Jak pracodawca rozlicza wydatki zwrócone kandydatowi do pracy

RADA

Tak. Koszty noclegu pokryte przez przedsiębiorcę przeprowadzającego rekrutację i zwrot wydatków poniesionych na dojazd na rozmowę kwalifikacyjne są dla kandydatów przychodem. Ponieważ jest to tzw. przychód z innych źródeł (art. 20 ust. 1 updof), przedsiębiorca nie musi pobierać zaliczek na podatek dochodowy. Zobowiązany będzie jednak do wystawienia informacji PIT-8C. Istnieje jednak możliwość zwolnienia kandydatów z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) updof. Możliwość skorzystania ze zwolnienia zależy od zachowania w trakcie procesu rekrutacyjnego wymogów wynikających z tego przepisu.

UZASADNIENIE

Bez przeprowadzenia optymalizacji podatkowej polegającej na dostosowaniu przebiegu rekrutacji kandydatów na pracowników do wymogów przepisu regulującego zwolnienie podatkowe kandydaci będą zmuszeni do rozliczenia się z fiskusem. Obowiązek taki wynika z art. 11 ust. 1 updof. Przepis ten stanowi, że przychodami (z wyjątkami niemającymi znaczenia w tym przypadku), są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Z tego przepisu wynika, iż każde przysporzenie dla osoby fizycznej stanowi jej przychód, o ile nie zostanie wprost wyłączone z przychodów. Jest też możliwa sytuacja, gdy świadczenie jest co prawda uznane za przychód, ale jest zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym. Zatem zwrot kosztów przejazdu oraz zwrot lub pokrycie kosztów noclegu stanowią dla osoby fizycznej otrzymującej te świadczenia przychód w rozumieniu art. 11 ust. 1 updof.

WARTO ZAPAMIĘTAĆ

U osób fizycznych każde przysporzenie na ich rzecz, również mające charakter niematerialny, jest przychodem, o ile nie zostało z przychodów wyłączone na mocy wyraźnej dyspozycji ustawodawcy. Przysporzenie będące przychodem nie zawsze podlega opodatkowaniu. Może się bowiem mieścić w katalogu zwolnień wymienionych w ustawie.

Są dwie możliwe formy otrzymania tego przychodu. Pierwsza polega na zwrocie wydatków poniesionych przez kandydata na pracownika (w pytaniu zwrot poniesionych przez kandydatów wydatków na dojazd do Warszawy). Druga forma to pokrycie przez organizatora procesu rekrutacyjnego wydatków, jakie kandydat musiałby ponieść po przyjeździe (w pytaniu takim wydatkiem są koszty noclegu mające charakter świadczenia w naturze). Jego wartość odpowiada kwocie zapłaconej np. za nocleg, z którego skorzystał kandydat na pracownika. Ponieważ w momencie otrzymania tak określonych przychodów kandydatów z organizatorem procesu rekrutacji nie łączyła umowa o pracę, to są one kwalifikowane jako przychody z innych źródeł (art. 20 ust. 1 updof). Oznacza to, że organizator rekrutacji nie ma obowiązku pobrać zaliczki na podatek dochodowy od tych przychodów kandydatów, ale ma obowiązek wystawienia PIT-8C (dla osób mających miejsce zamieszkania w Polsce). Uczestnicy rekrutacji mają zaś obowiązek wykazać ten przychód do opodatkowania w zeznaniu rocznym.

WARTO ZAPAMIĘTAĆ

W przypadku wypłaty należności kwalifikowanych do przychodów z innych źródeł przedsiębiorca nie pobiera zaliczek i jest zobowiązany do wystawienia informacji PIT-8C.

W praktyce nie można przeprowadzić procesu rekrutacyjnego wymagającego zaproszenia na kilka dni kandydatów do miasta wybranego przez oferującego pracę bez dokonania zwrotu kandydatom kosztów dojazdu i pobytu. Konieczność poniesienia takich wydatków jest jednak istotna przy dokonywaniu oceny zasadności uznania go za koszt uzyskania przychodu pracodawcy. Nie ma natomiast znaczenia dla oceny, czy zwrot kosztów uczestnictwa w procesie rekrutacji jest przychodem, czy też nie dla kandydatów na pracowników. Organy podatkowe podkreślają konieczność rozróżniania analizy celowości poniesienia wydatku w odniesieniu do kosztów w odróżnieniu do przychodów (np. pismo z 19 czerwca 2007 r. Naczelnika Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie nr 1472/DPC/415-69/07/PK).

Konieczność zapłaty przez kandydata na pracownika podatku dochodowego, o której dowiaduje się on od potencjalnego pracodawcy, może nadszarpnąć dobry wizerunek firmy. Jest to podobna sytuacja do tej, w której okazuje się, że zwycięzca konkursu lub promocji mającej popularyzować wprowadzenie nowego towaru lub marki musi zapłacić podatek dochodowy. Okazuje się jednak, że istnieje sposób uniknięcia obciążenia kandydatów podatkiem dochodowym. Możliwość taką daje art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) updof. Przepis ten zwalnia osoby niebędące pracownikami z opodatkowania diet i innych należności za czas podróży z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Wysokość zwolnienia jest limitowana. Wysokość limitów w przypadku podróży służbowych na terenie kraju określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. Rozporządzenie to określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju.

Jest kilka warunków, które trzeba spełnić, by móc skorzystać ze zwolnienia przewidzianego przez art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) updof. Określa je art. 21 ust. 13 updof. Otrzymane przez kandydatów świadczenia nie będą podlegać opodatkowaniu, jeżeli nie zostały one zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład

Pracodawca przeprowadził rekrutację pracowników w Warszawie. Zostało zaproszonych 15 osób. Osoby te przyjechały do Warszawy. Koszt noclegu opłacił pracodawca, rezerwując dla nich miejsce w hotelu. Pracodawca zwrócił też koszty dojazdu na rozmowę kwalifikacyjną każdej z 15 osób (w ogłoszeniach o pracę pracodawca zadeklarował zaproszonym kandydatom pokrycie kosztów dojazdu pociągiem). Ponieważ wypełnione zostały wymogi określone w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) updof, przychód ten jest zwolniony z opodatkowania. Kandydaci nie muszą go zatem wykazywać w zeznaniu rocznym.

Zaprezentowane rozwiązanie jest akceptowane przez organy podatkowe. Taką możliwość potwierdził w powołanym powyżej piśmie z 19 czerwca 2007 r. Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie. Naczelnik oceniał następujący stan faktyczny. Spółka zorganizowała nabór kandydatów na pracowników. W jego ramach zaprosiła kandydatów na dni próbne w sklepach znajdujących się w Warszawie. Kandydatom mieszkającym poza Warszawą zwróciła koszty przejazdu do stolicy i z powrotem, jak również pokryła lub zwróciła koszty noclegów. Spółka sądziła, że zwrot kosztów podróży i noclegów dla osób zaproszonych na dni próbne nie stanowił dla tych osób przychodu w rozumieniu art. 20 ust. 1 updof. Organ podatkowy nie zgodził się z taką interpretacją przepisów, argumentując, że kandydatów na pracowników w dacie otrzymania zwrotu kosztów rekrutacji nie łączył ze spółką żaden stosunek prawny. Dlatego przychody te jego zdaniem należy uznać za przychody z tzw. innych źródeł o których mowa w art. 20 ust. 1 updof. Organ podatkowy, zajmując takie stanowisko, wskazał jednocześnie, pod jakimi warunkami przychodu tego nie trzeba będzie opodatkowywać jako przychodu z innych źródeł. W piśmie tym czytamy, że:

Reasumując, w przedmiotowym stanie faktycznym błędne jest stanowisko Spółki, iż nie powstanie przychód, o którym mowa w art. 20 ust. 1 updof. Na spółce ciążył obowiązek sporządzenia informacji PIT-8C. Spółka nie miała takiego obowiązku wyłącznie w przypadku, gdy posiadała udokumentowaną wiedzę, że spełnione zostały przesłanki skorzystania ze zwolnienia przychodów zawartego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b.

• art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b), art. 21 ust. 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 115, poz. 793

Tomasz Król

konsultant podatkowy