga opcja, to wystąpienie o wydanie  indywidualnej interpretacji podatkowej, która zabezpieczy przed zakwestionowaniem kosztu przez urząd skarbowy.

Piotr Kowalski
Właściciel Kancelarii Rachunkowej Leganti