REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Co warto wiedzieć o rozliczaniu zagranicznych podróży służbowych

Subskrybuj nas na Youtube
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Polskie przepisy zezwalają przedsiębiorcom rozliczać koszty delegacji zagranicznych. W tym celu należy zastosować szereg zasad, których nie stosuje się wobec delegacji krajowych. Co warto wiedzieć o zaliczaniu zagranicznych podróży służbowych do kosztów firmowych?

 

REKLAMA

 

 

 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

 


Wyjazdu turystycznego nie można zaliczyć do kosztów firmowych


Koszt uzyskania przychodu musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub uzyskania albo zachowania jego źródła, a wypoczynek przedsiębiorcy nie zalicza się do tej kategorii, dlatego wyjazdów turystycznych nie można włączyć do kosztów firmowych. Przedsiębiorca, który rozlicza wydatki związane z podróżą zagraniczną, musi być w stanie udowodnić, że wyjazd był powiązany z prowadzoną działalnością (np. miał na celu spotkanie z klientem) i nie miał charakteru regularnych wyjazdów, właściwych dla danej branży (np. transportowej).


Wyżywienie w kosztach firmy obrazują diety

REKLAMA


Przedsiębiorca wyjeżdżający w podróż zagraniczną nie może rozliczyć kosztów wyżywienia na podstawie faktur lub rachunków. W tym celu stosuje się mechanizm diet, który jest opisany w kodeksie pracy. Przedsiębiorca ma prawo zaliczyć do kosztów firmowych kwotę diety, której wysokość zależy od kraju i długości trwania delegacji.  Wysokość diety ustalona jest w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom (...) z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Stawka diety uzależniona jest od kraju, w którym miała miejsce podróż zagraniczna. Przykładowo, dla Niemiec dieta wynosi 42 euro, dla Francji - 45 euro, dla Wlk. Brytanii - 32 funty, dla USA - 46 dolarów, zaś w przypadku podróży do Rosji - 50 dolarów. Rozliczanie diet zagranicznych wymaga przeliczenia walut - ta kwestia opisana jest poniżej.

Ponadto, kwotę diet zagranicznych ustala się biorąc pod uwagę długość trwania delegacji. Każda pełna doba pozwala rozliczyć całą stawkę diety, zaś w przypadku niepełnych dób, stosuje się następujące zasady:

- jeżeli podróż służbowa trwa powyżej 12 godzin, przysługuje dieta w pełnej wysokości,

- jeżeli podróż służbowa trwa od 8 do 12 godzin, przysługuje połowa diety,

- jeżeli podróż służbowa trwa poniżej 8 godzin, przysługuje 1/3 diety.

W celu zaliczenia diet do kosztów, sporządzany jest tzw. dowód wewnętrzny, czyli dokument opisujący szczegóły poniesionego w ten sposób wydatku. Diety przedsiębiorcy związane z zagraniczną podróżą służbową należy ująć w kolumnie 13 KPiR.


Jak wyliczyć czas trwania delegacji zagranicznej?


Ramy czasowe określające długość pobytu przedsiębiorcy za granicą uzależnione są od wyboru środka transportu. W przypadku podróży lądowej, czas pobytu trwa od momentu przekroczenia granic Polski w podróży docelowej, do chwili przekroczenia granic Polski w podróży powrotnej. Jeśli przedsiębiorca podróżuje samolotem, długość trwania delegacji liczy się od momentu startu samolotu z ostatniego portu lotniczego w kraju, do momentu lądowania na pierwszym krajowym lotnisku. Natomiast w przypadku podróży morskiej, delegacja trwa od chwili wyjścia promu z portu krajowego, do czasu wejścia statku do portu w drodze powrotnej.

 


Inne wydatki w zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorcy

REKLAMA


Oprócz wyżywienia rozliczanego za pomocą diet, przedsiębiorca może do kosztów firmowych zaliczyć m.in. wydatki na transport i noclegi. Koszty związane z wyżywieniem rozliczane w postaci diet, to jedyne wydatki, które zalicza się do kosztów nie posiadając odpowiedniej dokumentacji. Każdy inny wydatek wymaga dokumentu potwierdzającego, że został poniesiony. O jakie dokumenty chodzi?

Aby rozliczyć koszt paliwa, wystarczy przedstawić paragon na jego zakup, wystawiony w kraju, w którym odbywała się podróż służbowa (właściciel firmy na odwrocie tego dokumentu powinien dopisać niezbędne dane przedsiębiorstwa i pojazdu). Podobnie jest w przypadku kosztu przejazdu autostradą. Oczywiście, rozliczanie kosztów paliwa i autostrad podlega tym samym zasadom, co w trakcie podróży krajowych. A zatem samochód prywatny wykorzystywany do celów firmowych pozwala na rozliczenie kosztów paliwa nieprzekraczających kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu. Ten limit nie obowiązuje natomiast samochodów wpisanych do ewidencji środków trwałych firmy.

Aby móc rozliczyć koszty związane z zakupem biletów, zarówno na środki komunikacji międzynarodowej, jak i transport publiczny (miejski) oraz taksówkę, trzeba zadbać o to, aby uzyskać fakturę lub rachunek od przewoźnika. Posiadanie imiennego biletu na przejazd nie wystarczy. Również w przypadku rozliczania kosztów noclegów, przedsiębiorca musi pamiętać, aby uzyskać rachunek lub fakturę od firmy wynajmującej miejsce noclegowe.


Przeliczanie wydatków i diet z waluty obcej na walutę krajową


W celu ujęcia w KPiR dokumentów związanych z delegacją zagraniczną, należy je wcześniej przeliczyć z waluty obcej na walutę krajową, według średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym dzień, w którym koszt poniesiono. Dniem poniesienia kosztu jest data widniejąca na dokumencie potwierdzającym wydatek. Analogicznie należy postępować podczas przeliczania diet, przy czym wówczas datą poniesienia kosztu (według której ustala się kurs) jest data powrotu z delegacji.

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Infact

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
PKWiU 2025 - będzie nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015.

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

Usługi dietetyczne są zwolnione z VAT. Ale nie te świadczone na rzecz osób zdrowych. Dlaczego?

Usługi dietetyczne, które nie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego (związanego z celem medycznym), w szeregu przypadków nie mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów do 200 000 zł rocznie). Oznacza to, że dietetycy świadczący usługi doradztwa w zakresie dietetyki (konsultacji indywidualnych) opodatkowane VAT muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wysokości swoich obrotów i doliczać do ceny swoich usług netto podatek VAT w stawce 23%. Problem w tym, że wiele usług dietetyków ma charakter złożony (szkolenia z zakresu diet, podawanie w internecie pakietów diet dla osób zaliczanych do określonych kategorii wiekowych itp). Dlaczego usługi dietetyków świadczone na rzecz osób zdrowych nie korzystają ze zwolnienia z VAT wyjaśnił WSA w Gliwicach w wyroku z 29 stycznia 2025 r.

Niższe grzywny za niektóre przestępstwa skarbowe od 2026 roku. Nowelizacja Kks i Ordynacji podatkowej przyjęta przez rząd

W dniu 27 maja 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks karny skarbowy (kks) oraz ustawy - Ordynacja podatkowa, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu uproszczenie administracyjnych obowiązków podatkowych oraz złagodzenie kar za przestępstwa skarbowe, które nie powodują bezpośrednich strat w podatkach.

REKLAMA

JPK_KR_PD już nadchodzi – nowy obowiązek dla podatników CIT. Czy Twoja firma jest gotowa?

Nowy plik JPK_KR_PD to nie tylko kolejne wymaganie fiskusa, ale prawdziwa rewolucja w raportowaniu księgowym. Od 2025 roku obowiązek ten obejmie duże firmy, od 2026 – podmioty zobowiązane do przesyłania ewidencji JPK VAT, a od kolejnego roku – pozostałych podatników CIT. Zmiany w planie kont, nowe struktury danych, testy, audyty – przygotowań jest sporo, a czasu coraz mniej. Zobacz, co musisz zrobić, by nie obudzić się z ręką w księgowym chaosie.

Kiedy członek rodziny współpracujący przy rodzinnym biznesie musi być zgłoszony do ZUS?

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada obowiązek zgłoszenia do ZUS i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność i z szeroko rozumianymi zleceniobiorcami. Podobnie czyni ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego. Analizy wymaga zatem, kto spełnia definicję takiej osoby współpracującej i czy jej sytuacja uzależniona jest od formy tej współpracy - umownej bądź bezumownej. Spory z ZUS w przedmiocie obowiązku objęcia osób współpracujących ubezpieczeniami społecznymi trafiają aż do Sądu Najwyższego, warto więc wziąć pod uwagę również aktualne orzecznictwo w tej materii.

Francuska Administracja Celna wprowadza nowy system Obligatoryjnej Koperty Logistycznej (ELO). Co muszą wiedzieć przewoźnicy? Uproszczenie procedur dla kierowców

ELO to cyfrowe rozwiązanie, które usprawni proces odprawy celnej na granicy między Francją a Wielką Brytanią. Jest to francuski odpowiednik GMR - system będzie wymagać utworzenia jednej elektronicznej „koperty logistycznej” dla każdego pojazdu, zawierającej wszystkie niezbędne dane celne oraz deklaracje bezpieczeństwa.

Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

REKLAMA

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

REKLAMA