Numer identyfikacji podatkowej

• Co to jest NIP?
• Ile cyfr ma NIP?
• Format i budowy NIP
• Jak sprawdzić czy NIP jest prawidłowy?
• Jak zapisuje się NIP?
• Czy każdy ma NIP?
• Kto powinien posiadać NIP?
• Gdzie trzeba podawać NIP?
• Jak uzyskać NIP?
• Jaki złożyć formularz aby uzyskać NIP?
• Kto nadaje NIP?
• Jak sprawdzić NIP?
• Jak sprawdzić NIP innej firmy?
• Zaświadczenie o nadaniu NIP

Numer Identyfikacji Podatkowej został wprowadzony przepisami ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników. Weszła ona w życie 1 stycznia 1996 r. i od tego momentu podatnicy mają obowiązek posługiwać się NIP. 

Co to jest NIP?

Numer Identyfikacji Podatkowej jest jednym z identyfikatorów podatkowych. Służy do identyfikacji podatników, płatników podatków lub składek ubezpieczeniowych oraz inkasentów podatków.

NIP jest zarazem identyfikatorem wpisanej do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej działalności gospodarczej prowadzonej przez osobę fizyczną.

Ile cyfr ma NIP?

Numer Identyfikacji Podatkowej składa się z dziesięciu cyfr.

Format i budowy NIP

Pierwsze 3 cyfry Numeru Identyfikacji Podatkowej to kod urzędu skarbowego, który nadał NIP lub potwierdził jego nadanie. 

Kolejnych 6 cyfr nadawanych jest losowo. NIP nie może mieć ukrytego lub jawnego charakteru znaczącego, określającego pewne cechy podatnika, płatnika podatku albo płatnika składek ubezpieczeniowych.

Ostatnia, dziesiąta cyfra NIP to tzw. cyfra kontrolna. Służy ona do weryfikacji poprawności NIP, a oblicza się ją stosując specjalny algorytm.

Jak sprawdzić czy NIP jest prawidłowy?

Do sprawdzenia, czy NIP jest prawidłowy służy jego ostatnia (dziesiąta) cyfra, czyli tzw. cyfra kontrolna. 

W celu obliczenia cyfry kontrolnej należy:

• pomnożyć każdą z pierwszych dziewięciu cyfr odpowiednio przez wagi: 6, 5, 7, 2, 3, 4, 5, 6, 7;
• zsumować wyniki mnożenia;
• obliczyć resztę z dzielenia przez 11 (modulo 11).

Wynik takiej operacji jest zgodny z cyfrą kontrolną świadczy o tym, że NIP jest prawidłowy. Jeśli wynik dzielenia wynosi 10, oznacza to, że NIP jest nieprawidłowy. NIP generuje się bowiem tak, żeby reszta z dzielenia przez 11 nie wynosiła 10.

Jak zapisuje się NIP?

Numer Identyfikacji Podatkowej zapisywano w przeszłości, dzieląc grupy cyfr łącznikiem. NIP osób fizycznych zapisywano: XXX-XXX-XX-XX, a pozostałych podmiotów: XXX-XX-XX-XXX. Obecnie NIP nadawany jest bez znaków łącznika.

Czy każdy ma NIP?

Nie każdy podatnik musi mieć NIP. Identyfikatorem podatkowym podatników, którzy są osobami fizycznymi, a zarazem:

• nie są zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług (VAT), lub
• nie prowadzą działalności gospodarczej,

jest numer PESEL.

Do 2011 r. NIP nadawano każdemu podatnikowi, w szczególności – NIP otrzymywały wszystkie osoby fizyczne. Aktualnie osoba fizyczna, która posiada NIP nadany w tamtym okresie, ale nie jest zarejestrowanym podatnikiem VAT lub nie prowadzi działalności gospodarczej, posługuje się jako identyfikatorem podatkowym swoim numerem PESEL. Kiedy taka osoba podejmie działalność gospodarczą lub zarejestruje się jako podatnik VAT, nie otrzyma nowego NIP, tylko będzie miała obowiązek posługiwać się NIP nadanym w przeszłości.

Kto powinien posiadać NIP?

Numer Identyfikacji Podatkowej jest identyfikatorem podatkowym wszystkich podmiotów, z wyjątkiem osób fizycznych, których identyfikatorem podatkowym jest numer PESEL.

W szczególności NIP muszą posiadać:

• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,
• osoby prawne (fundacje, stowarzyszenia, spółki ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, proste spółki akcyjne) oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne), które na podstawie ustaw podatkowych są podatnikami,
• zarejestrowani podatnicy podatku od towarów i usług,
• inne podmioty niż osoby fizyczne, osoby prawne czy jednostki organizacyjne, które w świetle ustaw podatkowych są podatnikami (np. spółka cywilna w zakresie podatku od towarów i usług),
• płatnicy podatków,
• płatnicy składek na ubezpieczenie społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne,
• osoby wykonujące działalność nieewidencjonowaną.

Gdzie trzeba podawać NIP?

Podatnicy, których identyfikatorem jest NIP, są obowiązani podawać go na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są obowiązane organy podatkowe lub celne.

W sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych podatnicy ci mają obowiązek podawać NIP na żądanie:

• organów administracji rządowej i samorządowej;
• organów Krajowej Administracji Skarbowej;
• przedstawicieli Najwyższej Izby Kontroli;
• banków i spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych;
• stron czynności cywilnoprawnych;
• płatników oraz inkasentów podatków i niepodatkowych należności budżetowych.

Płatnicy i inkasenci są obowiązani żądać od podatników podania NIP i podawać go organom podatkowym na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są obowiązane organy podatkowe lub celne.

Jak uzyskać NIP?

W celu uzyskania NIP podmiot zobowiązany do posiadania takiego identyfikatora podatkowego musi dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego albo organu właściwego na podstawie odrębnych przepisów.

Osoba fizyczna, która rozpoczyna działalność gospodarczą (i nie posiada nadanego wcześniej NIP) składa zgłoszenie identyfikacyjne w ramach wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. 

Osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną, która nie podlega wpisowi do CEIDG składa zgłoszenie identyfikacyjne do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. 

Podmioty podlegające wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego we wniosku o wpis do KRS podają dane podstawowe określone przepisami o KRS, i na tej podstawie następuje automatyczne nadanie im NIP. Podmioty te są zobowiązane do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego wyłącznie w zakresie danych uzupełniających, to jest takich, które nie są objęte wpisem do KRS, w terminie 21 dni od dnia dokonania wpisu podmiotu do KRS. 

Obowiązek uzyskania NIP dotyczy także spółki cywilnej, mimo iż nie jest ona przedsiębiorcą, wobec czego nie podlega wpisowi do CEIDG. Musi ona złożyć zgłoszenie identyfikacyjne do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Nadanie NIP nie wymaga wniesienia opłat.

Jaki złożyć formularz aby uzyskać NIP?

Zgłoszeń identyfikacyjnych dokonuje się na formularzach:

• w przypadku podatników lub płatników będących osobami fizycznymi – NIP-7,
• w przypadku podatników lub płatników będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi niemającymi osobowości prawnej, które nie są wpisane do KRS – NIP-2,
• w przypadku podmiotów wpisanych do KRS – NIP-8 (tylko z zakresie danych uzupełniających).

Osoby fizyczne dokonujące zgłoszenia identyfikacyjnego w ramach wniosku o wpis działalności gospodarczej do CEIDG nie wypełniają odrębnego formularza.

Kto nadaje NIP?

Po dokonaniu przez podatnika zgłoszenia identyfikacyjnego nadanie NIP następuje przy użyciu Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CEP KEP). 

Nadanie NIP podmiotom wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego następuje automatycznie, bezpośrednio po zamieszczeniu w CRP KEP za pośrednictwem systemu teleinformatycznego danych przekazanych z KRS, a w przypadku oddziału przedsiębiorcy zagranicznego – po zamieszczeniu w CRP KEP danych uzupełniających potwierdzających status płatnika składek ubezpieczeniowych. 

Informacja w przedmiocie NIP jest przekazywana automatycznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przez CRP KEP odpowiednio do KRS lub CEIDG bezpośrednio po jego nadaniu. 

Naczelnik urzędu skarbowego wydaje potwierdzenie nadania NIP niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia wpływu poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego. 

Potwierdzeniem nadania NIP dla podmiotów wpisanych do KRS lub CEIDG jest ujawnienie tego numeru odpowiednio w KRS lub CEIDG.

Jak sprawdzić NIP?

Poprawność numeru identyfikacji podatkowej można sprawdzić na Portalu podatkowym prowadzonym przez Ministerstwo Finansów pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl/ 

Po kliknięciu Sprawdź NIP w sekcji Co dalej? można wpisać NIP, których chcemy sprawdzić. System udzieli odpowiedzi, czy numer jest poprawny, czy też nie.

Jak sprawdzić NIP innej firmy?

Informację o NIP nadanym podmiotowi wydaje naczelnik urzędu skarbowego na wniosek osoby trzeciej. Wniosek ten musi zawierać dane podmiotu, o którego NIP wystąpiono.

Poza tym NIP przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną można sprawdzić w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, a podmiotu wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego – w tym rejestrze.

W obu przypadkach ujawnienie NIP stanowi zarazem potwierdzenie nadania tego numeru, wobec czego ujawniony w CEIDG lub KRS jest poprawny.

Zaświadczenie o nadaniu NIP

Zaświadczenie o nadaniu NIP podmiotowi, który się nim posługuje wydaje naczelnik urzędu skarbowego, na wniosek tego podmiotu. 

Wnioski o wydanie zaświadczenia o nadaniu NIP należy składać do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania lub siedziby podmiotu.