Jak rozliczyć zwrot nadpłaconych składek ZUS

RADA

W opisanym stanie faktycznym powinni Państwo złożyć wniosek do ZUS o zwrot nadpłaconych składek. Od zwracanej pracownikowi nienależnie potrąconej części wynagrodzenia mają Państwo obowiązek dokonać potrącenia należnego podatku dochodowego od osób fizycznych z zastosowaniem skali podatkowej obowiązującej w miesiącu zwrotu. Nie są Państwo zobowiązani do korekty PIT-11 za rok, w którym zostały nadpłacone składki.

UZASADNIENIE

Z sytuacji przedstawionej w pytaniu wynika, że nadpłacili Państwo składki ZUS od wynagrodzenia jednego z pracowników. W związku z tym mają Państwo obowiązek wystąpienia z wnioskiem do ZUS o zwrot nadpłaconych składek oraz rozliczenia podatku dochodowego z tytułu zwróconych pracownikowi kwot.

Wniosek o zwrot nadpłaconych składek do ZUS

W przypadku gdy stwierdzili Państwo, że zapłacili składki nienależnie, po pierwsze, powinni złożyć wniosek o zwrot nadpłaconych składek. Jeżeli o nadpłacie składek dowiedzieli się Państwo z zawiadomienia ZUS, wniosek należy złożyć w terminie 7 dni od dnia zawiadomienia o kwocie nadpłaty. Nie można jednak żądać zwrotu nienależnie opłaconych składek, jeżeli od daty ich opłacenia minęło 5 lat.

Po drugie, Państwa firma powinna dokonać korekt złożonych imiennych raportów ZUS RCA, ZUS RZA lub ZUS RSA i deklaracji ZUS DRA za miesiące, w których nastąpiło nadpłacenie składek. Korekta dotyczy podstawy wymiaru wysokości składki na ubezpieczenia społeczne: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe oraz na ubezpieczenie zdrowotne. Wraz z dokumentami korygującymi Państwa firma powinna złożyć wniosek o zwrot nadpłaconych składek.

ZUS jest zobowiązany zwrócić płatnikowi nadpłacone składki w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku o zwrot składek. Jeżeli ZUS nie wywiąże się z ustawowego terminu, płatnikowi należeć się będą nadpłacone składki wraz z odsetkami (w wysokości odsetek od zaległości podatkowych) liczonymi począwszy od dnia, w którym płatnik złożył wniosek.

Podatek dochodowy od zwróconych składek

Przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 11 ust. 1 updof).

Kwota zwróconych firmie składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest przychodem pracownika ze stosunku pracy. Przychód ten należy opodatkować w miesiącu, w którym nastąpił faktyczny zwrot tych składek.

Stanowisko takie potwierdzają również organy podatkowe. W piśmie Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Radomiu z 16 marca 2004 r., nr US-24/2170/415/4/2004, czytamy:

Kwota nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, sfinansowana przez pracownika, zwrócona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych za pośrednictwem pracodawcy (płatnika składek), stanowi de facto przychód ze stosunku pracy. Stąd też kwotę zwróconych składek - bez względu na to, czy jest to zwrot składek pobranych od pracownika w ubiegłych latach podatkowych czy w bieżącym roku - pracodawca dolicza do wynagrodzenia i do pozostałych przychodów uzyskanych przez pracownika w danym miesiącu i pobiera zaliczkę na podatek dochodowy.

Należy również pamiętać, że od zwracanej ubezpieczonemu nienależnie potrąconej części wynagrodzenia płatnicy powinni potrącić należną składkę na ubezpieczenie zdrowotne, o którą powinni pomniejszyć należną zaliczkę na podatek.

 

Do ustalenia podstawy wymiaru składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne należy stosować przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Nie należy jednak stosować rocznego ograniczenia podstawy wymiaru, które w 2008 r. wynosi 85 290 zł. Oznacza to, że w razie osiągnięcia kwoty granicznej i zaprzestania opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, o kwotę odpowiadającą tym składkom zwiększa się przychód ubezpieczonego, stanowiący podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jednocześnie kwota zwrotu nienależnie pobranych składek nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Zwrot składek a korekta PIT-11

W informacji PIT-11 za 2007 r. wykazali Państwo kwoty zgodne z kartą wynagrodzeń pracownika, w tym faktycznie pobrane składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy. Wypłacony przez ZUS za Państwa pośrednictwem, jako zakładu pracy, zwrot nadpłaty składek na ubezpieczenia społeczne jest przychodem pracownika w tym roku podatkowym, w którym go otrzymał. W Państwa przypadku składki na ubezpieczenia społeczne były nadpłacone w 2007 r., ale ich zwrot pracownik otrzymał w 2008 r. W związku z tym przychód ten powinni Państwo wykazać w PIT-11 za 2008 r. i nie powinni korygować PIT-11 za 2007 r.

Stanowisko to potwierdzają również organy podatkowe. W piśmie Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Radomiu z 16 marca 2004 r., nr US-24/2170/415/4/2004, czytamy:

W przypadku zwrotu składek za lata ubiegłe nie ma podstaw prawnych do korekty PIT-11 sporządzonego przez pracodawcę. Natomiast w PIT-11 sporządzonym za rok, w którym dokonano zwrotu nadpłaconych składek, pracodawca wykazuje całość pobranych z dochodu pracownika składek, a kwotę zwróconych składek wykazuje łącznie z innymi przychodami pracownika. Z przedstawionego w sprawie stanu wynika, iż zwrot z tyt. nadpłacanych składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe za okres IX-XII/2001 r., dokonany przez ZUS w 2004 roku na konto szkoły byłemu pracownikowi, będzie stanowić przychód pracownika w 2004 r. Szkoła jako płatnik winna pobrać zaliczkę na podatek dochodowy w miesiącu, w którym faktycznie wystąpiła wypłata (...). Imienną informację PIT-11 należy sporządzić i przekazać podatnikowi oraz właściwemu urzędowi skarbowemu w terminie określonym w art. 39 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (...).

• art. 11 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 143, poz. 894

• art. 24 ust. 6c, 6d i 6e ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 141, poz. 888

Rafał Styczyński

doradca podatkowy