REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Wyżywienie w trakcie podróży służbowej - rozliczenie PIT

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Wyżywienie w trakcie podróży służbowej - rozliczenie PIT
Wyżywienie w trakcie podróży służbowej - rozliczenie PIT

REKLAMA

REKLAMA

Bezpłatne wyżywienie w podróży służbowej to żaden przychód dla pracownika – twierdzą sądy i eksperci. Urzędy nadal jednak żądają daniny od nadwyżki ponad limity zwolnienia z PIT. To kolejna odsłona wojny o nieodpłatne świadczenia. Podatnicy nieustannie analizują skutki ubiegłorocznego wyroku Trybunału Konstytucyjnego. I wyciągają kolejne wnioski. Tym razem – w kwestii zwrotu wydatków na wyżywienie w trakcie podróży służbowej.

Limit to ryczałt

Kodeks pracy nakazuje wykonywać obowiązki służbowe, a z drugiej strony gwarantuje podwładnemu zwrot należności z tym związanych, w tym także na pokrycie kosztów podróży służbowej (art. 775 k.p.). W szczegółach reguluje to par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 167). To na jego podstawie pracownikom w podróży służbowej przysługują diety, zwrot kosztów przejazdów, dojazdów komunikacją miejską, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków.

REKLAMA

Dieta ma pokryć koszty wyżywienia pracownika, ale jest ustalona ryczałtowo – obecnie to 30 zł za dobę (par. 7). Limitowane są też inne należności, np. za nocleg. Ma to znaczenie dla celów podatkowych, bo art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT zwalnia z podatku diety i inne należności za czas podróży służbowej, ale tylko do wysokości wynikającej z rozporządzenia. Nadwyżka jest opodatkowana.

VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

W interesie firmy

Coraz więcej firm jednak w ogóle nie wypłaca diet, tylko zwraca pracownikom faktyczne wydatki na wyżywienie. Wychodzą z założenia, że w takiej sytuacji nie ma mowy o żadnych limitach zwolnienia, bo zwrot kosztów w ogóle nie jest przychodem. Chętnie przywołują wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13), w którym TK wyjaśnił, że nieodpłatne świadczenia są przychodem pracownika tylko, gdy zostały spełnione za jego zgodą (skorzystał on z nich w pełni dobrowolnie), leżą w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść (w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku), a korzyść ta jest wymierna.

Podróż służbowa leży w interesie firmy, a nie podwładnego – tłumaczą pracodawcy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zmiany w Prawie Pracy 2015 (Komplet 4 książek) + Kodeks pracy 2015 z komentarzem gratis

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

Nic, że bezpłatne

REKLAMA

Fiskus jest jednak innego zdania. W interpretacji z 25 czerwca 2015 r. (nr IPTPB1/4511-204/15-2/AP) dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi wyjaśnił, że rezygnacja z wypłacania diet niczego w praktyce nie zmienia i od nadwyżki ponad limity zapisane w rozporządzeniu jest podatek.

Chodziło o celników, którzy w trakcie niektórych wyjazdów służbowych (w tym na szkolenia) mieli zapewnione bezpłatne, całodzienne wyżywienie. Pracodawca był przekonany, że nie musi potrącać PIT, szkolenie leży bowiem w jego interesie, a nie celników.

Dyrektor izby w ogóle nie odniósł się do tego argumentu. Za to przypomniał, że szef nie ma obowiązku zapewniać bezpłatnego wyżywienia podczas podróży służbowej.

Na to samo zwrócili uwagę dyrektorzy izb: w Katowicach (interpretacja z 7 maja 2015 r. nr IBPBII/1/4511-82/15/MK) i w Warszawie (interpretacja z 8 października 2014 r. nr IPPB4/415-583/14-5/JK3).

To nie przychód

Na więcej zrozumienia podatnicy mogą liczyć w sądach, na razie tylko wojewódzkich, bo NSA nie zajął się jeszcze tym problemem.

REKLAMA

Sądy nie zgadzają się z fiskusem przynajmniej z dwóch powodów. Po pierwsze, podkreślają że przy wypłacie diety obowiązuje domniemanie, że pracownik wykorzystał całą jej kwotę. Jeśli tego nie zrobił, to co prawda uzyskał z tego tytułu przychód, ale zwolniony z PIT, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a. ustawy.

Po drugie, sądy podkreślają, że mowa o dietach, a więc zryczałtowanych wypłatach, a nie o zwrocie rzeczywiście poniesionych wydatków. Zresztą z samego rozporządzenia wynika, że dieta nie przysługuje pracownikowi, któremu zapewniono bezpłatne, całodzienne wyżywienie (par. 7 ust. 3 pkt 2). To oznacza, że podwładny, któremu zapewniono bezpłatne posiłki, bądź pracodawca zwraca faktyczne ich koszty, nie otrzymuje diety ani żadnych innych należności, o których mówi rozporządzenie. Nie mają więc znaczenia limity, a pracownik w ogóle nie płaci PIT z tego tytułu.

Trzecim argumentem jest ten nawiązujący do wyroku TK – zatrudniony w podróży służbowej działa w interesie firmy, a nie swoim własnym.

Taki pogląd wyraził warszawski WSA w wyrokach z: 23 stycznia 2015 r. (sygn. akt III SA/Wa 1111/14), z 16 kwietnia 2014 r. (sygn. akt III SA/Wa 31/14) i z 3 października 2013 r. (sygn. akt III SA/Wa 937/13). Tak też uznał m.in. WSA w Poznaniu w orzeczeniu z 5 grudnia 2014 r. (sygn. akt I SA/Po 725/14).

Tak jak mobilni

Iwo Turecki, starszy konsultant w dziale doradztwa podatkowego EY, przypomina, że podobny problem mieli do niedawna pracownicy mobilni, którym pracodawca zapłacił za noclegi poza siedzibą firmy. Również i w tym wypadku fiskus twierdził, że zatrudniający nie ma takiego obowiązku. Po ubiegłorocznym wyroku TK sądy zaczęły jednak prezentować inne zdanie, które w końcu podzielił wiceminister finansów – zauważa ekspert EY. Można więc mieć nadzieję, że także w sprawie podróży służbowych stanowisko sądów i fiskusa będzie jednolite – dodaje.

Należy się zastanowić, czy w świetle wskazówek TK jakikolwiek zwrot wydatków z tytułu podróży służbowej jest przychodem pracownika – mówi Grzegorz Grochowina, menedżer w KPMG w Polsce. Zwraca uwagę, że jeśli zatrudniony przyjmuje nieodpłatne świadczenie jako warunek wykonania zadania służbowego, to nie uzyskuje żadnej opodatkowanej korzyści. Nie można więc mówić ani o zgodzie na otrzymanie takiego świadczenia, ani o tym, że służy ono celom zatrudnionego, a nie pracodawcy – uważa Grzegorz Grochowina.

Samochód w firmie 2015 – multipakiet


Pracownik jedzie, bo musi

Łukasz Bączyk doradca podatkowy, menedżer w Crido Taxand

Uważam, że absurdalne są zakusy organów podatkowych, które chcą opodatkować rzekomy przychód w wysokości różnicy pomiędzy rzeczywiście poniesionymi wydatkami na posiłki a przewidzianym limitem kwotowym diety. Pracownik nie wybiera się przecież w podróż służbową w celach prywatnych. Jedzie, bo musi. Zapytajmy wprost przedstawicieli fiskusa: czy chcemy promować dyspozycyjnych pracowników, walczących o kontrakty dla pracodawcy, umożliwiając im normalne warunki pracy, czy wręcz przeciwnie – hamować ich aktywność, doszukując się u nich wydumanego przychodu, gdy zjedzą „za drogo”?

Co przysługuje pracownikowi w podróży służbowej

Mariusz Szulc

mariusz.szulc@infor.pl

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

REKLAMA

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

Kredyt EKOlogiczny 2025 – bezzwrotna dotacja dla firm na modernizację energetyczną. Jakie warunki trzeba spełnić?

Już od października 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o dofinansowanie z Kredytu EKOlogicznego – dotacji realizowanej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG 3.01).

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak wystawiać faktury w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?

Ponad pół rok dzieli przedsiębiorców od dnia, w którym elektroniczne fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. W zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku, firmy będą musiały dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych. Firmy mają już niewiele czasu, by dostosować swoje systemy, procedury i zespoły do nowych wymogów.

Ulga termomodernizacyjna i zwolnienie z podatku dochodowego (PIT) dla osób realizujących przedsięwzięcia termomodernizacyjne. Najnowsze objaśnienia Ministra Finansów z 2025 r.

W dniu 30 czerwca 2025 r. Minister Finansów wydał objaśnienia podatkowe odnośnie form wsparcia przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w podatku dochodowym od osób fizycznych. Objaśnienie te dotyczą rozwiązań podatkowych (ulga termomodernizacyjna i zwolnienie podatkowe), które wspierają przedsięwzięcie termomodernizacyjne na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „ustawa PIT”), oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej „ustawa o ryczałcie”). Objaśnienia zawierają ogólne wyjaśnienia przepisów prawa podatkowego oraz uwzględniają stan prawny obowiązujący na dzień 1 stycznia 2025 r. Objaśnienia podatkowe są wydawane przez ministra finansów na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 ustawy – Ordynacja podatkowa z urzędu w celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe. Warto w szczególności zwrócić uwagę na zmieniony wykaz wydatków uprawniających do odliczenia w ramach ulgi rehabilitacyjnej. Walorem tych objaśnień są także liczne przykłady wyjaśniające treść przepisów. Publikujemy poniżej pełną treść tych objaśnień.

REKLAMA