Przekazanie informacji PIT-11 elektronicznie – potrzebna jest zgoda podatnika

• Przekazanie PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej
• Zgoda pracownika na przekazanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej

Tak uznał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 12 stycznia 2018, sygn. 0114-KDIP3-3.4011.438.2017.1.JK2.

Przekazanie PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej

Krajowa Informacja Skarbowa została poproszona o indywidualną interpretację dotyczącą przekazania przez płatnika pracownikom i zleceniobiorcom informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Wnioskodawca w ciągu roku zatrudnia 500 osób na terenie całej Polski, pracownicy korzystają z odpowiednio zabezpieczonej platformy internetowej służącej m.in. do akceptacji wniosków urlopowych, generacji pasków wynagrodzeń. Wnioskodawca chciałby wykorzystać platformę do udostępniania informacji PIT-11 w formie elektronicznej, postępując według następującego schematu:

1. Wygenerowanie informacji PIT-11 w formie nieedytowalnych plików.
2. Pod Informacjami PIT zostanie złożony podpis elektroniczny, w raz ze znakiem graficznym informującym że dokument został podpisany cyfrowo.
3. Informacje PIT-11 zostaną umieszczone na platformie cyfrowej, dostęp do danej informacji PIT-11 będzie indywidualnie do danego podatnika i tylko dla niego dostępny.

W związku z powyższym Wnioskodawca wystosował zapytanie czy konieczne jest uzyskanie zgody podatnika na przekazanie informacji PIT-11, a jeśli tak to w jakiej formie oraz czy w myśl art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przekazanie imiennej informacji w formie elektronicznej wyczerpuje wymóg przekazania podatnikowi stosownej informacji?

Przepisy podatkowe nie określają konkretnej formy w jakiej podatnik miałby przekazywać informacje PIT-11, w tym przypadku chodzi o to czy ma to być forma pisemna. Jedynym wymogiem jest odpowiedni wzór.

Samo przekazanie informacji PIT-11 drogą elektroniczną zostało poruszone przez Ministerstwo Finansów 8 stycznia 2013 roku. Ministerstwo przychyliło się do tej formy korespondencji m.in. ze względu na to że forma elektroniczna jest znacznie oszczędniejsza od pisemnej. Również Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z dnia 22 października 2010r. stwierdził, że w przepisach prawa nie ma przeciwwskazań co do przekazywania informacji podatkowej w formie elektronicznej, jeśli ta jest podpisana bezpiecznym podpisem elektronicznym oraz ma odpowiednią formę.

Zgoda pracownika na przekazanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej

Wnioskodawca uważa, że z powodu braku przepisów wyraźnie wskazujących obowiązek uzyskania zgody podatnika na przekazanie informacji PIT-11 drogą elektroniczną taka informacja nie jest wymagana. Jeśli natomiast zostanie uznane, że informacja taka jest wymagana według Wnioskodawcy nie musi być to zgoda pisemna.

Wnioskodawca udostępniając informację PIT-11 na platformie elektronicznej pracownikowi uznaje jednocześnie że wyczerpał przesłankę z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mówiącą o obowiązku imiennego poinformowania podatnika. Jest to błędne rozumowanie, Wnioskodawca jedynie informuje pracownika niezależnie od tego czy korzysta on z elektronicznego systemu, czy też nie.

Polecamy: PIT 2018. Komentarz

Podsumowując, przesyłanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej jest jak najbardziej możliwe pod rygorem zachowania odpowiedniej formy oraz bezpiecznego podpisu elektronicznego. Błędne jest natomiast rozumowanie, iż przez sam fakt udostępnienia takiej informacji na platformie elektronicznej pracownik wyraża na to zgodę, w takim przypadku potrzebna będzie zgoda pracownika, bez znaczenia czy w formie elektronicznej, czy pisemnej.