Wyżywienie w trakcie podróży służbowej - rozliczenie PIT

Limit to ryczałt

Kodeks pracy nakazuje wykonywać obowiązki służbowe, a z drugiej strony gwarantuje podwładnemu zwrot należności z tym związanych, w tym także na pokrycie kosztów podróży służbowej (art. 77⁵ k.p.). W szczegółach reguluje to par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 167). To na jego podstawie pracownikom w podróży służbowej przysługują diety, zwrot kosztów przejazdów, dojazdów komunikacją miejską, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków.

Dieta ma pokryć koszty wyżywienia pracownika, ale jest ustalona ryczałtowo – obecnie to 30 zł za dobę (par. 7). Limitowane są też inne należności, np. za nocleg. Ma to znaczenie dla celów podatkowych, bo art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT zwalnia z podatku diety i inne należności za czas podróży służbowej, ale tylko do wysokości wynikającej z rozporządzenia. Nadwyżka jest opodatkowana.

VAT po zmianach od 1 lipca 2015 r.

W interesie firmy

Coraz więcej firm jednak w ogóle nie wypłaca diet, tylko zwraca pracownikom faktyczne wydatki na wyżywienie. Wychodzą z założenia, że w takiej sytuacji nie ma mowy o żadnych limitach zwolnienia, bo zwrot kosztów w ogóle nie jest przychodem. Chętnie przywołują wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13), w którym TK wyjaśnił, że nieodpłatne świadczenia są przychodem pracownika tylko, gdy zostały spełnione za jego zgodą (skorzystał on z nich w pełni dobrowolnie), leżą w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść (w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku), a korzyść ta jest wymierna.

Podróż służbowa leży w interesie firmy, a nie podwładnego – tłumaczą pracodawcy.

Zmiany w Prawie Pracy 2015 (Komplet 4 książek) + Kodeks pracy 2015 z komentarzem gratis

50 Ściąg Księgowego z aktualizacją online

Nic, że bezpłatne

Fiskus jest jednak innego zdania. W interpretacji z 25 czerwca 2015 r. (nr IPTPB1/4511-204/15-2/AP) dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi wyjaśnił, że rezygnacja z wypłacania diet niczego w praktyce nie zmienia i od nadwyżki ponad limity zapisane w rozporządzeniu jest podatek.

Chodziło o celników, którzy w trakcie niektórych wyjazdów służbowych (w tym na szkolenia) mieli zapewnione bezpłatne, całodzienne wyżywienie. Pracodawca był przekonany, że nie musi potrącać PIT, szkolenie leży bowiem w jego interesie, a nie celników.

Dyrektor izby w ogóle nie odniósł się do tego argumentu. Za to przypomniał, że szef nie ma obowiązku zapewniać bezpłatnego wyżywienia podczas podróży służbowej.

Na to samo zwrócili uwagę dyrektorzy izb: w Katowicach (interpretacja z 7 maja 2015 r. nr IBPBII/1/4511-82/15/MK) i w Warszawie (interpretacja z 8 października 2014 r. nr IPPB4/415-583/14-5/JK3).

To nie przychód

Na więcej zrozumienia podatnicy mogą liczyć w sądach, na razie tylko wojewódzkich, bo NSA nie zajął się jeszcze tym problemem.

Sądy nie zgadzają się z fiskusem przynajmniej z dwóch powodów. Po pierwsze, podkreślają że przy wypłacie diety obowiązuje domniemanie, że pracownik wykorzystał całą jej kwotę. Jeśli tego nie zrobił, to co prawda uzyskał z tego tytułu przychód, ale zwolniony z PIT, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a. ustawy.

Po drugie, sądy podkreślają, że mowa o dietach, a więc zryczałtowanych wypłatach, a nie o zwrocie rzeczywiście poniesionych wydatków. Zresztą z samego rozporządzenia wynika, że dieta nie przysługuje pracownikowi, któremu zapewniono bezpłatne, całodzienne wyżywienie (par. 7 ust. 3 pkt 2). To oznacza, że podwładny, któremu zapewniono bezpłatne posiłki, bądź pracodawca zwraca faktyczne ich koszty, nie otrzymuje diety ani żadnych innych należności, o których mówi rozporządzenie. Nie mają więc znaczenia limity, a pracownik w ogóle nie płaci PIT z tego tytułu.

Trzecim argumentem jest ten nawiązujący do wyroku TK – zatrudniony w podróży służbowej działa w interesie firmy, a nie swoim własnym.

Taki pogląd wyraził warszawski WSA w wyrokach z: 23 stycznia 2015 r. (sygn. akt III SA/Wa 1111/14), z 16 kwietnia 2014 r. (sygn. akt III SA/Wa 31/14) i z 3 października 2013 r. (sygn. akt III SA/Wa 937/13). Tak też uznał m.in. WSA w Poznaniu w orzeczeniu z 5 grudnia 2014 r. (sygn. akt I SA/Po 725/14).

Tak jak mobilni

Iwo Turecki, starszy konsultant w dziale doradztwa podatkowego EY, przypomina, że podobny problem mieli do niedawna pracownicy mobilni, którym pracodawca zapłacił za noclegi poza siedzibą firmy. Również i w tym wypadku fiskus twierdził, że zatrudniający nie ma takiego obowiązku. Po ubiegłorocznym wyroku TK sądy zaczęły jednak prezentować inne zdanie, które w końcu podzielił wiceminister finansów – zauważa ekspert EY. Można więc mieć nadzieję, że także w sprawie podróży służbowych stanowisko sądów i fiskusa będzie jednolite – dodaje.

Należy się zastanowić, czy w świetle wskazówek TK jakikolwiek zwrot wydatków z tytułu podróży służbowej jest przychodem pracownika – mówi Grzegorz Grochowina, menedżer w KPMG w Polsce. Zwraca uwagę, że jeśli zatrudniony przyjmuje nieodpłatne świadczenie jako warunek wykonania zadania służbowego, to nie uzyskuje żadnej opodatkowanej korzyści. Nie można więc mówić ani o zgodzie na otrzymanie takiego świadczenia, ani o tym, że służy ono celom zatrudnionego, a nie pracodawcy – uważa Grzegorz Grochowina.

Samochód w firmie 2015 – multipakiet

Pracownik jedzie, bo musi

Łukasz Bączyk doradca podatkowy, menedżer w Crido Taxand

Uważam, że absurdalne są zakusy organów podatkowych, które chcą opodatkować rzekomy przychód w wysokości różnicy pomiędzy rzeczywiście poniesionymi wydatkami na posiłki a przewidzianym limitem kwotowym diety. Pracownik nie wybiera się przecież w podróż służbową w celach prywatnych. Jedzie, bo musi. Zapytajmy wprost przedstawicieli fiskusa: czy chcemy promować dyspozycyjnych pracowników, walczących o kontrakty dla pracodawcy, umożliwiając im normalne warunki pracy, czy wręcz przeciwnie – hamować ich aktywność, doszukując się u nich wydumanego przychodu, gdy zjedzą „za drogo”?

Co przysługuje pracownikowi w podróży służbowej

Mariusz Szulc

mariusz.szulc@infor.pl