REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak pracodawca rozlicza wydatki zwrócone kandydatowi do pracy

Tomasz Król
prawnik - prawo pracy, cywilne, gospodarcze, administracyjne, podatki, ubezpieczenia społeczne, sektor publiczny
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawca przeprowadził rekrutację pracowników w Warszawie. Kandydaci na pracowników zostali wytypowani spośród około 300 osób, które nadesłały swoje CV po publikacji ogłoszenia o pracę. Na rozmowę kwalifikacyjną i testy kwalifikacyjne (drugi etap rekrutacji) zostały zaproszone wybrane osoby. Osoby te przyjechały na kilka dni do Warszawy. Koszt noclegu opłacił pracodawca, rezerwując dla 15 osób miejsce w hotelu. Pracodawca zwrócił też koszty dojazdu na rozmowę kwalifikacyjną każdemu kandydatowi. Do pracy ostatecznie zostały przyjęte 4 osoby. Czy koszty noclegu i dojazdu do Warszawy są dla kandydatów przychodem? Czy pracodawca jako organizator rozmów kwalifikacyjnych ma pobrać zaliczkę na podatek dochodowy?

RADA

REKLAMA

Autopromocja

Tak. Koszty noclegu pokryte przez przedsiębiorcę przeprowadzającego rekrutację i zwrot wydatków poniesionych na dojazd na rozmowę kwalifikacyjne są dla kandydatów przychodem. Ponieważ jest to tzw. przychód z innych źródeł (art. 20 ust. 1 updof), przedsiębiorca nie musi pobierać zaliczek na podatek dochodowy. Zobowiązany będzie jednak do wystawienia informacji PIT-8C. Istnieje jednak możliwość zwolnienia kandydatów z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) updof. Możliwość skorzystania ze zwolnienia zależy od zachowania w trakcie procesu rekrutacyjnego wymogów wynikających z tego przepisu.

UZASADNIENIE

Bez przeprowadzenia optymalizacji podatkowej polegającej na dostosowaniu przebiegu rekrutacji kandydatów na pracowników do wymogów przepisu regulującego zwolnienie podatkowe kandydaci będą zmuszeni do rozliczenia się z fiskusem. Obowiązek taki wynika z art. 11 ust. 1 updof. Przepis ten stanowi, że przychodami (z wyjątkami niemającymi znaczenia w tym przypadku), są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Z tego przepisu wynika, iż każde przysporzenie dla osoby fizycznej stanowi jej przychód, o ile nie zostanie wprost wyłączone z przychodów. Jest też możliwa sytuacja, gdy świadczenie jest co prawda uznane za przychód, ale jest zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym. Zatem zwrot kosztów przejazdu oraz zwrot lub pokrycie kosztów noclegu stanowią dla osoby fizycznej otrzymującej te świadczenia przychód w rozumieniu art. 11 ust. 1 updof.

WARTO ZAPAMIĘTAĆ

Dalszy ciąg materiału pod wideo

U osób fizycznych każde przysporzenie na ich rzecz, również mające charakter niematerialny, jest przychodem, o ile nie zostało z przychodów wyłączone na mocy wyraźnej dyspozycji ustawodawcy. Przysporzenie będące przychodem nie zawsze podlega opodatkowaniu. Może się bowiem mieścić w katalogu zwolnień wymienionych w ustawie.

Są dwie możliwe formy otrzymania tego przychodu. Pierwsza polega na zwrocie wydatków poniesionych przez kandydata na pracownika (w pytaniu zwrot poniesionych przez kandydatów wydatków na dojazd do Warszawy). Druga forma to pokrycie przez organizatora procesu rekrutacyjnego wydatków, jakie kandydat musiałby ponieść po przyjeździe (w pytaniu takim wydatkiem są koszty noclegu mające charakter świadczenia w naturze). Jego wartość odpowiada kwocie zapłaconej np. za nocleg, z którego skorzystał kandydat na pracownika. Ponieważ w momencie otrzymania tak określonych przychodów kandydatów z organizatorem procesu rekrutacji nie łączyła umowa o pracę, to są one kwalifikowane jako przychody z innych źródeł (art. 20 ust. 1 updof). Oznacza to, że organizator rekrutacji nie ma obowiązku pobrać zaliczki na podatek dochodowy od tych przychodów kandydatów, ale ma obowiązek wystawienia PIT-8C (dla osób mających miejsce zamieszkania w Polsce). Uczestnicy rekrutacji mają zaś obowiązek wykazać ten przychód do opodatkowania w zeznaniu rocznym.

WARTO ZAPAMIĘTAĆ

W przypadku wypłaty należności kwalifikowanych do przychodów z innych źródeł przedsiębiorca nie pobiera zaliczek i jest zobowiązany do wystawienia informacji PIT-8C.

REKLAMA

W praktyce nie można przeprowadzić procesu rekrutacyjnego wymagającego zaproszenia na kilka dni kandydatów do miasta wybranego przez oferującego pracę bez dokonania zwrotu kandydatom kosztów dojazdu i pobytu. Konieczność poniesienia takich wydatków jest jednak istotna przy dokonywaniu oceny zasadności uznania go za koszt uzyskania przychodu pracodawcy. Nie ma natomiast znaczenia dla oceny, czy zwrot kosztów uczestnictwa w procesie rekrutacji jest przychodem, czy też nie dla kandydatów na pracowników. Organy podatkowe podkreślają konieczność rozróżniania analizy celowości poniesienia wydatku w odniesieniu do kosztów w odróżnieniu do przychodów (np. pismo z 19 czerwca 2007 r. Naczelnika Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie nr 1472/DPC/415-69/07/PK).

Konieczność zapłaty przez kandydata na pracownika podatku dochodowego, o której dowiaduje się on od potencjalnego pracodawcy, może nadszarpnąć dobry wizerunek firmy. Jest to podobna sytuacja do tej, w której okazuje się, że zwycięzca konkursu lub promocji mającej popularyzować wprowadzenie nowego towaru lub marki musi zapłacić podatek dochodowy. Okazuje się jednak, że istnieje sposób uniknięcia obciążenia kandydatów podatkiem dochodowym. Możliwość taką daje art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) updof. Przepis ten zwalnia osoby niebędące pracownikami z opodatkowania diet i innych należności za czas podróży z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Wysokość zwolnienia jest limitowana. Wysokość limitów w przypadku podróży służbowych na terenie kraju określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. Rozporządzenie to określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju.

Jest kilka warunków, które trzeba spełnić, by móc skorzystać ze zwolnienia przewidzianego przez art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) updof. Określa je art. 21 ust. 13 updof. Otrzymane przez kandydatów świadczenia nie będą podlegać opodatkowaniu, jeżeli nie zostały one zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Przykład

Pracodawca przeprowadził rekrutację pracowników w Warszawie. Zostało zaproszonych 15 osób. Osoby te przyjechały do Warszawy. Koszt noclegu opłacił pracodawca, rezerwując dla nich miejsce w hotelu. Pracodawca zwrócił też koszty dojazdu na rozmowę kwalifikacyjną każdej z 15 osób (w ogłoszeniach o pracę pracodawca zadeklarował zaproszonym kandydatom pokrycie kosztów dojazdu pociągiem). Ponieważ wypełnione zostały wymogi określone w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) updof, przychód ten jest zwolniony z opodatkowania. Kandydaci nie muszą go zatem wykazywać w zeznaniu rocznym.

Zaprezentowane rozwiązanie jest akceptowane przez organy podatkowe. Taką możliwość potwierdził w powołanym powyżej piśmie z 19 czerwca 2007 r. Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie. Naczelnik oceniał następujący stan faktyczny. Spółka zorganizowała nabór kandydatów na pracowników. W jego ramach zaprosiła kandydatów na dni próbne w sklepach znajdujących się w Warszawie. Kandydatom mieszkającym poza Warszawą zwróciła koszty przejazdu do stolicy i z powrotem, jak również pokryła lub zwróciła koszty noclegów. Spółka sądziła, że zwrot kosztów podróży i noclegów dla osób zaproszonych na dni próbne nie stanowił dla tych osób przychodu w rozumieniu art. 20 ust. 1 updof. Organ podatkowy nie zgodził się z taką interpretacją przepisów, argumentując, że kandydatów na pracowników w dacie otrzymania zwrotu kosztów rekrutacji nie łączył ze spółką żaden stosunek prawny. Dlatego przychody te jego zdaniem należy uznać za przychody z tzw. innych źródeł o których mowa w art. 20 ust. 1 updof. Organ podatkowy, zajmując takie stanowisko, wskazał jednocześnie, pod jakimi warunkami przychodu tego nie trzeba będzie opodatkowywać jako przychodu z innych źródeł. W piśmie tym czytamy, że:

Reasumując, w przedmiotowym stanie faktycznym błędne jest stanowisko Spółki, iż nie powstanie przychód, o którym mowa w art. 20 ust. 1 updof. Na spółce ciążył obowiązek sporządzenia informacji PIT-8C. Spółka nie miała takiego obowiązku wyłącznie w przypadku, gdy posiadała udokumentowaną wiedzę, że spełnione zostały przesłanki skorzystania ze zwolnienia przychodów zawartego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b.

• art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b), art. 21 ust. 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 115, poz. 793

Tomasz Król

konsultant podatkowy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odliczenie w PIT zakupu smartfona, smartwatcha i tabletu jest możliwe. Kto ma takie prawo? [Ulga rehabilitacyjna 2025]

Wydatki poniesione przez podatnika z orzeczoną niepełnosprawnością na zakup telefonu komórkowego (smartfona), smartwatcha i tabletu oraz oprogramowania i baterii do tych urządzeń (a także na naprawy tych urządzeń), można uznać za wydatki, podlegające odliczeniu w ramach ulgi rehabilitacyjnej określonej w art. 26 ust. 1 pkt 6 w zw. z art. 26 ust. 7a pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Podstawowym warunkiem tego odliczenia jest to, by te urządzenia ułatwiały wykonywanie czynności życiowych, stosownie do potrzeb wynikających z niepełnosprawności. Takie jest stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej zaprezentowane np. w interpretacji indywidualnej z 19 listopada 2024 r.

Twój e-PIT już jest! Jak szybko rozliczyć PIT i otrzymać zwrot podatku?

Usługa Twój e-PIT ruszyła 15 lutego 2025 roku rusza. To najprostszy sposób na szybkie i wygodne rozliczenie podatku PIT za 2024 rok. Sprawdź, jakie nowości wprowadzono w tym roku i jak złożyć zeznanie w kilka kliknięć, by nie czekać na zwrot podatku!

Zaniechanie poboru podatku od subwencji i wsparcia finansowego z tarcz PFR do końca 2026 roku

Ministerstwo Finansów chce wydłużyć do końca 2026 r. okres zaniechania poboru podatku od subwencji finansowych oraz finansowania preferencyjnego udzielonych przez PFR w ramach tarcz – wynika z projektu rozporządzenia, opublikowanego 14 lutego 2025 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji.

Twój e-PIT 2025: jakie ulgi podatkowe trzeba wypełnić samemu? Jak złożyć zeznanie podatkowe za 2024 rok?

Od 15 lutego do 30 kwietnia 2025 r. można składać roczne zeznania podatkowe PIT i rozliczyć dochody (przychody) uzyskane w 2024 roku. Ministerstwo Finansów zachęca do korzystania z e-usług Krajowej Administracji Skarbowej i rozliczania podatków drogą elektroniczną. W 2025 r. kolejny raz z usługi Twój e-PIT będą mogły skorzystać również osoby prowadzące działalność gospodarczą oraz działy specjalne produkcji rolnej. Pierwszy raz usługa Twój e-PIT będzie dostępna także w aplikacji mobilnej e-Urząd Skarbowy (e-US). MF i KAS zachęcają także do aktywowania usługi e-korespondencji przy okazji logowania do e-US w związku z rozliczeniem podatku.

REKLAMA

Składka zdrowotna 2025: kwoty, podstawy wymiaru, zmiany i korzyści dla firm. Kiedy pierwsze płatności na nowych zasadach?

Od 1 stycznia 2025 r. zmieniły się zasady obliczania składki zdrowotnej dla przedsiębiorców. Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, kto skorzysta z nowych przepisów i kiedy pierwsze płatności „na nowych zasadach”. Ile wynoszą składki zdrowotne i podstawy wymiaru poszczególnych przedsiębiorców w zależności od ich formy opodatkowania?

PFRON 2025: Obowiązki pracodawcy. Składki, terminy, deklaracje. Jak obliczyć stan i wskaźnik zatrudnienia oraz wysokość wpłaty?

Jakie obowiązki wobec PFRON ma pracodawca? Jak obliczyć wysokość wpłaty na ten fundusz? Jak ustalić stan zatrudnienia i wskaźnik zatrudnienia? Kto może być zwolniony z obowiązku dokonywania wpłat do PFRON?

Zwrot kosztów przejazdów pracowniczych bez podatku? Interpelacja poselska w sprawie przychodu pracownika

W odpowiedzi z 23 grudnia 2024 r. na interpelację poselską nr 6759 Wiceminister Finansów Jarosław Neneman wskazał rozstrzygnięcie w zakresie zwrotu kosztów taksówek ponoszonych przez pracowników sprzeczne z ostatnim wyrokiem NSA z 19 listopada 2024 r. Zdaniem Wiceministra zwrot takich kosztów nie będzie stanowił przychodu w sytuacji, w której kwota jaką otrzymują pracownicy równa jest tej, którą ponieśli i wyjdą oni dzięki temu „na zero”.

Mandat lub grzywna nałożone za granicą. Kiedy warto się odwołać, a kiedy lepiej zapłacić od razu?

Każdego roku tysiące polskich firm transportowych i przewoźników, realizujących przewozy międzynarodowe, otrzymują mandaty lub grzywny, które mogą sięgać dziesiątek, a nawet setek tysięcy złotych. Czy zawsze warto się od nich odwoływać? W wielu przypadkach tak – ale trzeba wiedzieć, kiedy walczyć, a kiedy zapłacić i uniknąć dalszych problemów. A wszystko oczywiście zależy od okoliczności oraz rodzaju nałożonej kary.

REKLAMA

260-280 zł za badanie techniczne samochodu (postulat diagnostów). Czy już w 2025 r. będzie drożej, w tym wyższe też opłaty karne za spóźniony przegląd i nowe terminy?

Ministerstwo Infrastruktury podjęło intensywne prace nad reformą systemu badań technicznych pojazdów (w tym samochodów i motocykli). To nie tylko konieczność wynikająca z dostosowania przepisów do unijnej dyrektywy, ale również odpowiedź na realia gospodarcze, które przez lata diametralnie się zmieniły. Jak informuje resort, w grudniu 2024 roku złożono wniosek o wpisanie projektu ustawy do wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów. Czy stawki za badania techniczne pojazdów zmienią się w 2025 roku? Co jeszcze się zmieni oprócz cen?

Bułgaria i Rumunia w strefie Schengen od 2025 r. – co to oznacza dla branży transportowej?

1 stycznia 2025 roku Rumunia i Bułgaria zyskały pełen dostęp do strefy Schengen, o który zabiegały od chwili akcesji niemal 20 lat temu. Mniej granic na kontynencie to świetna wiadomość dla europejskiego sektora transportu – planowanie tras biegnących przez oba kraje stanie się łatwiejsze i wolne od wielogodzinnych kontroli. Wejście do Schengen to ogromna szansa zwłaszcza dla intensywnie rozwijającej się Rumunii. Jej pozycja na kontynencie w ostatnich latach umocniła się, a transport jest kluczowym sektorem rumuńskiej gospodarki.

REKLAMA