REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Diety przedsiębiorców (kierowców) z tytułu podróży służbowych a koszty podatkowe

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
diety, koszty podatkowe, kierowca, podróż służbowa
diety, koszty podatkowe, kierowca, podróż służbowa
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Kierowca (indywidualny przedsiębiorca) świadczący w ramach działalności gospodarczej usługi transportowe ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wartość diet krajowych i zagranicznych (z tytułu podróży służbowych). Koszty te są ograniczone limitem diet przysługujących pracownikom.

Koszty uzyskania przychodów – diety z tytułu podróży służbowych

Na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
A zatem może być kosztem podatkowym wartość diet z tytułu podróży służbowych przedsiębiorców do wysokości diet przysługujących pracownikom.
Odrębnymi przepisami, o których mowa art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 poz. 167, ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1481).

REKLAMA

Autopromocja

Przedsiębiorca (kierowca) w podróży służbowej. Czy diety z tytułu podróży służbowej są kosztem podatkowym?

REKLAMA

Wielu polskich indywidualnych przedsiębiorców świadczy osobiście usługi transportowe dla swoich kontrahentów. Mają oni wątpliwości, czy mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) wartość diet z tytułu podróży służbowych, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonych w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Jeden z takich przedsiębiorców wystąpił z wnioskiem o indywidualna interpretację podatkową. Zapytał on, czy jako osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą (właściciel firmy), świadcząca usługi transportowe osobiście na rzecz innego podmiotu, odbywając w związku z wykonywaniem tych usług krajowe i zagraniczne podróże służbowe, ma prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej wartość diet z tytułu podróży służbowych, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom na podstawie ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r.

Diety, o które zapytał przedsiębiorca, są naliczane zgodnie z prowadzoną ewidencją dla każdego wyjazdu. Ewidencja taka zawiera w szczególności daty i godziny rozpoczęcia wyjazdu, przekraczania granic poszczególnych państw oraz dane zakończenia wyjazdu. Pod pojęciem wyjazdu służbowego przedsiębiorca rozumie z kolei każdy wyjazd poza siedzibę, mający na celu realizację przyjętego zlecenia transportowego w zakresie usług transportowych zgodnie z profilem działalności gospodarczej.

Czy przedsiębiorca-kierowca świadczący usługi transportowe za granicą jest w podróży służbowej?

REKLAMA

Wątpliwości kierowców-przedsiębiorców powstają w tej kwestii przede wszystkim z uwagi na nowy (obowiązujący od 2 lutego 2022 r.) przepis art. 21b ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (tekst jednolity: Dz. U. z 2022 r. poz. 1473). Zgodnie z tym przepisem:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Art. 21b. 1. Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

2. Do kierowcy, o którym mowa w ust. 1, stosuje się w zakresie ustalania podstawy wymiaru:
1) podatku dochodowego od osób fizycznych – przepisy dotyczące osób zatrudnionych w kraju i przebywających czasowo za granicą, o których mowa  w art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128, z późn. zm.3) );

2) składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe – przepisy wydane na podstawie art. 21 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1009, 1079 i 1115) dotyczące pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców.

Przedsiębiorca (kierowca) ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów diety z tytułu podróży służbowych – do wysokości diet przysługujących pracownikom

Jednak organy podatkowe, w tym Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stoją na stanowisku, że ww. przepis art. 21b ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców ma zastosowanie do pracowników pozostających w stosunku pracy, a nie do przedsiębiorców świadczących osobiście usługi transportowe.

W interpretacji indywidualnej z 14 października 2022 r. Dyrektor KIS podkreślił odmienny charakter przepisów dot. podróży służbowych w przypadku pracownika i osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Pracownikowi cel podróży służbowej określa pracodawca w poleceniu odbycia podróży służbowej, natomiast w odniesieniu do przedsiębiorcy istotnym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową winno być ustalenie, czy wyjazd ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Dlatego, zdaniem Dyrektora KIS, odesłanie art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT do pojęcia pracownika może mieć zastosowanie jedynie w kontekście ograniczenia wysokości diety z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, nie natomiast samej zasady dopuszczalności zastosowania tego przepisu do wymienionych w nim podmiotów.

Zatem osoby prowadzące działalność gospodarczą (przedsiębiorcy) – nawet jeżeli świadczą osobiście usługi transportowe jako kierowcy - mają prawo zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych - do wysokości diet przysługujących pracownikom – na podstawie ww. art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT.

Jak wskazał Dyrektor KIS w ww. interpretacji indywidualnej z 14 października 2022 r.:

W szczególności przepisy te nie przewidują żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach działalności gospodarczej ani też nie rozróżniają wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego, czy świadczenia usług w wykonaniu zawartej umowy.

(…) problematyka dotycząca podróży służbowych, odbywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, znalazła odzwierciedlenie w orzecznictwie sądów administracyjnych. Orzecznictwo ukształtowało w tym zakresie jednolitą linię rozstrzygnięć, wskazując, że nie znajduje uzasadnienia stanowisko, że jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności nie wchodzi w zakres podróży służbowych.
W orzecznictwie przyjmuje się ponadto, że podróżą służbową jest również realizowanie przedmiotu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę poza stałym miejscem działalności.

Dlatego też stwierdzam, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Na powyższe nie ma wpływu dodanie – na podstawie art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw, (Dz. U. z 2022 poz. 209) – do ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2019 r. poz. 1412) art. 21b, zgodnie z którym:

Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Przepis ten bowiem nie dotyczy przedsiębiorców prowadzących osobiście działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych, lecz pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowcy.

Diety z tytułu podróży służbowych – zmiany 2022/2023

Diety krajowe

Minister Rodziny i Polityki Społecznej rozporządzeniem z 30 czerwca 2022 r. podwyższył (ze skutkiem od 28 lipca 2022 r.) kwotę diety w czasie podróży służbowej krajowej do 38 zł za dobę podróży (wcześniej – od 2013 roku - obowiązywała stawka 30 zł za dobę). Razem ze stawką diety wzrosły też ryczałt za nocleg, ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej i limit zwrotu udokumentowanych kosztów noclegu. Rozporządzenie to dotyczy wprost pracowników sfery budżetowej ale także określa minimalny poziom diet także dla wszystkich innych pracowników. Także zwolnienie podatkowe związane z dietami pracowniczymi i innymi należnościami za czas podróży służbowej pracownika obejmuje wszystkich pracowników (nie tylko sfery budżetowej). To zwolnienie podatkowe jest ograniczone do wysokości tych diet i należności określonych dla pracowników sfery budżetowej. Ponadto wskutek podwyższenia stawki diety zwiększą się koszty podatkowe przedsiębiorców z tytułu podróży służbowych.
Więcej na ten temat: Dieta w delegacji krajowej 2022. 38 zł za dobę od 28 lipca. Wyższe zwolnienia podatkowe pracowników i koszty podatkowe przedsiębiorców

Co więcej Minister Rodziny i Polityki Społecznej przygotował projekt rozporządzenia, który zakłada podwyższenie od 1 stycznia 2023 r. kwoty diety w czasie podróży służbowej krajowej do 45 zł za dobę podróży (aktualnie – od 28 lipca 2022 r. - obowiązuje stawka 38 zł za dobę). Razem ze stawką diety wzrośnie też ryczałt za nocleg, ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej i limit zwrotu udokumentowanych kosztów noclegu.

Więcej na ten temat: Dieta w delegacji krajowej w 2023 roku. 45 zł za dobę od 1 stycznia

Diety zagraniczne

Aktualnie wysokość diet i innych należności z tytułu zagranicznych podroży służbowych wynika z ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowe (Dz.U. z 2013 poz. 167, ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1481).

Pod koniec lipca 2022 r. Minister Rodziny i Polityki Społecznej przygotował projekt rozporządzenia, który zakłada podwyższenie (najprawdopodobniej jeszcze w 2022 roku) diet i limitów na nocleg w delegacjach zagranicznych do niektórych państw.

Więcej na ten temat: Diety zagraniczne 2022 - zmiany stawek diet i limitów noclegowych w delegacjach zagranicznych

Paweł Huczko

Źródło: indywidualna interpretacja podatkowa Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 października 2022 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.683.2022.2.MW).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co trzeba zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

REKLAMA

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

REKLAMA