Jak zaewidencjonować w kasie eksport towaru na rzecz osoby fizycznej

RADA

W celu uznania dostawy towaru za eksportową, opodatkowaną 0-proc. stawką VAT, musi być dokonana jego odprawa celna. Firma ma również obowiązek zaewidencjonowania tej dostawy w kasie rejestrującej. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Sprzedaż eksportową na rzecz osoby fizycznej należy zaewidencjonować na kasie rejestrującej. Taki obowiązek mają podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Dotyczy to również eksportu. Za sprzedaż na potrzeby VAT uznawany jest bowiem również eksport.

Aby dokonaną dostawę towarów można było uznać za transakcję eksportową i opodatkować stawką 0% -muszą być spełnione jednocześnie następujące warunki:

• towar musi być wywieziony z terytorium kraju poza terytorium Wspólnoty;

• wywóz towaru musi być potwierdzony przez urząd celny określony w przepisach celnych.

Oznacza to, że firma musi dysponować dokumentem wystawionym przez urząd celny wyprowadzenia towaru, czyli urząd, który dokonał ostatecznej odprawy wywozu (np. przez który towary zostały wywiezione lub wysłane, np. pocztą, poza obszar celny Wspólnoty);

• wywóz towarów powinien nastąpić w wykonaniu czynności określonych w art. 7 ustawy o VAT, np. sprzedaży.

Wynika z tego, że w obecnym stanie prawnym, w sytuacji gdy eksport towarów dokonywany jest na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, sprzedaż ta podlega obowiązkowi zaewidencjonowania w kasie rejestrującej.

Obecnie eksporter ma jedynie możliwość skorzystania ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży eksportowej w kasie ze względu na wysokość obrotów z tytułu sprzedaży na rzecz osób fizycznych, tj. 40 000 zł. Jeżeli firma stosuje kasy fiskalne do ewidencjonowania pozostałego obrotu, podlega jej również sprzedaż eksportowa.

Fakt, że eksport towarów dokumentowany jest fakturą VAT i dokumentem odprawy celnej SAD nie ma wpływu na brak obowiązku ewidencjonowania tej sprzedaży w kasie fiskalnej.

Dwa rodzaje eksportu

Przepisy ustawy o VAT rozróżniają dwa rodzaje eksportu towarów, a mianowicie:

• eksport bezpośredni - gdy wywozu towarów poza terytorium Wspólnoty (i jego odprawy celnej) dokonuje dostawca towaru bezpośrednio lub za pośrednictwem innego podmiotu działającego na jego rzecz (np. spedytora),

• eksport pośredni - gdy wywozu towarów (i ich odprawy celnej) dokonuje nabywca towaru mający siedzibę poza terytorium kraju lub podmiot działający na jego zlecenie. W tym przypadku dokumenty odprawy wystawione są na nabywcę.

Do eksportu towarów ma zastosowanie 0-proc. stawka VAT, ale tylko wówczas, gdy sprzedawca towaru (eksporter) posiada potwierdzenie jego dokonania, czyli potwierdzenie urzędu celnego, że towar został wywieziony poza obszar Wspólnoty.

Sposób ewidencjonowania eksportu w kasie

Sposób zaewidencjonowania obrotu w obu powyższych przypadkach od 1 grudnia 2008 r. jest taki sam i podlega szczególnym uregulowaniom. Określają go regulacje art. 41 ust. 6-11 ustawy. Mimo że znowelizowane przepisy ustawy określają moment powstania obowiązku podatkowego od eksportu na zasadach ogólnych, obrót z jego tytułu należy zaewidencjonować (w tym również w kasie fiskalnej) w tym okresie rozliczeniowym, w których spełnione zostaną warunki do uznania tej dostawy za eksportową. Przepisy nie określają w tym zakresie odrębnych zasad ewidencjonowania eksportu w kasie fiskalnej, chociaż z przyczyn technicznych będzie on nieco inny (o czym dalej). Sam fakt wystawienia dokumentu SAD czy faktury VAT z pewnością nie skutkuje obowiązkiem zaewidencjonowania eksportu w kasie rejestrującej.

Co do zasady obowiązek podatkowy w eksporcie powstaje na zasadach ogólnych, a więc z chwilą wydania towarów, ale nie później jednak niż w 7 dniu - licząc od dnia wydania towaru. Gdy istnieje obowiązek wystawienia faktury, obowiązek podatkowy powstanie w dniu jej wystawienia. Na podstawie regulacji art. 41 ustawy o VAT zaewidencjonowanie obrotu ze sprzedaży eksportowej (z prawem do zastosowania stawki 0% lub bez tego prawa) może zostać przesunięte, gdy firma nie zgromadzi do tego czasu dokumentów potwierdzających eksport.

Ewidencjonowanie sprzedaży eksportowej jest następujące. Firma ma prawo wykazać ją w deklaracji w miesiącu wywozu towaru (zgłoszenia do procedury wywozu), jeżeli przed złożeniem deklaracji podatkowej za ten miesiąc otrzyma dokument potwierdzający wywóz towaru na Ukrainę. Dokumentem potwierdzającym eksport jest dokument SAD potwierdzający odprawę ostateczną towaru lub dokument elektroniczny IE-599 emitowany w systemie ECS (art. 41 ust. 6 ustawy o VAT). Gdy towary wywozi nabywca, sprzedawca powinien posiadać kopię dokumentów wywozowych, z których musi wynikać tożsamość wywiezionych dokumentów ze sprzedanymi.

 

Jeżeli warunek ten nie zostanie spełniony, firma nie ewidencjonuje sprzedaży w tym miesiącu. Ma prawo wykazać ją dopiero za następny okres rozliczeniowy, i to niezależnie od tego, czy zgromadzi wymagane dokumenty, czy nie. Różnica będzie polegała na zastosowaniu różnej stawki opodatkowania tej sprzedaży. Stawkę 0% firma zastosuje, gdy otrzyma potwierdzenie eksportu przed upływem złożenia deklaracji podatkowej za ten miesiąc. W przeciwnym razie wykaże tę sprzedaż jako krajową, a następnie, po otrzymaniu wymaganych dokumentów, w terminie późniejszym dokona korekty tego rozliczenia.

Ustawodawca określa, że w przypadku braku dokumentów nie wykazujemy eksportu w ewidencji o której mowa art. 109 ust. 3 ustawy. Jest to ewidencja sprzedaży, na podstawie której podatnicy wypełniają deklarację. Jeśli podatnik oprócz sprzedaży ewidencjonowanej na kasie ma inną sprzedaż, zapisów w tej ewidencji dokonuje na podstawie raportów kasowych i faktur.

Oznaczałoby to obowiązek ewidencjonowania eksportu na kasie rejestrującej w momencie dostawy i następnie dokonywanie ewentualnych korekt w specjalnie przewidzianej do tego ewidencji.

Przykład

19 stycznia firma sprzedała towar ukraińskiemu nabywcy (osobie fizycznej), który sam wywozi towar (eksport pośredni). W tym też dniu wystawiła fakturę i zaewidencjonowała na kasie sprzedaż ze stawką 0%. Sposób rozliczenia będzie uzależniony od tego, kiedy otrzymała dokument 3 SAD. Załóżmy, że otrzymała go:

1) do 25 lutego br. - w deklaracji za styczeń wykazuje tę sprzedaż ze stawką 0% i nie dokonuje żadnych korekt;

2) między 25 lutego a 25 marca - koryguje zaewidencjonowaną sprzedaż na kasie, dokonując zapisów w ewidencji korekt. Nie wykazuje tej sprzedaży w ewidencji i deklaracji za styczeń. Za pomocą ewidencji korekt wpisuje ją do rozliczenia za luty ze stawką 0%;

3) po 26 marca - koryguje zaewidencjonowaną sprzedaż na kasie, dokonując zapisów w ewidencji korekt. Nie wykazuje tej sprzedaży w ewidencji i deklaracji za styczeń. Za pomocą ewidencji korekt wpisuje ją do rozliczenia za luty ze stawką krajową. Po otrzymaniu dokumentów koryguje ten obrót w deklaracji za miesiąc, w którym otrzymała dokument SAD.

Możemy również uznać za prawidłowy sposób ewidencjonowania, gdy ewidencję na kasie rejestrującej traktujemy jako ewidencję sprzedaży, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy. Przy takim ewidencjonowaniu powstaje jednak pewien problem techniczny. Jeżeli firma otrzyma wymagany dokument do końca miesiąca, w którym nastąpił wywóz towaru, albo do końca miesiąca następnego, to rejestruje sprzedaż eksportową w kasie odpowiednio w miesiącu ich otrzymania.

Problem powstaje, gdy dokumenty dotrą do firmy już w miesiącu następnym. Jak wiadomo, w kasie fiskalnej wszelkich ewidencji można dokonać wyłącznie z datą bieżącą. Nie ma natomiast możliwości zaewidencjonowania sprzedaży eksportowej ze stawką 0% (lub jakiejkolwiek innej sprzedaży) z datą wsteczną, np. styczniową, gdy firma otrzyma dokument potwierdzający wywóz towaru już w marcu.

W takiej sytuacji należy postąpić w następujący sposób:

Przykład

W styczniu firma wysłała towar ukraińskiemu nabywcy (osobie fizycznej). Posiada kartę 3 SAD bez potwierdzenia wywozu towaru poza obszar celny Wspólnoty. Załóżmy, że potwierdzenie wywozu otrzymała w następujących terminach:

1. Do końca stycznia - ewidencjonuje ją w kasie fiskalnej jako sprzedaż eksportową (0% VAT) w styczniu.

2. 1-25 lutego - ewidencjonuje sprzedaż na kasie na bieżąco, a następnie dokonuje odpowiednich zapisów w ewidencji korekt. Do rozliczenia za styczeń dolicza obrót z tytułu eksportu, a w rozliczeniu za luty pomniejsza obrót o tę kwotę.

2. 26-28 lutego - nie ewidencjonuje eksportu w styczniu i w żadnej innej ewidencji na potrzeby VAT. Ewidencjonuje dostawę jako eksportową ze stawką 0% w kasie w lutym, w dacie otrzymania tego potwierdzenia. Przepisy zezwalają na przesunięcie tego obowiązku do następnego miesiąca.

3. Po 1 marca do 25 marca - ewidencjonuje w kasie rejestrującej w rozliczeniu za marzec, a następnie dokonuje odpowiednich zapisów w ewidencji korekt. Do rozliczenia za luty dolicza obrót z tytułu eksportu, a w rozliczeniu za marzec pomniejsza obrót o tę kwotę.

3. Po 25 marca - ewidencjonuje w kasie rejestrującej w rozliczeniu za marzec, a następnie dokonuje odpowiednich zapisów w ewidencji korekt. Do rozliczenia za luty dolicza obrót ze stawką krajową, a w rozliczeniu za marzec pomniejsza obrót o tę kwotę.

W miesiącu otrzymania dokumentów potwierdzających eksport firma ma prawo dokonania w deklaracji korekty wykazanej sprzedaży krajowej i wykazania w niej sprzedaży eksportowej. Korekty deklaracji należy dokonać na podstawie ewidencji pozakasowej (np. wykazanie jej w rejestrze korekt). Stanowi o tym przepis art. 41 ust. 9 ustawy o VAT.

To jednak od podatnika zależy, który sposób ewidencjonowania przyjmie. Z powodu braku szczegółowych unormowań oba z nich możemy uznać za prawidłowe, gdyż nie powodują zaniżenia zobowiązania.

Te zasady ewidencjonowania mają również zastosowanie w eksporcie pośrednim, z tą tylko różnicą, że według przepisów powinien posiadać kopię dokumentów (patrz s. 22). Istotne jest natomiast, aby wynikała z nich tożsamość towaru będącego przedmiotem dostawy i wywozu poza obszar Wspólnoty (art. 41 ust. 11 ustawy).

Wprawdzie ewidencjonowanie dostawy eksportowej za pomocą kas rejestrujących, ze względu na możliwości techniczne, wymusza nieco inny sposób postępowania niż ten, jaki jest stosowany w ewidencji poza kasą, to jednak jest możliwe i prawnie dopuszczalne osiągnięcie tego samego rezultatu.

• art. 2 pkt 8 i 22, art. 41 ust. 4, 6-9, art. 111 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 54, poz. 535; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 3, poz. 11

Anna Potocka

ekspert w zakresie VAT