REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Faktury, dokumenty księgowe i księgi podatkowe trzeba przechowywać co najmniej 5 lat

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Faktury, dokumenty księgowe i  księgi podatkowe trzeba przechowywać co najmniej 5 lat
Faktury, dokumenty księgowe i księgi podatkowe trzeba przechowywać co najmniej 5 lat

REKLAMA

REKLAMA

Organy podatkowe i skarbowe mają 5 lat od końca danego roku podatkowego na sprawdzenie dokonanych przez podatników rozliczeń podatkowych. Przez taki czas należy przechowywać księgi podatkowe i inne dokumenty np. faktury VAT i rachunki, które stanowiły podstawę dokonanych zapisów księgowych. Okres ten może się wydłużyć np. gdy zostanie wszczęte postępowanie egzekucyjne.

Księgi podatkowe służą udokumentowaniu faktów związanych z ustaleniem wysokości zobowiązań podatkowych.

REKLAMA

Autopromocja

Podstawą zawartych w nich zapisów są różnego rodzaju dokumenty podatkowe, takie jak faktury VAT, kopie złożonych deklaracji podatkowych, jak również dokumenty upoważniające do skorzystania z preferencji oraz ulg podatkowych.

Księgami podatkowymi są: księgi rachunkowe, podatkowe księgi przychodów i rozchodów, ewidencje i rejestry, do których prowadzenia dla celów podatkowych na podstawie odrębnych przepisów obowiązani są podatnicy, płatnicy i inkasenci.

Wymienione powyżej przykłady ksiąg podatkowych stanowią względem siebie alternatywę,
co oznacza, że podatnicy w zależności od prowadzonej działalności gospodarczej zobowiązani są do prowadzania ewidencji w oparciu o konkretny rodzaj.

Ponadto nie każdy podatnik musi prowadzić księgi podatkowe, czasem wystarczy posiadać odpowiednie dokumenty. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych

Jak wynika z zapisu artykułu 86 § 1 Ordynacji Podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. 

Miejscem przewidzianym do przechowywania dokumentacji podatkowej jest  miejsce wykonywania działalności gospodarczej lub też siedziba, ewentualnie przedstawicielstwo lub oddział.

REKLAMA

W  przypadku, gdy prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi, wspomniane dokumenty powinny się znajdować w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub też innym, wskazanym przez kierownika jednostki.

Ponadto, w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zobowiązany jest zawiadomić pisemnie właściwy organ podatkowy o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem. Zgłoszenia tego należy dokonać nie później niż w ostatnim dniu istnienia danej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej. 

5 lat albo dłużej

Jak już zostało wspomniane obowiązkiem podatnika jest przechowywanie dokumentacji podatkowej do czasu przedawnienia, wynikającego z niej obowiązku podatkowego. Okres ten z zasady wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. 

Wymóg ten dotyczy zarówno ksiąg podatkowych, jak też dokumentów podatkowych,
takich jak chociażby faktury.

Przedsiębiorca złożył deklarację VAT za 12/2006 (lub 4 kwartał 2006 r.), termin płatności podatku to 25.01.2007 r., czyli dokumenty ujęte w rejestrze VAT za 12/2006 (lub 4 kwartał 2006 r.) należy przechowywać do końca 2012 roku.

Warto jednak zauważyć, że w niektórych przypadkach okres przechowywania dokumentów może się wydłużyć. Wynika to z faktu, iż bieg terminu przedawnienia może zostać zawieszony lub nawet przerwany. 

Nie trzeba drukować kopii faktur VAT w dacie sprzedaży

Dla przypomnienia, zawieszenie  biegu  terminu przedawnienia powoduje jego czasowe wstrzymanie maksymalnie do 3 lat. W momencie wznowienia, czas, który upłynął przed zawieszeniem, zalicza się  do wymaganego okresu koniecznego do zaistnienia przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast przerwanie biegu przedawnienia zobowiązania podatkowego skutkuje koniecznością naliczania całego przewidzianego w tym celu okresu czasu od początku. 

Przykładowo, bieg terminu ulega zawieszeniu w razie wniesienia skargi do sądu administracyjnego, natomiast bieg terminu przedawnienia może być przerwany np. w związku z zastosowaniem środka egzekucyjnego lub ogłoszeniem upadłości.

Kary za brak ksiąg podatkowych

Należy również pamiętać o ewentualnych karach. Podatnik, u którego stwierdzono brak ksiąg rachunkowych pomimo tego, iż nie upłynął jeszcze wspomniany okres przedawniania zobowiązania podatkowego, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.

Ponadto, brak posiadania dokumentów, na podstawie których dokonywane są zapisy w księgach, przykładowo faktur czy też rachunków, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych. 

Przestępstwa i wykroczenia skarbowe 2012 - grzywny

Elżbieta Węcławik,

Dorota Kępka

Tax Care
Lider wśród biur księgowych dla mikro- i małych firm
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

REKLAMA

Kredyt EKOlogiczny 2025 – bezzwrotna dotacja dla firm na modernizację energetyczną. Jakie warunki trzeba spełnić?

Już od października 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o dofinansowanie z Kredytu EKOlogicznego – dotacji realizowanej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG 3.01).

Obowiązkowy KSeF: kogo obejmie, jak fakturować w czasie awarii? Co czeka podatników VAT w 2026 roku?

Ponad pół rok dzieli przedsiębiorców od dnia, w którym elektroniczne fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. W zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku, firmy będą musiały dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku. Od tego momentu korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych. Firmy mają już niewiele czasu, by dostosować swoje systemy, procedury i zespoły do nowych wymogów.

Ulga termomodernizacyjna i zwolnienie z podatku dochodowego (PIT) dla osób realizujących przedsięwzięcia termomodernizacyjne. Najnowsze objaśnienia Ministra Finansów z 2025 r.

W dniu 30 czerwca 2025 r. Minister Finansów wydał objaśnienia podatkowe odnośnie form wsparcia przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w podatku dochodowym od osób fizycznych. Objaśnienie te dotyczą rozwiązań podatkowych (ulga termomodernizacyjna i zwolnienie podatkowe), które wspierają przedsięwzięcie termomodernizacyjne na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej „ustawa PIT”), oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (dalej „ustawa o ryczałcie”). Objaśnienia zawierają ogólne wyjaśnienia przepisów prawa podatkowego oraz uwzględniają stan prawny obowiązujący na dzień 1 stycznia 2025 r. Objaśnienia podatkowe są wydawane przez ministra finansów na podstawie art. 14a § 1 pkt 2 ustawy – Ordynacja podatkowa z urzędu w celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego przez organy podatkowe. Warto w szczególności zwrócić uwagę na zmieniony wykaz wydatków uprawniających do odliczenia w ramach ulgi rehabilitacyjnej. Walorem tych objaśnień są także liczne przykłady wyjaśniające treść przepisów. Publikujemy poniżej pełną treść tych objaśnień.

Nowe tachografy nie aż tak inteligentne jak zakładano. Na jakie błędy muszą uważać kierowcy i firmy transportowe?

Od 19 sierpnia 2025 roku w przewozach międzynarodowych w UE wymagane będą już wyłącznie najnowsze tachografy inteligentne często oznaczane jako tachografy G2V2, czyli druga wersja tachografów inteligentnych. Obecnie w transporcie międzynarodowym stanowią one już większość tachografów. Choć nowe urządzenia rejestrujące miały za zadanie ułatwiać pracę firmom transportowym, to jednak są zawodne i mogą powodować wiele trudności przy rozliczaniu i kontroli czasu pracy kierowców. Na jakie błędy nowych smart tachografów trzeba uważać i jak skutecznie sobie z nimi radzić?

REKLAMA

Patologiczna prywatyzacja majątku firm? Rada Przedsiębiorców wzywa rząd do pilnych zmian w prawie

Rada Przedsiębiorców alarmuje: niekontrolowane postępowania upadłościowe sprzyjają nadużyciom i grabieży majątku firm. W liście do premiera Donalda Tuska organizacja apeluje o zmiany legislacyjne, które mają zakończyć nieformalny system patologicznej prywatyzacji i chronić interes publiczny.

Jak korzystać w praktyce z procedury VAT OSS – rejestracja, rozliczenia, płatności, ewidencja

Procedura OSS (ang. One Stop Shop) obowiązuje w Polsce od 1 lipca 2021 r., jednak wciąż wiele firm nie zdaje sobie sprawy, jak bardzo może ona uprościć ich rozliczenia podatkowe w zakresie VAT. Choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowana, przy wsparciu doświadczonego doradcy jej wdrożenie jest szybkie i efektywne, a korzyści z jej stosowania znaczące.

REKLAMA