Jak rozliczyć wyjazd integracyjno-szkoleniowy sfinansowany przez przedsiębiorcę

Z punktu widzenia przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników, zorganizowanie firmowego wyjazdu dla swojego zespołu – z jednej strony o charakterze integracyjnym, z drugiej szkoleniowym – nie tylko pomaga zmotywować podwładnych, ale także jest pozwala zaoszczędzić na podatku dochodowym. Taki wyjazd oraz sposób jego finansowania muszą jednak spełniać pewne warunki.

Autopromocja

Wyjazd związany z działalnością w kosztach uzyskania przychodów

Przede wszystkim, do kosztów firmowych obniżających kwotę należnego podatku dochodowego można zaliczyć wydatki na taki wyjazd, który przedsiębiorca sfinansuje z bieżących środków obrotowych i którego tematyka będzie związana z profilem działalności. Zgodnie z podstawowymi zasadami prawa podatkowego, kosztem uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem tych, wymienionych bezpośrednio przez ustawodawcę w negatywnym katalogu kosztów (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT). Zatem na takim wyjeździe muszą odbywać się konferencje czy szkolenia podnoszące wiedzę na tematy branżowe, np. dotyczące zwiększania produktywności, konkurencyjności, a także integrujące pracowników – jednym słowem takie, które przełożą się na zwiększoną efektywność ich pracy, a co za tym idzie, na zwiększone obroty firmy w przyszłości.

Autopromocja

Konferencja: Podatki 2025
przegląd zmian i nowelizacja przepisów w 2025 roku

Sprawdź

Warto, aby pracodawca zachował program szkoleń odbytych podczas takiego wyjazdu jako dowód poniesienia uzasadnionego kosztu firmowego. Może się przydać w razie ewentualnej kontroli urzędu skarbowego.

Wydatki na udział osób towarzyszących w firmowej imprezie integracyjnej nie są kosztem

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

Jeśli wyjazd zorganizowany dla swoich podwładnych przedsiębiorca sfinansuje ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, nie będzie mógł zaliczyć jego ceny w poczet kosztów uzyskania przychodów obniżających należny podatek dochodowy, ponieważ z założenia środki z ZFŚS nie mają charakteru zarobkowego. W tym przypadku kosztem podatkowym jest tylko wpłacony terminowo na konto ZFŚS odpis podstawowy.

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

Opodatkowanie wyjazdu po stronie pracownika determinuje źródło jego sfinansowania

Jeśli jako pracownik wzięliśmy udział w wyjeździe organizowanym przez pracodawcę, w sytuacji, kiedy szef sfinansował go z własnych środków obrotowych, zapłacimy z tego tytułu podatek dochodowy. Dokładnie wyliczony, przypadający na jednego pracownika-uczestnika wyjazdu koszt wyjazdu zostanie doliczony do miesięcznego wynagrodzenia jako dodatkowy, opodatkowany przychód ze stosunku pracy. Pracownik uzyskuje bowiem korzyść (przychód) w postaci pokrycia przez pracodawcę kosztu firmowej majówki. Od takiej sumy pensji i kosztu wyjazdu zostanie pobrana zaliczka na PIT.

Pakiety medyczne dla pracowników a podatek VAT

Udział pracownika w firmowym wyjeździe nie wygeneruje dodatkowego przychodu, pod warunkiem, że koszt wyjazdu został pokryty ze środków ZFŚS i kiedy nie przekroczył wyznaczonego limitu oraz jednocześnie wyjazd miał socjalny charakter. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT wolna od podatku dochodowego jest limitowana wartość otrzymanych przez pracownika świadczeń w związku z finansowaniem działalności socjalnej, rzeczowych świadczeń oraz świadczeń pieniężnych sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS. Zwolnione są świadczenia otrzymane w ciągu roku podatkowego o łącznej wartości do 380 zł.

Polecamy: Podatki 2016 - komplet żółtych książek

Katarzyna Miazek, Tax Care