Kategorie

Podatek dochodowy: co można wliczyć w firmowe koszty?

Leganti - Kancelaria Rachunkowa
Partnerstwo biznesowe w zakresie pełnej księgowości dla podmiotów prowadzących różne formy działalności gospodarczej
Podatek dochodowy: co można wliczyć w firmowe koszty?
Podatek dochodowy: co można wliczyć w firmowe koszty?
Wrzucić w koszty, czy nie wrzucić? Oto jest pytanie, które zadaje sobie każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą. Odpowiedź ma niebagatelne znaczenie, bo decyduje o wysokości podatku dochodowego. Poza tym nieprawidłowe zakwalifikowanie wydatku może narazić przedsiębiorcę na kłopoty z urzędem skarbowym.

Koszty uzyskania przychodów – czyli co?

Rachunek jest prosty: przychody pomniejszone o koszty to dochód, przy czym prawo do odliczenia kosztów mają tylko przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych lub liniowo (tego przywileju nie mają ryczałtowcy i podatnicy na karcie podatkowej). Większe koszty oznaczają mniejszy  dochód,  i równocześnie mniejszy podatek dochodowy.

Warto podejść do kwestii firmowych kosztów racjonalnie i ostrożnie: nie ma sensu za wszelką cenę (czasem nawet sporu ze skarbówką) generować wydatków. Lepiej robić takie zakupy na firmę, które później będzie można sensownie uzasadnić.

Co mówi ustawa i PIT i CIT?

W świetle przepisów podatkowych, kosztem uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w przepisach ustawy (art. 23 ustawy o PIT i art. 16 ustawy o CIT). W praktyce oznacza to, że:

  • ustawodawca wskazał, w jaki sposób kwalifikować wydatki do kosztów uzyskania przychodów,
  • przepisy nie zawierają zamkniętego katalogu wydatków – nie wskazują wprost co jest kosztem uzyskania przychów.

Skąd zatem wątpliwości?

Skoro przepisy wskazują, jak ustalić co jest kosztem, a co nie, i dodatkowo wyliczają wydatki, których nie można uznać za firmowe koszty, skąd biorą się ciągłe problemy w kwalifikacją zakupów przedsiębiorcy?

Odpowiedzi należy szukać w tajemniczym sformułowaniu, które znajdziemy w większości indywidualnych interpretacji podatkowych. Chodzi o konieczność zaistnienia związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem, a możliwością osiągnięcia z tego tytułu przychodu. Źródłem wątpliwości, i ewentualnych problemów jest to, że pojęcie to może być bardzo różnie interpretowane oraz to, że to na podatniku spoczywa ciężar udowodnienia (np. w czasie kontroli), że jego wydatki mają wpływ na wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów).

Uwaga na dokumentowanie firmowych kosztów!

Wszystkie wydatki firmowe trzeba udokumentować za pomocą faktury uproszczonej (paragonu z numerem NIP do kwoty 450 zł lub 100 euro) lub faktury VAT. Warto pamiętać, że od 1 stycznia 2020 roku, aby uzyskać fakturę do paragonu, musi się na nim znajdować NIP.

Poza powyższymi, wydatki firmowe można również potwierdzać dokumentami celnymi,  kwitkami za przejazd autostradą czy za opłaty pocztowe.
W dokumentowaniu firmowych kosztów ważna jest też ich poprawność i kompletność – oznacza to, że powinny zawierać wszystkie dane, których wymaga ustawa do dokonania odliczenia od podatku dochodowego.

Typowe koszty firmowe

W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej są wydatki, co do których nie ma wątpliwości, że można zaliczyć je  do firmowych kosztów. Są to rachunki za media (telefon, prąd, ogrzewanie), na zakup sprzętu komputerowego, towary, reklamę, wynagrodzenia pracowników, księgowość, a także koszty podróży, transportu itd.

Niekonwencjonalne wydatki firmowe

Każdy wydatek poczyniony z myślą o firmie należy przeanalizować pod kątem jego związku z prowadzoną działalnością. To, co dla jednej firmy będzie kosztem, dla innej może nie nadawać się do odliczenia. Taksówkarz nie odliczy wydatku na komputerowy program graficzny, a lekarz specjalistycznej maszyny do remontów. Wszystko zależy od specyfiki biznesu – zawsze należy zadać sobie pytanie, czy będziemy w stanie wykazać powiązanie między wydatkiem a przychodem. 

Nietypowe wydatki wrzucane w firmowe koszty mogą narazić przedsiębiorcę na niepotrzebny stres i kłopoty ze skarbówką.

W niedawnej interpretacji podatkowej właściciel kancelarii prawnej uzyskał zielone światło na zaliczenie w koszty podatkowe zakupu drogiego zegarka. Wcześniej inny podatnik prowadzący blog lifestylowy, otrzymał potwierdzenie, że może wrzucić w koszty bilety na wydarzenia kulturalne, ubrania czy kosmetyki, aby mógł następnie o nich pisać na blogu. Inne nietypowe wydatki, które można zaliczyć w firmowe koszty, to:

  • rower, skuter – pod warunkiem, że jest używany jako środek transportu. Dodatkowo w tym przypadku można liczyć na bonus: odliczenie 100% podatku VAT;
  • napoje i przekąski dla pracowników – „owocowe piątki” stały się w wielu firmach tradycją – zatrudniając pracowników można wrzucić w koszty wydatki na ten cel;
  • telewizor, gry RTV i inne elementy wyposażenia pokoju do relaksu dla pracowników;
  • alkohol i jedzenie może odliczyć od podatku np. kucharz lub bloger kulinarny, kiedy są one składnikiem przygotowywanych potraw;
  • ubrania można wrzucić w firmowe koszty pod warunkiem, że są na nich logotypy firmowe – chodzi o to, by nie miały one charakteru osobistego, czyli nie były odzieżą używaną na co dzień;
  • książki, szkolenia, kursy, studia – podnoszenie kwalifikacji i wydatki z tym związane są firmowymi kosztami, ale muszą się wiązać z aktualną działalnością. Skarbówka raczej zakwestionuje wydatek na szkolenia nie pokrywające się z obecnym profilem działania nawet, kiedy na przykład myślimy o przebranżowieniu;

Choć może trudno w to uwierzyć, ale nawet najbardziej oryginalne wydatki mogą być uznane przez skarbówkę za koszty uzyskania przychodów. Może to być na przykład pies (i wszystko, co wiąże się z jego utrzymaniem), jeśli jego zadaniem jest strzeżenie wstępu do firmy.

Co w razie wątpliwości?

Czasem ustalenie co jest, kosztem do odliczenia, a co nie, bywa bardzo trudne – zwłaszcza, jeśli przedsiębiorca samodzielnie zajmuje się księgowością w swojej firmie. W takiej sytuacji warto zasięgnąć porady profesjonalisty – udać się do kancelarii rachunkowej lub podatkowej. Druga opcja, to wystąpienie o wydanie  indywidualnej interpretacji podatkowej, która zabezpieczy przed zakwestionowaniem kosztu przez urząd skarbowy.

Piotr Kowalski
Właściciel Kancelarii Rachunkowej Leganti

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po nasze publikacje
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT +  VAT w e-commerce
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT + VAT w e-commerce
Tylko teraz
99,00 zł
119,70
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Księgowość
    1 sty 2000
    21 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład. Propozycje zmian w VAT

    Polski Ład, wśród licznych zmian przepisów prawa podatkowego, zawiera także nowe propozycje w zakresie ustawy o VAT, które mogą zacząć obowiązywać już od 2022 r. Oto najważniejsze zmiany w VAT w ramach Polskiego Ładu.

    Kościński o Polskim Ładzie: Zostawiamy więcej pieniędzy dla tych co zarabiają mniej

    Polski Ład. Chodzi tu o elementarną sprawiedliwość. Nie może być tak, że pracodawca który zarabia 30 tys. płaci mniejsze podatni niż pracownik co zarabia 3 tys. - mówi w wywiadzie minister finansów Tadeusz Kościński.

    Polski Ład ma zresetować regresywny klin podatkowy

    Polski Ład a klin podatkowy. Polski Ład ma zresetować regresywny klin podatkowy i podtrzymać wzrost gospodarczy; myślę, że to, co proponujemy, zda egzamin – powiedział minister finansów Tadeusz Kościński podczas Europejskiego Kongresu Gospodarczego w Katowicach.

    Ryczałt w 2022 r. Co zmieni Polski Ład?

    Ryczałt 2022. W ramach Polskiego Ładu mają zostać ujednolicone zasady opodatkowania przychodów z najmu lub dzierżawy. Ustawodawca planuje także zmiany w stawkach ryczałtu. Jakie nowości mogą się pojawić od przyszłego roku?

    Podatek od korporacji zapłacą prawie wszystkie firmy

    Minimalny podatek od korporacji zapłacą prawie wszystkie firmy, w tym MŚP, spółki Skarbu Państwa, startupy, a nawet mikrofirmy. Nowy podatek doprowadzi do znaczącej podwyżki cen wielu towarów i spowoduje ucieczkę dużych firm do innych krajów UE - ocenia Konfederacja Lewiatan.

    System viaTOLL tylko do 30 września 2021 r.

    System viaTOLL będzie działać wyłącznie do 30 września br. Od 1 października zostanie wyłączony, a jedynym systemem umożliwiającym opłacanie przejazdów ciężkich po drogach płatnych będzie system e-TOLL – powiedziała Magdalena Rzeczkowska, Szefowa Krajowej Administracji Skarbowej.

    Zasady ustalania rezydencji podatkowej

    Rezydencja podatkowa. Jak wyglądają zasady ustalania rezydencji podatkowej na podstawie objaśnień Ministerstw Finansów z 29 kwietnia 2021 r.?

    Sprzedaż nieruchomości wykorzystywanej w działalności gospodarczej a PIT

    Odpłatne zbycie nieruchomości wykorzystywanej na potrzeby związane z działalnością gospodarczą, która nie była środkiem trwałym i nie podlegała ujęciu w ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych nie stanowi przychodu z działalności gospodarczej. Taką interpretację przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) został zaprezentowany w uchwale Naczelnego Sądu Administracyjnego (podjętej w składzie siedmiu sędziów) z 17 lutego 2014 r. (sygn. akt II FPS 8/13). Tak samo uważają organy podatkowe, w tym Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

    Minimalne wynagrodzenie otrzymuje 2,2 mln Polaków. Podwyżka już w 2022 r.

    Płaca minimalna w 2022 roku. Rząd podniósł minimalne wynagrodzenie oraz godzinową stawkę minimalną od 2022 roku. Najniższe wynagrodzenie dla zatrudnionych na podstawie umowy o pracę wyniesie brutto 3010 złotych, a stawka godzinowa dla samozatrudnionych i zleceniobiorców – 19,70 złotych brutto. Obecnie w Polsce 2,2 miliona osób otrzymuje płace na poziomie minimalnego wynagrodzenia.

    Minimalny podatek dochodowy od wielkich korporacji, a obciążenie małych i średnich firm

    Minimalny podatek dochodowy. Na wzór rozwiązań stosowanych w USA czy Kanadzie, polski ustawodawca wprowadził w ramach pakietu zmian do ustaw podatkowych tzw. „Polski Ład” minimalny podatek dochodowy. Jako cel wprowadzenia nowego obciążenia Ministerstwo Finansów wskazało konieczność wsparcia gospodarki osłabionej w wyniku pandemii COVID – 19 oraz załatanie luki budżetowej powstałej w podatku dochodowym od osób prawnych.

    Korekta JPK_V7M - błędna nazwa dostawcy

    Korekta JPK_V7M. Podatnik otrzymał fakturę korygującą dotyczącą sprzedaży z czerwca 2021 r. Korekta jest na 0,00 zł i dotyczy wyłącznie zmiany danych sprzedawcy. Firma sprzedawcy się przekształciła, w związku z czym zmieniła się jego nazwa (NIP został ten sam). Czy podatnik powinien korygować JPK za czerwiec 2021 r.?

    Projekt zmian w ustawach podatkowych w ramach Polskiego Ładu

    Polski Ład a podatki. Sejm skierował do komisji projekt zmian w ustawach podatkowych w ramach Polskiego Ładu. Zgłoszony przez Koalicję Obywatelską wniosek o odrzucenie projektu w pierwszym czytaniu nie uzyskał większości.

    Komornicze e-licytacje nieruchomości od 19 września 2021 r.

    Komornicze e-licytacje nieruchomości. Od 19 września 2021 r. zaczęły obowiązywać przepisy dotyczące możliwości sprzedaży nieruchomości w drodze komorniczej licytacji elektronicznej. Resort sprawiedliwości ocenia, że zmiana pozwoli na likwidację zmów między licytantami oraz zapewni transparentność i bezpieczeństwo postępowań.

    Windykacja należności na własną rękę, czy przez firmę windykacyjną?

    Windykacja należności. Aż 73 proc. małych i średnich przedsiębiorstw wskazuje, że firmy korzystające z profesjonalnej windykacji są postrzegane jako wiarygodne i odpowiedzialnie traktują zapłatę za swoją pracę – wynika z badania Kaczmarski Inkasso. Mimo to wiele z nich decyduje się na samodzielne dochodzenie należności od kontrahentów. Uważają, że tak będzie taniej i prościej. Jak jest naprawdę?

    Wzrosła liczba faktur przekazywanych do odzyskania

    Faktury przekazywane do odzyskania. O 1/3 zwiększyła się od sierpnia ub. r. do sierpnia 2021 r. liczba faktur przekazywanych przez przedsiębiorców do odzyskania, a średni okres przeterminowania faktur skrócił się w tym czasie od 222 do 180 dni - wynika z danych Kaczmarski Inkasso, partnera Krajowego Rejestru Długów.

    Rekompensaty dla firm w związku ze stanem wyjątkowym - Sejm uchwalił ustawę

    Stan wyjątkowy - rekompensaty dla firm. 17 września 2021 r. Sejm przyjął ustawę ws. rekompensaty dla podmiotów gospodarczych w związku ze stanem wyjątkowym. Uprawnione podmioty mogą ubiegać się o rekompensatę na poziomie 65 proc. średniego miesięcznego przychodu z trzech letnich miesięcy - czerwca, lipca i sierpnia.

    Zmiana umów podatkowych z Maltą i Holandią - uszczelnienie przepisów

    Zmiana umów podatkowych z Maltą i Holandią, która przewiduje wprowadzenie rozwiązań ograniczających agresywną optymalizację podatkową, zwiększy wpływy do polskiego budżetu - ocenia Dyrektor Departamentu Systemu Podatkowego w Ministerstwie Finansów Przemysław Szymczyk.

    Ulga na społeczną odpowiedzialność biznesu (CSR) od 2022 r.

    Ulga na społeczną odpowiedzialność biznesu (CSR). W ramach Polskiego Ładu ustawodawca planuje wprowadzenie ulgi dla podatników wspierających działalność sportową, kulturalną oraz szkolnictwo wyższe i naukę. Ulga na CSR ma wejść w życie od 2022 roku.

    Zwalczanie pożyczek lichwiarskich - projekt ustawy

    Zwalczanie pożyczek lichwiarskich. Jest zgoda na prace nad tzw. ustawą antylichwiarską, której projekt uzyskał wpis do planu prac rządu. To daje resortowi "zielone światło" do kolejnych kroków legislacyjnych i działań, aby projekt ten mógł być jak najszybciej przyjęty - powiedział PAP wiceminister sprawiedliwości Michał Woś.

    Czasowa rejestracja samochodu a zwrot akcyzy

    Zwrot akcyzy od samochodu. Fiskus nie może odmówić zwrotu akcyzy przedsiębiorcy tylko dlatego, że ten przed sprzedażą samochodu dokonał jego czasowej rejestracji w Polsce - tak uznał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu.

    Informacje TPR - będą zmiany rozporządzeń

    Informacje TPR. Ministerstwo Finansów informuje, że na stronach Rządowego Centrum Legislacji zostały opublikowane projekty rozporządzeń zmieniających rozporządzenia TPR w zakresie podatku PIT i CIT.

    Wydatki na ubranie, a koszty uzyskania przychodów

    Wydatki na ubranie, a koszty uzyskania przychodu. Istnieje wiele profesji w których wymagane jest korzystanie z określonego rodzaju garderoby. Mogą to być ubrania wskazane jako konieczne dla bezpieczeństwa pracowników – np. specjalny stój na budowie - zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, lub też ze względu na inne regulacje prawne – jak na przykład obowiązkowa toga dla adwokata podczas rozprawy na sali sądowej. Poza ścisłymi regulacjami wynikającymi z przepisów istnieją również reguły wyznaczane przez tradycje czy zwyczaje – chociażby konieczność dostosowania stroju do oficjalnych wystąpień publicznych, czy na wysokiej rangi spotkaniach biznesowych. W wielu sytuacjach zakup stroju staje się więc obowiązkiem pracodawcy lub przedsiębiorcy. Powstaje więc pytanie - jakie wydatki związane z garderobą stanowić mogą koszty uzyskania przychodu? Na jakich zasadach oceniać konieczność, prawidłowość oraz wysokość zakupu?

    Granice opodatkowania budynku w podatku od nieruchomości

    Budynek jako przedmiot opodatkowania podatkiem do nieruchomości to „obiekt budowlany w rozumieniu przepisów prawa budowlanego, który jest trwale związany z gruntem, wydzielony z przestrzeni za pomocą przegród budowlanych oraz posiada fundamenty i dach”.

    Zmiany w opodatkowaniu gruntów kolejowych

    Opodatkowanie gruntów kolejowych. Podatkiem od nieruchomości zostaną objęte grunty, na których przedsiębiorstwa kolejowe prowadzą działalność komercyjną inną niż kolejową - tak wynika z projektu nowelizacji ustawy o podatkach i opłatach lokalnych.

    Kantor wymiany walut - wymogi formalne

    Prowadzenie kantoru wymiany walut to jedna z tych form działalności, które w ostatnich latach cieszą się ogromną popularnością. Łatwy dostęp do podróżowania i powszechność emigracji z kraju np. w celach zarobkowych, to główne powody, dla których taki biznes jest szczególnie opłacalny. Kantor to punkt usługowy oferujący sprzedaż i zakup obcej waluty po określonych kursach. Wydawałoby się, że to dość prosta sprawa, jednak samo założenie takiej firmy nie jest łatwe. Jeżeli chcemy prowadzić kantor, musimy uzyskać zezwolenie i spełnić kilka istotnych warunków.