Należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownika kosztami pracodawcy

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Pracodawca może wysłać pracownika w podróż służbową na terytorium kraju oraz może delegować pracownika w podróż zagraniczną, poza granice Polski.

Wydatki poniesione w związku z podróżą służbową, pracodawca zaliczy do kosztów uzyskania przychodów, o ile podróż służbowa jest związana z prowadzoną działalnością gospodarczą i została podjęta w celu uzyskania przychodów, albo w celu zachowania lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej dla pracowników jednostek sfery budżetowej oraz samorządu terytorialnego określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zmianami).

Pozostali pracodawcy mogą również zastosować stawki należności określone w rozporządzeniu, ale mają też swobodę w określaniu należności z tytułu zagranicznych podróży służbowych w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowach o pracę. Zakres tej swobody jest ograniczony tym, że kwoty należności z tytułu podróży służbowych nie mogą być niższe od stawek ustalonych w rozporządzeniu.

Podróż zagraniczna pracownika odbywa się w terminie i w kraju określonym przez pracodawcę. W rozporządzeniu znajdziemy zasady liczenia czasu trwania podróży zagranicznej. Są one inne dla podróży lądowej, lotniczej i morskiej.

Jeżeli pracownik podróżuje lądowymi środkami komunikacji - w zagranicznej podróży służbowej przebywa od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju.

W przypadku transportu lotniczego podróż służbowa trwa od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju. Podróż morską liczymy od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Pracownikowi z tytułu zagranicznej podróży służbowej przysługują:
- diety,
- zwrot kosztów podróży służbowej:
- przejazdów,
- dojazdów,
- noclegów,
- innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do potrzeb.

Przed wyjazdem pracownik powinien otrzymać zaliczkę na pokrycie niezbędnych wydatków. Pracodawca wypłaca zaliczkę w walucie obcej, ale pracownik może też poprosić o wypłatę zaliczki w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Po powrocie z podróży służbowej pracownik ma obowiązek rozliczenia kosztów podróży. Rozliczenie jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. 

Do rozliczenia pracownik załącza rachunki potwierdzające poszczególne wydatki, a jeżeli uzyskanie rachunku nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i wyjaśnienie przyczyn braku udokumentowania.