Diety przedsiębiorców (kierowców) z tytułu podróży służbowych a koszty podatkowe

Koszty uzyskania przychodów – diety z tytułu podróży służbowych

Na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
A zatem może być kosztem podatkowym wartość diet z tytułu podróży służbowych przedsiębiorców do wysokości diet przysługujących pracownikom.
Odrębnymi przepisami, o których mowa art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 poz. 167, ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1481).

Przedsiębiorca (kierowca) w podróży służbowej. Czy diety z tytułu podróży służbowej są kosztem podatkowym?

Wielu polskich indywidualnych przedsiębiorców świadczy osobiście usługi transportowe dla swoich kontrahentów. Mają oni wątpliwości, czy mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) wartość diet z tytułu podróży służbowych, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonych w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Jeden z takich przedsiębiorców wystąpił z wnioskiem o indywidualna interpretację podatkową. Zapytał on, czy jako osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą (właściciel firmy), świadcząca usługi transportowe osobiście na rzecz innego podmiotu, odbywając w związku z wykonywaniem tych usług krajowe i zagraniczne podróże służbowe, ma prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej wartość diet z tytułu podróży służbowych, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom na podstawie ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r.

Diety, o które zapytał przedsiębiorca, są naliczane zgodnie z prowadzoną ewidencją dla każdego wyjazdu. Ewidencja taka zawiera w szczególności daty i godziny rozpoczęcia wyjazdu, przekraczania granic poszczególnych państw oraz dane zakończenia wyjazdu. Pod pojęciem wyjazdu służbowego przedsiębiorca rozumie z kolei każdy wyjazd poza siedzibę, mający na celu realizację przyjętego zlecenia transportowego w zakresie usług transportowych zgodnie z profilem działalności gospodarczej.

Czy przedsiębiorca-kierowca świadczący usługi transportowe za granicą jest w podróży służbowej?

Wątpliwości kierowców-przedsiębiorców powstają w tej kwestii przede wszystkim z uwagi na nowy (obowiązujący od 2 lutego 2022 r.) przepis art. 21b ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (tekst jednolity: Dz. U. z 2022 r. poz. 1473). Zgodnie z tym przepisem:

Art. 21b. 1. Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

2. Do kierowcy, o którym mowa w ust. 1, stosuje się w zakresie ustalania podstawy wymiaru:
1) podatku dochodowego od osób fizycznych – przepisy dotyczące osób zatrudnionych w kraju i przebywających czasowo za granicą, o których mowa  w art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128, z późn. zm.3) );

2) składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe – przepisy wydane na podstawie art. 21 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1009, 1079 i 1115) dotyczące pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców.

Przedsiębiorca (kierowca) ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów diety z tytułu podróży służbowych – do wysokości diet przysługujących pracownikom

Jednak organy podatkowe, w tym Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stoją na stanowisku, że ww. przepis art. 21b ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców ma zastosowanie do pracowników pozostających w stosunku pracy, a nie do przedsiębiorców świadczących osobiście usługi transportowe.

W interpretacji indywidualnej z 14 października 2022 r. Dyrektor KIS podkreślił odmienny charakter przepisów dot. podróży służbowych w przypadku pracownika i osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Pracownikowi cel podróży służbowej określa pracodawca w poleceniu odbycia podróży służbowej, natomiast w odniesieniu do przedsiębiorcy istotnym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową winno być ustalenie, czy wyjazd ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Dlatego, zdaniem Dyrektora KIS, odesłanie art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT do pojęcia pracownika może mieć zastosowanie jedynie w kontekście ograniczenia wysokości diety z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, nie natomiast samej zasady dopuszczalności zastosowania tego przepisu do wymienionych w nim podmiotów.

Zatem osoby prowadzące działalność gospodarczą (przedsiębiorcy) – nawet jeżeli świadczą osobiście usługi transportowe jako kierowcy - mają prawo zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych - do wysokości diet przysługujących pracownikom – na podstawie ww. art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT.

Jak wskazał Dyrektor KIS w ww. interpretacji indywidualnej z 14 października 2022 r.:

W szczególności przepisy te nie przewidują żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach działalności gospodarczej ani też nie rozróżniają wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego, czy świadczenia usług w wykonaniu zawartej umowy.

(…) problematyka dotycząca podróży służbowych, odbywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, znalazła odzwierciedlenie w orzecznictwie sądów administracyjnych. Orzecznictwo ukształtowało w tym zakresie jednolitą linię rozstrzygnięć, wskazując, że nie znajduje uzasadnienia stanowisko, że jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności nie wchodzi w zakres podróży służbowych.
W orzecznictwie przyjmuje się ponadto, że podróżą służbową jest również realizowanie przedmiotu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę poza stałym miejscem działalności.

Dlatego też stwierdzam, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Na powyższe nie ma wpływu dodanie – na podstawie art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw, (Dz. U. z 2022 poz. 209) – do ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2019 r. poz. 1412) art. 21b, zgodnie z którym:

Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Przepis ten bowiem nie dotyczy przedsiębiorców prowadzących osobiście działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych, lecz pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowcy.

Diety z tytułu podróży służbowych – zmiany 2022/2023

Diety krajowe

Minister Rodziny i Polityki Społecznej rozporządzeniem z 30 czerwca 2022 r. podwyższył (ze skutkiem od 28 lipca 2022 r.) kwotę diety w czasie podróży służbowej krajowej do 38 zł za dobę podróży (wcześniej – od 2013 roku - obowiązywała stawka 30 zł za dobę). Razem ze stawką diety wzrosły też ryczałt za nocleg, ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej i limit zwrotu udokumentowanych kosztów noclegu. Rozporządzenie to dotyczy wprost pracowników sfery budżetowej ale także określa minimalny poziom diet także dla wszystkich innych pracowników. Także zwolnienie podatkowe związane z dietami pracowniczymi i innymi należnościami za czas podróży służbowej pracownika obejmuje wszystkich pracowników (nie tylko sfery budżetowej). To zwolnienie podatkowe jest ograniczone do wysokości tych diet i należności określonych dla pracowników sfery budżetowej. Ponadto wskutek podwyższenia stawki diety zwiększą się koszty podatkowe przedsiębiorców z tytułu podróży służbowych.
Więcej na ten temat: Dieta w delegacji krajowej 2022. 38 zł za dobę od 28 lipca. Wyższe zwolnienia podatkowe pracowników i koszty podatkowe przedsiębiorców

Co więcej Minister Rodziny i Polityki Społecznej przygotował projekt rozporządzenia, który zakłada podwyższenie od 1 stycznia 2023 r. kwoty diety w czasie podróży służbowej krajowej do 45 zł za dobę podróży (aktualnie – od 28 lipca 2022 r. - obowiązuje stawka 38 zł za dobę). Razem ze stawką diety wzrośnie też ryczałt za nocleg, ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej i limit zwrotu udokumentowanych kosztów noclegu.

Więcej na ten temat: Dieta w delegacji krajowej w 2023 roku. 45 zł za dobę od 1 stycznia

Diety zagraniczne

Aktualnie wysokość diet i innych należności z tytułu zagranicznych podroży służbowych wynika z ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowe (Dz.U. z 2013 poz. 167, ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1481).

Pod koniec lipca 2022 r. Minister Rodziny i Polityki Społecznej przygotował projekt rozporządzenia, który zakłada podwyższenie (najprawdopodobniej jeszcze w 2022 roku) diet i limitów na nocleg w delegacjach zagranicznych do niektórych państw.

Więcej na ten temat: Diety zagraniczne 2022 - zmiany stawek diet i limitów noclegowych w delegacjach zagranicznych

Paweł Huczko

Źródło: indywidualna interpretacja podatkowa Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 października 2022 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.683.2022.2.MW).