Koszty z tytułu krajowej podróży służbowej pracownika

Pracownikowi w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie jej kosztów. Wydatki poniesione w celu odbycia podróży służbowej, pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeśli podróż służbowa jest związana z prowadzoną działalnością gospodarczą i została podjęta w celu uzyskania przychodów, albo w celu zachowania lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju określone zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zmianami). Podkreślić należy, że przepisy tego rozporządzenia stosują pracodawcy sfery budżetowej.

Pozostałe firmy powinny ustalić zasady wypłacania należności pracownikom w przepisach wewnętrznych (układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania) albo w umowach o pracę. Ustawodawca ograniczył swobodę pracodawców prywatnych w kształtowaniu należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej, jedynie w zakresie wysokości diet.

Te należności przysługujące pracownikom, nie mogą być niższe od przewidzianych dla pracowników państwowych lub samorządowych jednostek budżetowych. Pozostałe należności z tytułu podróży służbowej nie muszą być regulowane według zasad przewidzianych w rozporządzeniach.

Wysyłając pracownika w podróż służbową, pracodawca określa termin, miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży, czas jej trwania oraz środek transportu. Na wniosek pracownika, pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy.

W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa, niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługują:
- diety,
- zwrot kosztów podróży służbowej:
- przejazdów,
- noclegów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do potrzeb.

Do rozliczenia kosztów podróży, które powinno być dokonane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży, pracownik załącza rachunki potwierdzające poszczególne wydatki, a jeżeli uzyskanie rachunku nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i wyjaśnienie przyczyn braku udokumentowania.