REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zwrot kosztów noclegów pracownikowi niebędącemu w podróży służbowej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
PwC Studio
Serwis prawno-podatkowy PwC
Zwrot kosztów noclegów pracownikowi niebędącemu w podróży służbowej - opodatkowanie PIT
Zwrot kosztów noclegów pracownikowi niebędącemu w podróży służbowej - opodatkowanie PIT
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Zdaniem WSA w Poznaniu zwrot wydatków pokrywających koszty noclegu pracownika – przedstawiciela handlowego stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy i powinien być opodatkowany PIT.

Nie można zaakceptować argumentacji spółki, że w przypadku opłacania przez spółkę noclegu pracownik nie ma żadnego przysporzenia majątkowego, gdyż wydatki nie mają związku z celami osobistymi pracownika, a wyłącznie z poleceniami służbowymi wydanymi przez przełożonego.

REKLAMA

Autopromocja

Tak wynika z wyroku WSA w Poznaniu z 13 czerwca 2013 r., (sygn. I SA/Po 219/13).

REKLAMA

Sprawa dotyczyła spółki, która prowadziła działalność z wykorzystaniem sieci przedstawicieli handlowych. W związku ze specyfiką działalności spółki, jako miejsce świadczenia przez nich pracy na podstawie umowy o pracę wskazano terytorium całego kraju lub obszar kilku województw. Z tego powodu wyjazdów pracowników nie traktowano jako podróży służbowej w rozumieniu przepisów prawa pracy. Spółka dokonywała natomiast na ich rzecz zwrotu prawidłowo udokumentowanych wydatków poniesionych w celu prawidłowego zrealizowania celu wyjazdu, takich jak koszty paliwa, parkingu, posiłków, noclegów.

Na tym tle spółka zwróciła się do organu podatkowego z wnioskiem o interpretację, w którym zapytała, czy prawidłowe jest jej stanowisko, zgodnie z którym zwrot wydatków na rzecz pracowników spółki nie powoduje powstania po ich stronie przychodu opodatkowanego PIT. Organ podatkowy uznał to stanowisko za nieprawidłowe w zakresie kosztów noclegu.

Organ podkreślił, że świadczenia w postaci zwrotu pracownikowi wydatków związanych z noclegami w trasie, mają osobisty charakter niezależnie od celu i okoliczności w jakich wydatki z tego tytułu zostały poniesione. Osobą korzystającą z noclegu oraz otrzymującym zwrot jest pracownik. Nabywcą usługi hotelowej jest natomiast spółka (na którą są wystawione faktury i która finansuje ten wydatek).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Spółka nie zgodziła się z rozstrzygnięciem i wniosła skargę do WSA.

Sąd oddalił ją, w uzasadnieniu wskazując, że skoro w interesie spółki jest, aby pracownik w uzasadnionych przypadkach nocował poza miejscem zamieszkania, co wymaga od niego poniesienia pewnych kosztów, to brak zrefinansowania mu tych kosztów stanowiłby swego rodzaju uszczerbek w majątku pracownika. Zatem zwrot tych wydatków będzie stanowił przysporzenie majątkowe, gdyby bowiem do niego nie doszło pracownik musiałby pokryć koszty z własnych dochodów. Ponadto wydatki zostają poniesione w związku z pozostawaniem w stosunku pracy, a zatem kwota ich zwrotu wypełni dyspozycję art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Zatem wartość świadczenia (za nocleg) wynikająca z wystawionej faktury - zwrócona pracownikowi, stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Wartość świadczenia otrzymanego przez pracownika niebędącego w podróży służbowej - ewentualnie nadwyżki ponad kwotę określoną w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT spółka ma obowiązek doliczyć do wynagrodzenia wypłaconego w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy.

Firma zwraca pracownikowi wydatki z podróży służbowej - skutki w PIT

Przychód musi być zindywidualizowany

Nowelizacja wyjaśniłaby wątpliwości

Komentowany wyrok należy uznać za mieszczący się w granicach zakreślonych literą prawa, chociaż skutki rozstrzygnięcia sądu budzą oczywisty sprzeciw.

REKLAMA

Istotny w sprawie jest przedstawiony we wniosku o interpretację stan faktyczny, w którym wyjazdów przedstawicieli handlowych spółka nie traktuje jako podróży służbowych w rozumieniu Kodeksu Pracy. WSA w Poznaniu słusznie wskazał, iż zwolnienie przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16) lit. a) ustawy o PIT nie znajdzie zastosowania w sytuacji, gdy wyjazd pracownika nie jest podróżą służbową.

Wnioskodawca nie powoływał się jednak na ten przepis – oparł się na argumentacji, iż pracownik nie uzyskuje żadnego przychodu, a jedynie otrzymuje zwrot poniesionych wydatków. Organ stanął natomiast na stanowisku, iż skoro pracodawca jest zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w przypadku podróży służbowej, to nie jest do tego zobowiązany w przypadku innej podróży – a zatem jest to dodatkowe świadczenie dla pracownika, które należy opodatkować. Opierając się wyłącznie na językowym brzmieniu przepisów, ocena Ministra Finansów i WSA wydaje się być słuszna.

Ustawa o PIT zwalnia w przypadku podróży służbowych diety i inne należności, do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Obecnie przepisem takim jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej („Rozporządzenie”), które jako należności wymienia diety oraz zwrot kosztów. Z przepisów tych można więc wnioskować, iż każdy zwrot kosztów, który nie jest wprost wymieniony w tym (lub innym) zwolnieniu, będzie stanowić przychód dla pracownika, co jest wnioskiem absurdalnym, a mimo to bywa uznawany za słuszny, jak np. w komentowanej sprawie.


Kolejnym problemem są regulacje Kodeksu Pracy dotyczące podróży służbowej, zgodnie z którym wyjazdy pracownika wykonującego tzw. pracę mobilną nie mogą być traktowane jako podróże służbowe (tak np. Sąd Najwyższy w uchwale 7 sędziów z dnia 19 listopada 2008 r., sygn. II PZP 11/08). W ustawie o PIT zwolnione są natomiast diety i inne należności za czas:

a)  podróży służbowej pracownika,

b)  podróży osoby niebędącej pracownikiem.

Przepis dotyczący tego zwolnienia był nowelizowany w 2004 r. i wydaje się, że intencją ustawodawcy mogło być objęcie zwolnieniem wszystkich podróży o charakterze pracowniczym,  gdyż interpretowanie tego przepisu w sposób wskazany przez WSA powoduje sytuację, w której osoby niebędące pracownikami są traktowane lepiej od pracowników. Niezależnie jednak od intencji prawodawcy, w obecnym brzmieniu przepisów ich wykładnia literalna będzie powodować takie skutki.

Warto wskazać, że sądy prezentują również odmienne stanowisko w sprawie – tak np. WSA w Warszawie w wyroku z dnia 18 czerwca 2012 r., sygn. III SA/Wa 2629/11 (wyrok nieprawomocny) uznał, iż zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w ogóle nie będzie przychodem. Orzecznictwo NSA może rozjaśnić nieco sprawę w tym zakresie, ale niezależnie od tego przepis warto byłoby znowelizować go w ten sposób, aby przewidywał zwolnienie również dla pracowników wykonujących pracę mobilną.

Na marginesie warto dodać, że w interpretacji będącej przedmiotem skargi Dyrektor Izby Skarbowej uznał za nieprawidłowe stanowisko w sprawie zwrotu kosztów noclegów, natomiast stanowisko w sprawie zwrotu kosztów paliwa oraz opłat przejazdowych i parkingowych uznał za prawidłowe (tj. uznał, iż nie zwroty te nie stanowią dla pracownika przychodu). Stanowisko organu budzi wątpliwości, ponieważ Rozporządzenie przewiduje zwrot kosztów zarówno noclegów, jak i opłat przejazdowych i parkingowych i wydaje się, że powinny one być w tym zakresie traktowane tożsamo.

Krzysztof Sieja, konsultant w Dziale Prawno-Podatkowym PwC

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zaczynasz działalność gospodarczą? Tak można obniżyć składki ZUS na początku działania firmy [komunikat ZUS]

Rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej wiąże się z kosztami, szczególnie na starcie. Dlatego początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, które pozwalają płacić niższe składki na ubezpieczenia społeczne albo nie płacić ich wcale. Do najważniejszych form wsparcia należą: ulga na start, preferencyjne składki, „Mały ZUS Plus” czy wakacje składkowe.

Ulga dla spadkobierców i przejrzystość dla podatników. Nowości w ustawie podatku od spadków i darowizn już wkrótce

Jest projekt nowelizacji ustawy o podatku od spadków i darowizn, który umożliwi przywrócenie terminu zgłoszenia spadku w wyjątkowych przypadkach oraz doprecyzuje moment powstania obowiązku podatkowego. Zmiany mają uprościć procedury, zwiększyć przejrzystość i wspierać sukcesję firm rodzinnych.

KSeF 2.0: firmy będą miały tylko 4 miesiące na testy. Co trzeba zrobić już teraz?

W czerwcu 2025 r. – zgodnie z harmonogramem – Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację interfejsu API KSeF 2.0. Jest to jednak materiał dla integratorów systemów i dostawców oprogramowania. Firmy wciąż czekają na udostępnienie środowiska testowego, które zaplanowano na koniec września. Konkretne testy będą więc mogły zacząć się dopiero w październiku. Tymczasem obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla części firm wchodzi już w lutym – oznacza to niewiele czasu na przygotowanie.

Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

REKLAMA

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

REKLAMA

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

REKLAMA