Protokoły i adnotacje

Organ podatkowy musi sporządzić zwięzły protokół z każdej czynności postępowania mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie.

W szczególności sporządza się protokół:
1) przyjęcia wniesionego ustnie podania;
2) przesłuchania strony, świadka i biegłego;
3) oględzin i ekspertyz dokonywanych przy udziale pracownika organu podatkowego;
4) ustnego ogłoszenia postanowienia;
5) rozprawy.

Protokół sporządza się tak, aby z jego treści wynikało, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był przy nich obecny, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono i jakie uwagi zgłosiły obecne osoby.

Protokół odczytuje się wszystkim osobom obecnym, biorącym udział w czynności urzędowej, które powinny następnie protokół podpisać. Odmowę lub brak podpisu którejkolwiek osoby należy omówić w protokóle.

Protokół przesłuchania powinien być odczytany i przedłożony do podpisu osobie zeznającej niezwłocznie po złożeniu zeznania. Wymóg ten ma na celu uwiarygodnienie informacji zapisanych w protokole.

Zeznania pozbawione podpisu osoby je składającej lub co gorsza utrwalone jedynie jako odręczne notatki pracownika organu skarbowego nie mogą być wykorzystane jako dowód w postępowaniu podatkowym.

W protokółach przesłuchania osoby, która złożyła zeznanie w języku obcym, należy podać w przekładzie na język polski treść złożonego zeznania oraz wskazać osobę i adres tłumacza, który dokonał przekładu. Tłumacz powinien podpisać protokół przesłuchania.

Organ podatkowy może zezwolić na dołączenie do protokółu zeznania na piśmie podpisanego przez zeznającego oraz innych dokumentów mających znaczenie dla sprawy. Dokumentami takimi mogą być fotografie, szkice itp.

Skreśleń i poprawek w protokóle należy tak dokonywać, aby wyrazy skreślone i poprawione były czytelne. Tym samym niedopuszczalne jest stosowanie w protokołach korektorów i innych środków, które uniemożliwiają odczytanie pierwotnej wersji zapisu. Dokonanie skreśleń i poprawek powinno być potwierdzone w protokóle przed jego podpisaniem.

Protokół może stanowić dowód w postępowaniu podatkowym tylko wówczas gdy został sporządzony zgodnie z powyższymi wymogami. Z uwagi na fakt, iż ustawodawca nie przewidział możliwości sanowania jego wad, w razie zaistnienia takowych konieczne jest powtórzenie protokołowanej czynności.

Czynności organu podatkowego, z których nie sporządza się protokółu, a które mają znaczenie dla sprawy lub toku postępowania, utrwala się w aktach w formie adnotacji podpisanej przez pracownika dokonującego tych czynności.

Różnica pomiędzy protokołami i adnotacjami sprowadzają się do tego, iż te drugie nie mogą dotyczyć ustaleń istotnych dla spraw, gdyż w ich wypadku jedyną adekwatną formą dokumentacji jest właśnie protokół. Adnotacja jest jedynie uwagą pracownika organu podatkowego, która nie posiada przewidzianej prawem formy i zwykle sporządzana jest na innym, powstałym wcześniej dokumencie.

Adnotacjom oraz wszystkim innym odręcznym notatkom pracowników organów podatkowych odmawia się walorów dowodowych.