Zwrot kosztów noclegów pracownikowi niebędącemu w podróży służbowej

Nie można zaakceptować argumentacji spółki, że w przypadku opłacania przez spółkę noclegu pracownik nie ma żadnego przysporzenia majątkowego, gdyż wydatki nie mają związku z celami osobistymi pracownika, a wyłącznie z poleceniami służbowymi wydanymi przez przełożonego.

Tak wynika z wyroku WSA w Poznaniu z 13 czerwca 2013 r., (sygn. I SA/Po 219/13).

Sprawa dotyczyła spółki, która prowadziła działalność z wykorzystaniem sieci przedstawicieli handlowych. W związku ze specyfiką działalności spółki, jako miejsce świadczenia przez nich pracy na podstawie umowy o pracę wskazano terytorium całego kraju lub obszar kilku województw. Z tego powodu wyjazdów pracowników nie traktowano jako podróży służbowej w rozumieniu przepisów prawa pracy. Spółka dokonywała natomiast na ich rzecz zwrotu prawidłowo udokumentowanych wydatków poniesionych w celu prawidłowego zrealizowania celu wyjazdu, takich jak koszty paliwa, parkingu, posiłków, noclegów.

Na tym tle spółka zwróciła się do organu podatkowego z wnioskiem o interpretację, w którym zapytała, czy prawidłowe jest jej stanowisko, zgodnie z którym zwrot wydatków na rzecz pracowników spółki nie powoduje powstania po ich stronie przychodu opodatkowanego PIT. Organ podatkowy uznał to stanowisko za nieprawidłowe w zakresie kosztów noclegu.

Organ podkreślił, że świadczenia w postaci zwrotu pracownikowi wydatków związanych z noclegami w trasie, mają osobisty charakter niezależnie od celu i okoliczności w jakich wydatki z tego tytułu zostały poniesione. Osobą korzystającą z noclegu oraz otrzymującym zwrot jest pracownik. Nabywcą usługi hotelowej jest natomiast spółka (na którą są wystawione faktury i która finansuje ten wydatek).

Spółka nie zgodziła się z rozstrzygnięciem i wniosła skargę do WSA.

Sąd oddalił ją, w uzasadnieniu wskazując, że skoro w interesie spółki jest, aby pracownik w uzasadnionych przypadkach nocował poza miejscem zamieszkania, co wymaga od niego poniesienia pewnych kosztów, to brak zrefinansowania mu tych kosztów stanowiłby swego rodzaju uszczerbek w majątku pracownika. Zatem zwrot tych wydatków będzie stanowił przysporzenie majątkowe, gdyby bowiem do niego nie doszło pracownik musiałby pokryć koszty z własnych dochodów. Ponadto wydatki zostają poniesione w związku z pozostawaniem w stosunku pracy, a zatem kwota ich zwrotu wypełni dyspozycję art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Zatem wartość świadczenia (za nocleg) wynikająca z wystawionej faktury - zwrócona pracownikowi, stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Wartość świadczenia otrzymanego przez pracownika niebędącego w podróży służbowej - ewentualnie nadwyżki ponad kwotę określoną w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT spółka ma obowiązek doliczyć do wynagrodzenia wypłaconego w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy.

Firma zwraca pracownikowi wydatki z podróży służbowej - skutki w PIT

Przychód musi być zindywidualizowany

Nowelizacja wyjaśniłaby wątpliwości

Komentowany wyrok należy uznać za mieszczący się w granicach zakreślonych literą prawa, chociaż skutki rozstrzygnięcia sądu budzą oczywisty sprzeciw.

Istotny w sprawie jest przedstawiony we wniosku o interpretację stan faktyczny, w którym wyjazdów przedstawicieli handlowych spółka nie traktuje jako podróży służbowych w rozumieniu Kodeksu Pracy. WSA w Poznaniu słusznie wskazał, iż zwolnienie przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16) lit. a) ustawy o PIT nie znajdzie zastosowania w sytuacji, gdy wyjazd pracownika nie jest podróżą służbową.

Wnioskodawca nie powoływał się jednak na ten przepis – oparł się na argumentacji, iż pracownik nie uzyskuje żadnego przychodu, a jedynie otrzymuje zwrot poniesionych wydatków. Organ stanął natomiast na stanowisku, iż skoro pracodawca jest zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w przypadku podróży służbowej, to nie jest do tego zobowiązany w przypadku innej podróży – a zatem jest to dodatkowe świadczenie dla pracownika, które należy opodatkować. Opierając się wyłącznie na językowym brzmieniu przepisów, ocena Ministra Finansów i WSA wydaje się być słuszna.

Ustawa o PIT zwalnia w przypadku podróży służbowych diety i inne należności, do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Obecnie przepisem takim jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej („Rozporządzenie”), które jako należności wymienia diety oraz zwrot kosztów. Z przepisów tych można więc wnioskować, iż każdy zwrot kosztów, który nie jest wprost wymieniony w tym (lub innym) zwolnieniu, będzie stanowić przychód dla pracownika, co jest wnioskiem absurdalnym, a mimo to bywa uznawany za słuszny, jak np. w komentowanej sprawie.

Kolejnym problemem są regulacje Kodeksu Pracy dotyczące podróży służbowej, zgodnie z którym wyjazdy pracownika wykonującego tzw. pracę mobilną nie mogą być traktowane jako podróże służbowe (tak np. Sąd Najwyższy w uchwale 7 sędziów z dnia 19 listopada 2008 r., sygn. II PZP 11/08). W ustawie o PIT zwolnione są natomiast diety i inne należności za czas:

a)  podróży służbowej pracownika,

b)  podróży osoby niebędącej pracownikiem.

Przepis dotyczący tego zwolnienia był nowelizowany w 2004 r. i wydaje się, że intencją ustawodawcy mogło być objęcie zwolnieniem wszystkich podróży o charakterze pracowniczym,  gdyż interpretowanie tego przepisu w sposób wskazany przez WSA powoduje sytuację, w której osoby niebędące pracownikami są traktowane lepiej od pracowników. Niezależnie jednak od intencji prawodawcy, w obecnym brzmieniu przepisów ich wykładnia literalna będzie powodować takie skutki.

Warto wskazać, że sądy prezentują również odmienne stanowisko w sprawie – tak np. WSA w Warszawie w wyroku z dnia 18 czerwca 2012 r., sygn. III SA/Wa 2629/11 (wyrok nieprawomocny) uznał, iż zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w ogóle nie będzie przychodem. Orzecznictwo NSA może rozjaśnić nieco sprawę w tym zakresie, ale niezależnie od tego przepis warto byłoby znowelizować go w ten sposób, aby przewidywał zwolnienie również dla pracowników wykonujących pracę mobilną.

Na marginesie warto dodać, że w interpretacji będącej przedmiotem skargi Dyrektor Izby Skarbowej uznał za nieprawidłowe stanowisko w sprawie zwrotu kosztów noclegów, natomiast stanowisko w sprawie zwrotu kosztów paliwa oraz opłat przejazdowych i parkingowych uznał za prawidłowe (tj. uznał, iż nie zwroty te nie stanowią dla pracownika przychodu). Stanowisko organu budzi wątpliwości, ponieważ Rozporządzenie przewiduje zwrot kosztów zarówno noclegów, jak i opłat przejazdowych i parkingowych i wydaje się, że powinny one być w tym zakresie traktowane tożsamo.

Krzysztof Sieja, konsultant w Dziale Prawno-Podatkowym PwC