REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zwrot kosztów noclegów pracownikowi niebędącemu w podróży służbowej

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
PwC Studio
Serwis prawno-podatkowy PwC
Zwrot kosztów noclegów pracownikowi niebędącemu w podróży służbowej - opodatkowanie PIT
Zwrot kosztów noclegów pracownikowi niebędącemu w podróży służbowej - opodatkowanie PIT
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Zdaniem WSA w Poznaniu zwrot wydatków pokrywających koszty noclegu pracownika – przedstawiciela handlowego stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy i powinien być opodatkowany PIT.

Nie można zaakceptować argumentacji spółki, że w przypadku opłacania przez spółkę noclegu pracownik nie ma żadnego przysporzenia majątkowego, gdyż wydatki nie mają związku z celami osobistymi pracownika, a wyłącznie z poleceniami służbowymi wydanymi przez przełożonego.

REKLAMA

Autopromocja

Tak wynika z wyroku WSA w Poznaniu z 13 czerwca 2013 r., (sygn. I SA/Po 219/13).

REKLAMA

Sprawa dotyczyła spółki, która prowadziła działalność z wykorzystaniem sieci przedstawicieli handlowych. W związku ze specyfiką działalności spółki, jako miejsce świadczenia przez nich pracy na podstawie umowy o pracę wskazano terytorium całego kraju lub obszar kilku województw. Z tego powodu wyjazdów pracowników nie traktowano jako podróży służbowej w rozumieniu przepisów prawa pracy. Spółka dokonywała natomiast na ich rzecz zwrotu prawidłowo udokumentowanych wydatków poniesionych w celu prawidłowego zrealizowania celu wyjazdu, takich jak koszty paliwa, parkingu, posiłków, noclegów.

Na tym tle spółka zwróciła się do organu podatkowego z wnioskiem o interpretację, w którym zapytała, czy prawidłowe jest jej stanowisko, zgodnie z którym zwrot wydatków na rzecz pracowników spółki nie powoduje powstania po ich stronie przychodu opodatkowanego PIT. Organ podatkowy uznał to stanowisko za nieprawidłowe w zakresie kosztów noclegu.

Organ podkreślił, że świadczenia w postaci zwrotu pracownikowi wydatków związanych z noclegami w trasie, mają osobisty charakter niezależnie od celu i okoliczności w jakich wydatki z tego tytułu zostały poniesione. Osobą korzystającą z noclegu oraz otrzymującym zwrot jest pracownik. Nabywcą usługi hotelowej jest natomiast spółka (na którą są wystawione faktury i która finansuje ten wydatek).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Spółka nie zgodziła się z rozstrzygnięciem i wniosła skargę do WSA.

Sąd oddalił ją, w uzasadnieniu wskazując, że skoro w interesie spółki jest, aby pracownik w uzasadnionych przypadkach nocował poza miejscem zamieszkania, co wymaga od niego poniesienia pewnych kosztów, to brak zrefinansowania mu tych kosztów stanowiłby swego rodzaju uszczerbek w majątku pracownika. Zatem zwrot tych wydatków będzie stanowił przysporzenie majątkowe, gdyby bowiem do niego nie doszło pracownik musiałby pokryć koszty z własnych dochodów. Ponadto wydatki zostają poniesione w związku z pozostawaniem w stosunku pracy, a zatem kwota ich zwrotu wypełni dyspozycję art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Zatem wartość świadczenia (za nocleg) wynikająca z wystawionej faktury - zwrócona pracownikowi, stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Wartość świadczenia otrzymanego przez pracownika niebędącego w podróży służbowej - ewentualnie nadwyżki ponad kwotę określoną w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT spółka ma obowiązek doliczyć do wynagrodzenia wypłaconego w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy.

Firma zwraca pracownikowi wydatki z podróży służbowej - skutki w PIT

Przychód musi być zindywidualizowany

Nowelizacja wyjaśniłaby wątpliwości

Komentowany wyrok należy uznać za mieszczący się w granicach zakreślonych literą prawa, chociaż skutki rozstrzygnięcia sądu budzą oczywisty sprzeciw.

REKLAMA

Istotny w sprawie jest przedstawiony we wniosku o interpretację stan faktyczny, w którym wyjazdów przedstawicieli handlowych spółka nie traktuje jako podróży służbowych w rozumieniu Kodeksu Pracy. WSA w Poznaniu słusznie wskazał, iż zwolnienie przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16) lit. a) ustawy o PIT nie znajdzie zastosowania w sytuacji, gdy wyjazd pracownika nie jest podróżą służbową.

Wnioskodawca nie powoływał się jednak na ten przepis – oparł się na argumentacji, iż pracownik nie uzyskuje żadnego przychodu, a jedynie otrzymuje zwrot poniesionych wydatków. Organ stanął natomiast na stanowisku, iż skoro pracodawca jest zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w przypadku podróży służbowej, to nie jest do tego zobowiązany w przypadku innej podróży – a zatem jest to dodatkowe świadczenie dla pracownika, które należy opodatkować. Opierając się wyłącznie na językowym brzmieniu przepisów, ocena Ministra Finansów i WSA wydaje się być słuszna.

Ustawa o PIT zwalnia w przypadku podróży służbowych diety i inne należności, do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Obecnie przepisem takim jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej („Rozporządzenie”), które jako należności wymienia diety oraz zwrot kosztów. Z przepisów tych można więc wnioskować, iż każdy zwrot kosztów, który nie jest wprost wymieniony w tym (lub innym) zwolnieniu, będzie stanowić przychód dla pracownika, co jest wnioskiem absurdalnym, a mimo to bywa uznawany za słuszny, jak np. w komentowanej sprawie.


Kolejnym problemem są regulacje Kodeksu Pracy dotyczące podróży służbowej, zgodnie z którym wyjazdy pracownika wykonującego tzw. pracę mobilną nie mogą być traktowane jako podróże służbowe (tak np. Sąd Najwyższy w uchwale 7 sędziów z dnia 19 listopada 2008 r., sygn. II PZP 11/08). W ustawie o PIT zwolnione są natomiast diety i inne należności za czas:

a)  podróży służbowej pracownika,

b)  podróży osoby niebędącej pracownikiem.

Przepis dotyczący tego zwolnienia był nowelizowany w 2004 r. i wydaje się, że intencją ustawodawcy mogło być objęcie zwolnieniem wszystkich podróży o charakterze pracowniczym,  gdyż interpretowanie tego przepisu w sposób wskazany przez WSA powoduje sytuację, w której osoby niebędące pracownikami są traktowane lepiej od pracowników. Niezależnie jednak od intencji prawodawcy, w obecnym brzmieniu przepisów ich wykładnia literalna będzie powodować takie skutki.

Warto wskazać, że sądy prezentują również odmienne stanowisko w sprawie – tak np. WSA w Warszawie w wyroku z dnia 18 czerwca 2012 r., sygn. III SA/Wa 2629/11 (wyrok nieprawomocny) uznał, iż zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w ogóle nie będzie przychodem. Orzecznictwo NSA może rozjaśnić nieco sprawę w tym zakresie, ale niezależnie od tego przepis warto byłoby znowelizować go w ten sposób, aby przewidywał zwolnienie również dla pracowników wykonujących pracę mobilną.

Na marginesie warto dodać, że w interpretacji będącej przedmiotem skargi Dyrektor Izby Skarbowej uznał za nieprawidłowe stanowisko w sprawie zwrotu kosztów noclegów, natomiast stanowisko w sprawie zwrotu kosztów paliwa oraz opłat przejazdowych i parkingowych uznał za prawidłowe (tj. uznał, iż nie zwroty te nie stanowią dla pracownika przychodu). Stanowisko organu budzi wątpliwości, ponieważ Rozporządzenie przewiduje zwrot kosztów zarówno noclegów, jak i opłat przejazdowych i parkingowych i wydaje się, że powinny one być w tym zakresie traktowane tożsamo.

Krzysztof Sieja, konsultant w Dziale Prawno-Podatkowym PwC

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

Kredyt EKOlogiczny 2025 – bezzwrotna dotacja dla firm na modernizację energetyczną. Jakie warunki trzeba spełnić?

Już od października 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o dofinansowanie z Kredytu EKOlogicznego – dotacji realizowanej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG 3.01).

Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak fakturować w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?

Ponad pół rok dzieli przedsiębiorców od dnia, w którym elektroniczne fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. W zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku, firmy będą musiały dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych. Firmy mają już niewiele czasu, by dostosować swoje systemy, procedury i zespoły do nowych wymogów.

REKLAMA

Ulga termomodernizacyjna i zwolnienie z podatku dochodowego (PIT) dla osób realizujących przedsięwzięcia termomodernizacyjne. Najnowsze objaśnienia Ministra Finansów z 2025 r.

W dniu 30 czerwca 2025 r. Minister Finansów wydał objaśnienia podatkowe odnośnie form wsparcia przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w podatku dochodowym od osób fizycznych. Objaśnienie te dotyczą rozwiązań podatkowych (ulga termomodernizacyjna i zwolnienie podatkowe), które wspierają przedsięwzięcie termomodernizacyjne na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „ustawa PIT”), oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej „ustawa o ryczałcie”). Objaśnienia zawierają ogólne wyjaśnienia przepisów prawa podatkowego oraz uwzględniają stan prawny obowiązujący na dzień 1 stycznia 2025 r. Objaśnienia podatkowe są wydawane przez ministra finansów na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 ustawy – Ordynacja podatkowa z urzędu w celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe. Warto w szczególności zwrócić uwagę na zmieniony wykaz wydatków uprawniających do odliczenia w ramach ulgi rehabilitacyjnej. Walorem tych objaśnień są także liczne przykłady wyjaśniające treść przepisów. Publikujemy poniżej pełną treść tych objaśnień.

Nowe tachografy nie aż tak inteligentne jak zakładano. Na jakie błędy muszą uważać kierowcy i firmy transportowe?

Od 19 sierpnia 2025 roku w przewozach międzynarodowych w UE wymagane będą już wyłącznie najnowsze tachografy inteligentne często oznaczane jako tachografy G2V2, czyli druga wersja tachografów inteligentnych. Obecnie w transporcie międzynarodowym stanowią one już większość tachografów. Choć nowe urządzenia rejestrujące miały za zadanie ułatwiać pracę firmom transportowym, to jednak są zawodne i mogą powodować wiele trudności przy rozliczaniu i kontroli czasu pracy kierowców. Na jakie błędy nowych smart tachografów trzeba uważać i jak skutecznie sobie z nimi radzić?

Patologiczna prywatyzacja majątku firm? Rada Przedsiębiorców wzywa rząd do pilnych zmian w prawie

Rada Przedsiębiorców alarmuje: niekontrolowane postępowania upadłościowe sprzyjają nadużyciom i grabieży majątku firm. W liście do premiera Donalda Tuska organizacja apeluje o zmiany legislacyjne, które mają zakończyć nieformalny system patologicznej prywatyzacji i chronić interes publiczny.

Jak korzystać w praktyce z procedury VAT OSS – rejestracja, rozliczenia, płatności, ewidencja

Procedura OSS (ang. One Stop Shop) obowiązuje w Polsce od 1 lipca 2021 r., jednak wciąż wiele firm nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo może ona uprościć ich rozliczenia podatkowe w zakresie VAT. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowana, przy wsparciu doświadczonego doradcy jej wdrożenie jest szybkie i efektywne, a korzyści z jej stosowania znaczące.

REKLAMA

Stawka VAT 0%: Jak poprawnie udokumentować dostawę wewnątrz UE, by nie stracić na podatku?

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) może być opodatkowana stawką VAT 0%, ale tylko pod warunkiem spełnienia określonych wymogów formalnych. Sprawdź, czym dokładnie jest WDT, jakie dokumenty są niezbędne, by transakcja była zgodna z przepisami i jak uniknąć pułapek, które mogą skutkować dodatkowymi kosztami podatkowymi.

Urlop na samozatrudnieniu (kontrakt B2B) - komu przysługuje i co trzeba wiedzieć?

Zmęczenie i potrzeba oddechu od maili, telefonów i projektów to uczucia, które dobrze zna nie tylko pracownik etatowy. Coraz więcej samozatrudnionych prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze przyznaje wprost: chcieliby odpocząć, ale mają wątpliwości, co będzie się działo z ich firmą podczas dłuższej nieobecności. Często nie wiedzą nawet, jakie prawa do odpoczynku im przysługują. Wyjaśniamy, jakie mechanizmy prawne, podatkowe oraz organizacyjne mogą pomóc przedsiębiorcy złapać oddech.

REKLAMA