Używanie przez pracownika prywatnego samochodu do celów służbowych – skutki w PIT

Przychód ze stosunku pracy

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:

- wynagrodzenia zasadnicze,

- wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,

- różnego rodzaju dodatki,

- nagrody,

- ekwiwalenty za niewykorzystany urlop

- wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto:

- świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zobacz wskaźnik: Podróże służbowe w kraju

Zasadniczo do przychodów ze stosunku pracy zalicza się każde świadczenie, które zostało uzyskane w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą.

Jednocześnie część świadczeń otrzymywanych przez pracowników może korzystać ze zwolnień od opodatkowania przewidzianych przepisami ustawy o PIT.

Zasadą jest, iż świadczenie pracodawcy mające na celu rekompensatę kosztów używania pojazdów będących własnością pracowników dla celów służbowych stanowią przychód ze stosunku pracy.

Przychód ten może być jednak częściowo zwolniony z opodatkowania, o ile stanowi zwrot kosztów z tytułu użycia samochodu prywatnego w celu odbycia podróży służbowej (por. art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT) lub, w ściśle określonych przypadkach, w jazdach lokalnych (por. art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT).

Ponadto, zwolnienie od opodatkowania przysługuje tylko w granicach kwot określonych w odrębnych przepisach. Wobec powyższego uznać należy, iż zasadniczo wartość dodatku na pokrycie kosztów używania samochodu prywatnego w celach służbowych stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy.

W określonych okolicznościach faktycznych, przynajmniej cześć tego dodatku będzie mogła korzystać ze   zwolnienia od opodatkowania.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM

Podróż służbowa

Na mocy przepisów dotyczących diet i innych należności za czas podróży służbowej zwolnieniu od opodatkowania podlegają kwoty zwrotu kosztów użycia samochodu prywatnego w celu odbycia podróży służbowej (por. art. 21 ust.1 pkt. 16 lit. a. ustawy o PIT).

Wysokość tego zwrotu regulowana jest w Rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju oraz na terenie kraju.

Dnia 1 marca 2013 r. weszło w życie nowe rozporządzenie w zakresie podróży służbowych. Zobacz treść rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu  w państwowej  lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (Dziennik Ustaw z 5 lutego 2013 r., poz. 167).

Zobacz także: Podróże służbowe po 1 marca 2013 r.

Rozporządzenia te stanowią, iż na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej na terenie kraju lub poza jego granicami samochodem niebędącym własnością pracodawcy.

W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w maksymalnej wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu ustaloną, w ramach limitu zwolnienia, przez pracodawcę.

Regulamin podróży służbowych – wzór kluczowych zapisów

Jeżeli pracodawca uregulował wysokość stawki za 1 km przebiegu w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę, wówczas zwolnieniu od opodatkowania podlega wyłącznie kwota określona w tych dokumentach  nieprzekraczająca limitu określonego w Rozporządzeniach.

Jednocześnie wskazać należy, iż Rozporządzenia dopuszczają, by na wniosek pracownika była mu przyznana zaliczka na niezbędne koszty podróży.

Przenosząc powołane przepisy na analizowaną sytuację wskazać należy, iż przy założeniu prowadzenia przez pracowników ewidencji przebiegu pojazdu pozwalającej stwierdzić, które jazdy wiązały się z podróżą służbową, możliwe jest zastosowanie zwolnienia od opodatkowania części wartości dodatkowych świadczeń przyznanych przez Pracodawcę.

Maksymalna wartość zwolnienia odpowiada iloczynowi przejechanych kilometrów do celów służbowych przez stawkę za 1 km przebiegu wynikającą z Rozporządzenia z 25.3.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Stawka ta wynosi dla samochodu osobowego:

1) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,

2) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł.

Reasumując, zwolnieniu od opodatkowania będzie podlegała tylko ta część świadczeń przyznanych pracownikowi w związku z wykorzystaniem samochodu prywatnego w celach służbowych, która stanowi pokrycie kosztów podróży służbowej odbytej prywatnym samochodem pracownika.

Maksymalną wysokość tego zwolnienia określa się jako iloczyn przejechanych kilometrów w związku z podróżą służbową przez stawkę za 1 km przebiegu ustaloną w odpowiednich regulacjach. Wartość świadczenia wykraczająca poza limit podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych jako przychód ze stosunku pracy.

Kilometrówka 2012

Jazdy lokalne – zwolnienie tylko dla listonoszy, leśników i pracowników socjalnych

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT wolny od opodatkowania jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw.

Zwolnienie to ma limit - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Obowiązek pokrycia tych kosztów wynika z ustaw regulujących pracę w zawodach listonosza, pracowników służby leśnej oraz pracowników socjalnych. Zwolnienie to ma zatem zastosowanie wyłącznie do osób zatrudnionych w tych zawodach.

Wobec powyższego, w zwolnienie to nie może być zastosowane w przypadku pracowników wykonujących inne zawody.

Zwolnieniu od opodatkowania PIT będzie podlegała tylko ta część świadczeń przyznanych pracownikowi w związku z wykorzystaniem samochodu prywatnego w celach służbowych, która stanowi zwrot kosztów podróży służbowej odbytej prywatnym samochodem pracownika w granicach limitu przewidzianego przepisami prawa. Wartość dodatkowych świadczeń przekraczająca ten limit stanowi przychód pracowników ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu na zasadach ogólnych.