REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Podatek dochodowy: co można wliczyć w firmowe koszty?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Leganti - Kancelaria Rachunkowa
Partnerstwo biznesowe w zakresie pełnej księgowości dla podmiotów prowadzących różne formy działalności gospodarczej
Podatek dochodowy: co można wliczyć w firmowe koszty?
Podatek dochodowy: co można wliczyć w firmowe koszty?

REKLAMA

REKLAMA

Wrzucić w koszty, czy nie wrzucić? Oto jest pytanie, które zadaje sobie każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą. Odpowiedź ma niebagatelne znaczenie, bo decyduje o wysokości podatku dochodowego. Poza tym nieprawidłowe zakwalifikowanie wydatku może narazić przedsiębiorcę na kłopoty z urzędem skarbowym.

Koszty uzyskania przychodów – czyli co?

Rachunek jest prosty: przychody pomniejszone o koszty to dochód, przy czym prawo do odliczenia kosztów mają tylko przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych lub liniowo (tego przywileju nie mają ryczałtowcy i podatnicy na karcie podatkowej). Większe koszty oznaczają mniejszy  dochód,  i równocześnie mniejszy podatek dochodowy.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Warto podejść do kwestii firmowych kosztów racjonalnie i ostrożnie: nie ma sensu za wszelką cenę (czasem nawet sporu ze skarbówką) generować wydatków. Lepiej robić takie zakupy na firmę, które później będzie można sensownie uzasadnić.

Co mówi ustawa i PIT i CIT?

W świetle przepisów podatkowych, kosztem uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w przepisach ustawy (art. 23 ustawy o PIT i art. 16 ustawy o CIT). W praktyce oznacza to, że:

  • ustawodawca wskazał, w jaki sposób kwalifikować wydatki do kosztów uzyskania przychodów,
  • przepisy nie zawierają zamkniętego katalogu wydatków – nie wskazują wprost co jest kosztem uzyskania przychów.

Skąd zatem wątpliwości?

Skoro przepisy wskazują, jak ustalić co jest kosztem, a co nie, i dodatkowo wyliczają wydatki, których nie można uznać za firmowe koszty, skąd biorą się ciągłe problemy w kwalifikacją zakupów przedsiębiorcy?

REKLAMA

Odpowiedzi należy szukać w tajemniczym sformułowaniu, które znajdziemy w większości indywidualnych interpretacji podatkowych. Chodzi o konieczność zaistnienia związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem, a możliwością osiągnięcia z tego tytułu przychodu. Źródłem wątpliwości, i ewentualnych problemów jest to, że pojęcie to może być bardzo różnie interpretowane oraz to, że to na podatniku spoczywa ciężar udowodnienia (np. w czasie kontroli), że jego wydatki mają wpływ na wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Uwaga na dokumentowanie firmowych kosztów!

Wszystkie wydatki firmowe trzeba udokumentować za pomocą faktury uproszczonej (paragonu z numerem NIP do kwoty 450 zł lub 100 euro) lub faktury VAT. Warto pamiętać, że od 1 stycznia 2020 roku, aby uzyskać fakturę do paragonu, musi się na nim znajdować NIP.

Poza powyższymi, wydatki firmowe można również potwierdzać dokumentami celnymi,  kwitkami za przejazd autostradą czy za opłaty pocztowe.
W dokumentowaniu firmowych kosztów ważna jest też ich poprawność i kompletność – oznacza to, że powinny zawierać wszystkie dane, których wymaga ustawa do dokonania odliczenia od podatku dochodowego.

Typowe koszty firmowe

W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej są wydatki, co do których nie ma wątpliwości, że można zaliczyć je  do firmowych kosztów. Są to rachunki za media (telefon, prąd, ogrzewanie), na zakup sprzętu komputerowego, towary, reklamę, wynagrodzenia pracowników, księgowość, a także koszty podróży, transportu itd.

Niekonwencjonalne wydatki firmowe

Każdy wydatek poczyniony z myślą o firmie należy przeanalizować pod kątem jego związku z prowadzoną działalnością. To, co dla jednej firmy będzie kosztem, dla innej może nie nadawać się do odliczenia. Taksówkarz nie odliczy wydatku na komputerowy program graficzny, a lekarz specjalistycznej maszyny do remontów. Wszystko zależy od specyfiki biznesu – zawsze należy zadać sobie pytanie, czy będziemy w stanie wykazać powiązanie między wydatkiem a przychodem. 

Nietypowe wydatki wrzucane w firmowe koszty mogą narazić przedsiębiorcę na niepotrzebny stres i kłopoty ze skarbówką.

W niedawnej interpretacji podatkowej właściciel kancelarii prawnej uzyskał zielone światło na zaliczenie w koszty podatkowe zakupu drogiego zegarka. Wcześniej inny podatnik prowadzący blog lifestylowy, otrzymał potwierdzenie, że może wrzucić w koszty bilety na wydarzenia kulturalne, ubrania czy kosmetyki, aby mógł następnie o nich pisać na blogu. Inne nietypowe wydatki, które można zaliczyć w firmowe koszty, to:

  • rower, skuter – pod warunkiem, że jest używany jako środek transportu. Dodatkowo w tym przypadku można liczyć na bonus: odliczenie 100% podatku VAT;
  • napoje i przekąski dla pracowników – „owocowe piątki” stały się w wielu firmach tradycją – zatrudniając pracowników można wrzucić w koszty wydatki na ten cel;
  • telewizor, gry RTV i inne elementy wyposażenia pokoju do relaksu dla pracowników;
  • alkohol i jedzenie może odliczyć od podatku np. kucharz lub bloger kulinarny, kiedy są one składnikiem przygotowywanych potraw;
  • ubrania można wrzucić w firmowe koszty pod warunkiem, że są na nich logotypy firmowe – chodzi o to, by nie miały one charakteru osobistego, czyli nie były odzieżą używaną na co dzień;
  • książki, szkolenia, kursy, studia – podnoszenie kwalifikacji i wydatki z tym związane są firmowymi kosztami, ale muszą się wiązać z aktualną działalnością. Skarbówka raczej zakwestionuje wydatek na szkolenia nie pokrywające się z obecnym profilem działania nawet, kiedy na przykład myślimy o przebranżowieniu;

Choć może trudno w to uwierzyć, ale nawet najbardziej oryginalne wydatki mogą być uznane przez skarbówkę za koszty uzyskania przychodów. Może to być na przykład pies (i wszystko, co wiąże się z jego utrzymaniem), jeśli jego zadaniem jest strzeżenie wstępu do firmy.

Co w razie wątpliwości?

Czasem ustalenie co jest, kosztem do odliczenia, a co nie, bywa bardzo trudne – zwłaszcza, jeśli przedsiębiorca samodzielnie zajmuje się księgowością w swojej firmie. W takiej sytuacji warto zasięgnąć porady profesjonalisty – udać się do kancelarii rachunkowej lub podatkowej. Druga opcja, to wystąpienie o wydanie  indywidualnej interpretacji podatkowej, która zabezpieczy przed zakwestionowaniem kosztu przez urząd skarbowy.

Piotr Kowalski
Właściciel Kancelarii Rachunkowej Leganti

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Paradoks: Rentowność obligacji skarbowych spadała w minionym tygodniu, a ich ceny rosły. Co będzie dalej?

Rentowność obligacji skarbowych spadała w minionym tygodniu, a ich ceny rosły, na przekór narracji płynącej z rynku złota i innych metali szlachetnych, których rajd miałby być wyrazem spadającego zaufania do dolara, obligacji i całego systemu fiducjarnego. Czy można pogodzić dwa trendy o przeciwnym charakterze? Na to pytanie, w cotygodniowym komentarzu Catalyst odpowiada Emil Szweda (Obligacje.pl).

Skarbówka wchodzi na nasze konta i sprawdza transakcje bez nakazu jak się fiskusowi tylko podoba: STIR, DAC7 – warto wiedzieć, co to jest i jak działa

Fiskus ma prawo do prowadzenia kontroli kont bankowych. Dotyczy to osób prywatnych oraz przedsiębiorców i firm. Dla sprawdzenia historii transakcji na koncie bankowym nie musi być prowadzone przeciwko nam żadne postępowanie ani wszczęta kontrola. Skarbówce wystarczy samo podejrzenie popełnienia wykroczenia lub przestępstwa skarbowego, aby sięgnąć do banku po informacje o dokonywanych przez nas transakcjach. Poza tym zautomatyzowane systemy same badają na bieżąco historię bankową naszych kont i wyłapują transakcje podejrzane.

Firmowe to firmowe. Dlaczego warto oddzielić finanse prywatne od firmowych. Cztery konta, które dają przedsiębiorcy spokój

Właściciele małych firm często powtarzają: „to przecież wszystko moje pieniądze”. I rzeczywiście – formalnie tak jest. Ale kiedy pieniądze są wspólne, problemy finansowe też robią się wspólne. Dopóki na koncie jest płynność, granica między finansami firmowymi a prywatnymi wydaje się niewidoczna. Ale wystarczy większy wydatek, spadek sprzedaży albo poślizg w płatnościach od klientów – i zaczyna się chaos. Nie w dokumentach – w codziennym zarządzaniu.

Dwie ważne nowości w podatku od spadków i darowizn. Przywrócenie terminu do zwolnienia i zmiana przepisów dot. obowiązku podatkowego i złożenia zeznania

W dniu 14 października 2025 r. Rada Ministrów przyjęła i przesłała do Sejmu RP projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który przewiduje w szczególności ochronę spadkobierców przed utratą zwolnień podatkowych. Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, nowe przepisy przewidują możliwość przywrócenia terminu, który będzie miał zastosowanie do wszystkich tytułów nabycia majątku podlegającego podatkowi od spadków i darowizn. Ponadto przywrócenie terminu dotyczyć będzie poza zwolnieniem dla najbliższej rodziny, także zwolnienia nabycia przedsiębiorstw zmarłej osoby fizycznej, gdzie warunkiem zwolnienia jest również konieczność terminowego złożenia zgłoszenia. Dodatkowo nowe przepisy doprecyzują moment powstania obowiązku podatkowego przy nabyciu spadku i obowiązku złożenia zeznania podatkowego. Jest możliwe, że zmiany przepisów wejdą w życie jeszcze w 2025 roku.

REKLAMA

API KSeF 2.0 - Ministerstwo Finansów udostępniło demo interfejsu programistycznego

W dniu 15 października 2025 r. Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko przedprodukcyjne (Demo) interfejsu programistycznego API KSeF 2.0.Środowisko daje możliwość sprawdzenia systemów finansowo-księgowych z wykorzystaniem rzeczywistych metod uwierzytelniania. Resort finansów zapewnia wsparcie techniczne dla użytkowników środowiska przedprodukcyjnego (Demo) pod adresem: podatki.gov.pl/formularz. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że integracja ze środowiskiem API KSeF 2.0 jest konieczna, aby zapewnić kompatybilność systemów finansowo-księgowych z obligatoryjną wersją systemu KSeF 2.0.

Od 2026 r. zmiany w księgowości podatników PIT. Nowe pliki JPK i rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 16 października 2025 r., że od 2026 r. wchodzą w życie nowe obowiązki dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą i rozliczających się w ramach podatku PIT. Podmioty prowadzące działalność gospodarczą podlegające podatkowi PIT, które co miesiąc przekazują ewidencję JPK_V7M, będą zobowiązane do prowadzenia przy użyciu programów komputerowych ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów. Ministerstwo Finansów udostępni bezpłatne narzędzia pozwalające na realizację obowiązków w zakresie przesyłania nowych obligatoryjnych plików JPK.

Rachunki nie będą trafiały do KSeF. Czy to oznacza, że wrócą do łask?

Już od 2026 roku podatnicy będą zobowiązani do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). System obejmie faktury ustrukturyzowane, natomiast nie dotyczy innych dokumentów, takich jak rachunki. Oznacza to, że przedsiębiorcy dokumentujący sprzedaż zwolnioną z VAT mogą wystawiać rachunki poza KSeF.

Darowizna samochodu żonie po wycofaniu z firmy. Czy to na pewno bezpieczne podatkowo? Skarbówka rozwiewa wątpliwości

Czy przekazanie żonie samochodu wycofanego z działalności gospodarczej może sprowadzić na przedsiębiorcę problemy z fiskusem? Najnowsza interpretacja skarbówki rozwiewa te wątpliwości. Urząd jasno wskazał, że darowizna auta po wycofaniu z firmy nie powoduje powstania przychodu w PIT, o ile spełnione są określone warunki. To ważna wiadomość dla przedsiębiorców, którzy zastanawiają się, jak bezpiecznie przekazać majątek firmowy do majątku prywatnego.

REKLAMA

Opodatkowanie donejtów dla twórców internetowych (PIT, VAT). Czy to naprawdę darowizna?

Przez lata środowisko twórców internetowych – streamerów, youtuberów czy użytkowników Patronite – żyło w przekonaniu, że donate’y (czyli dobrowolne wpłaty od widzów) to darowizny, a więc – do określonego limitu – nieopodatkowane. Takie podejście miało swoje źródło w języku – słowo „donate” pochodzi przecież od angielskiego „donation”, czyli darowizna.

KSeF 2.0. Co ważniejsze – prawo podatkowe, czy podręczniki Ministerstwa Finansów? Faktura ustrukturyzowana istnieje tylko wirtualnie

Opublikowany przez resort finansów, liczący kilkaset stron (!) dokument pod nazwą „Podręcznik KSeF 2.0.” (w 4. częściach), jest w wielu miejscach nie tylko sprzeczny z projektowanymi przepisami, lecz również z uchwaloną już nowelizacją ustawy o VAT – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA